Последние новости

Новое в iEOS 2.5.6
2015-03-25 10:02
Компания «Электронные Офисные Системы» опубликовала в Apple Store новую версию приложения iEOS – 2.5.6. Данное приложение разработано для мобильных устройств с операционной системой iOS и предназначено для работы в системах электронного документооборота, создателем которых является компания ЭОС.

Доработки, которые включает версия iEOS 2.5.6, касаются исправления некоторых ошибок, влиявших на стабильность работы приложения. Главное же изменение, которое отличает данную версию, – это возможность использования беспроводного карт-ридера от компании «Аладдин Р.Д.», работающего через Bluetooth-соединение, для считывания смарт-карт, содержащих средства криптозащиты (криптографический ключ и сертификат электронной подписи). Напомним, что мобильное приложение iEOS специально разработано для пользователей, которым необходимо участвовать в жизни компании, независимо от их местонахождения. Приложение используется руководителями и менеджерами, для которых интерфейс операционной системы iOS является привычным и удобным. iEOS поддерживает все операции с документами, которые нужны данной категории пользователей для работы в системе электронного документооборота:


  • поиск документов с группировкой их по пользовательским папкам;

  • просмотр документов;

  • выдача поручений (резолюций) по документам и инициативных (с документами не связанных);

  • просмотр и анализ отчетов по выданным ранее поручениям;

  • создание отчетов о выполнении поручений (заданий);

  • работа с проектами документов и создание замечаний к ним (текстовых, графических, звуковых), согласование (визирование);

  • подписание (утверждение) документов.

В iEOS, начиная с версии 2, используются средства криптографической защиты информации компании «Аладдин Р.Д.»: смарт-карта JaCarta, на которой хранится криптографический ключ и сертификат, и внешний карт-ридер для Apple iPad, iPhone. Таким образом, мобильное приложение iEOS позволяет формировать и использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП).

Беспроводной смарт-карт ридер bR301, также разработанный компанией «Аладдин Р.Д.», обеспечивает возможность работы с двумя или более мобильными устройствами. Для подключения смарт-карты к мобильным устройствам ридер использует технологию Bluetooth. При этом радиус уверенного приема составляет порядка 0,5 м – при соединении по Bluetooth ридер даже необязательно доставать из кармана, и смарт-карту можно оставлять внутри. Этот ридер можно подключать как к мобильным устройствам, так и к персональным компьютерам и ноутбукам на платформах Windows, Linux и Mac, используя USB-кабель-переходник.

Таким образом, возможность использования беспроводного карт-ридера делает работу в приложении iEOS еще более комфортной, а также снижает риски в случае потери мобильного устройства и обеспечивает повышенный уровень безопасности, так как ключ и сертификат хранятся на карте.

СЭД на вырост. В Аппарате Правительства Ставропольского края внедрили «Дело»
2015-03-24 12:13
- Как проходило внедрение? Если можно выделить этапы, то каковы были их цели и почему была выбрана именно такая последовательность внедрения?
Первый этап внедрения СЭД «Дело» завершился в июле 2011 года. В результате его реализации было введено в эксплуатацию 300 р.м. системы «Дело» для сотрудников подразделений ДОУ АПСК и всех органов исполнительной власти края, секретарей и делопроизводителей в структурных подразделениях АПСК. В органах исполнительной власти внедрялась система по нескольку рабочих мест для того, чтобы автоматизировать и привести к единообразию организацию ведения делопроизводства, а также для того что бы организовать обмен документами между ними. В АПСК, помимо участков регистрации, по одному рабочему месту было установлено в каждое подразделения для оперативной передачи документов, улучшения исполнительской дисциплины и качества контроля. Также было разработано 30 дополнительных форм отчетности.
В рамках второго этапа (октябрь – ноябрь 2011 года) были приобретены дополнительные места для сканирования бумажных документов и перевода их в электронный вид (в итоге их стало 39), а также опция «Управление процессами» и серверная лицензия на подсистему «ДЕЛО-Web» для реализации функции контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Губернатора Ставропольского края, а также правовых актов Губернатора Ставропольского края и Правительства Ставропольского края. Разработано более 60 дополнительных форм отчетности. В рамках реализации данного этапа также была осуществлена интеграция ведомственной базы данных Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края с центральной базой данных Правительства Ставропольского края. Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края начало использовать СЭД «Дело» для автоматизации делопроизводства еще с 2008 года. В их базе было 180 рабочих мест. Решение об интеграции было принято, так как все органы исполнительно власти объединены в единую базу.
Третий этап начался в декабре 2011 года. В рамках этого этапа были приобретены дополнительные рабочие места для АПСК и органов исполнительной власти. В итоге в СЭД «Дело» стало работать 532 пользователя. Для общения с администрациями муниципальных образований Ставропольского края было закуплено 32 рабочих места, по одному на каждую администрацию. Для них были созданы и настроены отдельные базы данных. А для общения с Администрацией города Ставрополя приобретена система опции «Сервер электронного взаимодействия».
В 2012 году происходило дальнейшее расширение системы. Было автоматизировано практически 100% рабочих мест АПСК, рабочие места СЭД «Дело» установлены в каждом отделе в органах исполнительной власти. Помимо перечисленного выше, базы данных СЭД «Дело» развернуты во всех органах местного самоуправления края. В качестве пилотного проекта с тремя муниципалитетами запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия».
В данный момент специалистами ГК «Бизнес ИТ» осуществляется расширенная техническая поддержка системы «Дело».
Полный текст интервью http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=130978

Конференция ЭОС «Весенний документооборот» - новые вызовы рынка. «Вместе мы – сила!»
2015-02-16 15:10

Новые вызовы рынка и тактика действий в сложных экономических условиях, эффективные методы продвижения продуктов и взаимодействия с клиентами – об этом будут говорить участники традиционной партнерской конференции компании «Электронные Офисные Системы». Мероприятие состоится 20-24 апреля, а местом его проведения станет Казань, один из крупнейших региональных центров развития информационных технологий.

Второй год подряд конференция пройдет за пределами российской столицы – в 2014 году, юбилейном для ЭОС, гостей «Весеннего документооборота» принимал Калининград. В текущем году территорией встречи партнеров станет Республика Татарстан, один из первых регионов, начавших работу с продуктами ЭОС и активно использующих их в настоящее время.

«Вместе мы – сила!» – так звучит девиз конференции. Спад экономики и урезание бюджетов на IT-проекты диктуют новые требования к эффективности внедряемых систем и уровню сервиса. Сложные условия позволяют удержаться на рынке тем компаниям, которые сохраняют и улучшают уровень качества обслуживания, внимательно относятся к каждому клиенту и в полной мере понимают их текущие потребности и возможности – в этом сильная сторона партнерского сообщества ЭОС, наше конкурентное преимущество. Выработать стратегию согласованных действий, объединить интеллектуальные усилия при обсуждении эффективных сегодня методов – этому будет посвящены три дня активной работы, выступления и «круглые столы».

Каждый из рабочих дней конференции пойдет под своим девизом – «Куда идем?», «Как идем?», «С чем идем?» В программу первого дня включены аналитические доклады руководителей компании, посвященные успехам и достижениям за годы работы ЭОС на рынке и итогам партнерской работы. Также мы расскажем об актуальных направлениях и новых акцентах в развитии продуктовой линейки, приоритетах в функционале, интерфейсе, юзабилити, а также поговорим о том, какими мы должны быть сегодня и что можем делать для наших клиентов.

Во второй день участников партнерской встречи ожидает маркетинговый «круглый стол», где мы будем обсуждать методы продвижения продуктов и наиболее эффективные активности в текущей ситуации, стратегии диалога с клиентами, варианты спецпредложений и многое другое. На третий день состоится еще один «круглый стол», который будет посвящен взаимодействию ЭОС и партнеров, их развитию и вопросам техподдержки. По традиции выступят и наши технологические партнеры. Во время проведения конференции лучшие компании-партнеры получат дипломы и награды от ЭОС и спонсоров.

Пленарные заседания, обсуждения и дискуссии мы будем чередовать с активным отдыхом. Неформальная часть «Весеннего документооборота» также будет насыщенной: участники партнерской конференции посетят множество интереснейших мест – запланированы экскурсии на Остров-град Свияжск, обзорная экскурсия по г. Казань, поездки в Раифский Богородицкий мужской монастырь и Волжско-Камский заповедник.

Мероприятие будет широко освещаться в средствах массовой информации как общефедеральных, так и местных, в том числе - в ведущих интернет-изданиях. Зарегистрироваться для участия в конференции можно на сайте ЭОС.

