Последние новости

МУП «Калининградтеплосеть» автоматизировало документооборот на СЭД «ДЕЛО»
2014-04-14 11:03

Основной производитель и поставщик тепловой энергии города Калининграда – муниципальное унитарное предприятие «Калининградтеплосеть» - внедрило в управленческом аппарате систему электронного документооборота «ДЕЛО». Трехэтапный проект, стартовавший в апреле 2013 года, к январю 2014-го охватил все отделы и службы организации.

МУП «Калининградтеплосеть» создано в 1969 году. В настоящее время предприятие имеет на балансе 152 источника теплоснабжения, а сеть транспортировки тепловой энергии охватывает все районы Калининграда. Являясь организацией с широким кругом социально-экономических обязанностей, от качества работы которой напрямую зависит благополучие жителей города, «Калининградтеплосеть» уделяет серьезное внимание внедрению в свою деятельность оптимальных организационно-управленческих механизмов.

Одним из векторов повышения эффективности работы управленческого аппарата и деятельности предприятия в целом МУП «Калининградтеплосеть» выбрало упорядочение внутреннего документооборота. Для этих целей было внедрено одно из самых популярных на отечественном рынке IT-решений – система управления документами «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС.

Исполнителем проекта стало ООО «Весткомп Консалтинг», калининградский партнер ЭОС. В МУП «Калининградтеплосеть» до внедрения СЭД «ДЕЛО» сложилась типичная для теплоэнергетических предприятий ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).

Главной целью проекта стало обеспечение прозрачности и упорядоченности всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий.

Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итогом подготовительной стадии стало определение перечня и последовательности работ и пакета приобретаемых лицензий системы.

В апреле-мае 2013 года было автоматизировано основное подразделение, отвечающее за документооборот – отдел делопроизводства. На следующем этапе к СЭД были подключены бухгалтерия, юридический отдел, служба по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Эта стадия проекта завершилась в сентябре  2013 года.

В процессе внедрения системы были серьезно переработаны правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД были установлены и в остальных подразделениях – в инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных,  отделе бизнес планирования и др.

К январю 2014 года весь запланированный объем работ был выполнен: система была установлена и настроена, пользователи прошли обучение, СЭД прошла опытную эксплуатацию. На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась донастройка системы и дополнительное обучение пользователей.

В результате с помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО» были автоматизированы следующие процессы:


  • регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;

  • ведение поручений и отчетов исполнителей;

  • контроль исполнения поручений и документов;

  • отправка документов;

  • работа с номенклатурой дел;

  • создание аналитических отчетов по документообороту;

  • ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.

Участники СЭД все увереннее используют в работе функционал системы и нарабатывают навыки, которые в дальнейшем позволят успешно перейти к электронному документообороту по некоторым группам документов и шире использовать аналитический инструментарий СЭД «ДЕЛО».

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является одним из самых популярных решений для  автоматизации документооборота на предприятиях топливно-энергетического комплекса. Среди пользователей системы – ЗАО «Энерго Сервис» (Томская область), ОАО «Кузбасская энергетическая сбытовая компания», ОАО «Татэнерго», и множество других предприятий, являющихся производителями и поставщиками тепловой и электрической энергии.

Мы кровно заинтересованы в переходе к полностью электронному документообороту
2014-04-07 11:57

http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=162213

Не будет преувеличением сказать, что уже много лет направление систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными контентом (ECM) является одним из самых крупных и динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-отрасли. За двадцать лет своей современной истории программные средства, ориентированные ранее исключительно на учет бумажных документов и на применение узкой категорией сотрудников-делопроизводителей, превратились в системы, охватывающие практически все направления деятельности организации и поддерживающие работу большинства ее сотрудников. Тем не менее глубина проникновения ИТ в сферу управления документами и информационными ресурсами в нашей стране вряд ли соответствует быстро растущим потребностям заказчиков. Это видно, в частности, по тянущимся с начала нынешнего столетия разговорам о переходе к безбумажному документообороту, которые никак не реализуются на практике. Об итогах развития рынка СЭД/ECM за два десятилетия, о его достижениях и проблемах, о том, что можно и нужно делать для дальнейшего прогресса в этой сфере с Владимиром Баласаняном, председателем совета директоров и бессменным руководителем компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), которая стояла у истоков формирования российской СЭД/ECM-отрасли, побеседовал обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов.

PC Week: За прошедшие двадцать лет на рынке произошли гигантские изменения, и количественные, и качественные. Можно ли выделить какие-то основные этапы и ключевые события на этом пути?

Владимир Баласанян: Не уверен, что тут можно давать какие-то однозначные ответы. ДЕЛО в том, что для такого сложного и многогранного направления нет единственного тренда, который можно было бы разделить на какие-то отрезки. Есть целый набор векторов развития, каждый имеет свои этапы (хотя их выделение тоже очень непростая задача), и спроецировать их вместе на одну какую-то ось просто невозможно.

Если все же попробовать структурировать историю СЭД – на очень качественном уровне, то первый этап – это с начала 1990-х до кризиса 1998-го. Это был период проникновения ИТ в офисную среду организаций. Сначала появились первые ПК, на которых могли работать сами сотрудники, это был ограниченный круг сотрудников, но они могли работать на компьютерах сами, а не через ИТ-специалистов, как ранее. Потом ПК стало больше, их стали связывать в локальные сети. От компьютеризации отдельных рабочих мест мы перешли к автоматизации бизнес-процессов. Но все же нужно сказать, что тогда, в 1990-е, компьютерные сети были у довольно небольшого числа организаций, да и там они не использовались не для полноценной поддержки управления документами.

Почему я отметил в качестве реперной точки кризис 1998-го? Любой кризис заставляет задуматься. Та непростая для страны ситуация заставила задуматься о том, насколько и в каком качестве нужны компьютеры и локальные сети, и все поняли – они действительно нужны. И встала новая задача – их более широкого и при этом более эффективного применения. В общем, с начала нынешнего века использование ИТ в офисе стало массовым, их проникновение в сферу, которую тогда традиционно называли делопроизводством, началось ускоренными темпами.

Наверное, этот этап продолжался примерно лет десять, кстати, до следующего экономического кризиса (но уже общемирового), и сейчас мы находимся на третьем этапе развития, который характеризуется выходом задач управления документами далеко за пределы канцелярии и организационно-распорядительного документооборота (финансовая сфера, проектная документация, самый широкий спектр деловых процессов основной деятельности организаций), а также переходом от работы с реквизитами (метаданными) документов к работе с их содержимым. Разумеется, все это в сочетании с расширением круга конечных пользователей (практически все офисные сотрудники сегодня «компьютеризированы»), с переходом к мобильному образу деловой жизни, с началом использования облачных моделей применения ИТ.

Сейчас мы переживаем этап перехода от электронно-бумажного к полностью безбумажному, действительно электронному документообороту, от автоматизации отдельных участков работы предприятия к созданию единых корпоративных систем управления документами, от создания СЭД на уровне отдельной организации к обеспечению межкорпоративного/межведомственного документооборота.

PC Week: С момента зарождения рынка СЭД велись и до сих пор ведутся разговоры о национальных российских особенностях в сфере управления документами. Действительно ли наши различия с Западом настолько велики, что они влияли и влияют на характер использования ИТ, требуют разработки иных средств?

В. Б.: Различия, конечно, есть, но они все же постепенно стираются, сейчас они не столь существенны, как в 1990-е. Во-первых, мы тогда заметно отставали по масштабам использования ИТ в организациях, ПК были у нас доступны не такому широкому кругу сотрудников, как у них. В то время как на Западе уже могли с помощью ИТ охватить всю деятельность предприятия, мы же начинали автоматизацию с наиболее ответственных участков, одним из которых был организационно-распорядительный документооборот, обслуживающий руководителей предприятия. И вот тут уже играл роль второй фактор, наша «содержательная особенность» – в нашей стране традиционно вопросы управления документами являются более регламентированными, это касается и самих документов, и методов работы с ними. Поэтому мы вынуждены были начинать автоматизацию с обеспечения этих формализованных процедур, которые у нас объединяются термином «делопроизводство», в то время как в западных странах подходили к этим задачам со стороны создания архивов документов и обеспечения коллективной работы с ними. Эти различия в работе с документами были действительно серьезными и потребовали создания специальных средств, которые получили название СЭД. До сих пор, правда, у нас нет общепринятого определения термина СЭД, и часто его считают синонимом международного термина ECM.

Что касается вопроса о том, какие средства использовать – российских или западных разработчиков, то нужно понимать, что зарубежные продукты сами по себе не содержат функционала, необходимого для управления документами по российским регламентам. Это функционал нужно создавать самим и делать это можно или в формате заказного проекта или в виде готового тиражного решения. Разумеется, тиражные решения с возможностью их адаптации и расширения под конкретные нужды заказчиков имели явные преимущества (в том числе по стоимости и срокам внедрения), что и предопределило то, что на этом рынке ведущую роль играли и продолжают играть именно российские разработчики.

PC Week: Разговоры о переходе к безбумажному документообороту начались лет пять или даже десять назад, но на практике он до сих пор так и не воплощен. Вам не кажется, что процесс этот слишком затянулся? Почему он оказался таким сложным и что можно сделать, чтобы его ускорить?

В. Б.: Да, проблема такая есть, более того, она, наверное, является ключевой для нашего рынка, это один из главных тормозов на пути его развития. Действительно, у нас до сих пор основным, полностью узаконенным, является бумажный документооборот, электронный выполняет чаще всего вспомогательную, поддерживающую функцию, которая, надо сказать, существенно помогает организациям в повышении эффективности их работы. Хотя, конечно, это что-то вроде использования гибридных автомобилей, уже не бензиновые, но еще не электрические. В последнее время появляются возможности для более широкого внедрения полностью электронного документооборота, но многие заказчики не торопятся испытывать на себе новшества законодательных требований, которые сами по себе довольно запутанные и порой противоречивые.

Главной проблемой, как мне кажется, является то, что наши нормативно-законодательные требования уже давно отстают от возможностей современных ИТ и от реальных потребностей клиентов в применении ИТ. Свою роль тут сыграла сильная, возможно даже излишняя регламентированность сферы документов, которая, с одной стороны, мешала организациям самостоятельно и оперативно решать возникающие у них проблемы, а с другой – в силу сложности и запутанности законодательства мешала его обновлению.

PC Week: Я давно слежу за процессом нормотворчества в нашей стране, и вот какой момент меня неизменно удивляет: мы, кажется, совершенно не изучаем имеющийся передовой мировой опыт, как в других странах решены задачи, которые нам еще только предстоит решить, постоянно «изобретаем велосипед». Что вы скажете по этому поводу?

