Последние новости

CЭД «ДЕЛО» внедрено в Администрации ГО Сибай
2014-11-18 14:19
Проект по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Администрации городского округа город Сибай начался в августе 2014 года. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС. Администрация ГО Сибай выбрала последовательный способ внедрения СЭД и начала с автоматизации базовых документальных процедур: регистрации и обработки корреспонденции. До начала проекта процедуры обработки документов не были автоматизированы. Основной целью проекта заказчик определил постепенный перевод работы с документами с традиционных «бумажных» технологий в электронный вид. В августе 2014 года реализован первый этап автоматизации – переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой «ДЕЛО». В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. Для перевода документов в электронный вид была приобретена и внедрена опция «Сканирование». По итогам завершения данного этапа проекта были достигнуты требуемые результаты: корреспонденция, поступающая как в бумажном, так и в электронном виде, в настоящее время регистрируется средствами СЭД «ДЕЛО»; автоматизировано формирование регистрационных журналов – на смену бумажным формам пришли электронные; все поручения высшего руководства Администрации в настоящее время подлежат регистрации в системе документооборота, что позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину; отчетные формы по документообороту, которые требуются для поддержки управленческих решений руководства, формируются средствами модуля «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО»; существенно снизились временные затраты на рутинные процедуры поиска документов и поручений. В дальнейшем планируется расширение использования системы за пределы участка службы документооборота и подключение к ней специалистов подразделений для электронного взаимодействия. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.

СЭД «ДЕЛО» в УЗИО Уфимского района Башкортостана
2014-11-18 14:17
Внедрение СЭД  «ДЕЛО» в Управлении земельных и имущественных отношений Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан началось в 2012 году. Начав с автоматизации регистрационных процедур, заказчик в октябре 2014 года принял решение о существенном расширении сферы применения СЭД «ДЕЛО» – распространении ее на уровень подразделений. Проект ведет компания «Медиалюкс», партнер ЭОС на территории Республики Башкортостан. Особенностью нового этапа стало желание заказчика развивать систему самостоятельно при активной консультационной поддержке специалистов «Медиалюкса». Возложенные на УЗИО Уфимского района полномочия (управление имуществом и земельными участками, создание, управление муниципальными унитарными предприятиями, учреждениями, учет и контроль использования имущества и земельных ресурсов, защита имущественных интересов района и др.) обеспечивают особый статус данной организации в структуре органов местного самоуправления и приводят к тому, что в процессе его деятельности образуются документы, значимые не только для органов местного самоуправления, но и для всей экономики территории. Деловые процессы, происходящие в организации, затрагивают интересы широких слоев населения и бизнес-сообщества. Для достижения максимальной эффективности муниципального управления эти процессы должны быть оптимизированы по времени и находиться под жестким контролем. Достижению этой цели в значительной степени способствует внедрение СЭД, которая даже на начальной стадии использования (только по функционалу регистрации) дала возможность упорядочить управление документами и уменьшить затраты времени на поиск нужных данных. Концепция, реализованная в СЭД «ДЕЛО», предусматривает такой способ: для настройки системы при ее расширении не требуется специальной квалификации, и при консультационной поддержке внедряющей компании специалисты заказчика могут самостоятельно развернуть дополнительные рабочие места. На данном этапе проекта требовалось решить ряд новых задач: автоматизация процессов передачи поручений в подразделения; автоматизация получения отчетов об исполнении; отказ от передачи бумажных документов в пользу обмена электронными; сокращение времени на обработку и прохождение документов; оптимизация работы с удаленными подразделениями. В настоящее время к СЭД подключены отделы, идет активное освоение системы новыми пользователями. Таким образом, проект в Управлении земельных и имущественных отношений Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан продемонстрировал возможность развития системы электронного документооборота в муниципальной структуре при консультационной поддержке специалистов внедряющей компании.

СЭД «ДЕЛО» в УЗИО Уфимского района Башкортостана
2014-11-17 10:06
Внедрение СЭД  «ДЕЛО» в Управлении земельных и имущественных отношений Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан началось в 2012 году. Начав с автоматизации регистрационных процедур, заказчик в октябре 2014 года принял решение о существенном расширении сферы применения СЭД «ДЕЛО» – распространении ее на уровень подразделений. Проект ведет компания «Медиалюкс», партнер ЭОС на территории Республики Башкортостан. Особенностью нового этапа стало желание заказчика развивать систему самостоятельно при активной консультационной поддержке специалистов «Медиалюкса». Возложенные на УЗИО Уфимского района полномочия (управление имуществом и земельными участками, создание, управление муниципальными унитарными предприятиями, учреждениями, учет и контроль использования имущества и земельных ресурсов, защита имущественных интересов района и др.) обеспечивают особый статус данной организации в структуре органов местного самоуправления и приводят к тому, что в процессе его деятельности образуются документы, значимые не только для органов местного самоуправления, но и для всей экономики территории. Деловые процессы, происходящие в организации, затрагивают интересы широких слоев населения и бизнес-сообщества. Для достижения максимальной эффективности муниципального управления эти процессы должны быть оптимизированы по времени и находиться под жестким контролем. Достижению этой цели в значительной степени способствует внедрение СЭД, которая даже на начальной стадии использования (только по функционалу регистрации) дала возможность упорядочить управление документами и уменьшить затраты времени на поиск нужных данных. Концепция, реализованная в СЭД «ДЕЛО», предусматривает такой способ: для настройки системы при ее расширении не требуется специальной квалификации, и при консультационной поддержке внедряющей компании специалисты заказчика могут самостоятельно развернуть дополнительные рабочие места. На данном этапе проекта требовалось решить ряд новых задач: автоматизация процессов передачи поручений в подразделения; автоматизация получения отчетов об исполнении; отказ от передачи бумажных документов в пользу обмена электронными; сокращение времени на обработку и прохождение документов; оптимизация работы с удаленными подразделениями. В настоящее время к СЭД подключены отделы, идет активное освоение системы новыми пользователями. Таким образом, проект в Управлении земельных и имущественных отношений Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан продемонстрировал возможность развития системы электронного документооборота в муниципальной структуре при консультационной поддержке специалистов внедряющей компании.

Администрация Читы подключает к СЭД «ДЕЛО» новых пользователей
2014-11-10 14:51
Администрация городского округа «Город Чита» в начале 2014 года реализовала первый этап создания системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». С февраля в единой базе данных работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. Исполнителем проекта и поставщиком ПО является компания «КС-Консалтинг».
Система «ДЕЛО» была внедрена в качестве замены программного продукта, разработанного специалистами заказчика собственными силами и выполнявшего преимущественно учетные функции. Недостаточный функционал этой системы стал основной причиной внедрения современной СЭД, которая позволяет решить следующие задачи: автоматизация регистрации всех групп документов; создание общей документальной базы для подразделений администрации и районов города с возможностью доступа из удаленных подразделений; поиск по любым реквизитам РК; перевод бумажных документов в электронную форму; обеспечение прозрачности исполнения поручений и документов на всех этапах их прохождения; создание электронного архива документов.
На первом этапе проекта заказчик приобрел и внедрил 26 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «ДЕЛО-Web». Установку, настройку и обучение пользователей провели специалисты «КС-Консалтинг».
Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты – в комитетах, управлениях и районных администрациях. Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Кроме этого, в общем отделе были установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места используются для обмена документами с участниками единой системы документооборота (Правительством, министерствами, департаментами, службами, инспекциями и иными структурами).
Для обеспечения непрерывности электронного документооборота и более полного использования функционала СЭД в течение этого года администрация Читы приобрела дополнительно 14 рабочих мест системы, в том числе 10 – «ДЕЛО-Web». Результатами проекта стали: автоматизация регистрации основных групп документов, в том числе организационно-распорядительных (постановлений и распоряжений администрации); внедрение процесса поточного сканирования; настройка процесса контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения; переход на обмен документами между участниками СЭД только в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.
Напомним, что создание системы электронного документооборота в администрации Читы является частью глобального проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализован на базе СЭД «ДЕЛО» компанией «КС-Консалтинг». Как отметил и.о. руководителя Департамента информатизации и связи Забайкальского края Виктор Редров в своем докладе, прозвучавшем на межрегиональной конференции «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», прошедшей в мае текущего года на площадке Правительства Забайкальского края, в единой системе электронного документооборота этого региона работают 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти (около 1500 человек) и 100% администраций муниципальных районов и городских округов Забайкальского края.

ТФОМС Свердловской области внедряет EOS for SharePoint в центральном офисе и филиалах
2014-09-17 14:02

Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, в мае текущего года завершила внедрение системы электронного документооборота на платформе EOS for SharePoint в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Свердловской области. Главным результатом проекта стало объединение в общем информационном пространстве дирекции ТФОМС в Екатеринбурге и территориально-удаленных подразделений (филиалов) в 9 городах области.

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области был образован 21 мая 1993 года. За время своего существования Фонд неоднократно выступал инициатором и разработчиком проектов, имеющих стратегическое значение для уральской медицины и послуживших основой для принятия федеральных программ. Руководство и коллектив Фонда считают своей главной задачей обеспечение стабильности и инновационной ориентированности системы ОМС Свердловской области, постоянно ведут поиск современных решений для дальнейшего повышения эффективности областной системы ОМС.