EOS for SharePoint в Ставрополькрайводоканал
2015-02-09 12:58

Одно из крупнейших в регионе предприятий - Государственное унитарное предприятие Ставропольского края «Ставрополькрайводоканал», начало внедрение системы управления корпоративным контентом EOS for SharePoint в сентябре прошлого года. В настоящее время ECM-система EOS for SharePoint используется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия. Проект реализует Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае.
ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» выполняет важнейшую социальную функцию – именно оно предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприятиям всего края. В структуре ГУПа 26 водоснабжающих филиалов и «Кавминводские очистные сооружения канализации». Общая численность занятых во всех структурных подразделениях ГУП – порядка 8,5 тысяч человек.
Документы, образующиеся в деятельности ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» – это не только обычная организационно-распорядительная документация и поручения руководства, но и большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов. Кроме этого, предприятие ведет обширную переписку – как с филиалами, так и с внешними контрагентами, результатом чего являются значительный объем документооборота по входящим и исходящим деловым письмам.
До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осуществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты. Такая схема документооборота уже не отвечала актуальным потребностям – специалисты центрального офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения.
Таким образом, основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки, прохождения документов, обеспечить эффективную систему контроля. Важно частью проекта стало решение задач коммуникации с филиалами, в том числе при организации бизнес-процессов согласования проектов документов. При выборе системы учитывалась возможность поддержки в дальнейшем силами собственных специалистов предприятия.
В июле 2014 года предприятием были закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота EOS for SharePoint. Проект был разбит на ряд последовательных этапов:

1-Й ЭТАП (СЕНТЯБРЬ-ОКТЯБРЬ 2014)


  • анализ документооборота организации, выявление основных документопотоков и ключевых бизнес-процессов, ориентированных на документы;

  • установка и настройка базы данных EOS for SharePoint согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;

  • настройка рабочих процессов системы;

  • автоматизация рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;

  • автоматизация рабочих мест ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.

2-Й ЭТАП (ОКТЯБРЬ 2014)


  • индивидуальное обучение работе в системе специалистов ГУП, отвечающих за регистрацию документов и контроль исполнения;

  • групповое обучение работе в системе ответственных делопроизводителей отделов и филиалов;

  • обучение системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему.

3-Й ЭТАП (НОЯБРЬ 2014):


  • разработка дополнительных печатных и отчетных форм;

  • разработка инструкций для пользователей по работе в программе;

  • авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

4-Й ЭТАП (ДЕКАБРЬ 2014):

В декабре 2014 года ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупило дополнительные рабочие места, предназначенные для сотрудников центрального аппарата. Для их внедрения была произведена дополнительная настройка системы, обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были подключены все филиалы: в них было установлено по одному рабочему месту для документационного взаимодействия с центральным офисом.
В настоящее время система работает в тестовом режиме. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.
Таким образом, главными результатами проекта стали:

  • автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;

  • автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);

  • обеспечение взаимодействия с территориально удаленными филиалами посредством EOS for SharePoint, что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение их в центральном офисе;

  • значительное упрощение и ускорение процессов поиска документов;

  • автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов, что обеспечило «прозрачность» данных процессов и уменьшение сроков согласования;

  • повышение исполнительской дисциплины;

  • обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.

Вот как прокомментировала текущие результаты проекта ответственная за внедрение со стороны заказчика заведующая канцелярией ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» Жмырко Ольга Викторовна: «Программный продукт EOS for SharePoint мы выбирали осознанно, так как понимаем все преимущества системы для внедрения электронного документооборота на нашем предприятии. Прежде всего, ведение электронного документооборота позволяет грамотно организовать процессы делопроизводства и повысить исполнительную дисциплину. На данном этапе программа функционирует в тестовом режиме, мы анализируем ее плюсы и минусы, усовершенствуем те моменты, которые необходимы именно нашему предприятию. Понять полностью, как работает программный продукт, мы сможем только через месяц, когда электронный документооборот будет полностью внедрен и освоен всеми филиалами и головным офисом и, конечно же, когда будем использовать весь функционал продукта».
Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. Продукт динамично развивается – в прошлом году ЭОС выпустила новую версию системы для платформы MS SharePoint 2013, разработала новые модули (например, «Управление совещаниями»), обновила мобильные клиенты. Система востребована крупными предприятиями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания и др. Востребована система и в государственном секторе, где сферой ее применения являются проекты комплексной автоматизации, объединяющие, как правило, несколько взаимосвязанных организаций.

ЭОС расскажет об эффективном управлении процессами на Microsoft SharePoint 2013
2015-02-05 17:01

10 февраля в 11-00 (время московское) компания «Электронные Офисные Системы» проводит вебинар на тему: «Эффективное управление процессами на Microsoft SharePoint 2013. Возможности автоматизации управления документами с помощью системы EOS for SharePoint 2013». Дмитрий Матвеев, Главный специалист управления маркетинга, проведет интерактивное онлайн-занятие, на котором расскажет о возможностях системы, новых функциях и интерфейсе версии для SharePoint 2013, а также успешных кейсах клиентов. Вебинар открывает цикл тематических семинаров, которые пройдут с февраля по июнь и будут посвящены наиболее актуальным вопросам автоматизации управления бизнес-процессами и электронным документооборотом.

Вебинар пройдет в интерактивном режиме – вы сможете задать эксперту вопросы, высказать пожелания разработчикам, а также пообщаться с коллегами. Темы, которые мы планируем обсудить:


  • автоматизация бизнес-процессов и управления документами на EOS for SharePoint 2013: как это работает и что вы получаете в результате;

  • секреты работы в системе, юзабилити и интерфейс EOS for SharePoint 2013: как мы облегчаем жизнь пользователям;

  • поддержка и обслуживание: как экономить с EOS for SharePoint;

  • сопутствующие бизнес-процессы: автоматизируем в рамках одной ECM-системы (управление совещаниями, электронное файлохранилище и др.).

Также для вас подготовлены кейсы на примерах клиентов из различных отраслей экономики, уже внедривших EOS for SharePoint.

Ждем ваших вопросов и предложений! Регистрация на вебинар открыта, участие бесплатное. С темами всех онлайн-семинаров запланированной серии можно ознакомиться на сайте ЭОС в разделе «Календарь мероприятий/Веб-семинары». Здесь же можно сразу зарегистрироваться на весь цикл вебинаров или на отдельные занятия.

ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ НА ВЕБИНАР>>

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в АМС г. Владикавказа
2015-02-02 12:26

http://ecm.ict-online.ru/interview/i114304/
Начальник отдела информатизации и защиты информации АМС г.Владикавказа Сослан Александрович БериевВ Администрации местного самоуправления (АМС) г. Владикавказа с 2010 года ведется проект внедрения СЭД «ДЕЛО» (компании ЭОС). В начале 2014 года система была дополнена решением «Архивное Дело», благодаря чему стала возможной поддержка полного жизненного цикла документов. Сегодня решена главная задача проекта – создана и функционирует целостная информационная инфраструктура электронного документооборота. В планах – увеличение числа рабочих мест, в том числе внедрение нескольких мобильных рабочих мест «Дело WEB». Интегратором выступает партнер ЭОС в г. Ставрополе ГК «Бизнес ИТ». О проекте рассказывает начальник отдела информатизации и защиты информации АМС г. Владикавказа Сослан Александрович Бериев.
- Сослан Александрович, расскажите, пожалуйста, о предпосылках проекта внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Владикавказа.
- В 2009 году у руководства Администрации г. Владикавказа сформировалось четкое понимание, что развитие информационных технологий и информационно-коммуникационной среды для взаимодействия с гражданами стало необходимостью. Путь развития стал очевиден: пришло время внедрения современных масштабных информационных систем. В числе приоритетных направлений было внедрение электронного документооборота: мы изначально понимали, что СЭД – это инструмент автоматизации основной деятельности, результатом которой являются именно документы.
Нам также требовалось решение, которое постоянно совершенствуется разработчиками с учетом изменений в отечественном законодательстве и потребностей заказчиков. Подготовку проекта мы начали с анализа рыночной ситуации. Изучили ряд предложений от лидеров рынка СЭД - по доле проектов в госструктурах и количеству внедренных рабочих мест. Выбор мы остановили на программном продукте СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы». Для обмена опытом наши сотрудники выезжали в ближайшие города, где данная система уже эксплуатировалась. После чего было принято решение о ее внедрении.
- Какими силами ведется проект?
- Со стороны Администрации г. Владикавказа в проекте участвуют 4 сотрудника, знающие специфику нашего документооборота и требования к документам: это специалисты Отдела информатизации и защиты информации и Управления документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, прошедшие обучение и получившие квалификацию технических инженеров и технологов.
Со ставропольской компанией «Бизнес ИТ», партнерами компании ЭОС, мы познакомились в процессе изучения реализованных проектов по внедрению СЭД «ДЕЛО», где данная компания проявила себя как команда высоко профессиональных специалистов. Далее в результате проведения открытого аукциона по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Администрации г. Владикавказа компания «Бизнес ИТ» стала победителем. В настоящее время со стороны «Бизнес ИТ» в проекте участвуют 5-6 человек, которые занимаются консультированием, нахождением и устранением неполадок, а также сопровождением системы. По моему мнению, проект стал успешным и показательным во многом благодаря слаженной работе с опытным партнером.
- Когда стартовало внедрение, какие этапы оно прошло?
- Внедрение СЭД «ДЕЛО» в АМС г. Владикавказа началось в феврале 2010 года, в марте этого же года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На первом этапе внедрения системы было установлено11 рабочих мест для сотрудников Управления документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, так как это самый важный участок прохождения и контроля поручений и документов администрации, в том числе обращений граждан. В то же время для перевода документов, поступающих в Управление документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, в электронный вид были приобретены поточные сканеры.
Следующий этап начался в марте 2011 года. Для руководителей и делопроизводителей всех структурных подразделений администрации было приобретено 40 дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО». После чего система начала работать во всех отделах, управлениях, комитетах и префектурах муниципалитета. Хочу отметить, что для делопроизводителей СЭД – инструмент автоматизации их основной деятельности.
В 2013 году нами было куплено еще 50 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для сотрудников структурных подразделений, отвечающих за предоставление муниципальных услуг, а также 18 рабочих мест для МБУ «Владикавказский правовой центр». Также приобретен и интегрирован с СЭД программный продукт компании ЭОС - «Архивное Дело». Несмотря на то, что для технических специалистов СЭД «ДЕЛО» и «Архивное Дело» - это два различных продукта, для специалистов-делопроизводителей они должны представлять собой единую систему. На сегодняшний день мы можем не только вести учет документов, но и поддерживать процесс управления документами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до уничтожения.
В феврале 2014 года система «Архивное Дело» была запущена в эксплуатацию в структурных подразделениях АМС г. Владикавказа. Была проведена установка серверной части, развернуты 14 клиентских рабочих мест системы, пользователи прошли индивидуальное обучение по курсам «Архивный работник» и «Делопроизводитель». Кроме того, была установлена и настроена опция «Сканирование», ее пользователи обучены по курсу системного технолога системы «Архивное дело», а также разработаны дополнительные формы отчетности СЭД «ДЕЛО».
- Что представляет собой созданная таким образом система документооборота сегодня?
- На сегодняшний день в Администрации г. Владикавказа установлено 128 рабочих мест, сформирована большая база электронных документов с учетом их специфики, к базе подключены все отделы, управления, комитеты и префектуры, ведется учет обращений по муниципальным услугам. Каждый специалист Администрации и ее подразделений, ответственный за предоставление муниципальных услуг, может видеть, на каком этапе исполнения находится обращение, какое по нему принято решение и предоставлен ли ответ заявителю. Помимо стандартных задач регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительных документов, в системе автоматизирован учет исковых документов и дел.
- Каковы планы развития СЭД?
- Одной из основных задач является установка СЭД на каждое рабочее место в структуре Администрации г. Владикавказа и подведомственных учреждений - в общей сложности таких мест около 1 тыс.
Еще одна задача – это юридически значимый электронный документооборот. База для полноценного функционирования такого документооборота еще не подготовлена, но мы будем работать над этим вопросом.
В перспективе планируем приобрести мобильные рабочие места для руководства администрации. Для этого собираемся также использовать программные продукты компании ЭОС.
Но для начала необходимо обеспечить надежную защиту данных с учетом существующих реалий. Данный вопрос отдельно прорабатывается с компанией ЭОС и организациями, занимающимися информационной безопасностью. В перспективе станет необходимой интеграция СЭД и ведомственных информационных систем, предоставляющих электронные услуги и автоматизирующих внутренние деловые процессы, с интеграцией в межведомственный электронный документооборот (МЭДО).