В. Б.: Меня тоже это удивляет и сильно беспокоит. Ведь сотрудники нашей компании давно и очень серьезно изучают и обобщают зарубежный опыт, много лет на эту тему публикуются статьи, мы постоянно докладываем эти вопросы на различных конференциях, приглашаем в нашу страну ведущих мировых экспертов, которые рассказывают о своем опыте. Но порой создается впечатление, что это интересует только нас самих.

Я сам регулярно стараюсь знакомиться с тем, что и как делается в других странах. Например, еще изучал ситуацию в Италии. Еще несколько лет назад они просто сняли все ограничения на использование электронных документов внутри организаций, и бумага в них как-то сама собой почти исчезла. Например, в Банке Италии, как мне говорили, нет ни одного принтера. В этой стране мне удалось познакомиться также с любопытным почтовым сервисом, преобразующим обычную бумажную корреспонденцию в электронный вид: ваша компания подписывается на такой сервис, вся бумажная почта поступает в этот сервис, там она сканируется, в том числе с возможностью оцифровки данных с использованием распознавания образов (разного рода реквизиты документов и их содержимое, включая числовые данные), полученные электронные документы, подписанные электронной подписью, отправляются на электронную почту заказчика, а бумага просто измельчается и уходит на переработку.

Мне кажется, что у нас процесс перехода к безбумажному документообороту не просто затянулся, а создает уже реальную угрозу для прогресса в области использования ИТ. Получается такой парадокс: применение ИТ приводит к росту сложности документооборота в организациях. И речь идет не только о дублировании и необходимости синхронизации бумажных и электронных потоков. Усложняется сами бумажные процессы, поскольку ИТ позволяют реализовать любые «хотелки» заказчика, причем порой возникающие на уровне отдельных подразделений или даже сотрудников. Самый простой пример: объем «бумаги» в организациях вырос в десятки или даже в сотни раз по сравнению с докомпьютерными временами. Почему? Во многом потому, что раньше производство документов было ограничено возможностями рукописного их создания и числом машинисток в организации, а сейчас один лазерный принтер может изготовить столько документов, сколько было не под силу целому машбюро.

PC Week: На рынке бытует мнение, что в решении этих вопросов не очень заинтересованы сами разработчики и внедренцы СЭД, поскольку это снизит ценность их собственный продуктов и услуг. Ведь если перейти от бумажно-электронной схемы к чисто электронной, то стоимость проектов упадет как минимум в два раза.

В. Б.: Это совершенно неверное представление. Это все равно, что «вливать молодое вино в старые мехи». Вместо того чтобы создавать новые автомобили, заниматься бесконечным усовершенствованием старых. Эти, по большому счету, бесплодные усилия сдерживают расширение рынка, резко снижают нашу конкурентоспособность по сравнению с зарубежными поставщиками. Мы как раз кровно заинтересованы в скорейшем переходе к реальному электронному документообороту, поскольку это поможет нам двигаться вперед и расширять объемы нашего бизнеса.

PC Week: Почему же эти проблемы у нас не решаются? Кто должен быть драйвером в решении подобных вопросов: государство как регулятор, разработчики решений, заказчики?

В. Б.: Специфика нашей страны заключается еще и в том, что тут главную роль играет как раз регулятор, мы со своей стороны можем только ему помочь. Чем наша компания давно и активно занимается. Мы постоянно участвуем в самых разных пилотных государственных проектах, где апробируются новые регламенты и технологии управления документами, участвуем в работе различных структур, занимающихся совершенствованием нормативно-законодательной базы, предоставляем и публикуем результаты проводимых нами по собственной инициативе исследований, в том числе по изучению и обобщению зарубежного опыта.

Мне кажется, что как раз сейчас мы подошли к тому критическому рубежу когда насущные проблемы развития российского рынка СЭД/ECM все же должны быть решены. Вопрос «созрел» как в плане реальных потребностей экономики страны в его решении, так и готовности технологий и средств. Во всяком случае, про свою компанию я могу сказать точно, что мы уже давно – и технологически и методически – готовы к переходу к полномасштабной работе с электронными документами.

PC Week: Спасибо за беседу.

Управление ГФС России по Приволжскому федеральному округу начало работу в СЭД «ДЕЛО»
2014-03-19 10:46

В феврале 2014 года в Управлении государственной фельдъегерской службы Российской Федерации по Приволжскому федеральному округу начаты работы по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект осуществляет ООО «Интэлс» (г. Тольятти) – «серебряный» партнер ЭОС.

Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России) является одной из старейших государственных структур – ее создание датируется эпохой Павла 1-го. В те времена личный состав Фельдъегерского корпуса обеспечивал доставку указов императора, приказов, донесений, ценных бумаг, посылок, а также сопровождение высокопоставленных лиц.

Сегодня ГФС занимает особое место в системе органов исполнительной власти – служба обеспечивает федеральной фельдъегерской связью высшие органы исполнительной и законодательной власти Российской Федерации и  имеет прямое подчинение Президенту России. В единую систему органов ГФС России входят подразделения центрального аппарата в Москве, территориальные органы и подведомственные организации.

Несмотря на то, что схема работы по доставке секретной корреспонденции за три века претерпела минимум изменений, в ГФС России успешно внедряются и современные методы работы с документами. С 2010 года центральный аппарат службы ведет документооборот в СЭД «ДЕЛО», которое постепенно приходит и в территориальные органы.

В оперативное подчинение Управления Государственной фельдъегерской службы по Приволжскому федеральному округу входят 13 отделов, расположенных в субъектах входящих в округ. На первой стадии проекта внедрение системы затронуло «окружное» управление, расположенное в  Нижнем Новгороде. Заказчиком были определены следующие задачи, которые требовалось решить на данном этапе:


  • автоматизация регистрации входящей и исходящей корреспонденции (уход от бумажных регистрационных журналов);

  • создание электронного архива документов;

  • отработка технологии перехода на электронный документооборот.

Основные работы по проекту в УГФС по Приволжскому округу (обследование, установка, обучение) были завершены в течение недели. Система была установлена на сервер и рабочие места пользователей, настроена на технологическую схему документооборота. Сотрудники УГФС по ПФО (будущие пользователи СЭД) прошли индивидуальное обучение.

В настоящее время идет активное освоение системы. В ближайших планах - установка многофункционального устройства (МФУ), предназначенного для сканирования документов с последующим прикреплением к регистрационным карточкам их электронных образов.

Заказчик ожидает, что внедрение СЭД «ДЕЛО» позволит упорядочить документооборот, сократит время прохождения документов, обеспечит сотрудникам быстрый доступ к необходимой информации и в целом повысит эффективность деятельности УГФС по ПФО. В дальнейшем планируется увеличить количество рабочих мест системы и обеспечить доступ в СЭД всем специалистам, задействованным в процессах подготовки и рассмотрения документов.

Северо-Западное следственное управление на транспорте три года работает с программным комплексом АИК
2014-03-18 10:35

Северо-Западное следственное управление на транспорте Следственного комитета Российской Федерации, одним из первых среди следственных органов в 2011 году внедрившее автоматизированный информационный комплекс «НАДЗОР», завершает второй этап развития системы. В конце 2013 – начале 2014 гг. были приобретены дополнительные лицензии, осуществлен переход на актуальную версию АИК «НАДЗОР» и подписан договор на дальнейшее сопровождение проекта с компанией «Офис-Док», партнером ЭОС в Санкт-Петербурге.

Следственное управление на транспорте при Прокуратуре РФ было образовано в 2007 году, и в его ведение перешла вся следственная работа, ранее выполнявшаяся транспортными прокуратурами. А в начале 2011 года СУ на транспорте было выведено из подчинения прокуратуры и стало подразделением самостоятельного федерального государственного органа - Следственного комитета Российской Федерации.

Северо-Западное следственное управление на транспорте было создано 15 января 2011 года. Транспортные следственные комитеты занимают особое место в системе российских следственных органов: они занимаются предварительным расследованием преступлений, совершенных именно на транспорте – воздушном, наземном, на водных путях. Поэтому деятельность данных следственных управлений, как правило, не ограничена четко каким-то одним регионом, так как осуществляется в привязке к транспортным магистралям. Преступления коррупционной направленности, совершаемые работниками таможенных органов, также относятся к ведению СУ на транспорте.

Аппарат Северо-Западного следственного управления на транспорте Следственного комитета Российской Федерации дислоцируется в Санкт-Петербурге. Компетенция этого управления распространяется на 11 регионов в Северо-Западном федеральном округе, на 3 субъекта Центрального федерального округа (Ивановскую, Костромскую и Ярославскую области), на Ямало-Ненецкий АО, Владимирскую и Кировскую области (на участках Северной железной дороги), а также на внутренние морские воды и территориальное море, омывающие берега этих административных образований. На подведомственной территории осуществляют свою деятельность таможни, входящие в состав Северо-Западного таможенного управления.

В составе Северо-Западного СУ работают шесть территориальных отделов. В структуру центрального аппарата СУ входят пять отделов – отдел финансового и материально-технического обеспечения; отдел по приему граждан и документационному обеспечению; отдел по расследованию особо важных дел; отдел криминалистики и отдел процессуального контроля.

Делопроизводство в следственных органах имеет ряд особенностей, связанных с необходимостью учета материалов уголовных дел и сопутствующих документов. Правила ведения документооборота в данных структурах закреплены в ведомственной Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Инструкция предусматривает использование систем автоматизированной обработки документов только при условии их соответствия установленным требованиям. АИК «НАДЗОР», разработанный компанией «Электронные Офисные Системы» с учетом специфики следственной деятельности, полностью соответствует вышеуказанной Инструкции.

Внедрение АИК «НАДЗОР» началось с приобретения в 2011 году 25 лицензий, которые были распределены между подразделениями. В 2013 году было принято решение обновить версию, расширить систему и более полно использовать функционал. Для этого потребовалось закупить дополнительные лицензии, которые были предназначены пользователям, ранее не работавшим в АИК.

С помощью АИК на первом этапе были автоматизированы такие функции, как регистрация всех групп документов, контроль исполнения поручений (инициативных и данных по документам), исполнение поручений с вводом отчетов по каждой резолюции, снятие с контроля. Подключение на втором этапе дополнительных пользователей повысило эффективность использования системы: доступ в АИК получило большинство сотрудников, что сразу же положительно сказалось на исполнительской дисциплине, скорости прохождения документов и позволило существенно сократить время на поиск нужных материалов.