В составе Фонда функционирует 9 межмуниципальных филиалов, расположенных в крупнейших городах Свердловской области.

Руководитель Территориального фонда обязательного медицинского страхования Свердловской области В. А. Шелякин, занявший этот пост в конце 2010 года, в первые же дни своей работы заявил коллективу о необходимости усиления исполнительской дисциплины, в том числе – при работе с документами - и автоматизации документооборота по принципу доведения документа «до конечного исполнителя». Так было принято решение о создании единой коммуникационной среды. В процессе реализации этой задачи потребовалось организовать общее информационное пространство в виде корпоративного портала, в котором сотрудники могли бы обмениваться информацией и взаимодействовать в рамках бизнес-процессов. Также необходимо было интегрировать в этот портал систему электронного документооборота (СЭД).

В ТФОМС с 1997 года использовалась система «Дело» - небольшое количество лицензий, которые были задействованы только на регистрацию и поиск документов. Для обработки документопотока и осуществления безбумажного документооборота, а также для совместной работой над документами и поручениями возникла необходимость расширения функций системы до уровня внутреннего портала организации.

Первоочередным критерием при выборе платформы, которая должна была стать базой для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и коммуникаций, стало наличие инструмента, способного обеспечить оперативное взаимодействие между центральным офисом ТФОМС и территориально удаленными филиалами в единой информационной среде. Также, учитывалась необходимость работы с документами, содержащими персональные данные, в защищенной сети.

В результате была выбрана платформа MS SharePoint 2010 и ECM-система EOS for SharePoint как наиболее передовые технологические решения, обладающие большим потенциалом и возможностями масштабирования.

Подготовительный этап проекта стартовал в середине прошлого года. Сотрудники компании «Офис-Док»провели обследование документооборота и разработали в сотрудничестве со специалистами заказчика техническое задание. По итогам обследования был определен необходимый перечень программного обеспечения и количество лицензий EOS for SharePoint. Контракты на поставку ПО и внедрение системы были подписаны в конце года. Заказчик приобрел 270 лицензий EOS for SharePoint категории «Участник» (полнофункциональное рабочее место) и комплект серверного ПО.

Внедрение EOS for SharePoint началось в январе 2014 года. За две недели специалисты подрядчика выполнили удаленные установки необходимого ПО, настройку фермы серверов и решения. В результате была создана базовая архитектура будущей системы. В феврале-марте ключевые пользователи и делопроизводители прошли обучение основным приемам работы в системе. В начале марта EOS for SharePoint была запущена в тестовую эксплуатацию. К СЭД были подключены делопроизводители из 9 филиалов ТФОМС, а в  апреле – сотрудники структурных подразделений.

С мая EOS for SharePoint работает в промышленном режиме. Автоматизированы ключевые процессы: регистрация документов, передача на рассмотрение и ознакомление, вынесение поручений, согласование проектов документов. Для обеспечения совместного доступа к документам из всех филиалов СЭД была запущена по защищенному каналу https; для просмотра и редактирования файлов был подключен модуль Microsoft WebApps, позволяющий открывать файлы MS Word и MS Excel прямо в браузере, что позволило реализовать совместную работу над файлами одновременно нескольким пользователям из различных подразделений, в т.ч. и территориально удаленных.

«Мы достигли своей цели – автоматизировали документооборот в центральном офисе и филиалах в других городах, подготовили переход к безбумажному делопроизводству и создали основу для будущего функционального корпоративного портала. Нам удалось в кратчайшие сроки создать работоспособную систему. Это произошло благодаря дружной работе нашей профессиональной команды – куратора проекта со стороны ТФОМС Гербих Надежды Михайловны, начальника отдела организационной работы и документооборота, ключевых пользователей –  системных технологов зам.начальника отдела организационной работы и документооборота Ярошевской Натальи Эдуардовны, главного специалиста отдела организационной работы и документооборота Родинской Натальи Владимировны и специалистов «Офис-Док», – отмечает руководитель проекта Пятов Андрей Евгеньевич.

В настоящее время в системе работают все подразделения и удаленные филиалы Фонда. После подключения филиалов к регистрации документов, выдачи поручений по документам для всех сотрудников фонда, начата апробация согласования документов в электронном виде. В перспективе планируется использование в СЭД электронной подписи для подписания внутренних документов, а также рассматривается возможность организации юридически значимого документооборота с компаниями-контрагентами. В ближайшее время будут продолжены работы по развитию корпоративного портала – наполнение его функционалом, дальнейшее вовлечение пользователей в совместную работу с документами, создание сайтов для рабочих групп, развитие отчетно-аналитической составляющей системы.

Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. На базе решения реализовано множество крупных проектов в самых различных отраслях – в государственных органах (Республика Бурятия), банковском секторе (КБ «Русский ипотечный банк», КБ «СДМ-БАНК» и др.), в футбольном клубе «Зенит», на крупных предприятиях промышленности, в строительстве, фармацевтике, на транспорте и т.д.

Компания «Офис-Док» является одним из лучших региональных партнеров ЭОС, на ее счету – уникальный опыт внедрения EOS for SharePoint во многих регионах России – от Санкт-Петербурга до Бурятии и Новосибирска.

Компания «М.Б.А. Финансы» оздала единое информационное пространство на базе EOS for SharePoint
2014-09-08 11:03

В ООО «М.Б.А. Финансы», российском представительстве транснациональной корпорации «MBA EMPIRE», специализирующейся на решениях в области бизнес-консалтинга и эффективном управлении кредитными рисками, завершен первый этап развёртывания системы электронного документооборота, управления корпоративным контентом и взаимодействием сотрудников. Инструментом для создания единого информационного пространства стало платформенное решение EOS for SharePoint, а исполнителем проекта была выбрана компания «АльтА-СОФТ», сертифицированный партнер ЭОС в Брянской области.

OOO «М.Б.А. Финансы» является частью группы, действующей на территории России, Чехии, Словакии, Казахстана, Украины, Китая и Индии. Главным предметом деятельности компаний группы М.Б.А. является взыскание B2C и B2B задолженности и консалтинговые услуги в области управления просроченной задолженностью.

Российское представительство «М.Б.А. Финансы» было создано в 2009 году. По оценкам крупнейших клиентов компании, среди которых ведущие игроки финансового рынка, а также лидеры предоставления услуг фиксированной связи и доступа в Интернет, «М.Б.А. Финансы» входит в пятерку агентств, наиболее эффективно работающих с финансовыми рисками и портфелями задолженности.

В структуру российского представительства входят главный офис в Москве и филиалы в Брянске и Смоленске. В Брянске расположен самый крупный в России операционный центр компании, в котором работает более 600 сотрудников. Для организации взаимодействия между центральным офисом и филиалом в Брянске, в том числе для обмена юридически значимыми документами, было принято решение о внедрении системы EOS for SharePoint для ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами. Заказчик приобрел серверную лицензию, комплект лицензий категории «Участник», а также опции «Сканирование» и «Юридически значимый документооборот».

За 4 месяца специалисты компании «АльтА-СОФТ» провели весь комплекс работ по развертыванию системы и созданию единого информационного пространства. Работы проводились на новой версии Microsoft SharePoint Server Standart 2013 и EOS for SharePoint версии 4.0. Основным содержанием данного этапа проекта стали:


  • автоматизация основных бизнес процессов управления документами: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, согласование и рассмотрение любых документов;

  • автоматизация бизнес процессов по совместной подготовке документов в соответствии с проведенным анализом особенностей текущего документооборота организации.

При настройке системы под специфику документооборота компании были реализованы пожелания заказчика:


  • созданы дополнительные типы контента и группы документов на основе этих типов;

  • созданы и настроены бизнес процессы для групп документов по картотекам;

  • проведена настройка рабочих мест под особенности ведения документооборота в организации;

  • настроены поисковые запросы;

  • настроена система оповещений пользователей по новым задачам на электронную почту;

  • создан новый отчет «Сводка по исполнению», в котором отображаются сведения по всем задачам пользователей и их текущем состоянии.

Кроме этого, был создан макет главной страницы сайта компании. Также был разработан ряд подробных инструкций по работе пользователей, регистраторов, руководителей в системе. Все пользователи прошли индивидуальное обучение, часть из них – дистанционно.

После завершения тестовой эксплуатации и небольших корректировок по пожеланиям заказчика СЭД была введена в промышленную эксплуатацию. В результате создана единая система электронного документооборота, обеспечивающая информационное взаимодействие между территориально удаленными подразделениями. Это позволило значительно сократить время на передачу документов из центрального офиса в филиал в Брянске. При этом ведется полное отслеживание движения оригиналов и копий бумажных документов. Средствами системы EOS for SharePoint организована совместная работа по подготовке проектов внутренних и исходящих документов в соответствии с настроенными бизнес-процессами.

В настоящее время система работает в промышленном режиме. Дальнейшее развитие EOS for SharePoint планируется через увеличение количества рабочих мест и организацию межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота.

Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки перешло на СЭД «ДЕЛО»
2014-09-02 13:46

Компания «Юниксофт», партнер ЭОС, завершила развертывание системы электронного документооборота «ДЕЛО» во Всероссийском музейном объединении музыкальной культуры имени М.И. Глинки. В августе текущего года, подразделения и филиалы Музейного объединения начали промышленное использование СЭД.

Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры  «Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки» – крупнейшая сокровищница памятников музыкальной культуры, не имеющая аналогов в мире. В 1995 году указом Президента Российской Федерации Музей был включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации. Важнейшей частью музейного фонда является коллекция музыкальных инструментов народов мира.

В состав Музейного объединения, помимо Центрального музея музыкальной культуры на улице Фадеева, входят Музей-квартира А.Б. Гольденвейзера, Музей-квартира Н.С. Голованова, Мемориальная усадьба Ф.И. Шаляпина, Музей С.С. Прокофьева, Музей «П.И. Чайковский и Москва», Дом-музей С.И. Танеева (в стадии создания).

В соответствии с Уставом Музей осуществляет культурную, образовательную и научную деятельность по сохранению, созданию, распространению и освоению культурных ценностей. Система электронного документооборота, необходимость в которой стала очевидной с ростом количества объектов музейного фонда и сопровождающих внутреннюю деятельность документов, должна была решить несколько ключевых задач:


  • организация электронного документооборота в подразделениях и филиалах Музейного объединения;

  • перевод в электронный вид процессов регистрации документов;

  • обеспечение контроля исполнения документов и поручений руководства;

  • согласование проектов документов в электронном виде.

Проект был реализован в кратчайший срок – исполнитель потратил менее месяца на все этапы, начиная с анализа существующей схемы документооборота до запуска СЭД в промышленную эксплуатацию. Для решения задач удаленного доступа в базу данных была выбрана подсистема «ДЕЛО-Web».

Анализ существующей схемы документооборота специалисты компании «Юниксофт» провели в форме анкетирования специалистов заказчика. В результате была определена архитектура СЭД, проведена предварительная настройка системы, заполнение справочников.

Первыми пользователями СЭД стали работники секретариата, которые прошли обучение на площадях Музейного объединения. В системе были налажены процессы регистрации входящих, исходящих, договоров, заявок на музыкальные инструменты. Для перевода документов в электронный вид был приобретен комплект рабочих мест опции «Сканирование». На этой же стадии была налажена схема контроля поручений генерального директора и его первого заместителя.

Следующей стадией проекта стал запуск системы в подразделениях и филиалах Объединения. Работники этих структур были включены в процессы исполнения и контроля поручений руководства, стали участниками процедур подготовки и согласования проектов исходящих писем, договоров, заявок на музыкальные инструменты в электронном виде. Кроме этого, был организован обмен служебными записками и внутренними заявками через СЭД «ДЕЛО». Для удаленной работы генерального директора в СЭД было приобретено мобильное приложение iEOS, собственная разработка компании ЭОС для работы на iPAD.

Обучение пользователей из подразделений было проведено в форме тренинга. Освоение системы в короткий срок позволило начать полноценное использование СЭД «ДЕЛО» во всех структурах Музейного объединения. В настоящее время система работает под авторским надзором исполнителя проекта, в результате которого будет проведена дальнейшая кастомизация системы под нужды заказчика.

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» используется во многих музейных учреждениях России. Ранее система внедрена в Государственной Третьяковской галерее, Государственном историко-культурном музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственном музее-заповеднике «Петергоф», Государственном Эрмитаже и других учреждениях, составляющих золотой фонд культурного наследия нашей страны.

В Московском городском педагогическом университете электронный документооборот на EOS for SharePoint
2014-09-01 11:50

В Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» (ГБОУ ВПО МГПУ) внедряется система EOS for SharePoint. Сегодня в МГПУ в общем информационном пространстве работают все подразделения университета - административно-управленческие, научно-исследовательские, образовательные, инновационные структуры. Проект ведет ООО «Юниксофт», партнер ЭОС.

ГБОУ ВПО МГПУ создан в 1995 году Правительством Москвы. За годы своего существования МГПУ сформировался как центр науки, образования и культуры столицы и вошел в тройку ведущих педагогических университетов России. В структуре МГПУ 11 институтов и экономический, гуманитарно-правовой и педагогические колледжи, Университетская школа, филиал в г. Самаре, в которых в общей сложности обучается около 16 тысяч студентов. В настоящий момент проходит реорганизация в форме присоединения к МГПУ еще 10 педагогических колледжей и 1 межшкольного учебного комбината.

Развертывание решения было начато в конце прошлого года – реализован пилотный проект по созданию системы электронного документооборота с автоматизацией базовых задач по управлению документами и ключевых подразделений. Внедрение системы стало составной частью процесса создания единой информационно-образовательной среды вуза. СЭД EOS for SharePoint должна была стать инструментом для организации внутреннего документооборота, взаимодействия между подразделениями МГПУ и средой для совместной работы.

Первый этап – пилотное развертывание EOS for SharePoint – был завершен за 15 дней. Специалисты компании «Юниксофт» провели обследование документооборота и обучение настройкам и установке системы, совместно со специалистами заказчика развернули EOS for SharePoint на сервере и рабочих местах, настроили 5 видов документов (входящие, исходящие, внутренние, приказы, распоряжения). СЭД была установлена членам ректората (руководителям структурных подразделений вуза) и сотрудникам общего отдела.

Насыщенность актуальным функционалом, высокая адаптивность системы EOS for SharePoint и простота настроек позволили решить первоочередные задачи уже на стадии пилотного проекта: был автоматизирован управленческий документооборот и налажен контроль исполнения документов. Средствами СЭД была организована регистрация входящих, исходящих документов, выдача поручений по ним, подготовка отчетности по исполнительской дисциплине структурных подразделений. Была произведена настройка печатных форм, организовано сканирование оригиналов документов, сформирован электронный телефонный справочник, осуществлено обучение специалистов общего отдела.

Желание заказчика более полно использовать возможности электронного документооборота послужило причиной принятия решения о расширении сферы применения EOS for SharePoint. Летом 2014 года МГПУ приобрёл дополнительные рабочие места системы, и общее количество их достигло 180.

115 лицензий получили структурные подразделения:


  • управление организации и информационного сопровождения приема абитуриентов;

  • управление планирования и координации научно-исследовательских работ;

  • центр управления инновационными проектами университета;

  • центр развития ребенка и здоровье сберегающей деятельности в образовании;

  • управление по организации воспитательной работы;

  • институт дополнительного образования;

  • центр развития карьеры и др.

35 конкурентных лицензий были закуплены для использования сотрудниками университета, которые работают в СЭД эпизодически. Второй этап был реализован за 10 дней. Всего в системе настроены 18 видов документов, в том числе:


  • приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);

  • входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);

  • 3 вида исходящих документов;

  • служебные записки.

Таким образом, 1 этап внедрения электронного документооборота в Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» на базе EOS for SharePoint реализован в минимальные сроки. Сотрудниками МГПУ самостоятельно настроены дополнительные виды документов. Завершается тестирование бизнес-процесса согласования проектов документов.

Напомним, что решение EOS for SharePoint, разработанное компанией «Электронные Офисные Системы» на базе ECM-платформы Microsoft SharePoint, приобретено вузом по акции «Академическая лицензия». Данная акция предусматривает скидку 50% для учебных заведений на приобретаемые лицензии на рабочие места.

Югра развивает электронный документооборот на муниципальном уровне: «ДЕЛО» в администрации Мегиона
2014-08-21 12:28

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра является одним из лидеров среди регионов России по уровню информатизации. Округ регулярно занимает высокие позиции в рейтингах Минкомсвязи по развитию информационного общества, по доле граждан, пользующихся Единым порталом государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru), Югра занимает 4 место среди субъектов Российской Федерации.

Руководство территории много внимания уделяет развитию составляющих «электронного правительства» и развитию IT-инфраструктуры. Регион реализует государственную программу «Информационное общество Ханты-Мансийского автономного округа - Югры на 2014 - 2020 годы» (ранее – целевая программа «Информационное общество – Югра» на 2011-2015 годы»), одним из направлений которой является создание, внедрение и сопровождение автоматизированных информационных систем в области делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления автономного округа.

С 2010 года в регионе реализуется комплексный проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в аппарате правительства, а также во всех органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Сегодня органы власти обмениваются документами в СЭД по защищенным каналам, взаимодействие с муниципальными администрациями реализовано через «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ).

Одним из муниципалитетов, активно развивающих электронный документооборот в органах местного самоуправления, является город Мегион. В администрации города Мегиона первые лицензии СЭД «ДЕЛО» были приобретены в 2011 году. Проект начался с автоматизации участка регистрации документов в канцелярии, а в настоящее время с помощью СЭД «ДЕЛО» организовано управление документооборотом с подключением всех подразделений администрации. В 2014 году муниципалитет приобрел систему «Архивное ДЕЛО», предназначенную для автоматизации работы архива.

Исполнителем проекта по автоматизации управления документами в администрации Мегиона является ООО «Программ-Сервис», партнер ЭОС в данном регионе. На всех этапах развития СЭД специалисты компании выполняли работы по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей.