Крупнейший вуз Алтайского края автоматизирует документооборот на СЭД «ДЕЛО»
2015-01-29 12:18

К числу высших учебных заведений России, использующих для автоматизации управления внутренними документопотоками продукты ЭОС, присоединился ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет». Во второй половине 2014 года, компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири, осуществила поставку комплекта лицензий на СЭД «ДЕЛО» и подсистему «ДЕЛО-WEB» для нужд учебного заведения. Программный продукт был приобретен вузом на льготных условиях – с 50% скидкой (на такую скидку в рамках «Академической лицензии» имеют право учебные заведения, приобретающие программные продукты ЭОС для собственных управленческих нужд).

Алтайский государственный университет – первый и единственный классический вуз Алтайского края, который сегодня является крупнейшим научно-образовательным комплексом региона. Вуз имеет 6 филиалов, расположенных в крупных населенных пунктах края. В университете работает порядка 2000 сотрудников, в числе которых – более 120 докторов и 510 кандидатов наук. За более чем 40-летнюю историю ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет» подготовил множество высококвалифицированных специалистов, среди которых – известные ученые, политики, государственные деятели, крупные бизнесмены.

Внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» вуз проводил собственными силами. Ранее в университете использовался программный продукт другого производителя, но в результате его эксплуатации стало очевидно, что высокая цена программного обеспечения и его функциональная ограниченность не отвечают задачам развития информационной инфраструктуры университета. В результате руководством управления документационного обеспечения вуза было принято решение перейти на СЭД «ДЕЛО», отвечающую всем актуальным требованиям.

Алтайский государственный университет закупил у партнера ЭОС, компании «КС-Консалтинг», свыше 80 автоматизированных рабочих мест системы. Кроме этого, специалисты компании-партнера обеспечили техническую поддержку проекта и провели обучение пользователей. Проект со стороны заказчика был реализован силами специалистов управления документационного обеспечения и управления информатизации АГУ. В общей сложности было внедрено 82 автоматизированных рабочих мест пользователей, из них 12 рабочих мест системы ДЕЛО и 70 подсистемы «ДЕЛО-WEB».

На данный момент система полностью внедрена и активно эксплуатируется. Пользователями СЭД «ДЕЛО» стали сотрудники управления документационного обеспечения, а также все специалисты, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях (деканатах факультетов, филиалах, приемных проректоров и др.). На первом этапе в системе  организован учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, создаются и выдаются поручения, автоматизирован контроль исполнения документов, осуществляется пересылка регистрационных карточек (РК) всем заинтересованным лицам и др. В дальнейших планах – переход на электронный документооборот и рассмотрение возможности обмена электронными документами с государственными учреждениями Алтайского края.

Напомним, что компания ЭОС предлагает учебным заведениям России и ближнего зарубежья льготные условия приобретения своих систем. Кроме «Академической лицензии», образовательные организации могут приобрести продукты ЭОС для использования в учебном процессе в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» по специальному прейскуранту и без предоплаты. Участниками данной программы уже стало более 300 учебных заведений, которые получили в общей сложности порядка 14 тысяч автоматизированных рабочих мест. В рамках информационной поддержки образовательных организаций, использующих продукты ЭОС, 3 февраля 2015 года пройдет онлайн-семинар, на котором эксперты компании расскажут о возможностях современных ECM-систем и перспективах их развития.

Компания ЭОС на «Инфофорум 2015»
2015-01-21 13:43

5-6 февраля 2015 года компания «Электронные Офисные Системы» в очередной раз примет участие в ежегодном Национальном форуме информационной безопасности «Инфофорум», а также выступит в качестве партнера мероприятия. Доклад, представленный вниманию участников форума, будет посвящен опыту автоматизации государственных и муниципальных услуг на базе продуктов ЭОС с созданием единых систем электронных госуслуг в масштабе регионов – от городского поселения до органов власти субъекта.

Национальный форум информационной безопасности «Инфофорум» пройдет в 17-й раз. Инфофорум уже много лет является одним из центральных ежегодных ИТ-саммитов в России. Он фактически выполняет функцию экспертной площадки, где обсуждается широкий спектр вопросов, связанных с развитием информационных технологий, и координатора усилий различных структур по развитию отрасли информационной безопасности. Рекомендации Инфофорума направляются в Правительство РФ. По мнению организаторов, Инфофорум дает представителям ИТ-сектора экономики возможность выйти со своими инициативами и предложениями на самый высокий уровень, а государству, в свою очередь, — быть в курсе последних ИТ-тенденций, понимать, чем живет ИТ-бизнес в России, какие существуют проблемы, достижения и перспективы.

Форум пройдет при организационной поддержке Комитета Государственной Думы Российской Федерации по безопасности и противодействию коррупции, Аппарата Совета Безопасности Российской Федерации, МВД России, Минкомсвязи России, Департамента информационных технологий и связи Правительства Российской Федерации, ФСБ России, Службы специальной связи и информации ФСО России, Центрального Банка Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации и многих других федеральных и региональных ведомств.

Партнерами мероприятия выступают крупнейшие зарубежные и российские компании, осуществляющие деятельность в сфере телекоммуникаций, информационных технологий, связи, производства оборудования, разработки программного обеспечения, информационной безопасности – Microsoft, Huawei, ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» (РТРС), Samsung Electronics, Positive Technologies, «Энвижн Груп», Oracle и многие другие. Компания «Электронные Офисные Системы» примет участие в мероприятии в качестве одного из ведущих российских разработчиков систем для управления корпоративной информацией и электронного документооборота.

Доклад ЭОС «Опыт комплексной автоматизации государственных и муниципальных услуг на уровне целых регионов» включен в программу секции «Электронные услуги и юридически значимый электронный документооборот: проблемы и решения». На этой площадке будут обсуждаться вопросы, касающиеся правовой базы юридически значимого электронного документооборота, защиты персональных данных при представлении электронных услуг населению, межведомственного электронного взаимодействия, региональные аспекты внедрения электронных услуг для населения, мобильные технологии, обеспечение защищенного электронного документооборота и др.

Мы расскажем о конкретных проектах внедрения систем оказания государственных услуг в различных регионах, реализованных на базе наших продуктов, покажем, как государственные услуги работают в комплексе с системой электронного документооборота. Акцент в докладе будет сделан на комплексных проектах автоматизации – от муниципального звена до региональных профильных ведомств, а также на использовании в этих процессах электронной подписи. Также в рамках форума ЭОС развернет стенд, где покажет свои актуальные разработки.

XVII Национальный форум информационной безопасности «Инфофорум 2015» пройдет в здании Правительства Москвы. Подробнее познакомиться с программой мероприятия и зарегистрироваться для участия можно здесь.