Северо-Западное СУ на транспорте, являющееся одним из «пионеров» внедрения АИК «НАДЗОР» и работающее с данным программным продуктом уже третий год, планирует и дальше развивать систему. В перспективе в АИК должны работать 100% сотрудников управления, в том числе сотрудники территориально удаленных подразделений. Планируется автоматизировать еще ряд рабочих процессов, в том числе затратный по времени процесс согласования проектов документов.

Напомним, что АИК «НАДЗОР» с 2011 года (с момента вывода следственных структур из подчинения Прокуратуры России) планомерно внедряется в во всей системе следственных органов – от федерального уровня до территориальных управлений и городских, районных, межрайонных отделов. На базе данного программного комплекса автоматизирован документооборот в головной организации – Следственном комитете РФ. АИК «НАДЗОР» также используется в качестве единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры Российской Федерации.

АИК «НАДЗОР» в Следственном управлении по Ульяновской области: первый этап внедрения завершен
2014-03-17 11:00
Еще одно региональное управление Следственного комитета Российской Федерации начало работу в автоматизированном информационном комплексе «НАДЗОР». О внедрении АИК «НАДЗОР» в Следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Ульяновской области сообщила компания «Интэлс», «серебряный» партнер ЭОС в г. Тольятти.
АИК «НАДЗОР» – специализированный «коробочный» продукт, разработанный компанией «Электронные Офисные Системы». Данный программный комплекс предназначен для решения задач по документационному обеспечению деятельности органов прокуратуры и следствия. АИК «НАДЗОР» полностью учитывает все нормативные требования по организации документооборота в данных организациях и успешно используется тысячами пользователей.
Проект в СУ СК РФ по Ульяновской области предусматривал объединение в рамках единой СЭД отдела по приему граждан и документационному обеспечению регионального управления, расположенного в Ульяновске, и 11 следственных отделов Ульяновской области (4 отделов по районам Ульяновска и 7 межрайонных отделов). Первый этап проекта был начат в январе 2014 года.
В соответствии с контрактом специалисты ООО «Интэлс» провели обследование документооборота в Следственном управлении и территориально обособленных следственных отделах, установили систему на сервер, провели ее настройку. Рабочими местами АИК «НАДЗОР» были обеспечены сотрудники отдела по приему граждан и документационному обеспечению СУ СК РФ по Ульяновской области. Районные и межрайонные отделы получили по одному рабочему месту. На данном этапе право работать в системе получили специалисты территориальных отделов, ответственные за делопроизводство. В завершение было проведено групповое и индивидуальное обучение пользователей основным приемам работы в АИК.
Результатами первого этапа внедрения АИК стали:
- автоматизация делопроизводственного участка управленческой деятельности СУ СК РФ по Ульяновской области;
- обеспечение возможности использования единых правил регистрации документов всеми специалистами, отвечающими за регистрационные процедуры, в том числе в территориально обособленных подразделениях;
- увеличение скорости обработки документов;
- организация контроля исполнения документов и поручений по ним;
- создание условий для внедрения единой системы электронного документооборота с общей базой данных для всех подразделений Следственного управления.
Чтобы использовать все заложенные в АИК «НАДЗОР» функции в полном объеме, в перспективе заказчик планирует закупить дополнительные лицензии. Рассматривается возможность на следующем этапе проекта предоставить доступ в систему руководителям следственного управления и начальникам отделов, входящим в структуру центрального СУ СК по Ульяновской области. Таким образом, к АИК будут подключены все подразделения, что позволит автоматизировать специфические деловые процессы, относящиеся к основной деятельности СУ СК – учет материалов уголовных дел и доследственных проверок.
Напомним, что АИК «НАДЗОР» используется во внутренних документально-ориентированных процессах органов Прокуратуры России, в Следственном Комитете Российской Федерации и во многих региональных следственных управлениях: в Алтайском, Пермском, Ставропольском краях, Белгородской, Псковской, Новосибирской, Ростовской, Тверской, Самарской, Сахалинской областях, в Республиках Мордовия, Калмыкия, Удмуртия и других. Общее количество рабочих мест АИК «НАДЗОР», установленных в различных структурах, сегодня составляет около 11 тысяч.

МУП РИВЦ «Симплекс» : «ДЕЛО» позволит внедрить межорганизационный электронный документооборот
2014-03-13 10:20

В Муниципальном унитарном предприятии «Расчетный информационно-вычислительный центр «Симплекс» городского округа «Город Калининград» (МУП РИВЦ «Симплекс») реализован проект, который дал старт созданию единого информационно-документационного пространства, участниками которого в недалекой перспективе могут стать все предприятия жилищно-коммунальной сферы Калининграда. В конце 2013 года в МУП РИВЦ «Симплекс» в результате сотрудничества с ООО «Весткомп Консалтинг», партнером ЭОС в Калининградской области, завершено внедрение СЭД «ДЕЛО». На предприятии, фактически являющемся консолидирующим центром для всех ресурсоснабжающих организаций и управляющих компаний города, внедрена современная система управления документами и организован электронный документооборот.

МУП РИВЦ «Симплекс» существует уже более 40 лет. Предприятие обеспечивает функционирование централизованной системы начисления и оплаты жилищно-коммунальных услуг в городском округе «Город Калининград». Клиентами предприятия являются крупнейшие поставщики ЖКУ: МУП «Калининградтеплосеть», МУП «Водоканал», МУП «Чистота», а также большинство управляющих организаций города. МУП РИВЦ «Симплекс» формирует для потребителей платежные документы и обеспечивает через договоры с банковскими структурами сбор денежных средств, которые впоследствии поступают на счета ресурсоснабжающих и управляющих организаций.

В МУП РИВЦ «Симплекс» ежедневно создается и обрабатывается огромное количество договоров, писем, обращений граждан и иных документов. Постоянный рост «бумажной массы» требовал перехода на новый уровень управления документами: необходимо было упорядочить и структурировать документооборот, отсечь неэффективные процессы, упростить маршруты движения документов, увеличить «электронную составляющую» в документопотоках, наладить контроль исполнения, а также создать единое информационное пространство.

«Симплекс» еще до внедрения СЭД «ДЕЛО» сотрудничал с ООО «Весткомп Консалтинг». Зная специфику работы данной организации изнутри, компания «Вестком Консалтинг» предложила директору МУП Дмитрию Александровичу Коваленко провести презентацию возможностей системы «ДЕЛО». Итогом демонстрации стало решение о внедрении СЭД «ДЕЛО», так как функционал и надежность системы полностью устроили специалистов МУП РИВЦ «Симплекс».

Проект стартовал в августе 2013 года. На первом этапе была автоматизирована работа канцелярии и договорного отдела. Благодаря тесному сотрудничеству с руководством предприятия удалось создать удобную и четкую структуру системы.

Все входящие и исходящие документы были разбиты на 16 основных типов (с дальнейшим делением на подтипы) в соответствии с алгоритмами их обработки. Принципы группировки документов диктовала специфика деятельности МУП РИВЦ «Симплекс» (работа с управляющими компаниями, гражданами и основными поставщиками услуг). Четкая классификация существенно упростила работу пользователей с документальной базой. Впоследствии был внедрен рубрикатор документов, который позволил оптимизировать поиск и справочно-информационную работу.

На точках «входа» и «выхода» документов были внедрены опции «Сканирование» для перевода в электронный вид большого числа многостраничных входящих и исходящих. Сотрудники договорного отдела получили возможность в удобном виде и четко вести работу с договорами, дополнениями к ним и прочей договорной документацией.

На этом же этапе директор предприятия (фактический инициатор проекта) включился в работу в «ДЕЛЕ» – выполнял функции, предназначенные непосредственно руководителю организации: ввод поручений, контроль исполнения поручений и документов.

На втором этапе (октябрь-ноябрь 2013 г.) система «ДЕЛО» была внедрена в остальных подразделениях МУП РИВЦ «Симплекс». В каждом структурном подразделении были установлены рабочие места СЭД, и новые пользователи активно включились в работу. Основные процессы, в которых были задействованы вновь подключенные подразделения – это исполнение поручений и использование базы документов в качестве справочных материалов. Отдел эксплуатации, на долю которого приходится создание большого количества исходящих документов, освоил функции их регистрации.

Чтобы пользователи смогли оценить все преимущества автоматизации, на данном этапе было произведено обновление «ДЕЛА» до версии 13.1. Возможности новой версии очень пригодились пользователям МУП РИВЦ «Симплекс»: например, шаблоны поручений использует директор, копирование файлов из отчета своих подчиненных используют начальники отдела, отчитываясь директору, и др.

Третьим этапом, длившимся до конца года, стало увеличение количества используемых функций системы. В частности, была автоматизирована работа с обращениями граждан. Хотя рассмотрение обращений граждан входит в компетенцию МУП только по вопросам прохождения платежей и расчета платы за социальный наем, фактически спектр рассматриваемых вопросов гораздо шире.

В организации есть часы приема граждан для дачи разъяснений по тем или иным вопросам (например, перерасчет оплаты горячей воды). Несмотря на то, что данные вопросы должны решаться управляющими компаниями, граждане часто обращаются в МУП РИВЦ «Симплекс».

Обязанность рассмотрения обращений граждан возложена на отдел эксплуатации. Чтобы не оставить без внимания ни одно обращение, было принято решение оборудовать отдел эксплуатации возможностью принимать заявления: установлено рабочее место регистратора обращений с опцией «Сканирование». Все сотрудники прошли обучение по регистрации и дальнейшей работе с обращениями граждан в СЭД «ДЕЛО».

На протяжении всех этапов внедрения ООО «Весткомп Консалтинг» постоянно осуществляло техническую поддержку и консультирование пользователей. Одним из основных факторов, обеспечивших успех проекта, стало активное участие во всем процессе руководителя организации. Такое плотное взаимодействие позволило в кратчайшие сроки наладить электронные документооборот в МУП РИВЦ «Симплекс».

В итоге в организации автоматизированы следующие процессы:


  • регистрация входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;

  • налажено в соответствии со структурой и отработано ведение поручений и отчетов исполнителей;

  • отработан контроль исполнения поручений и документов;

  • автоматизирована справочная работа с документами.

Останавливаться на достигнутом МУП РИВЦ «Симплекс» не собирается. Оценив преимущества внутреннего электронного документооборота, позволившего исключить потери документов, существенно сократить затраты труда на их обработку и общее время прохождения, предприятие задумывается об организации электронного взаимодействия с контрагентами. Один из самых крупных клиентов «Симплекса» - Муниципальное унитарное предприятие «Калининградтеплосеть» - также автоматизировал документооборот с помощью СЭД «ДЕЛО», и это позволяет без лишних затрат в перспективе организовать взаимодействие между данными организациями путем обмена электронными документами через СЭД. В дальнейшем участниками такого взаимодействия смогут стать и другие клиенты МУП.