Муниципалитет выбрал смешанную систему делопроизводства. Входящие документы и письма за подписью главы города обрабатываются централизованно в канцелярии, при этом исходящие письма за подписью заместителей главы регистрируют специалисты приемных. Письма, поступающие из Правительства ХМАО – Югры, регистрируются через электронную почту (с паспортом выгрузки из СЭД «ДЕЛО» Правительства). Настроена и протестирована регистрация данных  писем через СЭВ.

К системе подключены все органы администрации города (по одной лицензии на каждый отдел). При этом часть пользователей работает в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Письма с резолюцией главы пересылаются на исполнение в электронном виде. В системе реализован контроль исполнения по всем группам документов. Опция «Оповещение и уведомление» позволяет исполнителям вовремя получать информацию о статусе документов и наступлении контрольных сроков.

Опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Поиск по штрих-коду», приобретенные администрацией Мегиона, позволяют массово переводить документы в электронный вид с прикреплением к регистрационным карточкам электронных образов документов. Опции «Электронная подпись и шифрование» и «Сервер проверки ЭП» позволяют реализовать юридически значимый электронный документооборот. Кроме этого, заказчиком приобретены подсистемы «Мобильный кабинет» (для удаленной работы вне офиса с помощью мобильных устройств) и «АРМ Руководителя»(специализированное мобильное приложение, ориентированное преимущественно на руководителей). Все опции активно используются.

В администрации средствами СЭД «ДЕЛО» автоматизирована работа Отдела по работе с обращениями граждан. В системе ведутся журналы устного и письменного приема, ведется журнал записи на прием, карточки обращений граждан. Резолюции руководителей по обращениям и отчеты об итогах их рассмотрения также заносятся в СЭД «ДЕЛО». С помощью модуля отчетных форм формируется статистика по обращениям и аналитическая отчетность.

Таким образом, администрация города Мегиона демонстрирует высокий уровень проникновения электронного документооборота в деятельность структурных подразделений. В ближайшее время заказчик планирует приобретение дополнительных лицензий подсистемы «ДЕЛО-Web», что позволит провести автоматизацию рабочих мест всех сотрудников администрации города по принципу «до конечного исполнителя».

Электронный документооборот приходит в школы: «ДЕЛО» внедрено в Боровской СОШ № 2 Тюменской области
2014-08-19 11:15

В последние годы учебные заведения различного уровня активно интересуются системами электронного документооборота компании ЭОС. Программные продукты для автоматизации управления документами популярны не только как инструменты организации учебного процесса, но и как средства для автоматизации внутренних деловых процедур. Вслед за высшими учебными заведениями и учреждениями среднего профессионального образования системы электронного документооборота приобретают детские сады, организации дополнительного образования и общеобразовательные школы.

В 2014 году ООО «Программ-Сервис», партнер ЭОС в Тюменской области, внедрило систему электронного документооборота в Муниципальном автономном общеобразовательном учреждении Боровская средняя общеобразовательная школа № 2 Тюменского муниципального района. Для автоматизации внутреннего документооборота в Боровской СОШ № 2 была выбрана СЭД «ДЕЛО».

Школа является второй по численности обучающихся среди общеобразовательных учреждений района. Функции и полномочия учредителя МАОУ Боровской СОШ № 2 осуществляет Администрация Тюменского муниципального района в лице Управления образования Администрации Тюменского муниципального района.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Боровской СОШ № 2 должно было решить ряд первоочередных задач по управлению внутренними документами:


  • автоматизация процесса регистрации;

  • налаживание системы контроля исполнения;

  • обеспечение оперативного поиска по базе зарегистрированных документов.

ООО «Программ-Сервис» в короткий срок выполнило весь комплекс работ по установке, настройке СЭД и обучению работе с системой. В настоящее время СЭД «ДЕЛО» функционирует в штатном режиме. Автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, резолюций руководства, реализованы механизмы обеспечения контроля исполнения. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и расширение участка автоматизации документооборота. На следующем этапе СЭД «ДЕЛО» будет использоваться в качестве канала обмена служебными документами между сотрудниками, задействованными в процессах подготовки и исполнения служебных документов.

Тюменская областная Дума: в СЭД «ДЕЛО» работают больше 300 пользователей
2014-08-18 12:50

Во втором полугодии 2013 года в Тюменской областной Думе реализован комплексный проект создания единой системы управления документами на базе СЭД «ДЕЛО». Поставщиками программного обеспечения и исполнителями проекта стали партнеры ЭОС - ООО «Программ-Сервис» (г.Тюмень), ООО «ДокСофт»(г.Омск).

Главной целью проекта в Тюменской областной Думе была определена организация электронного документооборота, охватывающего все подразделения Думы и все документальные процессы. Участниками создаваемой системы стали работники аппарата, а также депутаты и их помощники.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» должна была решить ряд ключевых задач:


  • сокращение бумажного документооборота;

  • ускорение движения документов за счет автоматизированной технологии рассылки документов и поручений, электронного согласования и подписания проектов документов;

  • оптимизация документопотоков, исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью;

  • улучшение процессов контроля исполнения документов и поручений;

  • обеспечение оперативного поиска и просмотра документов и поручений в соответствии с правами доступа;

  • обеспечение удаленного доступа к документам областной Думы;

  • обеспечение оперативной подготовки справок об исполнении документов и поручений;

  • повышение сохранности документов;

  • обеспечение оперативной подготовки отчетов по документообороту;

  • уменьшение затрат, связанных с тиражированием документов.

По итогам анализа документопотоков и процессов, связанных с оформлением и движением документов, была определена потребность в необходимом программном обеспечении и определена стратегия внедрения. Всего было приобретено 338 лицензий СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-Web», дополнительные опции «Поточное сканирование», «Сканирование», «Электронная подпись и шифрование», «АРМ Руководителя», а также 307 лицензий на приложение «Мониторинг документов» (разработано компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС, и обладает расширенными возможностями по информированию пользователей о событиях в СЭД «ДЕЛО»). Закупленные лицензии полностью закрывали потребности Думы и позволили обеспечить доступ в СЭД всем подразделениям, депутатам и их помощникам.

В ходе проекта все поставленные на данном этапе задачи были решены. Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» стали:


  • автоматизация общего делопроизводства областной Думы;

  • организация электронного организационно-распорядительного документооборота областной Думы;

  • автоматизация делопроизводства по работе с обращениями граждан в областную Думу;

  • обеспечение доступа к документам, в том числе удаленного, депутатов, помощников депутатов, руководителей и сотрудников областной Думы;

  • обеспечение взаимодействия с Единой межведомственной системой электронного документооборота Правительства Тюменской области (ЕМСЭД).

Созданная СЭД обладает рядом особенностей, отличающей ее от стандартных проектов по созданию систем электронного документооборота в государственных структурах:


  • фигурантами документооборота здесь являются не только штатные сотрудники Думы (государственные гражданские служащие аппарата и депутаты, работающие в Думе на постоянной профессиональной основе), но и депутаты, а также их помощники. Это потребовало тщательной проработки политики прав доступа в «ДЕЛО» с целью обеспечения должного уровня конфиденциальности и защиты информации;

  • в ходе проекта была осуществлена интеграция СЭД «ДЕЛО» с Интернет-приемной портала Тюменской областной Думы. Интернет-приемная становится все более популярным каналам для обращения граждан и организаций в областную Думу и к конкретным депутатам. Так, по данным «Информационно-аналитического обзора по итогам работы с обращениями, поступившими в Тюменскую областную Думу за период с 1 января по 30 июня 2014 года», количество обращений, поступивших по информационным системам общего пользования, по сравнению с прошлым годом увеличилось более чем на 20%. Сегодня в Интернет-приемной можно не только направить обращение, но и получить информацию о ходе рассмотрения электронного обращения, направленного в Тюменскую областную Думу;

  • при обеспечении взаимодействия с ЕМСЭД Правительства Тюменской области для обмена электронными документами были решены вопросы приема/передачи данных из системы, реализованной на сторонней программной платформе.

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» в Тюменской областной Думе работает в промышленном режиме. На очереди внедрение технологии электронной подписи. В ближайшей перспективе заказчик планирует разработать дополнительные отчетные формы и совершенствовать взаимодействие с ЕМСЭД Правительства. Завершающим этапом развития региональной парламентской СЭД станет автоматизация правотворческого процесса.

Напомним, что в Российской Федерации более трети высших представительных органов субъектов выбрали для создания систем электронного документооборота продукты ЭОС. На их базе парламенты автоматизировали управленческий документооборот, а в ряде субъектов – правотворческий процесс. СЭД «ДЕЛО» успешно используется в законодательных органах Алтайского, Забайкальского, Камчатского, Ставропольского краев, Волгоградской, Ленинградской, Новосибирской, Смоленской областей, Республики Алтай и многих других регионов. Компанией «ДиЛеММа», партнером ЭОС, создана на базе СЭД «ДЕЛО» «Система автоматизации законотворческой деятельности (САЗД)», которая работает в Законодательной Думе Хабаровского края, Законодательном собрании Приморского края, Законодательной Думе Томской области и в Государственном собрании (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия).