ЭОС проведет цикл интерактивных вебинаров по актуальным вопросам автоматизации управления
2015-01-20 13:31

Выполняя пожелания наших клиентов и партнеров, компания «Электронные Офисные Системы» с февраля текущего года начинает цикл онлайн-семинаров, спикерами которых станут ведущие эксперты ЭОС. Темы вебинаров затронут вопросы, связанные с автоматизацией бизнес-процессов, государственных услуг, управлением совещаниями, документооборотом и информацией, использованием электронной подписи, управлением деловыми процессами и документами с мобильных устройств, созданием электронных архивохранилищ и другие актуальные темы, без знания которых невозможно организовать эффективное управление.

Мы запланировали эту серию вебинаров, как очередной этап эволюции сообщества клиентов и партнеров ЭОС, которое существует в рамках форума на сайте компании и наших групп в социальных сетях. Серия онлайн-семинаров пройдет в формате интерактивного общения – можно будет не только задать вопросы спикерам, но и пообщаться с коллегами, поделиться достижениями и профессиональными секретами.

Слушателей ожидают доклады о возможностях тиражных систем EOS for SharePoint, eDocLib, «ДЕЛО» и др., примеры решенных с помощью этих продуктов задач, интересные кейсы на примерах коммерческих и государственных структур. Мы расскажем:


  • как организовать эффективное управление процессами на Microsoft SharePoint 2013 (о документообороте, управлении совещаниями, подготовке и согласовании договоров, использовании ЭП и т.д.);

  • как с помощью СЭД/ECM-системы организовать электронный документооборот с удаленными подразделениями, филиалами, работать в СЭД удаленно и с мобильных устройств;

  • как создавать хранилища электронных документов (на примере eDocLib и EOS for SharePoint) и как организовать хранилище документов на корпоративном портале на платформе Microsoft SharePoint;

  • как автоматизировать государственные и муниципальные услуги на базе СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.

Также слушателей ожидают:


  • демонстрация бизнес-процессов на мобильных приложениях под различные ОS (iOS, Android, Windows) с акцентом на обеспечение безопасности и защиту информации;

  • пошаговый алгоритм автоматизации управления совещаниями (от подготовки до формирования протоколов по итогам мероприятия) на примере модуля «Управления совещаниями» СЭД EOS for SharePoint;

  • бизнес-кейсы по применению корпоративных мобильных приложений (в том числе с использованием концепции BYOD);

  • рассказ об опыте автоматизации актуальных для государственных органов задач (МЭДО, обращения граждан, законотворческая деятельность и др.);

  • и многое другое.

К участию приглашаем наших клиентов, а также всех тех, кто планирует внедрение СЭД/ECM-систем, мобильных приложений, электронной подписи и др. Семинары также будут полезны всем, кто задумывается о переходе с устаревших и дорогостоящих ИТ-продуктов на более современные и эффективные.

Не упустите шанс пообщаться с экспертами ЭОС в режиме реального времени, задать интересующие вопросы, оперативно получить профессиональную консультацию, высказать пожелания по развитию продуктов ЭОС, а также найти единомышленников или оппонентов из числа коллег. Участие в вебинарах бесплатное, необходима только регистрация.

Первое занятие состоится 10 февраля в 11-00 (время московское). Более подробно с программой онлайн-семинаров можно познакомиться здесь.

Международный инвестиционный банк переходит на EOS for Share Point
2015-01-19 12:43

http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=169942

Международный инвестиционный банк (МИБ), основными направлениями деятельности которого является поддержка малого и среднего бизнеса в странах, подписавших межправительственное соглашение об образовании, и участие в финансировании социально значимых инфраструктурных проектов, завершил первый этап проекта по автоматизации документооборота на базе решения EOS for SharePoint. Проект стартовал в марте 2014 г., а главной причиной его инициации стала потребность в повышении эффективности управления множеством внутренних документов, курсирующих между различными департаментами МИБ. Фактически у банка отсутствовало единое информационное пространство, что затрудняло поиск необходимых документов, контроль за их прохождением и взаимодействие структур банка в целом.

Почему EOS for SharePoint

Все эти задачи должны были быть решены с переходом на новую систему документооборота, в качестве которой было выбрано решение EOS for SharePoint. Как пояснил Андрей Юферев, руководитель отдела внедрения компании «Юниксофт», которой было доверена реализация проекта, платформа MS SharePoint и разработанное компанией ЭОС решение EOS for SharePoint не ограничивают организацию при автоматизации ее деятельности, ее бизнес-процессов. Кроме того, они позволят и в дальнейшем наращивать функционал внедренной системы без существенного изменения структуры данных, методов и принципов работы пользователей.

«После демонстрации решения заказчику и уточнения его требований к системе мы подготовили документ, в котором обозначили функционал коробочного решения и выделили те функции, которые потребуют доработок, — рассказала г-н Юферев. — На основе этих данных была составлена смета проекта, включающая стоимость услуг внедрения системы, ее настройки и обучения пользователей. В ней также были учтены затраты на обновление аппаратного обеспечения и необходимые доработки ПО».

Было решено реализовывать проект в два этапа, поскольку соответствующее разделение работ значительно упрощает контроль за ходом внедрения и прием уже выполненных частей проекта.

Особенности первого этапа

«Изначально было принято решение сфокусироваться на автоматизации основных задач, связанных с оперативной деятельностью МИБ, — сообщил г-н Юферев. — На первом этапе предстояло автоматизировать места сотрудников, активно участвующих в документообороте банка, а заодно оценить потребность в дополнительных лицензиях для других сотрудников, участвующих в документообороте менее активно».

По его словам, в ходе первого этапа было составлено и утверждено техническое задание на проект и задействованы лицензии гарантированного обслуживания «Участник» и «Читатель», а также лицензии MS SharePoint для функционирования системы. Кроме того, было проведено анкетирование сотрудников МИБ с целью изучения специфики ведения документооборота организации и проанализирована обрабатываемая банком информация. По результатам этой работы в систему документооборота было включено и настроено около 40 групп документов, девять автоматических маршрутов согласования документов, девять шаблонов проектов документов, три печатные формы, а также формы оповещения и уведомления.

Как рассказал г-н Юферев, в настройке системы, создании групп документов, тестировании и опытной эксплуатации системы активно принимали участие коллеги из банка: «С нашей стороны мы привлекли к реализации проекта четырех сотрудников отдела внедрения и сопровождения: двое из них отвечали за техническую реализацию проекта, еще двое — за его организационную составляющую. Со стороны банка в проекте внедрения участвовало много его сотрудников, в частности, в тестировании и опытной эксплуатации принимали активное участие около 100 человек».

Такая вовлеченность в проект представителей банка, по словам Андрея Юферева, позволяла планировать реализацию первого этапа проекта за 60 рабочих дней. Однако реально потребовалось все же несколько больше. «Это было связано с тем, что в преддверие выхода версии EOS for SharePoint 4.0 под платформу MS SharePoint 2013 совместно с разработчиком СЭД и банком было принято решение о внедрении совершенно новой версии системы с новым интерфейсом, — пояснила он. — Фактически это было первое внедрение EOS for SharePoint 4.0 на платформе MS SharePoint 2013. В ходе проекта мы углубили знание платформы, обрели четкое понимание различий между версиями MS SharePoint 2010 и 2013 и получили важный для нас практический опыт, который, безусловно, будем использовать в дальнейших проектах. Думаю, что благодаря накопленному опыту и знаниям будущие проекты можно будет внедрять быстрее».

В итоге в ходе первого этапа в большинстве департаментов и структур МИБ были автоматизированы следующие группы документов: входящие и исходящие письма, нормативные и организационно-распорядительные документы, доверенности, договора. Благодаря этому сегодня в системе документооборота работает (правда, пока в режиме опытной эксплуатации) административно-хозяйственное обеспечение банка, сотрудники отделов документационного обеспечения, управления персоналом, маркетинга, рекламы и клиентской работы, а также отдел кредитования.

Через некоторое время можно будет оценить и эффективность внедрения. «Пока она не оценивалась, — сказал г-н Юферев. — Сложно объективно оценить эффективность внедрения на этапе тестирования системы и опытной эксплуатации. СЭД еще не отлажена на все 100%, движение документов по настроенным маршрутам согласования проходит в тестовом режиме, выявляются мелкие недочеты и пожелания заказчика, которые в рабочем режиме корректируются нашими специалистами».

Впереди второй этап

В связи с этим не определено точно и время начала реализации второго этапа проекта, в рамках которого планируется увеличить число подключенных к СЭД рабочих мест и настроить дополнительный функционал. «Это будут мобильные рабочие места для различных платформ, поддержка сканирования документов, организация подготовки совещаний и заседаний. Кроме того, будет осуществлена миграция данных из прежней системы банка во вновь внедренную, — пояснил г-н Юферев. — Сейчас мы уточняем возможное число пользователей системы, общую рабочую нагрузку, после чего будет принято решение о закупке дополнительных лицензий, опций и выполнении необходимых доработок». По его словам, второй этап проекта предположительно стартует в первой половине 2015 г.

Онлайн-семинар для учебных заведений
2015-01-15 15:19

3 февраля 2015 года в 11.00 (время московское) в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» компания «Электронные Офисные Системы» проводит онлайн-семинар для преподавателей высших учебных заведений. Эксперты компании расскажут о возможностях современных ECM-систем, перспективах их развития, а также о наиболее востребованных ECM-функциях в настоящее время и на ближайшие годы.