Таким образом, родившаяся в результате осознания выгод и преимуществ электронного взаимодействия идея межорганизационного обмена имеет все шансы быть реализованной в ближайшем будущем. Залогом этого служит позитивное влияние внедрения  СЭД «ДЕЛО», уже успевшее сказаться на многих сторонах деятельности МУП РИВЦ «Симплекс», несмотря на небольшой срок использования.

Вебинар «Организация хранения архивных документов»
2014-03-12 11:19

Как организовать хранение архивных документов в соответствии с требованиями законодательства? Какие дополнительные преимущества при работе с архивными документами можно получить в процессе автоматизации? На какие этапы создания электронного архива приходятся наибольшие временные затраты и какие существуют способы их оптимизации? Свои ответы на эти и другие вопросы представят специалисты компании ЭОС на онлайн-семинаре.

- Последние изменения в законодательстве, касающиеся управления архивными документами, предусматривают усиление ответственности за несоблюдение правил хранения. Количество хранимых документов значительно увеличивается, необходима возможность быстрого поиска данных.

- Автоматизация архивного дела – очевидный шаг при решении этих задач. Таким образом, обеспечивается структурирование хранимых документов, «наведение порядка» и приведение существующих процедур в соответствие с актуальными нормами законодательства.

- Технологические возможности для оптимизации временных и финансовых затрат при переводе документов в электронный вид.

27 марта 2014 года, специалисты компании ЭОС проведут онлайн-семинар, на котором расскажут о современных тенденциях по организации архивного хранения документов и возможностях автоматизации. В числе обсуждаемых вопросов:


  • Обзор актуальных требований законодательства в области организации хранения документов и информации

  • Особенности архивного хранения электронных документов

  • Юридическая значимость архивных документов

  • Практический опыт автоматизации архивного дела

  • Обзор новых технологий для архивных систем – оцифровка, повышение скорости обработки данных, извлечение данных из неструктурированных текстов, визуальное представление результатов.

Продолжительность вебинара – 1 ч 30 минут. Для участия необходима предварительная регистрация.

Вебинар проводится при информационной поддержке:

ЭОС проведет партнерскую конференцию «Весенний документооборот» в Калининграде
2014-03-11 11:15

В этом году партнерский форум может похвастаться серьезным географическим и рекордным по количеству участников представительством. На сегодня официально участвуют более 90 человек. О своем присутствии уже заявили партнеры из многих  городов России и СНГ. В их числе – наши коллеги из Беларуси, Украины, Казахстана, партнеры из Республики Башкортостан (г. Уфа), из Татарстана (г. Алметьевск), Мордовии (г. Саранск), Дагестана (г. Махачкала). Зарегистрировались представители компаний из сибирских регионов (Красноярского края, Омской области), из северо-западной части России (г.Мурманск), а также из европейской части России (из Москвы, Санкт-Петербурга, Брянской, Воронежской, Курской, Московской, Мурманской, Ростовской, Самарской, Тульской областей).

В 2014 году компании «Электронные Офисные Системы» исполняется 20 лет. Этот юбилей, по мнению экспертов, совпадает с возрастом российского рынка электронного документооборота. ЭОС отметит знаменательную дату чередой мероприятий, приуроченных к юбилею, а одним из самых ожидаемых станет ежегодная партнерская конференция «Весенний документооборот», которая состоится 21-25 апреля в г. Калининграде.

20 лет ЭОС - не только повод оглянуться назад и проанализировать достижения. Это серьезный рубеж в жизни компании, начало нового этапа в развитии продуктов, в завоевании новых рынков сбыта, в увеличении продаж и активности. К этой дате компания подошла с тремя центрами разработки (Москва, Ковров, Минск) и более, чем 260 партнерами. Сегодня у ЭОС более 6 тыс. клиентов, а с нашими системами работают более 550 тыс. пользователей в России и странах СНГ.

Подведение итогов 20-летнего развития, актуальное состояние ECM-отрасли, новинки продуктовой линейки ЭОС и многое другое – об этом мы будем говорить на партнерской конференции. В юбилейный для всей СЭД-отрасли год мы решили отойти от традиционного формата наших ежегодных форумов, чтобы конференция запомнилась не только как деловое, но и как праздничное событие.

Необычным будет многое – от места проведения до формата заседаний и «неофициальной части». Во-первых, конференция состоится в самой западной точке России – городе Калининграде. Во-вторых, мы запланировали насыщенную программу, в которой в сравнении с нашим обычным форматом существенно сократили деловую часть в пользу культурно-развлекательной.

Что же интересного и удивительного ждет участников «Весеннего документооборота-2014»? Поездка в национальный парк «Куршская коса», обзорная экскурсия по Калининграду (бывший Koenigsberg), посещение знаменитых музеев и памятных мест города – и это далеко не полный список. Мы осмотрим готический кафедральный собор, посетим музей знаменитого философа И. Канта. В соборе нас ждет концерт органной музыки. Такие концерты проходят не часто, и нам посчастливится попасть на один из них. Далее нас ждет музей Мирового Океана. Всех участников ждет сюрприз – экскурсионная программа будет совмещаться с командным квестом. Завершится наша встреча торжественным ужином в средневековом замке Нессельбек (Nesselbeck).

Нестандартно, в новом формате пройдет и деловая часть конференции. Эта часть форума будет разбита на «стратегический», «тактический» и «технический» дни. На «стратегическом» - мы поговорим о существующем положении в ECM-отрасли и конкурентной среде, обсудим перспективы, расскажем о новинках продуктовой линейки (особо остановимся на мобильных решениях), рассмотрим изменения в нормативной базе на федеральном уровне и в регионах.

В «тактической» части обменяемся опытом реализации крупных проектов в самых различных отраслях, как на федеральном уровне, так и в регионах. Также поговорим о дальнейших перспективах развития этих проектов, в том числе об автоматизации предоставления государственных и муниципальных услуг, внедрения «облачных» решений, мобильных приложений.

«Технический» день пройдет в режиме «открытого диалога»: будут обсуждаться вопросы технической поддержки, продаж, выполнения проектов, совместного маркетинга, взаимодействие ЭОС и партнеров. В этот же день пройдет круглый стол по DIGITAL Marketing, для которого подготовлен пакет практических рекомендаций по продвижению продуктов ЭОС.

Также запланировано посещение мэрии Калининграда, где мы познакомимся c реализацией процесса оказания муниципальных услуг в электронном виде. Это мероприятие организовано нами совместно с местным партнером.

И, конечно же, самых успешных партнеров ждут заслуженные награды! Уверены, что вы оцените нашу юбилейную конференцию, и она надолго вам запомнится.

Завершено внедрение СЭД "ДЕЛО" в аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге
2014-03-06 10:50

Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила в феврале 2014 года внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в уникальной организации - аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге. Данная структура создана для обеспечения деятельности Уполномоченного по правам ребенка, который в своей деятельности независим и неподотчетен каким-либо государственным органам субъекта и их должностным лицам.

«Специализированные» омбудсмены, главной задачей которых является защита прав детей, появились в России недавно. Указом Президента России от 1 сентября 2009 г. № 986 была официально учреждена должность Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребёнка. Этим же Указом органам государственной власти субъектов России было рекомендовано учредить аналогичные должности в регионах.

В Санкт-Петербурге первый детский омбудсмен появился в декабре 2009 года. В структуре аппарата Уполномоченного по правам ребенка выделены в отдельные подразделения юридический и социальный отделы, а также пресс-служба.

Одним из основных направлений деятельности детских омбудсменов является рассмотрение индивидуальных и коллективных обращений граждан. С момента появления в России института Уполномоченного по правам ребенка количество жалоб и обращений по различным вопросам, которые поступают к региональным омбудсменам, постоянно растет. Это связано с осознанием гражданами России значимости работы Уполномоченных по правам ребенка и ростом общественного доверия к данному институту.

Так, по данным отчета за 2012 год, в адрес Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге поступило 2903 письменных и 2698 устных обращений. Справляться с возрастающими объемами документооборота без применения специализированных систем управления документами стало очень сложно, и в конце 2013 года было принято решение о необходимости внедрения современного программного продукта. С помощью системы электронного документооборота необходимо было наладить учет, создать общую базу электронных документов, организовать контроль их исполнения и автоматизировать процессы согласования проектов документов.

Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта была выбрана компания «Офис-Док». Из всего многообразия представленных на отечественном рынке программных продуктов наиболее подходящим по функционалу стала система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС и уже много лет работающая в тысячах организаций, ведущих делопроизводство в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Были приобретены в необходимом для автоматизации всех подразделений количестве лицензии на систему «ДЕЛО», а также подсистему «ДЕЛО-Web», опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Поиск по штрих-коду», «Информер», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами», «Мобильный кабинет». Для обеспечения работы лично Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге было закуплено «АРМ Руководителя».

Система в короткий срок была установлена и настроена. Первыми автоматизированными процессами стали регистрация документов и обращений граждан, назначение поручений, контроль исполнения. На участке регистрации документов было организовано поточное сканирование.

СЭД «ДЕЛО» дала возможность организовать согласование проектов документов в электронном виде. Эта функция позволила существенно сократить сроки прохождения проектов на стадии визирования и общее время их подготовки.

В настоящее время система «ДЕЛО» в аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге работает в штатном режиме. Главным результатом проекта стало создание доступной для всех подразделений аппарата Уполномоченного базы документов. Специалисты аппарата получили возможность осуществлять поиск в базе по любым параметрам и формировать статистические отчеты. Это не только упростило подготовку ответов на типовые обращения граждан, но и дало возможность существенно сократить сроки подготовки аналитических материалов.