О заказчике:

Тюменская областная Дума – высший законодательный орган Тюменской области. Дума состоит из 48 депутатов, избираемых на 5-летний срок. В ее составе образован Совет областной Думы, сформировано 4 фракции, создано 5 комитетов, а также Постоянная комиссия по вопросам депутатской этики и регламентным процедурам. На базе Думы работают несколько консультативных советов. Задачи правового, организационного, документационного, аналитического, информационного, финансового, технического обеспечения деятельности Думы решает Аппарат Тюменской областной Думы. Материально-техническое, протокольно-организационное, транспортное, медицинское и социально-бытовое обеспечение деятельности депутатов, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций, председателя, заместителей председателя, служащих областной Думы осуществляет Управление делами областной Думы, обладающее правами юридического лица.

При подготовке информации использованы материалы официального сайта Тюменской областной Думы.

ДокСофт Благодарность ТОД.jpg

Program_Serves.png

«ДЕЛО» на северо-востоке Башкортостана
2014-08-14 10:30

Органы местного самоуправления Республики Башкортостан начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в 2007-2008 годах. Желаемый уровень автоматизации, количество лицензий системы и очередность подключения к СЭД подразделений администрации определяли, исходя из бюджетных возможностей, задач и готовности аппаратов управления муниципалитетами к переходу на новые форматы работы с документами.

В большинстве территорий внедрение начиналось с нескольких рабочих мест. Многие администрации, поняв непосредственные выгоды от внедрения электронного документооборота заложили в бюджет средства на развитие информационных технологий, в скором времени приобретали дополнительные рабочие места, опции, подключали к СЭД структурные подразделения. В настоящее время можно наблюдать очень разный уровень охвата электронным документооборотом даже у территорий, непосредственно граничащих друг с другом. Типичным примером таких «соседей» являются муниципальные районы северо-востока Республики.

Лидером по развитию муниципальной СЭД на северо-востоке Башкортостана является администрация Дуванского района. Система «ДЕЛО» используется на всех участках документооборота, во всех подразделениях. «ДЕЛО» в администрации является не только учетной системой, но и эффективным инструментом организации контроля исполнения и взаимодействия сотрудников в процессе работы с документами.

В администрации Белокатайского района СЭД «ДЕЛО» позволило упорядочить документооборот и автоматизировать регистрацию всех групп документов, наладить систему контроля исполнения.

«Новичком» по работе в СЭД стала администрация Салаватского района. Муниципалитет родины национального героя башкирского народа Салавата Юлаева начинает осваивать «ДЕЛО» и определяться с перспективами ее дальнейшего развития.

СЭД «ДЕЛО» в северо-восточных районах Башкортостана внедряет компания «Медиалюкс», партнер ЭОС в Уфе.

Напомним, что система электронного документооборота «ДЕЛО» - популярное на российском рынке решение для автоматизации документооборота на муниципальном уровне. Тысячи администраций районов, городских и сельских поселений России работают в СЭД «ДЕЛО», в масштабах – от нескольких рабочих мест до десятков и сотен. Во многих территориях (таких, как Липецкая и Ростовская области) муниципальные СЭД являются элементом региональных систем документооборота органов власти. В ряде регионов на базе СЭД «ДЕЛО» реализованы системы оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (например, в этом направлении активно работает Калининградская область).

«ДЕЛО» на службе Тюменской медицины
2014-08-13 10:50

С 2008 года Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Тюменской области «Станция скорой медицинской помощи» работает в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Начав с автоматизации процессов регистрации документов, учреждение сегодня использует СЭД для обмена служебной документацией с территориально удаленными подразделениями.

ГБУЗ ТО «Станция скорой медицинской помощи» - крупное многопрофильное медицинское учреждение области, оказывающее экстренную помощь на догоспитальном этапе населению города Тюмени и Тюменского района численностью 767 тысяч человек. В составе учреждения 8 подстанций (4 в городе Тюмени и 4 в Тюменском районе). Коллектив сотрудников насчитывает 711 человек. Ежедневно на линии работает 38 бригад различного профиля, а в часы максимального поступления вызовов и праздничные дни – до 45 бригад. Ежесуточно бригады скорой помощи обслуживают до 700 вызовов.

«Наша станция скорой медицинской помощи, как и служба скорой помощи в целом в области, – одна из немногих в России, которая реально технически и технологически оснащена по самым современным стандартам», - сказала в интервью информационному порталу 72.ru Лидия Остроумова, главный врач Тюменской станции скорой медицинской помощи. Это касается не только технологий оказания экстренной медицинской помощи, но и организационной составляющей. Так, на станции введена система навигационного контроля автотранспорта, а прием вызовов от населения осуществляется на основе автоматизированных алгоритмов (используется безголосовая система передачи вызова на бригаду с помощью СМС).

Одной их технологических новаций стало внедрение системы электронного документооборота. Проект стартовал в 2008 году, и первой задачей, которая была решена с помощью СЭД «ДЕЛО», стал переход на автоматизированную регистрацию документов. В последующие годы ГБУЗ ТО «Станция скорой медицинской помощи» регулярно закупала дополнительные лицензии системы, что позволило распространить электронный документооборот на удаленные подразделения.

Поставка программного обеспечения, работы по установке, настройке, обучению пользователей были выполнены ООО «Программ-Сервис», партнером ЭОС в Тюменской области. Сегодня СЭД решает важнейшую задачу – ускорение документационного обмена, доведения документов до подразделений и сокращения сроков их исполнения. Автоматизирован управленческий документооборот, упорядочены документально ориентированные деловые процедуры. В перспективе заказчик планирует увеличить количество специалистов, работающих в СЭД, чтобы с максимальным эффектом использовать возможности электронного документооборота.

Автоматизация документооборота в медицинских и фармацевтических учреждениях – одно из важнейших стратегических направлений деятельности компании ЭОС. Разработки компании успешно используются в сотнях поликлиник и больниц, диагностических учреждений, лечебно-профилактических медицинских центров. Например, в медицинских организациях Курганской области построена единая автоматизированная система управления электронным документооборотом: ГКУ «Медицинский информационно-аналитический центр по Курганской области» и 48 лечебно-профилактических учреждений работают в единой СЭД «ДЕЛО».

В последние годы ЭОС и партнеры реализовали в медицине и фармацевтике несколько интересных проектов на базе ECM-платформ eDocLib и EOS for SharePoint. Так, созданное в сотрудничестве с Ростелекомом облачное решение «О7.ДОК» (на базе eDocLib) внедрено в системе медицинских учреждений Владимирской области, идут работы и в других регионах. Стремительно захватывающая рынок ECM-система EOS for SharePoint активно используется в ЗАО «Империя-Фарма» – одной из старейших фармацевтических компаний Санкт-Петербурга.

При подготовке новости использованы материалы официального сайта ГБУЗ ТО «Станция скорой медицинской помощи» и информационного портала.

В МУП «Нефтекамскводоканал» завершен первый этап внедрения электронного документооборота
2014-08-11 11:20

Компания «Медиалюкс», партнер ЭОС в Уфе, в начале августа текущего года завершила первый этап автоматизации документооборота в Муниципальном унитарном предприятии «Нефтекамскводоканал» (Республика Башкортостан). В качестве программного комплекса для управления документами была выбрана СЭД «ДЕЛО».

МУП «Нефтекамскводоканал» обеспечивает питьевой и технической водой население и предприятия г. Нефтекамска, г. Агидель, населенных пунктов Краснокамского района, а также производит сбор и транспортировку сточных вод от потребителей, их очистку и сброс в водный объект. В хозведении предприятия находятся водозаборы, водопроводные и канализационные насосные станции, 408,9 км водопроводных и 189,8 канализационных сетей, водоочистные и биологические очистные сооружения. В настоящее время МУП «Нефтекамскводоканал» - это 14 основных и вспомогательных цехов и служб, 514 человек персонала, 71 единица техники.

До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Традиционная схема документооборота, использовавшаяся в МУП «Нефтекамскводоканал», не отвечала актуальным задачам совершенствования системы управления. Основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами с бумажного в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки и прохождения документов.

В рамках проекта заказчиком были поставлены ключевые задачи:


  • Автоматизация регистрации корреспонденции, приходящей как в бумажном виде, так и по электронной почте.

  • Перевод на новый уровень контроля исполнительской дисциплины (за счет регистрации в СЭД всех поручений высшего руководства и автоматизации контрольных процедур).

  • Формирование отчетных форм средствами СЭД для дальнейшего использования их руководством в качестве базы для принятия управленческих решений.

  • Снижение временных затрат на рутинные процедуры поиска документов и поручений.

  • Автоматизация формирования журналов регистрации корреспонденции и уход от бумажной регистрации.

Все эти задачи были успешно решены в рамках первого этапа проекта. Первоначально специалисты ООО «Медиалюкс» провели анализ структуры и объема документооборота предприятия. Также было проведено обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами.

На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота. Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, затем были подключены клиентские рабочие станции.

Все работы по проекту были завершены в течение месяца. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой. В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. В настоящее время работники МУП «Нефтекамскводоканал» в случае необходимости получают консультации по работе с СЭД «ДЕЛО» в удаленном режиме.

Таким образом, итогом первого этапа автоматизации стал переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. В дальнейшем планируется расширение использования системы на предприятии для полноценного электронного взаимодействия между подразделениями аппарата управления МУП. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.