Изменения в подходах к эффективному управлению, необходимость прорыва в развитии экономики, реализация национальной технологической инициативы – все это сегодня требует от высших учебных заведений подготовки современных кадров, способных стать драйверами инноваций. Сформировать таких специалистов, в том числе высококвалифицированных менеджеров, поможет использование в обучении опыта и технологий, которые выбирают ведущие отечественные государственные и коммерческие организации. Сегодня это современные программные продукты, применяемые в эффективном менеджменте – решения для организации коллективной работы, системы электронного документооборота, позволяющие управлять информацией и бизнес-процессами. Рассказать преподавателям о самых популярных отечественных разработках в данной сфере – задача нашего вебинара.

Участники онлайн-семинара смогут познакомиться с системами управления документами и информационными ресурсами организаций, решениями для электронной подписи, корпоративными мобильными приложениями. Знания, полученные на вебинаре, помогут при подготовке к лекциям и практическим занятиям. Мы расскажем:


  • о возможностях коллективной работы в современных СЭД\ECM системах (на примере EOS for SharePoint);

  • об организации электронных хранилищ, управлении совещаниями, портальных решениях, интеграции ECM-систем с мобильными приложениями;

  • об эффективном электронном документообороте и выходе за рамки решения классических задач канцелярии (на примере СЭД «ДЕЛО»);

  • о применении электронной подписи (проблемы, варианты решений криптопровайдеров, приложение EDSIGN);

  • о тенденциях и направлениях развития корпоративных мобильных приложений, примерах их использования в современных организациях;

  • о многом другом.

Приглашаем к участию преподавателей, организаторов учебного процесса и всех сотрудников вузов, кому не безразлично качество обучения студентов и их последующий профессиональный путь.

Напомним, что компания ЭОС в рамках оказания содействия отечественному образованию выделила на льготных условиях для использования в учебном процессе около 14 000 автоматизированных рабочих мест наших программных продуктов. Обучение студентов с использованием этих систем проводят более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

Программа онлайн-семинара

Продолжительность онлайн-семинара 1 час. Участие бесплатное. Нужна только регистрация.

Получить более подробную информацию можно:

позвонив по телефону +7 (495) 221-24-31;

написав нам письмо на e-mail: market@eos.ru.

EDSign: минимальные затраты и максимальное удобство электронной подписи
2014-12-26 13:47

http://ecm.ict-online.ru/news/n113621/

Все больше российских компаний – как крупные корпорации, так и SMB-сегмент - предпочитают электронный документооборот традиционному. Однако при использовании СЭД время от времени возникают спорные моменты, связанные с процедурой применения некоторых ее инструментов - в частности, электронной подписи. Большинство подобных затруднений смогла разрешить компания ЭОС, выпустив в 2009 году решение EDSign – программную надстройку для продуктов Microsoft Office, которая, по сути, в электронном виде дублирует весь регламент прохождения «бумажной» подписи документа. Сегодня EDSign активно используется в самых различных компаниях и организациях и рекомендовано производителем для любых систем автоматизации документооборота. При этом электронная подпись, сделанная с помощью решения ЭОС, имеет юридическую силу и защищена средствами криптографии.

Об электронной подписи

Согласно федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронная подпись, или электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». По сути, это информационный объект, полученный при помощи криптографического преобразования информации и содержащий набор реквизитов, позволяющих идентифицировать владельца подписи и убедиться в достоверности документа.

Если еще проще, то ЭЦП - фактически аналог обычной «собственноручной» подписи, сопровождающей документ. Как и другие элементы СЭД, использование электронной подписи позволяет существенно экономить время прохождения документа через инстанции. Допустим, раньше в территориально-распределенной компании, чтобы подписать документ у директора, находящегося в центральном офисе, использовали услуги курьеров. Понятно, что даже пределах одного города, в условиях уличных пробок, этот процесс мог занять несколько часов. Отсюда можно сделать вывод, что процедура согласования даже электронного документа с «бумажной» подписью удобна благодаря устоявшемуся алгоритму (создание, рассылка, сканирование и печать и т. д.), но не всегда достаточно оперативна. При использовании ЭЦП подписание документа занимает считанные минуты независимо от расстояния.

Другим немаловажным преимуществом правильно оформленной ЭЦП является то, что подделать ее очень сложно. ЭЦП защищена наличием квалифицированного сертификата, выданного удостоверяющим центром, и ключевой пары (закрытый ключ для шифрования и открытый - для проверки подлинности), а также системы проверки статуса сертификата. А вот подлинность «собственноручной» подписи, если возникнет такая необходимость, подтвердить может только эксперт-почерковед.

Приведенные факты дают основание рассматривать ЭЦП как надежный инструмент, который позволяет как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Использование электронной подписи исключает, например, возможность искажения или изменения документа после его подписания. Область применения ЭЦП сегодня распространяется далеко за пределы обычного подписания документа - это и процесс согласования электронных документов (в том числе несколькими организациями), и ведение деловой переписки, и даже подпись компьютерных программ.

Добавим, что постепенно решается проблема законодательного регулирования использования ЭЦП. Так, одновременно с упоминаемым ранее Федеральным законом № 63-ФЗ был принят Федеральный закон от 6 апреля 2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», который в большой мере устраняет пробелы правового урегулирования ЭЦП, приводя законодательные акты в соответствие с новым законодательством.

EDSign – простота и наглядность

Важной технологической инновацией в области ЭП стало появление продукта компании ЭОС - программной надстройки EDSign для офисных инструментов Microsoft Excel и Microsoft Word, которая не только обеспечивает возможности подписания документа с помощью электронной подписи, но и делает этот процесс максимально наглядным, а работу с документом максимально приближенной к привычной работе с бумажными документами. Ведь никаких дополнительных приложений - ничего, кроме, собственно, Word или Excel - для работы с документом пользователю не потребуется.

Дело в том, что на практике проверка отсутствия изменений в документе с момента его подписания вызывала некоторые затруднения, связанные с невозможностью выполнения привычной процедуры добавления дополнительной информации в уже подписанный документ – даты подписания, регистрационного номера, и т. п. В EDSign предусмотрено удобное решение этой задачи: в тексте подписываемого документа можно создать необходимое количество дополнительных полей, информация в которые может быть внесена в любой момент, в том числе и после первого подписания документа. При этом дополнительные поля вставки также подписываются соответствующей электронной подписью. Это гарантия того, что содержимое дополнительных полей точно соответствует информации, внесенной в эти поля обладателем соответствующего сертификата электронной подписи.

Кроме того, EDSign позволяет собрать на документе несколько подписей в строго определенном порядке, что делает возможным совместную работу над документом без использования систем документооборота. Порядок подписания задается внутри самого документа.

Удобное редактирование полей вставки EDSign обеспечивает легкое и удобное заполнение различных анкет, договоров и других документов в электронном виде с фиксированным набором полей.

Таким образом, EDSign позволяет реализовать работу с электронными подписями в соответствии со сложившимися привычными процедурами обработки бумажных документов с «собственноручными» подписями, сохраняя преимущества работы с электронными документами. Результатом станет удобство с одной стороны, а с другой - повышение скорости и надежности в сочетании со снижением затрат.

Преимущества EDSign

Первая версия EDSign появилась в 2009 году, и со временем решение ЭОС нашло применение во многих компаниях самых разных отраслей деятельности: коммерческих организаций, региональных и федеральных органов исполнительной власти. Разработчики и пользователи EDSign выделяют несколько преимуществ надстройки.

Преимущества EDSign

Подписать электронный документ так же легко, как бумажный. Привычная логика подписания и регистрации. Процедуры обработки и подписания документов с помощью EDSign будут такими же, как для бумажных документов. EDSign позволяет вносить в документ информацию, не разрушая подпись, и дает возможность устанавливать последовательность подписания.

Юридическая значимость в соответствии с ФЗ-63 об электронной подписи. Благодаря этому документ становится равнозначным бумажному. Программа позволяет подписывать электронные документы усиленной, в том числе и квалифицированной, электронной подписью.

Визуальное отображение в документе атрибутов. Можно добавлять при подписании в документ факсимиле, текст и другую информацию. Электронный документ, подписанный электронной подписью, может выглядеть так же, как его бумажный аналог.

Привычный интерфейс MS Word и MS Excel. Просмотр документов с подписями на любом устройстве. Подписанные файлы остаются файлами MS Word (Excel) и могут просматриваться стандартными средствами. Подписи являются отсоединенными, хранятся в контейнере Open XML в соответствии со стандартом XML-DSIG. Проверка подписей возможна не только с помощью программы EDSign, но и в онлайн-режиме через Интернет.

Согласование электронных документов. EDSign позволяет реализовывать регламенты визирования/подписания документов определенного вида вне зависимости от способа совместной работы (система документооборота, электронная почта и т.п.).

Сходства и отличия электронной и бумажной подписей

Эксперты в области СЭД сетуют на то, что основной причиной медленного роста популярности ЭП является недоверие пользователей к средствам электронного документооборота и отсутствие должной практики применения, которая могла бы сформировать адекватное отношение к ЭЦП. Если разобраться, процедура постановки электронной подписи, кроме рабочей среды, ничем не отличается от процедуры постановки подписи бумажной. Зато электронный обмен документами имеет значительные преимущества перед обычным: удешевляет процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, повышает конфиденциальность и безопасность обмена, значительно сокращает время движения документов.