Исполком движения «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» автоматизировал документооборот на СЭД «ДЕЛО»
2014-03-05 10:24
В Исполнительном комитете крупнейшей в России коалиции общественно-политических организаций «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» завершено пилотное внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект затронул центральный аппарат Исполнительного комитета и решил задачи автоматизации документальной поддержки деловых процессов, а также создания электронного архива.
Общероссийское общественное движение «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» было создано в мае 2011 года. В состав коалиции вошли различные структуры, представляющие интересы широких слоев населения – политические партии, общественные организации, трудовые коллективы.
Лидером движения и его идейным вдохновителем является Президент России Владимир Путин. «НАРОДНЫЙ ФРОНТ» позиционирует себя как надпартийная коалиция, объединяющая не только организации, но и частных лиц – всех тех, кому небезразлично будущее и настоящее России. Членами «НАРОДНОГО ФРОНТА» являются многие известные деятели культуры, науки, образования, предприниматели, спортсмены.
Деятельность столь масштабного общественного формирования в значительной степени зависит от качества организации движения документов в его исполнительных органах. Выстраивание эффективной схемы работы с документами позволяет не только ускорить деловые процессы, но и в значительной степени способствует созданию качественной информационно-аналитической системы.
Необходимость решения данных задач, а также растущий документопоток сделали актуальным внедрение в Исполкоме «НАРОДНОГО ФРОНТА» современной системы электронного документооборота. Решение о пилотном внедрении СЭД было принято в конце 2013 года, а из представленных на рынке решений была выбрана система «ДЕЛО» компании ЭОС.
Важным фактором, обусловившим выбор именно этого программного комплекса, стал опыт его использования в крупных общественно-политических формированиях. В частности, СЭД «ДЕЛО» ранее внедрено в Центральном Исполнительном Комитете Всероссийской политической партии «Единая Россия»
Исполнителем проекта стала компания «Юниксофт», партнер ЭОС. Проект был реализован в конце января – начале февраля 2014 года. Специалистами ООО «Юниксофт» в кратчайшие сроки было проведено обследование действующего документооборота и разработана методика внедрения. Затем система была установлена на сервер и рабочие места.
«Коробочный» продукт «ДЕЛО» требовал минимальной настройки и адаптации под действующие правила документооборота, так как весь необходимый функционал уже имелся в готовом решении. Были созданы картотеки, кабинеты, группы документов, зарегистрированы пользователи и определены их права. После настройки системы было проведено обучение сотрудников основным принципам работы в системе «ДЕЛО».
В ходе проекта были решены следующее первоочередные задачи:
• автоматизация регистрации всех групп документов;
• обеспечение контроля исполнения документов и поручений;
• быстрый поиск по обращениям граждан;
• сканирование документов с прикреплением электронных образов к регистрационным карточкам;
• регистрация документов, поступающих по электронной почте.
В результате специалисты Исполкома получили работающую систему, способную к дальнейшему масштабированию как в плане расширения количества ее участников, так и в плане увеличения числа автоматизируемых процессов. СЭД «ДЕЛО» позволило упорядочить документопотоки, существенно ускорить процессы работы с информацией и наладить должный уровень контроля.
Таким образом, трехлетие коалиции (будет отмечаться в мае) Исполком «НАРОДНОГО ФРОНТА» встретит, уже накопив опыт работы в СЭД. В дальнейшем предполагается увеличение количества рабочих мест, внедрение электронной подписи для внутреннего документооборота, мобильных решений, переход к полностью электронному документообороту.Исполком движения «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» автоматизировал документооборот на СЭД «ДЕЛО»

Алтайское краевое Законодательное Собрание: 12 лет с системой «ДЕЛО»
2014-02-18 10:40
Алтайское краевое Законодательное Собрание стало одним из первых региональных парламентов, внедривших СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» для автоматизации внутреннего документооборота. Первые рабочие места для нужд аппарата АКЗС были приобретены в 2002 году, и в течение 12 лет система постепенно развивалась: увеличивалось количество лицензий, приобретались дополнительные опции, участниками СЭД становились новые подразделения аппарата.
Поставку программного обеспечения, внедрение, техническую поддержку проекта на всех этапах его развития осуществляла компания «Корпоративные Системы – Консалтинг», региональный представитель ЭОС в Западной и Восточной Сибири. В 2002 году в АКЗС была автоматизирована работа канцелярии, и следующие несколько лет СЭД «ДЕЛО» успешно использовалась для регистрации документов и организации контроля их исполнения.
Второй этап проекта стартовал в 2007 году: была произведена закупка дополнительных лицензий СЭД «ДЕЛО», а также опции «Поточное сканирование» и приложения «Мониторинг документов». В последующие годы система «ДЕЛО» постепенно была внедрена во всех структурных подразделениях аппарата АКЗС, а также в постоянных комитетах, в депутатских объединениях-фракциях, в приемных председателей комитетов и руководителя аппарата. Кроме того, в отделе по вопросам государственной службы и кадров было внедрено еще одно прикладное решение компании «Электронные Офисные Системы» – система «КАДРЫ».
В 2013 году Алтайское краевое Законодательное Собрание переехало в новое здание. Парламентский центр Алтайского края был открыт в апреле, в преддверии первого в России празднования Дня российского парламентаризма. При планировании информационной инфраструктуры нового здания была выявлена необходимость обновления программного обеспечения, в том числе СЭД «ДЕЛО», и принято решение о дополнительной закупке лицензий «толстого клиента» системы, а также подсистемы «ДЕЛО-Web». Кроме того, система документооборота получила новый, более производительный сервер, а в феврале 2014 года было проведено обновление версии СЭД.
В настоящее время в Алтайском краевом Законодательном Собрании используется более 60 мест СЭД «ДЕЛО», опции «Поточное сканирование» и «Печать штрих-кода», приложение «Мониторинг документов». В СЭД «ДЕЛО» регистрируются входящие и исходящие документы, постановления, принимаемые на сессиях, все уровни резолюций к документам (от руководителей подразделений до конечных исполнителей), решения комитетов и комиссий, проекты федеральных законов, поступающие для отзывов.
В «ДЕЛО» обязательно вносятся и внутренние документы – поручения Председателя АКЗС (личные, данные на оперативных совещаниях и по итогам рабочих поездок), поручения руководителя аппарата, служебные записки, заявки, ответы на поручения и др. Средствами системы организован контроль исполнительской дисциплины и подготовка аналитических отчетов по документообороту.
Кроме этого, автоматизирован организационно-распорядительный документооборот: в системе регистрируются распоряжения по основной деятельности и по личному составу. Все входящие и исходящие документы, а также принятые на сессиях парламента постановления переводятся путем поточного сканирования в электронный формат. Отсканированные документы, предназначенные для ознакомления, рассылаются в подразделения через СЭД (ранее в подразделения поступали ксерокопии).
Об итогах и перспективах развития системы нам рассказал Дмитрий Боровиков, начальник информационно-аналитического отдела аппарата АКЗС. «Если говорить об аппарате, то имеющееся количество лицензий СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-Web» сейчас практически закрывает 100% наших потребностей. Система позволила наладить должный уровень контроля исполнения, сократить время прохождения документов внутри аппарата, создать общую базу правовых актов и переписки с возможностью поиска. Тем самым ускорилось движение информационных потоков внутри организации, сократилось время, необходимое для принятия управленческих решений. Мы смогли отказаться от копирования на бумагу большинства видов документов, так как все подразделения могут в любое время найти нужный документ в СЭД «ДЕЛО».
«В дальнейших наших планах, как только позволят финансовые возможности – автоматизация правотворческой деятельности. Мы хотим сделать депутатов полноценными участниками системы документооборота, чтобы появилась возможность отказаться от рассылки бумажных вариантов проектов сессионных материалов. В идеальном варианте депутаты будут работать в зале заседаний только с электронными версиями проектов постановлений и законов, при этом будет возможно в режиме реального времени увидеть всю историю работы с проектами, все связанные документы – поправки, предложения, решения комитетов, фракций и т.д. Конечно, для этого потребуются либо доработки в системе «ДЕЛО», либо приобретение дополнительного программного обеспечения. Сейчас мы эту тему как раз обсуждаем», – поделился планами Дмитрий Боровиков.
Напомним, что решения компании ЭОС, в том числе СЭД «ДЕЛО», являются безусловными лидерами по внедрениям в органах представительной власти, далеко обогнавшими ближайших конкурентов по количеству «парламентских» проектов. «ДЕЛО», а также различные дополнительные подсистемы используют для автоматизации документооборота высшие законодательные органы Забайкальского, Камчатского, Приморского краев, Новосибирской, Омской, Ульяновской, Иркутской областей и множества других регионов. В СЭД «ДЕЛО» работают высшие законодательные органы России – Государственная Дума и Совет Федерации, много проектов реализовано партнерами ЭОС и в муниципальных представительных органах.

Завершено внедрение СЭД «ДЕЛО» в мэрии Читы
2014-02-17 10:23

В начале февраля 2014 года в администрации городского округа «Город Чита» была запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота «ДЕЛО». На сегодняшний момент в единой базе данных системы работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. Проект выполнен специалистами компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

До внедрения системы (еще с 1998 года) регистрация входящих и исходящих документов администрации велась в электронном виде с использованием программы, написанной собственными силами. Программа фактически выполняла только учетные функции – фиксировала основные реквизиты документов, по которым был возможен поиск. Пересылку регистрационных карточек документов в подразделения она не поддерживала. При этом поиск по реквизитам поручений к документам не был возможен, что не позволяло автоматизировать составление отчетов по исполнительской дисциплине. Для работы с обращениями граждан велась отдельная база – в той же программной оболочке, но с названием «Жалобы».

В 2013 году было принято решение приобрести коробочный программный продукт, функционал которого позволил бы не только вести учет документов, но и создать общую документальную базу с возможностью быстрого поиска по любым реквизитам, перевести бумажные документы в электронную форму, обеспечить прозрачность исполнения поручений на всех этапах, а также создать электронный архив документов. Программа «ДЕЛО», которая в Забайкальском крае используется во всех органах исполнительной власти и на муниципальном уровне, полностью удовлетворяла поставленным условиям.

Было приобретено 25 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «ДЕЛО-Web». Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты получили комитеты, управления и районные администрации.

Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Данное приложение разработано специалистами «КС-Консалтинг» и предназначено для оповещения пользователей о наступивших событиях в системе ДЕЛО (поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями), а также для уведомления пользователей о приближающихся событиях в системе ДЕЛО (наступлении сроков исполнения поручений, визирования и подписания проектов документов).

В течение января 2014 года специалисты компании «КС-Консалтинг» установили систему и произвели ее настройку. Пользователи СЭД «ДЕЛО» прошли обучение, в процессе которого изучили функционал системы и освоили основные операции.

Результатом проекта стала автоматизация регистрации основных групп документов – входящей, исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов (постановлений и распоряжений администрации). Большинство входящих документов при регистрации переводятся в электронный вид с помощью опции «Поточное сканирование». Практикуется обмен документами между участниками СЭД только в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.

В системе настроен процесс контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения. Также из СЭД «ДЕЛО» организована печать конвертов и печать почтовых реестров.

Кроме закупленных администрацией Читы лицензий СЭД «ДЕЛО», в общем отделе установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места подключены к региональной СЭД, и администрация Читы имеет возможность получать документы от организаций, являющихся участниками единой системы документооборота (от Правительства, министерств, департаментов, служб, инспекций и  иных структур).