Напомним, что решения компании ЭОС, в том числе СЭД «ДЕЛО», очень часто выбираются для автоматизации документооборота предприятиями, работающими в сфере ЖКХ. По данным последнего аналитического обзора компании DSS Consulting, на долю ЭОС приходится около 67% реализованных проектов в этой отрасли. Из наиболее интересных проектов, недавно завершенных нашими партнерами, отметим автоматизацию документооборота в МУП «Калининградтеплосеть», МУП РИВЦ «Симплекс», ОАО «УК по обращению с отходами в Ленинградской области».

Установка и настройка систем электронного документооборота (СЭД)
2014-08-06 16:03

Установка системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя несколько взаимосвязанных направлений:


  • установка программного обеспечения на сервер и, при необходимости, на рабочие места пользователей;

  • настройка СЭД с учетом действующей структуры организации и схемы документооборота;

  • интеграция системы документооборота с программными продуктами, используемыми заказчиком, например с Microsoft Project или ERP-системой.

Программные продукты, разработанные компанией ЭОС, могут быть внедрены как в компаниях, не имеющих удаленных подразделений, так и в организациях со сложной территориально-распределенной структурой. На подготовительной стадии следует продумать схему интеграции удаленных подразделений с общим документооборотом и механизмы доступа филиалов в СЭД.
Настройка системы электронного документооборота должна проводиться таким образом, чтобы новая СЭД стала полноценной частью информационной системы компании. Поэтому работы по интеграции системы документооборота в существующую IT-инфраструктуру необходимо запланировать еще на предпроектной стадии.

Правильная настройка СЭД – основа успеха!

Все программные решения компании ЭОС могут быть интегрированы с любыми внешними приложениями – как с тиражными продуктами, так и с индивидуальными прикладными разработками.
Для полноценного информационного взаимодействия с документооборотом могут быть интегрированы:


  • HR-системы (программы кадрового учета и управления персоналом);

  • бухгалтерские программы (например, 1С) и ERP-системы;

  • системы управления взаимодействием с контрагентами (CRM);

  • системы управления проектами (например, заказчику часто требуется интеграция с MS Project);

  • платформа для совместной работы MS SharePoint  и многие другие IT-системы.

Широкий выбор СЭД

Компания ЭОС – разработчик систем электронного документооборота, предлагает профессиональные услуги по установке и настройке

Мы подберём и предложим оптимальное решение под ваши требования и бюджет! Работаем по всей России и СНГ.

Заказать установку и настройку СЭД просто!

Установку и настройку СЭД, а также интеграцию с вашими системами проведут квалифицированные специалисты ЭОС или компаний-партнеров.

Оставьте заявку, и мы подберем оптимальную СЭД, удовлетворяющую вашим требованиям с учетом возможности интеграции используемых в организации программных продуктов с документооборотом.

Стоимость электронного документооборота. Из чего складывается цена СЭД?
2014-08-01 14:03

При выборе СЭД важным фактором является ее стоимость. Отметим, что купить систему электронного документооборота – значит не только приобрести программное обеспечение, но и понести затраты на


  • внедрение,

  • сопровождение,

  • дополнительное оборудование.

Совокупная цена СЭД (стоимость внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота) складывается из нескольких составляющих:


  • стоимость программного обеспечения, в том числе цена серверных и клиентских лицензий СЭД, а также дополнительных опций и подсистем. Например, для расширения функционала систем электронного документооборота компании ЭОС клиенты могут купить опции «Поточное сканирование», «Сканирование», «ЭП и шифрование», мобильные приложения, специальные модули и др.;

  • стоимость оборудования, необходимого для установки СЭД. Сюда входят затраты на серверное оборудование, сканеры, модернизацию рабочих станций и т.д.;

  • покупая систему документооборота, не следует забывать о цене внедрения СЭД: это затраты на



    • обучение пользователей,

    • работу аналитиков (они создадут для вас наилучшую стратегию внедрения системы, дадут рекомендации по оптимизации документооборота и подберут пакет дополнительных опций),

    • специалистов по внедрению,

    • системных администраторов,

    • проектного менеджера и др.


  • наконец, в стоимость системы электронного документооборота входят затраты на техподдержку после внедрения. Если вы купите СЭД без возможности обновления, то скоро система устареет. Заключив договор техподдержки, вы гарантированно получите новые версии программных продуктов, которые ЭОС регулярно выпускает с учетом изменений в законодательстве и актуальных трендов рынка.

Цена лицензий СЭД

Если говорить про стоимость лицензий системы электронного документооборота, то их цена зависит от количества приобретаемых лицензий и функционала.

Если говорить про СЭД от ЭОС как

то весь необходимый функционал уже включён в стоимость поставки, кроме дополнительных опций и отдельных подсистем (сканирование, электронная подпись, мобильные приложения и пр.). Более того, на цену лицензий СЭД ЭОС действует накопительная скидка, т.е. чем больше лицензий приобретает заказчик, тем меньше их стоимость.

Вы можете лично ознакомиться со стоимостью лицензий и дополнительных опций СЭД ЭОС в соответствующем разделе сайта.

Почему СЭД нельзя купить?

СЭД – это не тот программный продукт, который можно просто купить, например в интернет-магазине программного обеспечения, лично поставить и начать работать. Этот тезис подходит лишь для простого программного обеспечения, не требующего настройки под требования заказчика и его бизнес-процессы. СЭД такой системой не является и требует обследования процессов заказчика и их учёт при внедрении.

Получите стоимость электронного документооборота под ваши требования!

Перед тем как купить СЭД и внедрить электронный документооборот, обратитесь к специалистам ЭОС и мы поможем учесть все затраты, посчитать стоимость СЭД и подобрать оптимальную по функционалу и недорогую СЭД.

Как происходит внедрение СЭД?
2014-07-31 15:38

Внедрение системы электронного документооборота, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия – сложный многоэтапный процесс.
При любой стратегии внедрения системы управления документооборотом проект проходит ряд обязательных этапов:

Определение целей и стратегии внедрения системы электронного документооборота

Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота.

Стандартные проблемы – это


  • потери документов,

  • существенные затраты времени на их прохождение,

  • «непрозрачное» и сложное согласование,

  • поиск информации,

  • доставка служебной корреспонденции в подразделения,

  • низкая исполнительская дисциплина,

  • «непрозрачность» исполнения поручений и т.д.

Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники


  • службы ДОУ,

  • ИТ-подразделения,

  • договорного отдела,

  • HR-специалисты,

  • а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.

Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД.
В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота.
Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика.
На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.

Обследование документооборота

После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках обследования действующего документооборота проводится:


  • анализ организационной структуры компании;

  • выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;

  • уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);

  • выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);

  • анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;

  • аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);

  • определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;

  • формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.

Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД

Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:


  • требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;

  • описание участков автоматизации;

  • требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;

  • описание способов обеспечения безопасности;

  • перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)

В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.

Установка СЭД

Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей

Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.

В Алтайском крае сеть аптек «Первая помощь» развивает ECM-систему на базе «eDocLib: Актив Бизнес»
2014-07-28 11:41

Система управления корпоративным контентом в ЗАО «Бизнес Решения» (сеть аптек «Первая помощь»), созданная на базе решения «eDocLib: Актив Бизнес», развивается уже третий год. Проект реализуется силами специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири.

Решение «eDocLib: Актив Бизнес» разработано «КС-Консалтинг» на базе ECM-платформы eDocLib компании «Электронные Офисные Системы». Система предназначена для автоматизации основных бизнес-процессов, типичных для предприятий малого и среднего бизнеса: ведение электронного документооборота (учет входящей, исходящей переписки и внутренних документов), управление договорами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), Help Desk и управление заданиями.

Девиз компании «Бизнес Решения» - «Внедрение передовых технологий и сохранение лучших традиций прошлых лет» - как нельзя лучше отражает общую концепцию развития организации. С момента своего основания сеть аптек «Первая помощь» внедряет в свою деятельность клиентоориентированный подход в сочетании с инновационными технологиями. Поставка товаров высочайшего качества, внимание к каждому клиенту, предложение потребителям высококачественной медтехники и высокотехнологичных медицинских товаров – все это позволило ЗАО «Бизнес Решения» занять лидирующее положение в своем сегменте рынка. Сегодня компания является самой крупной коммерческой сетью аптек на территории Алтайского края и насчитывает более 70 точек продаж, расположенных в том числе и в соседних регионах - в Республике Алтай, Новосибирской и Кемеровской областях.

Сохранению и укреплению лидирующих позиций компании способствовало использование в менеджменте современных систем автоматизации. Руководство ЗАО «Бизнес Решения» последовательно реализует стратегию создания на базе решения «eDocLib: Актив Бизнес» внутренней системы для оперативных коммуникаций. Проект стартовал осенью 2011 года, и на первом этапе был автоматизирован учет документов (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регламентов, положений и других внутренних документов), выдача и контроль исполнения поручений, приказов и распоряжений, реализована преддоговорная работа в системе, разработаны типовые отчетные формы и шаблоны документов.

Ежегодно аптечная сеть закупает дополнительные рабочие места «eDocLib: Актив Бизнес», включая в информационное пространство компании все большее число сотрудников. Так, в августе 2013 года приобретены дополнительные лицензии, которые были предназначены преимущественно руководителям отделов, что позволило им более оперативно осуществлять управленческие функции. В 2014 году были закуплены дополнительные рабочие места «eDocLib: Актив Бизнес» для специалистов юридической службы и бухгалтерии.