В обычном бумажном документе, готовом для подписания, имеются специальные пустые поля: для подписи, регистрационного номера и даты, иного текста. Достаточно часто подписи сопровождаются соответствующей датой. Также встречается сокращение М.П., которым обозначается то место, куда нужно поставить печать организации. Эти реквизиты документа можно разделить на три типа: текстовые (регистрационные номера и даты подписания документа, ФИО подписывающих лиц и их реквизиты, другие подобные тексты), графические (факсимиле собственноручных подписей, изображения печатей штампов и т. п.) и даты (текущие даты подписи или оформления и т.п., в частности, дата регистрации).

Поля вставки ЭЦП в EDSign

Чтобы перенести этот процесс на электронный документ, нужно предусмотреть возможность вставить в него данные для перечисленных выше полей. Значения в этих полях появляются только в момент подписания и оформления документа. Любое действие, совершаемое человеком, означает подписание им документа посредством механизма электронной подписи. В результате первоначальный текст документа вместе со ссылкой на будущее значение и значение поля, поставленное в момент нанесения электронной подписи, будут ею же и защищены. Когда будут ставиться соответствующие электронные подписи, будут появляться и значения этих полей. Таким образом, человек будет представлять себе электронный документ на любой стадии его подписания так же, как бумажный. Более того, электронная подпись позволяет идентифицировать не только того, кто заполнял поле графического изображения собственноручной подписи, но и любого человека, вносившего значения в другие поля, например, регистрировавшего документ, ставившего печать и т. п.

Документ EDSign хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.

Начало работы с EDSign

В общих чертах, работа с EDSign реализована так, чтобы быть понятной любому человеку, даже имеющему общие представления об офисных программах.

Например, при регистрации документа подготовленный по соответствующему шаблону документ направляется на подписание. Адресат ставит подпись: выделяет поля подписи, кликает на значке «Подписать».

Документ, направленный на подписание в EDSign

Далее документ отправляется регистратору, который, так же используя интуитивный интерфейс, указывает регистрационный номер, дату, другие данные в соответствующих полях, удостоверяет их своим собственным сертификатом (это не отображается в документе).

Документ, подписанный в EDSign

Таким образом, любой специалист, открывший документ на том же MS Word, увидит на нем подпись и регистрационные данные, сможет убедиться в их подлинности.

Проверка подписи возможна прямо в программе MS Word, если у пользователя также внедрена надстройка EDSign: для этого достаточно открыть вкладку «Обзор документа», и в левой части экрана раскроется перечень всех ЭЦП, присутствующих в документе, и их параметры.

Перечень всех ЭП, присутствующих в документе, в EDSign

С помощью подобных же процедур осуществляется подписание договора несколькими сторонами. Пользователь вводит параметры подписания и закрепляет их электронной подписью. Параметры отображаются в соответствующих полях документа.

Параметры подписания в EDSign

То же происходит с остальными атрибутами - например, полем «Дата».

Атрибуты поля «Дата» в EDSign

Наконец, обе стороны проставляют факсимиле подписи, которое можно воспроизвести прямо в программе.

Факсимиле подписи в EDSign

Настройка EDSign

Надстройка EDSign имеет ряд регулируемых параметров, которые отображены в окне настроек. «Общие» настройки и закладка «Вид» предназначены для сохранения различных пользовательских настроек - таких как размер факсимиле, формат даты, стиль документа и т. д.

Окно настроек в EDSign

Закладка «Подписание» позволяет выполнить настройки процедуры подписания документа - ввода необходимых атрибутов. Например, в поле «Сертификат по умолчанию» с помощью соответствующих кнопок можно указать сертификат, который будет использоваться по умолчанию для подписания с этого компьютера, или, соответственно, сбросить указанный ранее сертификат. Здесь же устанавливается источник для получения факсимиле, параметр ввода подписи.

Закладка «Настройки КАРМА» - настройка параметров криптографического сервиса КАРМА: путь к исполняемому файлу, режим протоколирования и т. д.

Закладка «Редактирование» - установка разрешения редактирования документа и сохранения истории редактирования.

Практикум: подписание документа EDSign

1. Откройте подготовленный вами шаблон «Бланк заявления на очередной отпуск.docx».

2. Двойным щелчком по полю «Должность сотрудника в р.п.» вызовите область для ввода текста. Заполните поле. Для выхода из режима ввода кликните мышкой в произвольное место рабочей области. Таким же образом заполните поля «Фамилия И.О. сотрудника в р.п.», «Количество дней» и «ФИО».

3. Перейдите к полям «1й день отпуска» и «Последний день отпуска». Двойным щелчком вызовите календарь, на котором укажите необходимые даты.

4. На вкладке EDSign в панели пользователя нажмите «Подписать». Выберите сертификат в появившемся окне «Выбор сертификата». Нажмите «Ок».

Появится окно «Ввод общих параметров подписания». Нажмите «Подписать».

5. В открывшемся окне «Графическая подпись» вам предлагается сделать изображение самостоятельно. Это можно сделать при помощи мыши или графического планшета. Так же можно загрузить файл изображения, воспользовавшись кнопкой «Открыть».

Результатом ваших действий будет подписанный документ.

Резюме

Еще раз напомним, что EDSign подходит для любых систем автоматизации документооборота, в которых редактирование и просмотр текстов происходят в Microsoft Word/Excel. Кроме того, EDSign можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах. Программа актуальна для территориально-распределенных компаний, для компаний, имеющих большое количество партнеров или активно участвующих в тендерах - везде, где нужен быстрый обмен подписанными документами.

ЕСЭД Республики Дагестан на базе СЭД «ДЕЛО»
2014-12-25 15:54

http://ict-online.ru/projects/p113477/

В органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан с 4-го квартала 2013 года проводится внедрение Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД). Основой ЕСЭД РД стала флагманская разработка компании ЭОС - СЭД «ДЕЛО». На 1 декабря 2014 года к системе были подключены 28 органов исполнительной власти, администрации 10 городских округов, администрации 42 муниципальных районов.

О заказчике

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан - орган исполнительной власти Республики Дагестан, реализующий в пределах своей компетенции государственную политику в сфере связи, информатизации и развития телекоммуникационных сетей. В числе полномочий Министерства - организация работы по формированию и развитию единой информационно-технологической инфраструктуры Республики Дагестан, участие в создании комплекса информационных систем органов исполнительной власти и местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан, координация работ по формированию информационно-телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Дагестан.

Об исполнителях

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС работает на рынке с 1994 года. Современные системы управления корпоративным контентом, созданные ЭОС, обеспечивают оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 6 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тыс.

Сертифицированный партнер ЭОС в Республике Дагестан Группа Компаний Bevolex («Беволекс»), соисполнитель проекта, оказывает ИТ-услуги во многих регионах России и за рубежом. Работая на рынке с 1999 года, ГК «Беволекс» имеет большой опыт разработки и внедрения различных ИТ-решений.

Предпосылки проекта

Как рассказал начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов, нормативно-правовой базой для создания Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД) стали следующие документы:


  • Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

  • Распоряжение Правительства РФ «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020г.г.)»;

  • Постановление Правительства РД от 10.02.2014г. №44«О межведомственном электронном документообороте»;

  • Постановление Правительства РД от 30.06.2014г. №300 «О ходе внедрения системы электронного документооборота в ОГВ Республики Дагестан»;

  • Постановление Правительства РД08.08.2014г. №365«О реализации приоритетных проектов развития Республики Дагестан в 2014 году».

СЭД «ДЕЛО», выбранная для создания ЕСЭД Республики Дагестан, на протяжении многих лет успешно эксплуатируется в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска, Вологды (см. проект раздела «ЭОС» от 20 ноября 2014 г.) и многих других.

«Мы изначально искали решение, которое способно вырасти в большую Единую систему для всех органов власти. СЭД «ДЕЛО» соответствовала нашим требованиям. Мы взяли у ЭОС безлимитную лицензию на это решение, чтобы в последующем подключать все органы власти к системе, не тратя деньги на закупку дополнительных лицензий», - пояснил Аскандар Магомедов.

Начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов

Ход проекта

В соответствии с заключенным Министерством связи и телекоммуникаций Республики Дагестан и ЭОС единым контрактом на закупку и внедрение системы внедрение СЭД «ДЕЛО» началось в 4-м квартале 2013 года.

Создание ЕСЭД РД проводится в несколько этапов. Так, в 2013-2014 годах внедрение ЕСЭД проходило в Администрации Главы и Правительства РД и органах исполнительной власти РД. «При внедрении системы мы начинаем автоматизацию не с канцелярий, как это часто делается, а развертываем ее сразу на всех местах, включая рабочие места руководства. С помощью партнеров ЭОС на первом этапе проводилось обучение на местах 1,5 тыс. пользователей», - рассказывает Аскандар Магомедов.

2014 год также ознаменовался внедрением ЕСЭД в Народном собрании РД, Конституционном суде РД, Счетной палате РД, Избирательной комиссии РД, в Администрациях городских округов и муниципальных районов Республики Дагестан.«В этом году нам не приходится закупать систему, мы заключили контракт с местными партнерами ЭОС только на обучение 1,2 тыс. сотрудников муниципальных образований и установку уже имеющего ПО на местах. Кроме того, 3 человека из нашего Министерства продолжают образование ранее обученных пользователей ЕСЭД, добавляют в систему новых пользователей, ведут справочники», - говорит Аскандар Магомедов.