В перспективе планируется подключить базу документов администрации Читы к единой СЭД органов власти через подсистему «Сервер электронного взаимодействия». Данная подсистема уже приобретена заказчиком. Ее внедрение позволит обмениваться документами с другими государственными структурами без их перерегистрации в базе данных СЭД администрации Читы. Также планируется в ближайшее время приобрести дополнительные рабочие места системы «ДЕЛО» и еще одну лицензию на опцию «Поточное сканирование» (для исходящих документов).

Таким образом, Чита стала еще одним из региональных административных центров, активно развивающим электронный документооборот с использованием продуктов ЭОС. Напомним, что СЭД «ДЕЛО» ранее внедрено в мэриях Барнаула (Алтайский край), Владивостока (Приморский край), Владикавказа (Северная Осетия – Алания), Вологды, Калининграда, Курска, Нарьян-Мара (Ненецкий АО), Ростова-на-Дону, Ставрополя и других столиц субъектов РФ.

Проект создания системы электронного документооборота в администрации Читы является частью глобального проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализован на базе СЭД «ДЕЛО» компанией «КС-Консалтинг». По состоянию на конец 2013 года в единой системе электронного документооборота Забайкальского края работали 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти.

ЭОС проведет вебинар по работе со СМЭВ и оказанию государственных услуг в электронном виде
2014-02-14 11:24
4 марта 2014 года, начало – 11.00 (время московское).
В соответствии с Указом Президента России от 7 мая 2012 года № 601 к 2018 году не менее 70% граждан России должны иметь возможность получать данные услуги в электронной форме. При этом уже к 2015 году 90% россиян должны получать госуслуги по принципу «одного окна».
Как решить эти задачи на практике быстро и без лишних затрат, вы сможете узнать на вебинаре компании «Электронные Офисные Системы». Он состоится 4 марта 2014 года, начало – 11.00 (время московское). Тема - «Работа со СМЭВ и оказание государственных услуг на базе систем электронного документооборота компании ЭОС».
К участию приглашаем специалистов органов государственной власти, местного самоуправления, работников государственных учреждений, предоставляющих государственные (муниципальные) услуги населению. Вопросы, которые мы будем обсуждать, заинтересуют руководителей и специалистов подразделений, отвечающих за организацию оказания услуг, IT-специалистов, а также службы ДОУ.
На вебинаре мы напомним вам, что значит принцип «одного окна», что такое система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и зачем она создана. Именно эти явления, появившиеся в нашей жизни, призваны полностью изменить российскую систему предоставления государственных услуг.
До недавнего времени, если гражданин обращался в государственный или муниципальный орган за какой-то услугой, ему необходимо было приложить к своему заявлению определенный набор документов – справок из различных (тоже государственных) ведомств. Эти справки получатель услуги должен был собирать самостоятельно, что существенно увеличивало время получения нужной услуги. С введением в практику принципа «одного окна» все эти справки и документы гражданин собирать не должен – сами ведомства по каналам межведомственного взаимодействия должны получить необходимые сведения. Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» напрямую запрещает представителям госструктур требовать от граждан справки и документы, уже имеющиеся в распоряжении других ведомств. Для организации взаимодействия информационных систем различных госорганов между собой и создана СМЭВ.
О том, как СМЭВ работает, мы расскажем в первой части вебинара. Во второй части - пошагово проинструктируем, как подключить информационную систему государственного органа к СМЭВ и разработать необходимые веб-сервисы.
В третьем, практическом блоке мы продемонстрируем, как работают сервисы оказания государственных и муниципальных услуг, реализованные на базе наших продуктов – СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint. Во многих регионах, выбравших для автоматизации документооборота решения ЭОС, уже запущены в промышленную эксплуатацию системы оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (например, в Калининградской области (СЭД «ДЕЛО») и в Республике Бурятия (EOS for SharePoint)).
И, наконец, в заключительной части вебинара мы расскажем о работе специального модуля Интернет-взаимодействия с сайтами органов власти, с помощью которого можно автоматически размещать из системы документооборота информацию о ходе рассмотрения обращений граждан в «личных кабинетах» заявителей на официальных сайтах органов власти, в том числе на сайте Президента Российской Федерации. Данный модуль позволяет решить задачу, поставленную Президентом России: обеспечить гражданам России доступ в режиме «реального времени» к информации о ходе рассмотрения их обращений. Это решение уже применяется во многих регионах – например, в Алтайском крае и в Забайкалье.
Зарегистрироваться для участия в вебинаре можно здесь (http://www.eos.ru/eos_calendar/register.php).

Эволюция документооборота в Ростовской области: электронная эпоха началась
2014-02-13 11:30
Сегодня весь документооборот ведется с использованием электронных документов в системе «ДЕЛО». Каждый день в системе регистрируется от двух до трёх тысяч электронных документов и около шести тысяч поручений. В прошлом году через систему было проведено более 732 тыс документов, что на 200 тыс больше, чем в 2012 году. Напомним, что на начальных этапах развития системы этот показатель едва превышал 100 тыс документов в год. Сейчас все документы органов местной власти и муниципальных образований, в том числе и обращения граждан, должны регистрироваться в системе электронного документа оборота. При этом электронный документ является оригиналом, а экземпляр на бумажном носителе – копией. Также все поручения и контроль исполнительной дисциплины осуществляется в системе электронного документооборота. Подобная практика уже прошла проверку в работе Контрольного управления Правительства Ростовской области.
«Система электронного документооборота работает в донском регионе с 2006 года. Когда появилась уверенность, что все сотрудники и морально, и технически готовы полноценно работать в условиях межведомственного электронного документооборота, по поручению губернатора Ростовской области Василия Голубева были внесены изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 23 августа 2012 года № 365 «О межведомственном электронном документообороте». Эти изменения направлены на исключение с 1 января 2014 года бумажного документооборота при работе между органами власти и муниципальными образованиями области, и запрет пересылки документов по иным каналам связи за исключением электронной системы «Дело», - отметил Герман Лопаткин, министр информационных технологий и связи Ростовской области.
На данный момент в Ростовской области созданы все условия для полного перехода на систему электронного документооборота. Все сотрудники органов исполнительной власти и подавляющее большинство сотрудников муниципальных образований работают в СЭД.
Проблема привыкания к новой системе работы не является актуальной для Ростовской области – начало развития СЭД было положено в 2006 году. Ежегодно отмечался значительный прирост пользователей системы. На данный момент в системе ДЕЛО, в Ростовской области работает 5393 пользователя, а к 2015 году ожидается подключить до 7000 пользователей. Обучение пользователей началось с момента запуска системы «ДЕЛО» и продолжается до сих пор.
«В текущем году уже проведена серия семинаров с сотрудниками органов исполнительной власти, а также 2 видеоконференции с сотрудниками муниципальных образований и сельских поселений области», - прокомментировал ситуацию с обучением сотрудников Герман Лопаткин.
Сегодня система доведена до всех органов власти и подведомственных им организаций, а также подключена к федеральным и территориальным органам власти, например, к аппарату полномочного представителя Президента РФ в ЮФО, Главному управлению МЧС России по Ростовской области, Управлению Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека в РО. Помимо этого, в Ростовской области ведётся обмен электронными документами с правительством Российской Федерации и всеми федеральными органами законодательной и исполнительной власти.
«Повсеместное внедрение системы позволило сократить не только время на пересылку документов, но и финансовые средства на почтовых отправлениях. Не сложно посчитать, сколько необходимо понести затрат и времени для отправки почты, допустим, в отдаленные районы (360 – 400 км от областного центра)» - отметил Герман Лопаткин.
Летом прошлого года был запущен программный сервис «Мобильный кабинет руководителя». Сервис работает на планшетных устройствах и позволяет руководителю, находящемуся удалённо от рабочего места, полноценно осуществлять свою работу с документами. Функционал сервиса позволяет работать с документами, содержащимися в базе данных электронного документооборота, давать поручения, подписывать официальные документы с помощью электронной подписи, добавлять графические и аудио-комментарии. Сегодня «Мобильный кабинет руководителя» используется всеми членами правительства Ростовской области.
В прошлом году, помимо запуска «Мобильный кабинета», была осуществлена модернизация системы. Это потребовалось в связи с тем, что произошел двукратный рост пользователей системы, и появилась необходимость дополнительного обеспечения гарантированной работоспособности системы и сохранности контента в условиях, когда электронный документ стал первым экземпляром документа при отсутствии его аналогов на бумажных носителях. Были проведены работы по переносу системы в частные облака на базе высокопроизводительных blade-серверов.
Главной текущей задачей на ближайшее будущее для руководителей всех органов исполнительной власти, является подготовка предложения о потребности подключения к межведомственной системе электронного документооборота подведомственных учреждений, а также о количестве лицензий программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя».