Использование системы «eDocLib: Актив Бизнес» в качестве инструмента управления документами и взаимодействием сотрудников положительно сказалось на качестве бизнес-процессов компании. Организация единого упорядоченного информационного пространства, создание справочников клиентов и контрагентов, разграничение доступа к документам для разных категорий сотрудников – все это позволило оптимизировать деятельность работников предприятия, и в первую очередь – уменьшить затраты времени на рутинные операции. Следствием стало не только повышение эффективности работы сотрудников, но и улучшение психологической атмосферы в коллективе.

Напомним, что платформа eDocLib позволяет автоматизировать самые разнообразные задачи: можно без программирования создавать различные пользовательские модули, прописывать правила обработки любых информационных объектов, конструировать нестандартные документы, записи, картотеки, рубрикаторы, справочники. Клиенты могут создать индивидуальную систему под специфику собственных бизнес-процессов либо выбрать среди уже разработанных на базе платформы eDocLib прикладных конфигураций. Компанией ЭОС и партнерами уже создано несколько решений, которые успешно работают в самых разных сферах: eDocLib:Актив Бизнес, eDocLib: Хранение и оцифровка, eDocLib: Реестры НКО, eDocLib-«Электронная амбулаторная история болезни» (ЭлАИБ), eDocLib: Приемная Руководителя, а также совместное с Ростелекомом SaaS-решение О7.ДОК.

Внедрение СЭД «ДЕЛО в органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания
2014-07-24 10:59

http://spbit.ru/projects/p107992/

В органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания (РСО-А) с 2011 года силами специалистов Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям внедряется СЭД «ДЕЛО». Проект уже прошел 4 этапа, в результате которых, по состоянию на конец мая 2014 года, в системе работали 829 пользователей, в единую базу данных были объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. В планах развития проекта – переход на юридически значимый документооборот, использование ЭЦП и средств криптографии, подключение к МЭДО и запуск мобильного приложения СЭД «ДЕЛО» для всех руководителей.

О заказчике

Республика Северная Осетия-Алания (РСО-А) входит в состав Северо-Кавказского федерального округа Российской Федерации. Столица – город Владикавказ. Включает в себя 1 городской округ – муниципальное образование город Владикавказ и 8 муниципальных районов: Алагирский, Ардонский, Дигорский, Ирафский, Кировский, Моздокский, Правобережный, Пригородный. В РСО-А 23 органа исполнительной власти.

Органом исполнительной власти РСО-А, осуществляющим на территории Республики разработку и проведение государственной политики в сфере связи, информационных технологий, массовых коммуникаций и средств массовой информации (в том числе электронных, включая развитие сети Интернет, развитие телерадиовещания и новых технологий в этих областях) является Комитет РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям.

Предпосылки проекта

С 1998 года в органах государственной власти РСО-А осуществлялась рассылка нормативной, справочной, регламентирующей документации в подчинённые структуры органов власти с помощью электронной почты. С 2003 года велся автоматизированный учет входящей корреспонденции в канцелярии Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А с помощью FoхPro. Также существовали традиционные каналы отправки корреспонденции через экспедицию почтовыми отправлениями и курьерами. Учитывая темпы развития информатизации в стране, было принято решение о внедрении в органах государственной власти РСО-А системы электронного документооборота.

Цели проекта

Целями внедрения СЭД в органах государственной власти РСО-А стали:


  • Создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;

  • Осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений вышестоящих органов власти, указаний и поручений руководства, писем и обращений граждан, обращений учреждений и организаций, проверка правильности и своевременности исполнения документов;

  • Организация единого порядка работы с документами в органах исполнительной власти РСО-А и органах местного самоуправления РСО-А;

  • Сокращение сроков получения информации о направлении документов, резолюций и других материалов в подразделения, отделы и территориально отдалённым участникам;

  • Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

  • Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.

В итоге было принято решение о внедрении СЭД «ДЕЛО» – флагманского продукта компании «Электронные офисные системы».

Ход проекта

Первый этап проекта начался в 2011 году: было установлено программное обеспечение системы «ДЕЛО», определены правила настройки по итогам проведенного обследования, проведена настройка системы и заполнение основных справочников, проведено обучение администраторов и технологов «ДЕЛО». В общей сложности было внедрено 10 рабочих мест системы «ДЕЛО» для изучения функционала и возможностей системы.

По результатам тестовой эксплуатации в августе-сентябре 2012 года состоялся 2-й этап внедрения, в рамках которого были дополнительно закуплены и установлены еще 69 мест клиентских мест системы «ДЕЛО», приобретены 10 мест опции «Сканирования» и управления процессами, а также 2 места «Портфеля руководителя». В эти же сроки был проведен курс прикладного программиста системы «ДЕЛО»: проводилось как групповое обучение, так и на местах с реальными документами согласно компетенции конкретных исполнителей. Были разработаны технологические инструкции для специалистов, участвующих в делопроизводстве и документообороте. Кроме того, по согласованию с канцелярией и по ее требованиям были разработаны 15 дополнительных печатных и отчетных форм. По итогам 2-го этапа к системе были подключены все органы исполнительной власти РСО-А (предоставлено по 1-2 рабочих места). В Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А рабочие места были распределены всем специалистам канцелярии, отделу по работе с обращениями граждан и отделу документационно-протокольного обеспечения, а также по одному месту в каждый отдел.

3-й этап проходил в октябре-декабре 2013 года. За это время было приобретено 430 дополнительных клиентских мест системы «ДЕЛО», что позволило увеличить количество пользователе в каждом органе исполнительной власти, на 100 % обеспечить рабочими местами Администрацию Главы РСО-А и Правительства РСО-А. Помимо этого было приобретено по 3 рабочих места для каждого органа местного самоуправления РСО-А для участков регистрации документов, созданы отдельные базы данных для каждой районной администрации РСО-А, приобретено 5 мест опции сканирования для органов исполнительной власти. На этом же этапе было приобретено две опции «Сервер электронного взаимодействия» для взаимодействия систем Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А с Администрацией местного самоуправления г. Владикавказа, разработаны 15 дополнительных отчетных и печатных форм и процесс периодичности поручений, внедрено ПО в части интеграции с «Личным кабинетом». Обучение пользователей проводилось сперва в группах, затем индивидуально на рабочих местах.

В мае 2014 года начался очередной, 4-й этап проекта. В рамках него было приобретено 320 дополнительных рабочих мест для органов исполнительной власти РСО-А и органов местного самоуправления РСО-А, 10 мест программы «Портфель руководителя», опции «Информер» (10 мест) и «Сканирование» (5 мест), был осуществлен перенос базы данных на новый сервер, проведено индивидуальное и групповое обучение пользователей.

Итоги проекта

По состоянию на конец мая 2014 года в системе работали 829 пользователей. В единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. Достигнуто повышение исполнительской дисциплины и прозрачности исполнения документов, сокращение времени на поиск документов и времени доставки и прохождения документов. Автоматизирован процесс получения отчетности, заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде.

«В перспективе мы планируем перейти на юридически значимый документооборот, использовать ЭЦП и средства криптографии, подключиться к защищенной системе МЭДО, а также внедрить мобильное приложение системы «ДЕЛО» для всех руководителей», – комментирует заместитель председателя Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям Алла Хацаева.

PCO_A.jpg

Заместитель председателя Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям Алла Хацаева

Автоматизация законотворчества: разработана конфигурация на базе EOS for SharePoint
2014-07-03 12:14

Автоматизация деятельности законодательных органов государственной власти существенно отличается от проектов создания систем управления документооборотом и информационными ресурсами в любых других организациях (как государственных, так и коммерческих). Отличия обусловлены не только спецификой автоматизируемых деловых процессов и обрабатываемых документов, но и фигурантами законотворчества: в нем участвуют, наряду со структурными подразделениями представительного органа, множество внешних субъектов, обладающих правом законодательной инициативы. ЭОС совместно с компанией «Офис-Док» разработан инструмент для реализации в единой системе всех задач по автоматизации законотворческой деятельности. Конфигурация реализована на базе EOS for SharePoint и уже воплощена в конкретных проектах.

Специфика документооборота в законодательных органах государственной власти

Законотворческий документооборот отличает ряд уникальных особенностей:

1. Структура документопотоков и характеристики документов. Входящие, исходящие, организационно-распорядительные документы и обращения граждан имеют в представительных органах власти второстепенное значение. Основной документопоток – это законопроекты. А каждый законопроект – это сложный составной документ, который помимо собственно текста будущего закона, причем в нескольких вариантах (чтениях), включает в себя различные пояснительные записки, заключения и т.д. В ходе своего жизненного цикла законопроект «обрастает» такими вспомогательными документами, подготовленными разными авторами: структурными подразделениями аппарата, комитетами, комиссиями законодательного органа, депутатскими объединениями и отдельными депутатами, организациями, обладающими правом законодательной инициативы. Причем законопроект обладает характеристиками одновременно и входящих, и исходящих, и внутренних документов. Регистрируясь как входящая извне законодательная инициатива, он проходит через стадии внутренней работы, а после принятия направляется на подписание опять вовне – высшему должностному лицу региона.