Таким образом, до конца 2014 года к ЕСЭД РД будут подключены следующие органы Республики Дагестан: Администрация Главы и Правительства, Народное собрание, Счетная палата, Избирательная комиссия, а также все 30 органов исполнительной власти, администрации всех 10 городских округов и всех 42 муниципальных районов. С 1 января 2015 года будет обеспечена возможность оперативного обмена документами между этими органами власти в безбумажном виде.

Согласно планам, в 2015-2020 годах внедрение ЕСЭД охватит органы местного самоуправления РД, подведомственные государственные учреждения РД.

Сетевой график внедрения ЕСЭД в Республике Дагестан

ЕСЭД РД развернута как «облачный» сервис – доступ к нему открыт через web-интерфейс (sed.e-dag.ru). Каждому пользователю системы создается виртуальный кабинет, где он получает документы (поручения), рассматривает их, исполняет или перепоручает их, контролирует исполнение данных ему поручений и\или поручений, данных им своим подчиненным. «База документов единая, справочники, как я уже сказал, ведем мы сами, органы власти подключаемк системе удаленно по защищенным каналам связи. «Толстым клиентом» пользуются только регистраторы. При таком подходе скорость внедрения в разы увеличивается: на местах требуется только наличия компьютера и подключения. Мы выбрали эту схему, потому что не везде есть квалифицированные специалисты, способные обслуживать серверы,каналы связи, особенно в горных районах», - сообщает Аскандар Магомедов.

ЕСЭД РД - «облачный» сервис

Кроме того, для руководителей разработано мобильное приложение «Портфель РД» для iPad, где руководитель ведомства всегда может получать документы, где бы он ни был, создавать резолюции, рассматривать и подписывать документы, отправлять поручения и назначать исполнителей. Система разрабатывалась партнерами ЭОС согласно требованиям Министерства связи и телекоммуникаций РД.

Для ведения online-мониторинга активности органов власти по работе в ЕСЭД Министерство связи и телекоммуникаций РД использует специальный сайт (analytics.e-dag.ru), где ежедневно публикуются количество документов и резолюций, зарегистрированных в ЕСЭД, соотношение количества документов и наложенных на них резолюций в ЕСЭД по месяцам, а также рейтинг активности работы органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов РД по работе в ЕСЭД. Для того, чтобы работа того или иного образования была оценена положительно, активности в системе должны совершать не менее 50 % его сотрудников. Никто не хочет отставать, когда динамика выложена на сайт и всем видна, уверяет Аскандар Магомедов.

Итоги проекта

К настоящему времени на основе СЭД «ДЕЛО» создана единая база для всех органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Республики Дагестан, организовано межведомственное взаимодействие сотрудников госаппарата.

На 1 декабря 2014 года к ЕСЭД «ДЕЛО» подключены 28 органов исполнительной власти РД, администрации 10 городских округов РД, администрации 42 муниципальных районов РД – в общей сложности более 300 автоматизированных рабочих мест регистраторов, порядка 160 – руководителей (министров, заместителей министров, глав городских округов и муниципальных районов), более 3,5 тыс. пользователей работают через «тонкий клиент» - «Дело-WEB».

Количество пользователей ЕСЭД РД

В едином хранилище ЕСЭД РД находятся более 236 тыс. документов, более 300 тыс. резолюций, общий объем информации превысил 250 Гб. Ежедневно в системе регистрируются около 1,2 тыс. новых документов и около 1,5 тыс.резолюций.

Количество данных в ЕСЭД РД

«Создание единого электронного пространства на уровне всей Республики позволяет направить материальные ресурсы на развитие единого решения, а значит, использовать их более эффективно», - подчеркивает Аскандар Магомедов. Сейчас специалисты Министерства связи и телекоммуникаций РД налаживают сервер ЭЦП, чтоб в ближайшем будущем перейти к юридически значимому документообороту в безбумажном виде.

Комментирует генеральный директор ООО «ЭОС Софт» Андрей Козлов:

«Проект в Дагестане занимает одно из значимых мест среди всех внедрений продуктов ЭОС в государственном секторе – как по количеству организаций-участников, так и по числу пользователей. Успех проектов по созданию единых систем межведомственного электронного документооборота в масштабах субъекта Российской Федерации, особенно с подключением муниципального уровня, зависит не только от качества внедряемых продуктов и решений, но и – в значительной степени – от позиции заказчика, его настроенности на серьезную работу и конструктивное сотрудничество с вендором.

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан в качестве органа, ответственного за проект, с самого начала системно подошло к внедрению региональной СЭД. Это выразилось в создании необходимой нормативной базы (правовых актов Правительства РД о внедрении СЭД и межведомственном электронном документообороте), а также в четком видении перспектив.

Реализация такого масштабного проекта в сжатые сроки стала возможной благодаря полному взаимопониманию между представителями заказчика и группой внедрения (специалистами ЭОС, нашего регионального партнера ГК «Беволекс» и партнерской команды из Ставрополя). Мы уверены, что все поставленные задачи будут решены, а Единая межведомственная система электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан станет эффективным инструментом управления регионом».

Подтверждена совместимость систем Рутокен и КАРМА
2014-12-22 12:40

По итогам проведенных специалистами ООО «ЭОС (Софт)» и ЗАО «Актив-софт» испытаний подтверждена совместимость и корректность работы различных моделей электронных идентификаторов Рутокен (производитель – ЗАО «Актив-софт») с системой криптографического обеспечения «КАРМА» (разработка ЭОС). Основные продукты ЭОС – СЭД «ДЕЛО», ECM-система eDocLib, EOS for SharePoint и другие также совместимы с идентификаторами Рутокен. Результатом испытаний стало подписание данными компаниями «Сертификата совместимости электронных идентификаторов Рутокен и ПО «КАРМА».

Напомним, что система криптографического обеспечения «КАРМА» предназначена для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации – электронной подписи документов (ЭП) и шифрования. «КАРМА» может использоваться практически в любых системах различного уровня и назначения, нуждающихся в использовании средств ЭП и шифрования (системах документооборота и ECM-системах, электронных архивах, BPM, ERP и других системах автоматизации).

«КАРМА» не требует специфических знаний по криптографии, учитывает отечественные обычаи делового оборота. Пользователь работает с ЭП через интуитивно понятный интерфейс непосредственно из проводника Windows.

Ознакомиться с сертификатом можно здесь

Алтайская информационная база на СЭД «ДЕЛО»
2014-12-16 16:39

Система электронного документооборота «ДЕЛО» является самым распространенным решением для построения единых СЭД органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации. Одним из первых регионов, начавших внедрение СЭД «ДЕЛО», является Алтайский край. С начала 2000-х годов здесь реализуются проекты по автоматизации управления документами в органах власти и местного самоуправления, и на сегодняшней день в рамках единой СЭД во властных структурах территории сформировано общее документационное пространство. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта по созданию Единой системы электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД) является «КС-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири.

Об особенностях проекта и эффекте от внедрения СЭД рассказал в интервью порталу «Вечерний Барнаул» Сергей Миев, заместитель начальника управления информационных технологий и связи Алтайского края. «В крае создана единая система электронного документооборота, участниками которой являются Администрация края, все краевые органы исполнительной власти, представительство Алтайского края при Правительстве России, МФЦ. На данном этапе доля электронного документооборота между органами исполнительной власти составляет 60 процентов», – сообщил он.

Проект начинался с создания локальных систем в органах власти. Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа структур, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование», «Архивное ДЕЛО» и др.).

С принятием в эксплуатацию в 2009 году защищенной корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края была организована совместная работа систем документооборота органов исполнительной власти. Из Администрации края карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты направлялись и регистрировались в автоматическом режиме в системах участников документооборота.

В 2011 году в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края было принято решение объединить разрозненные программы автоматизации в единую систему электронного документооборота. В декабре распоряжением Администрации края был утвержден «Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края», который определил основные принципы и правила работы в единой системе. С 2012 года ЕСЭД заработала в полном объеме. Было создано единое хранилище всех документов, внедрены унифицированные технологии работы с управленческими документами.

«Применение единой системы обеспечило доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям и текстам документов с момента их создания или внесения изменений, а также контроль всех этапов исполнения документов; повысило исполнительскую дисциплину при подготовке документов и выполнении поручений. Пользователям системы стали доступны сведения об исполнителях и ходе работы с документами в других организациях, при этом их действия протоколируются», – рассказал Сергей Миев. Он подчеркнул, что в конечном итоге сокращается время работы с документами, увеличивается скорость принятия управленческих решений.

С начала 2013 года в Администрации внедрена подсистема, позволяющая автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «ДЕЛО» с сайтом Президента России www.kremlin.ru разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента Российской Федерации и в Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

В текущем году Администрация Алтайского края провела серьезную работу по развитию проекта: было увеличено число пользователей СЭД, закуплены дополнительные подсистемы, опции и модули. С января по ноябрь 2014 года для обеспечения работы в единой системе администраций городов и районов края, ряда подведомственных организаций было закуплено около 50 дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО», порядка 400 – «ДЕЛО-Web», около 200 лицензий на опцию «ЭП и шифрование», а также подсистемы «Мониторинг документов», «Сервер электронного взаимодействия», «Сервер удаленной проверки ЭП». Для обеспечения доступа в СЭД руководителей были закуплены лицензии на подсистему «АРМ Руководителя» (6 мест).