Камчатский край подключил к единой системе документооборота Законодательное Собрание и муниципальные
2014-02-12 11:39
В Камчатском крае единая система электронного документооборота Правительства края, созданная на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании ЭОС, работает с начала 2013 года. Новым этапом развития проекта стало подключение в конце 2013 года к региональной СЭД 11 муниципальных районов и городских округов, а также Законодательного Собрания Камчатского края через Сервер электронного взаимодействия (СЭВ).
Особенностью первой стадии создания региональной системы документооборота были сжатые сроки и практически одновременное развертывание программного обеспечения во всех исполнительных органах государственной власти региона. На момент старта проекта к ним относились 17 министерств, 7 управлений Аппарата Губернатора и Правительства, 17 агентств, служб и инспекций (всего 41 орган). Установка и настройка системы в этих структурах была выполнена в конце 2012 года течение двух месяцев, в эти же сроки было проведено обучение пользователей.
В соответствии с потребностями заказчика была осуществлена поставка 860 рабочих мест «ДЕЛО», 172 лицензии опции «ЭП и шифрование», 12 лицензий на «АРМ Руководителя» и 49 – на подсистему «Мобильный кабинет», а также подсистема оповещения и уведомления «DeloViewer» и «Сервер проверки электронной подписи». В рамках настройки в системе было создано 41 подразделение (по числу органов власти и подразделений, являющимися участниками единой СЭД), 179 отделов, 56 картотек (кроме картотек организаций, создавались отдельные картотеки для заместителей Председателя Правительства и вице-губернаторов).
В СЭД «ДЕЛО» было заведено около 1000 должностных лиц, 413 кабинетов и 870 пользователей. Создано и настроено 700 групп документов, в СЭД занесены около 12 тысяч индексов в соответствии с номенклатурами дел. (Подробнее о данном этапе проекта и его первых результатах можно прочитать в интервью Заместителя Председателя Правительства Камчатского края Алексея Войтова).
Подключение муниципальных администраций было предусмотрено проектом еще на стадии планирования. Организация обмена электронными документами с муниципалитетами решала очень много проблем, так как в условиях Камчатского края традиционная пересылка корреспонденции по почте не всегда возможна в разумные сроки. Основным видом транспорта между центром региона и районами является авиация, в итоге доступность территорий и работа почтовых служб напрямую зависят от капризов переменчивой камчатской погоды.
Проект в органах власти и местного самоуправления Камчатского края был реализован силами ООО «ДиЛеММа», партнера ЭОС в Дальневосточном федеральном округе. На подготовительной стадии специалисты компании провели анкетирование будущих пользователей СЭД «ДЕЛО» в муниципальных администрациях, на основе которого затем были проведены настройки системы на местах.
С 16 сентября по 12 декабря 2013 года были последовательно проведены работы по внедрению системы и обучению пользователей в 11 муниципалитетах. Первым муниципальным районом стал Соболевский, затем Усть-Камчатский, Алеутский (Командорские острова), Усть-Большерецкий, Олюторский, Карагинский, Тигильский, городской округ «Поселок Палана», Мильковский, Быстринский и Елизовский муниципальные районы.
В процессе внедрения сотрудниками администраций районов были высоко оценены возможности системы «ДЕЛО», и, несмотря на то, что год уже подходил к концу и финансирование не было заложено, были найдены средства на приобретение дополнительных рабочих мест для Финансового управления администрации МО «Тигильский муниципальный район», Мильковского районного комитета по управлению муниципальным имуществом и приватизации, Финансового управления администрации Мильковского муниципального района, Администрации Быстринского муниципального района.
Всего в администрациях муниципальных районов Камчатского края было установлено 274 рабочих места СЭД «ДЕЛО», опции «ДЕЛО-Web», «Управление процессами», «Сканирование», СЭВ. Все районы были подключены к Серверу электронного взаимодействия, а затем был успешно проведен тестовый обмен документами. Сегодня все муниципальные образования края уровня района и городского округа являются участниками СЭВ Камчатского края.
В конце 2013 года был подготовлен и принят проект Регламента электронного взаимодействия Правительства Камчатского края, формирующий общие правила организации обмена электронными сообщениями, основная цель которого - формирование общих правил документационного взаимодействия, включающих в себя передачу электронных сообщений и документов между органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и иными региональными организациями. После принятия Регламента было проведено успешное тестирование и ввод в эксплуатацию единой эффективной процедуры документационного обмена между Правительством Камчатского края и органами местного самоуправления.
В декабре 2013 года к Серверу электронного взаимодействия было подключено Законодательное Собрание Камчатского края. Система «ДЕЛО» в региональном парламенте внедрена еще в конце 2011 года и активно используется не только для организации внутреннего документооборота, но и в законотворческой деятельности. Также в аппарате Законодательного Собрания внедрена система «КАДРЫ», еще одна из разработок ЭОС. В январе 2014 года полноправными участниками СЭВ стали Контрольно-счетная палата Камчатского края и Фонд капитального ремонта многоквартирных домов Камчатского края.
Рассказывая о подробностях муниципального проекта, Юрий Кособринов, директор Департамента систем электронного документооборота ООО «ДиЛеММа», поблагодарил сотрудников компаний-партнеров ООО «Корпоративные Системы–Консалтинг» и ООО «ДокСофт», которые помогали обучать новых пользователей в муниципалитетах. «Особая благодарность специалистам Агентства по информатизации и связи Камчатского края, сотрудникам администраций муниципальных образований Камчатского края, которые с пониманием отнеслись к нашей работе и помогали нам в процессе внедрения. За время нашей работы со многими из них у нас сложились теплые дружеские, а порой и просто отеческие отношения. Невозможно не полюбить Камчатку, этот суровый, но такой прекрасный край с ее первозданной природой, неукротимым нравом и такими замечательными людьми!» - отметил Юрий Кособринов.
Работа ООО «ДиЛеММа» в регионе была отмечена Законодательным Собранием Камчатского края, которое стало одним из первых клиентов компании в этом субъекте. За плодотворную работу по внедрению инновационных технологий, по результатам многолетнего сотрудничества и по случаю окончания сдачи проекта «Системы электронного взаимодействия сервера электронного документооборота Законодательного Собрания Камчатского края с единой системой электронного документооборота Правительства Камчатского края, исполнительных органов государственной власти Камчатского края и органов местного самоуправления в Камчатском крае» коллектив ООО «ДиЛеММа» награжден благодарностью председателя Законодательного Собрания Камчатского края, а директор департамента систем электронного документооборота ООО «ДиЛеММа» Юрий Кособринов - ценным подарком. Об этом официально сообщил в своем письме Морозов Виктор Вячеславович, руководитель аппарата Законодательного Собрания.
Напомним, что единые СЭД органов исполнительной власти на базе системы «ДЕЛО» с подключением муниципального звена созданы во многих регионах. Самые крупные из таких проектов реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, Республике Хакасия, Алтайском, Забайкальском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других. Камчатский край является одним из регионов, где через Сервер электронного взаимодействия работают не только муниципалитеты, но и высший законодательный орган субъекта.

Следственное управление по Саратовской области начало работу в системе АИК «НАДЗОР»
2014-02-10 12:59
Компания «ИстСофт», партнер ЭОС в г. Саратове, сообщила о завершении внедрения автоматизированного информационного комплекса «НАДЗОР» в Следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Саратовской области. Работы по проекту начались в декабре 2013 года. В соответствии с государственным контрактом специалисты ООО «ИстСофт» провели обследование документооборота в Следственном управлении и территориальных следственных отделах, установили систему на сервер и рабочие места пользователей и провели обучение сотрудников основным приемам работы в АИК.
АИК «НАДЗОР» – автоматизированный информационный комплекс, разработанный компанией «Электронные офисные Системы». Комплекс предназначен для документационного обеспечения деятельности в органах прокуратуры и следствия и полностью учитывает специфику документооборота в данных организациях.
Проект в Следственном управлении по Саратовской области предусматривал автоматизацию работы отдела канцелярии и объединение в рамках единой системы документооборота «головного» Следственного управления области и межрайонных следственных отделов (МСО).
Основные работы по проекту (обследование, установка, обучение) были завершены в течение трех недель. Сотрудники Следственного комитета прошли групповое и индивидуальное (на рабочих местах) обучение и получили базовые навыки по выполнению основных операций в АИК «НАДЗОР»: научились создавать регистрационные карточки, изучили их состав и структуру, познакомились с шаблонами печатных форм, освоили поисковые запросы, а также работу со справочниками.
В рамках учебного процесса сотрудники Следственного комитета создали единую электронную базу данных, научились регистрировать входящие и исходящие документы, формировать отчеты, отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла. В итоге еще на стадии опытной эксплуатации была создана общая база документов, определены основные регламенты работы и правила регистрации различных групп документов.
Проект позволил полностью решить задачи, поставленные заказчиком:
• налажена по единым правилам регистрация основных групп документов, образующихся в деятельности Следственного управления и поступающих извне;
• создана единая база электронных документов и организовано взаимодействие с территориальными отделами;
• существенно сократилось количество непроизводительных операций при обработке документированной информации;
• следствием сокращения затрат времени на «ручные» операции с документами стало общее повышение качества работы сотрудников Следственного управления;
• организован эффективный контроль исполнения резолюций и автоматизировано формирование отчетности по исполнительской дисциплине;
• созданы условия для постепенного перехода в дальнейшем к электронному документообороту внутри организации.
В настоящее время АИК «НАДЗОР» работает в штатном режиме. В перспективе планируется увеличить количество рабочих мест в аппарате Следственного управления и закупить дополнительные лицензии для межрегиональных следственных отделов, дислоцирующихся на территории Саратовской области.
Таким образом, Саратовская область стала еще одним регионом, начавшим с нового года работу в системе АИК «НАДЗОР». Ранее данная система была внедрена в Следственном Комитете Российской Федерации, а также во многих региональных следственных управлениях: в Алтайском, Ставропольском краях, Белгородской, Псковской, Новосибирской, Тверской, Самарской областях, в Республиках Мордовия, Калмыкия, Удмуртия и других.

Вебинар «Организация хранения архивных документов: современные тенденции и требования»
2014-02-07 11:06

Как организовать хранение архивных документов в соответствии с требованиями законодательства? Какие дополнительные преимущества при работе с архивными документами можно получить в процессе автоматизации? На какие этапы создания электронного архива приходятся наибольшие временные затраты и какие существуют способы их оптимизации? Свои ответы на эти и другие вопросы представят специалисты компании ЭОС на онлайн-семинаре.

- Последние изменения в законодательстве, касающиеся управления архивными документами, предусматривают усиление ответственности за несоблюдение правил хранения. Количество хранимых документов значительно увеличивается, необходима возможность быстрого поиска данных.

- Автоматизация архивного дела – очевидный шаг при решении этих задач. Таким образом, обеспечивается структурирование хранимых документов, «наведение порядка» и приведение существующих процедур в соответствие с актуальными нормами законодательства.

- Технологические возможности для оптимизации временных и финансовых затрат при переводе документов в электронный вид.

27 марта 2014 года, специалисты компании ЭОС проведут онлайн-семинар, на котором расскажут о современных тенденциях по организации архивного хранения документов и возможностях автоматизации. В числе обсуждаемых вопросов:


  • Обзор актуальных требований законодательства в области организации хранения документов и информации

  • Особенности архивного хранения электронных документов

  • Юридическая значимость архивных документов

  • Практический опыт автоматизации архивного дела

  • Обзор новых технологий для архивных систем – оцифровка, повышение скорости обработки данных, извлечение данных из неструктурированных текстов, визуальное представление результатов.

Продолжительность вебинара – 1 ч 30 минут. Для участия необходима предварительная регистрация.

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в министерстве информационных технологий и связи Ростовской области
2014-02-06 10:22
Замминистра информационных технологий и связи Ростовской области:  «ДЕЛО» позволяет уйти от бумажных носителей на всех уровнях власти практически полностью. http://minsvyaz.donland.ru/Blog/ViewPost.aspx?pageid=56482&ItemID=99926&mid=106657 http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=122642

- Михаил Валерьевич, с чего все начиналось?