2. Порядок работы с документами. Привычные механизмы подготовки, согласования, утверждения, подписания и регистрации документов здесь не действуют. Законопроект проходит через сложную систему рассмотрения на заседаниях комитетов, комиссий, фракций, принятия в нескольких чтениях, внесения поправок и т.д. В таких условиях актуальны совершенно иные подходы к обработке документов, чем в традиционной СЭД.

3. Широкий круг участников законотворческого процесса. Границы системы выходят далеко за рамки организационно-функциональной структуры законодательных органов. Во-первых, в любом регионе субъектами права законодательной инициативы, помимо депутатов, являются глава исполнительной власти и представительные органы муниципальных образований. Это минимум, определенный федеральным законодательством. Дополнительно, уставами субъектов РФ, этими правами могут быть наделены исполнительные органы власти, судебные органы, общественные организации, объединения граждан и т.д. Во-вторых, любой закон, принятый органом законодательной власти субъекта РФ, подписывается высшим должностным лицом этого региона (губернатором, главой республики). В-третьих, не все депутаты работают на постоянной основе, а, значит, их рабочие места находятся по месту основной деятельности.

Внедрение автоматизированных систем законотворческой деятельности: актуальность, преимущества и результаты

Автоматизация глубоко проникла во все области деятельности исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления, будь то документооборот, оказание государственных и муниципальных услуг, взаимодействие с гражданами и т.д. Давно и целенаправленно автоматизируется судебная власть. И только законодательные органы решают вопросы повышения собственной эффективности самостоятельно в каждом субъекте РФ.

В итоге, как правило, автоматизации подвергаются отдельные участки работы – где-то создается электронный банк законопроектов, где-то система учета законодательных инициатив, где-то внедряется типовая СЭД, в которой реализованы процессы обработки служебной корреспонденции. Системы, которые учитывали бы все особенности законотворческого документооборота и охватывали все стадии работы с законопроектами, практически не используются. Между тем, результаты внедрения автоматизированных систем управления правотворческой деятельностью ощущаются на всех стадиях законотворческого процесса, а главный эффект – повышение качества принимаемых законов.

Одновременно в работе представительного органа любого субъекта РФ находятся сотни, а иногда и тысячи законопроектов. На очередном заседании (сессии) может быть рассмотрено ограниченное их количество. Сессия в большинстве регионов проходит раз в месяц, в некоторых – раз в неделю. Сразу после окончания очередной сессии начинается подготовка следующей. В результате формируется проект повестки дня, в который включаются те законопроекты, которые могут и должны быть рассмотрены на ближайшей сессии. Сейчас в большинстве регионов это делается вручную, и проект повестки дня, в силу трудоемкости этой работы, бывает готов незадолго до начала сессии. К тому же перечень отобранных в проект повестки законопроектов не исключает человеческого фактора.

Далее проект повестки дня и связанные с ним законопроекты передаются депутатам для ознакомления и подготовки к заседанию. Поскольку большинство депутатов между сессиями находится на своих территориях, передача происходит обычной почтой, иногда дублируется по электронной. Даже если депутат смог ознакомиться с пакетом документов до отъезда на сессию, об его вдумчивом изучении или обсуждении с другими депутатами до сессии говорить не приходится. По свидетельству сотрудников оргуправлений представительных органов разных регионов, зачастую депутаты в первый раз видят проект повестки дня уже на самом заседании, как и подлежащие рассмотрению законопроекты.

Что дает автоматизированная система? Перечень законопроектов для рассмотрения на следующем заседании можно сформировать за считанные секунды сразу после обработки протокола последнего заседания. Далее можно подключить депутатов к обсуждению этого перечня с тем, чтобы более объективно составить проект повестки дня задолго до самого заседания. У депутатов появляется возможность заранее тщательно изучить сами законопроекты по существу и обсудить между собой. И все это средствами системы, с использованием мобильных устройств и т.д. В итоге обсуждение на заседании получается предметным, экономится время, следовательно, больше законопроектов можно рассмотреть в ходе одной сессии.

Все это напрямую влияет на качество законов и сокращает сроки их принятия. В этом безусловная выгода для граждан. А для депутатов и сотрудников представительного органа – снижение непроизводительных трудозатрат, возможность больше внимания уделять смысловой работе с документами, а не рутинным операциям, повышение комфорта трудовой деятельности.

EOS for SharePoint как инструмент для автоматизации законотворчества

Конфигурация на базе EOS for SharePoint для автоматизации законотворческой деятельности создана ЭОС в сотрудничестве с партнером «Офис-Док». Проблематикой законотворческого документооборота компания «Офис-Док» занимается с 2003 года, но только с выходом системы EOS for SharePoint появился инструмент для реализации всех наработок в едином решении. Специалисты компании «Офис-Док» сделали постановку задачи и разработали регламент настройки системы, а компания ЭОС реализовала необходимые сценарии в продукте EOS for SharePoint.

В дополнение к существующим стандартным возможностям решения EOS for SharePoint потребовалось добавить функции формирования истории работы с законопроектами и сопутствующими документами, а также предусмотреть автоматизацию процессов подготовки и проведения мероприятий, входящих в законотворческий процесс. Для реализации этих задач с использованием технологий решения EOS for SharePoint были разработаны новые объекты: «Картотека законопроектов», «Картотека законов», «Картотеки иных документов», «Календарь (план) мероприятий».

Дополнительно потребовалось создание специальных шаблонов регистрационных карточек, основой для которых послужили РК стандартных типов контента решения EOS for SharePoint, но с существенными изменениями. Появилась возможность включать законопроекты в мероприятия, отображать хронологию работы с законопроектом и многое другое.

Одной из самых важных особенностей решения можно считать создание плана мероприятий, который предназначен для формирования пользователями событий различных типов, таких как: заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, сессия, заседание рабочей группы и т.д. Каждое событие может проходить этапы утверждения ответственными лицами и быть включено или исключено из общего плана.

Само мероприятие – это также специально созданный в решении тип контента для работы с календарем, который на главной вкладке содержит повестку дня, позволяющую участникам заблаговременно ознакомится с вопросами в плане мероприятий. Пункты повестки дня формируется автоматически посредствам связывания «законопроектов» (или иных документов) с мероприятием, а также могут создаваться вручную сотрудниками, ответственными за мероприятие. Дополнительно карточка мероприятия имеет раздел для обсуждения и содержит состав участников, на основании которого рассылаются оповещения пользователям. По результатам проведения мероприятия и заполнения решения по каждому вопросу предусмотрено формирование протокола по заданному шаблону, который содержит всю необходимую информацию из повестки и может быть использован для автоматического создания поручений.

Основной проблемой, которая возникла при создании системы, можно считать необходимость размещения и представления большого объема информации (законопроекты, связанные с ними документы, хронология работы с законопроектами и т.д.) в удобном для пользователя виде. В процессе анализа данной проблемы было принято решение использовать планы мероприятий на рабочих местах пользователей.

Работает это следующим образом: пользователь на своем рабочем месте видит список мероприятий, в которых он участвует. В случае необходимости осуществляет переход в выбранное мероприятие, где он видит повестку дня со ссылками на законопроекты или иные вопросы. При переходе в карточку законопроекта на главной вкладке пользователь видит всю хронологию работы с ним.

Таким образом, вся требуемая информация собирается «вокруг» мероприятия и, по сути дела, работа пользователя сводится к просмотру событий личного календаря, которые появляются там по мере включения его в участники.

Выбираем систему автоматизации законотворчества: на что следует обратить внимание

Законодательным органам, которые осознали потребность во внедрении комплексной системы автоматизации законотворческой деятельности, следует учесть ряд важных моментов:

1. Выбирая систему, правильнее всего попробовать в действии ее рабочую модель. Сделайте прогон всех важных процессов от начала до конца – например, от регистрации законодательной инициативы до подписания закона и его публикации.

2. Идти по пути создания заказной системы – это долго, дорого, а результат непредсказуем. Даже если подрядчик – уважаемый в регионе системный интегратор, для него проект такого рода, скорее всего, будет первым, и вникать в предметную область он будет по ходу выполнения работ. Развивать систему в дальнейшем вам придется самостоятельно и за счет собственных средств. Поэтому рациональнее искать организации, обладающие соответствующей компетенцией, у которых есть тиражируемое, постоянно развивающееся решение. Среди представительных органов распространено мнение: «У нас свой уникальный регламент, а значит, нам подойдет только заказная система, написанная специально под нас». Это ошибка. Действительно, в каждом регионе свой регламент, но правильная типовая система с помощью штатных настроек позволяет учесть особенности любого регламента. А принципы законотворческой деятельности везде одинаковы, и их логика уже должна быть заложена в архитектуре системы.

3. И последнее – для того, чтобы эффективно использовать все возможности автоматизированной системы, после внедрения не бойтесь вносить коррективы в регламент работы представительного органа. В регламенте можно и нужно отразить особенности работы в условиях электронного документооборота, без этого многие функции системы так и останутся в потенциале. Нужно помнить, что любая автоматизированная система – это не только программно-технические средства, но и персонал, и организационное обеспечение.