- Еще в 2006 году в Ростовской области появился проект, основной задачей которого стало объединение в единый процесс документационного обеспечения управления всех органов исполнительной власти и муниципальных образований области. Для этого у них устанавливались автоматизированные рабочие места. Полноценно проект стал работать после распоряжения губернатора области № 365 от 23 августа 2012 года, посвященного межведомственному электронному документообороту с использованием системы «Дело» и электронной подписи. Распоряжением было определено, что с 1 сентября 2012 года при переписке между исполнительными органами госвласти и муниципальными образованиями документы на бумажном носителе не требуются. Сейчас к системе «Дело» подключены МФЦ, а также УСЗН, загсы – и это уже всего 4100 пользователей.

- Но люди-то продолжают писать заявления на бумаге!

- Тогда документ переводится в электронный вид, и далее он быстро расписывается исполнителю. Это происходит и в том случае, если документ поступает не из тех учреждений, которые подключены к системе электронного документооборота. Документ проходит и подготовку, и согласование, и подписание в электронном виде. А к самому заявителю или учреждению данный документ уйдет, переведенный на бумажный носитель.

- В чем еще состоит преимущество системы «Дело»?

- Она позволяет не только работать с документами, но и вести контроль за исполнением поручений. Это очень удобно – исполнителю поручений в том числе. Он открывает документ, который имеет электронную подпись (кстати, подпись можно проверить), читает его, и у него есть возможность сразу же создать ответ – в том же электронном виде. Передачу документа обратно по инстанциям можно отслеживать. Можно даже проверить, кто просматривал этот документ.

- И государственным, и муниципальным служащим это удобно – если они, конечно, в совершенстве овладели этой системой. А что дает это обычным людям, как это повышает качество жизни граждан Ростовской области?

- Это дает оперативность рассмотрения их заявлений. Хождение заявления из кабинета в кабинет занимало много времени. Уровни, с которых спускалось поручение исполнителю  были многочисленными.

Для руководителей – а это следующий этап – по поручению губернатора Ростовской области Василия Голубева разработано мобильное приложение для планшетных устройств с тем, чтобы они могли вне зависимости, где находятся,  работать с документами. Это пока реализуется для членов правительства, но, учитывая, что интерфейс уже разработан, его в будущем может использовать любой руководитель - в том числе и на муниципальном уровне.

- Кого среди органов местного самоуправления  в качестве передовиков освоения электронного документооборота можно отметить?

-  Ростов-на-Дону, Волгодонск, Новочеркасск,  Батайск, Октябрьский (сельский) район, Белокалитвинский, Каменский, Усть-Донецкий, Сальский районы. Здесь к системе электронного документооборота подключены отделы администраций районов, а в некоторых отделах – и специалисты.Уже приемные глав, общие отделы, отделы по работе с обращениями граждан во многих администрациях районов работают с электронными документами. Есть понимание, для чего это нужно, есть обученные специалисты. Идет регулярное повышение их квалификации – в том числе и на местах. Мало того, на сайте мининформсвязи региона есть раздел, где можно посмотреть весь материал по системе – вплоть до ответов на вопросы, которые часто возникают при работе с «Делом».

- А сельские поселения?

-  Система «Дело» уже дошла и до сельских поселений. Электронные подписи есть у их глав. В идеале в администрациях поселений электронный документ также, как и в правительстве, должен поступить от руководителя к исполнителю. А он в электронном же виде должен подготовить, направить на согласование. Ответственные за исполнение поручения лица его должны завизировать, исполнив поручение. Руководитель должен его подписать также в электронном виде и в электронном же виде, зарегистрировав, отправить адресату-заявителю. Именно так работают специалисты областных органов исполнительной власти и передовых муниципальных образований.

- Как-то получается, что жители области отстранены от рассмотрения своих же жалоб и заявлений!...

- Сам гражданин не работает с системой «Дело», но если он обратился в правительство области, то в разделе «Обращения граждан» он может ввести свою фамилию, код обращения и получить информацию, на какой стадии находится рассмотрение его заявления. Этот раздел на donland.ru появился в начале 2013 года.

Администрация Октябрьского (сельского) района имеет в своем распоряжении 86 автоматизированных рабочих мест, Волгодонска – 206, Новочеркасска - 110,  Сальского района – 37, Ростова-на-Дону – 600 (своя база), Белокалитвинского района – 84, Каменского района – 59, Усть-Донецкого района – 51.

До 2016 года в органах власти, учреждениях и органах местного самоуправления области планируется ввести до семи тысяч автоматизированных рабочих мест.

В год 20-летия компания ЭОС проведет конференцию «Весенний документооборот» в Калининграде
2014-02-05 09:35

В 2014 году компании «Электронные Офисные Системы» исполняется 20 лет. Этот юбилей, по мнению экспертов, совпадает с возрастом российского рынка электронного документооборота. ЭОС отметит знаменательную дату чередой мероприятий, приуроченных к юбилею, а одним из самых ожидаемых станет ежегодная партнерская конференция «Весенний документооборот», которая состоится 21-25 апреля в г. Калининграде.

20 лет ЭОС – не только повод оглянуться назад и проанализировать достижения. Это серьезный рубеж в жизни компании, начало нового этапа в развитии продуктов, в завоевании новых рынков сбыта, в увеличении продаж и активности. К этой дате компания подошла с тремя центрами разработки (Москва, Ковров, Минск) и более, чем 260 партнерами. Сегодня у ЭОС более 6 тыс. клиентов, а с нашими системами работают более 550 тыс. пользователей в России и странах СНГ.

Подведение итогов 20-летнего развития, актуальное состояние ECM-отрасли, новинки продуктовой линейки ЭОС и многое другое – об этом мы будем говорить на партнерской конференции. В юбилейный для всей СЭД-отрасли год мы решили отойти от традиционного формата наших ежегодных форумов, чтобы конференция запомнилась не только как деловое, но и как праздничное событие.

Необычным будет многое – от места проведения до формата заседаний и «неофициальной части». Во-первых, конференция состоится в самой западной точке России – городе Калининграде. Во-вторых, мы запланировали насыщенную программу, в которой в сравнении с нашим обычным форматом существенно сократили деловую часть в пользу культурно-развлекательной.

Что же интересного и удивительного ждет участников «Весеннего документооборота-2014»? Поездка в национальный парк «Куршская коса», обзорная экскурсия по Калининграду (бывший Koenigsberg), посещение знаменитых музеев и памятных мест города – и это далеко не полный список. Мы осмотрим готический кафедральный собор, посетим музей знаменитого философа И. Канта. В соборе нас ждет концерт органной музыки. Такие концерты проходят не часто, и нам посчастливится попасть на один из них. Далее нас ждет музей Мирового Океана. Всех участников ждет сюрприз – экскурсионная программа будет совмещаться с командным квестом. Завершится наша встреча торжественным ужином в средневековом замке Нессельбек (Nesselbeck).

Нестандартно, в новом формате пройдет и деловая часть конференции. Эта часть форума будет разбита на «стратегический», «тактический» и «технический» дни. На «стратегическом» – мы поговорим о существующем положении в ECM-отрасли и конкурентной среде, обсудим перспективы, расскажем о новинках продуктовой линейки (особо остановимся на мобильных решениях), рассмотрим изменения в нормативной базе на федеральном уровне и в регионах.

В «тактической» части обменяемся опытом реализации крупных проектов в самых различных отраслях как на федеральном уровне, так и в регионах. Также поговорим о дальнейших перспективах развития этих проектов, в том числе об автоматизации предоставления государственных и муниципальных услуг, внедрения «облачных» решений, мобильных приложений.

«Технический» день пройдет в режиме «открытого диалога»: будут обсуждаться вопросы технической поддержки, продаж, выполнения проектов, совместного маркетинга, взаимодействие ЭОС и партнеров. В этот же день пройдет круглый стол по DIGITAL Marketing, для которого подготовлен пакет практических рекомендаций по продвижению продуктов ЭОС.

Также запланировано посещение мэрии Калининграда, где мы познакомимся c реализацией процесса оказания муниципальных услуг в электронном виде. Это мероприятие организовано нами совместно с местным партнером. И, конечно же, самых успешных партнеров ждут заслуженные награды! Уверены, что вы оцените нашу юбилейную конференцию, и она надолго вам запомнится.

Государственный музей-заповедник «Петергоф» закупил дополнительные лицензии СЭД «ДЕЛО»
2014-02-03 09:55

Уже два года Государственный музей-заповедник «Петергоф» работает в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Первый этап внедрения этого решения компании «Электронные Офисные Системы» был завершен в конце 2011 года, а в прошлом году для новых пользователей СЭД заказчик закупил дополнительные рабочие места.

Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Государственный музей-заповедник «Петергоф» – всемирно известный музейный комплекс, визит в который является обязательным пунктом в программе любого туриста, приезжающего в «северную столицу» России – город Санкт-Петербург. Справляться с огромным потоком туристов коллективу музея помогает эффективная организация деятельности комплекса, в том числе с помощью внедрения современных информационных технологий и новых программных продуктов.

Проект по созданию в ГМЗ «Петергоф» системы электронного документооборота ведет партнер ЭОС в Санкт-Петербурге – компания «Офис-Док». На первом этапе были автоматизированы рабочие места сотрудников общего отдела и секретариата, организован обмен данными с территориально-удаленными подразделениями. С помощью системы «ДЕЛО» ведется регистрация входящих и исходящих документов, формирование почтовых реестров, ввод поручений руководителя и контроль их исполнения. Успешно используются опции «Сканирование» и «Оповещение и уведомление».

В дополнение к установленным рабочим местам «толстого клиента» СЭД «ДЕЛО» в конце 2013 года заказчик приобрел конкурентные лицензии подсистемы «ДЕЛО-Web». Напомним, что конкурентная лицензия устанавливает число пользователей, которые могут одновременно работать в СЭД: в итоге несколько пользователей могут заходить в систему по одной лицензии поочередно, что позволяет увеличить общее число специалистов организации, имеющих доступ в СЭД «ДЕЛО».

В перспективе ГМЗ «Петергоф» планирует расширить сферу применения СЭД «ДЕЛО» и увеличить количество сотрудников, работающих в ней. В планах – автоматизация процессов согласования проектов документов и формирования аналитических отчетов. К системе будут подключены все подразделения и филиалы музейного комплекса, а в дальнейшем планируется переход внутри учреждения к электронному документообороту. Также рассматривается возможность автоматизации процесса выдачи пропусков.

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является одним из самых популярных решений, применяемых для ведения документооборота в государственных учреждениях культуры. К числу организаций, использующих этот продукт ЭОС, относятся такие общероссийские культурные учреждения мирового значения, как «Государственный Эрмитаж», «Государственный историко-культурный музей-заповедник «Московский Кремль», а также множество музейных, культурных и культурно-развлекательных центров в регионах России.