Был сделан ряд серьезных шагов в направлении развития электронного документооборота. В 2014 году постановлением Администрации края установлено равенство собственноручной подписи и электронной подписи в СЭД, что позволяет реализовать электронное взаимодействие между участниками системы в полном объеме. В тестовом режиме отработано согласование проектов документов в электронном виде. Кроме этого, был проведен комплекс работ для подключения ЕСЭД к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).

Проведена и большая организационная работа. В текущем году утверждена новая Инструкция по делопроизводству, которая формально закрепила правила и требования к работе в ЕСЭД. В рамках подготовки к использованию СЭД в аппарате Администрации края прошло обучение нескольких групп пользователей, ранее не имевших доступа в систему.

«В настоящее время внедрено более 800 рабочих мест. Обеспечен электронный документооборот с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций. Из системы документооборота нормативные правовые документы направляются для официального опубликования на Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru). С использованием электронной почты осуществляется автоматическая рассылка документов в подведомственные организации», – рассказал Сергей Миев. Говоря об эффекте от внедрения системы, он подчеркнул, что, помимо расширения количества рабочих мест, обеспечения бесперебойной работы на первый план выходит необходимость организации эффективной работы пользователей. «Система из инструмента делопроизводителей стала уникальной информационной базой для государственных и муниципальных служащих, содержащей более 600 тысяч отсканированных документов, и должна давать отдачу так же, как и другие системы, как, например, уже известные всем потребителям «Кодекс», «Гарант», – резюмировал Сергей Миев.

Напомним, что на базе СЭД «ДЕЛО» региональные системы управления документами, объединяющие органы власти с подключением муниципального звена, созданы в десятках субъектов Российской Федерации. Наиболее масштабные проекты реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, республиках Дагестан, Саха (Якутия), Северная Осетия-Алания, Хакасия, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других.

Справка:

Управление информационных технологий и связи Алтайского края создано Указом Губернатора Алтайского края от 17.10.2013 № 51. К числу его полномочий относится развитие и функционирование Единой системы электронного документооборота Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края, а также обеспечение взаимодействия ЕСЭД с информационной системой Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и официальным сайтом Администрации края.

При подготовке информации использованы:

материалы портала «Вечерний Барнаул»

документы официального сайта управления информационных технологий и связи Алтайского края

материалы сайта компании «КС-Консалтинг

СЭД «ДЕЛО» в администрации Кисловодска
2014-12-01 12:49

Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае, являющаяся крупнейшим центром современных документационных технологий в регионе, сообщила о завершении очередного этапа внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Администрации города-курорта Кисловодска. В организации автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обращениями граждан, правовыми актами и контроль исполнения.

Началом использования СЭД «ДЕЛО» в мэрии Кисловодска считается 2011 год, когда Правительством Ставропольского края в Администрацию города-курорта было передано одно рабочее место СЭД «ДЕЛО». АРМ было предназначено для получения нормативно-правовой документации из Правительства и для ознакомления с возможностями системы.

В то время в Администрации города-курорта Кисловодска документация, поступающая от организаций и от граждан, регистрировалась в разных информационных системах. При этом до исполнителей документы доходили только на бумажном носителе, сканирование поступающих документов не производилось. Используемые информационные системы позволяли получать отчетные и печатные формы, однако вид и содержание некоторых из них уже не отвечали текущим требованиям пользователей.

Поработав в СЭД «ДЕЛО» и изучив ее возможности, Администрация приняла решение приобрести рабочие места системы для ведения внутреннего документооборота и работы с обращениями граждан. В 2013 году система «ДЕЛО» стала использоваться специалистами Отдела по контролю и обращениям граждан администрации города-курорта Кисловодска, занимающиеся регистрацией писем граждан и ответов на них. В октябре 2014 г. рабочими местами в СЭД «ДЕЛО» были обеспечены еще ряд специалистов, в том числе 3 специалиста приемной Главы и его заместителей, специалист общего отдела, специалист Правового управления.

В ходе реализации проекта было проведено обследование организации, выработаны правила настройки системы, развернута и настроена база СЭД «ДЕЛО» под структуру и правила ведения делопроизводства Администрации города-курорта Кисловодск. Специалистами «Бизнес ИТ» было проведено обучение десяти пользователей в соответствии с выполняемыми ими функциями. Обучение проводилось индивидуально, на рабочих местах, пользователи обучались технологиям работы на примере реальных документов непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию. Кроме этого, осуществлялось консультирование пользователей по вопросам, возникающих в ходе работы в системе, а также велась корректировка справочников СЭД.

В итоге система «ДЕЛО» позволила решить все задачи, обозначенные заказчикам в качестве основных:


  • регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции в единой автоматизированной системе электронного документооборота и ведение базы данных электронных копий документов;

  • обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

  • ведение электронной базы нормативно-правовых документов и обеспечение оперативного контроля за их исполнением;

  • сокращение временных и материально-технических затрат на обработку корреспонденции (расходные материалы, копировально-множительное оборудование);

  • обеспечение автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

  • оперативный обмен корреспонденцией с Правительством Ставропольского края средствами СЭД «ДЕЛО» и MS Outlook.

В настоящее время вся входящая и исходящая корреспонденция, а также нормативно-правовая документация Мэрии регистрируется в СЭД, происходит обмен корреспонденцией с  Правительством Ставропольского края в электронном в виде, имеется возможность получения печатных и отчетных форм. Администрация Кисловодска планирует дальнейшее развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота по следующим направлениям:


  • разработка новых печатных и отчетных форм;

  • приобретение дополнительных рабочих мест для других структурных подразделений Администрации с целью получения специалистами оперативного доступа к документам (в пределах их компетенции);

  • постепенный переход на безбумажный документооборот.

Напомним, что на базе СЭД «ДЕЛО» автоматизирован документооборот во многих органах власти и местного самоуправления Ставрополья – в Правительстве и Думе Ставропольского края, краевой прокуратуре, в региональном Управлении Федеральной службы РФ по наркоконтролю, Избирательной комиссии и др. Первые проекты на муниципальном уровне стартовали в 2008 году (Администрация города Ставрополя), в 2009 году внедрение началось в Администрации города Невиномысска. В последующие годы еще ряд муниципальных администрацией, в том числе сельских районов, развернули внутренний документооборот на базе СЭД «ДЕЛО». Например, в 2012 году «ДЕЛО» внедрено в Шпаковском муниципальном районе, в 2013 году – в мэрии Пятигорска.

Мобильное приложение «Электронное правительство» для якутских чиновников
2014-11-26 11:40

http://ysia.ru/index.php?r=news%2Ffullview&id=25009

Современные инфокоммуникационные технологии станут применяться в системе электронного документооборота органов власти Якутии. Речь идет о мобильных приложениях, которые компания «Электронные офисные системы» («ЭОС») представила 25 ноября в Минсвязи республики.

«Совместная работа органов власти Якутии с компанией «ЭОС» началась в 2003 году. За это время к системе электронного документооборота подключены все министерства и ведомства, Госсобрание, Счетная палата, ряд муниципальных образований и свыше 120 крупных предприятий и организаций республики», - сказал, открывая встречу, министр связи и информационных технологий республики Александр Борисов.

Следующий год, по словам министра, должен стать этапным в плане перехода на более современные информационные технологии. «В ходе подготовки к этому в октябре-ноябре текущего года мы активизировали работу, и, естественно, возник ряд вопросов, которые мы должны решить в рамках визита руководства компании «ЭОС», - отметил он.

В Якутск прибыли гендиректор «ЭОС Софт» Андрей Козлов, директор по работе с партнерами Алексей Перегудов и специалист отдела маркетинга мобильных приложений Артем Андреев.

«Наша компания на сегодняшний день является лидером по разработке и сопровождению систем электронного взаимодействия. Мы сотрудничаем с федеральными и региональными органами власти, крупными компаниями. Что касается государственных органов управления, мы работаем с 30 регионами. Безусловно, мы гордимся десятилетним сотрудничеством с Якутией, где активно используются наши технологические решения», - сказал Андрей Козлов.

Основной темой встречи стала презентация нового продукта компании «ЭОС Софт» - мобильного клиента с поддержкой юридически значимого документооборота. Разработка позволяет организовать межведомственное согласование проектов документов в больших объемах, в том числе автоматическую регистрацию, отправку на визирование, использование электронной цифровой подписи. При этом весь процесс занимает 1-2 минуты.

Новый продукт, используемый на планшетах, привязан к общей системе электронного документооборота и даёт возможность принимать управленческие решения в оперативном режиме.

На сегодняшний день разработан мобильный клиент для планшетов iPad. Для защиты данных применена специальная смарт-карта, разработанная партнером - компанией «Аладдин Р.Д». Кроме того, есть возможность подключения отдельного Bluetooth-устройства. По словам Артема Андреева, в ближайшее время аналогичное приложение можно будет установить на планшеты под управлением системы Android.

Технология мобильного клиента имеет сертификаты и высокую степень криптографической защиты передачи данных.

«Электронные офисные системы» - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ЕСМ-систем. ЭОС – стратегический партнер корпораций Microsoft и Oracle. Компания разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей.

В настоящее время программные продукты компании «ЭОС» используют около 6 тысяч клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тысяч. Компания обеспечивает систему электронного документооборота в Совете Федерации, Госдуме, федеральных органах власти, структурных подразделениях Генпрокуратуры, Центробанка. С 2003 года компания сотрудничает с органами власти Якутии.

Новые пользователи СЭД «ДЕЛО» появились в трех муниципалитетах Башкортостана
2014-11-25 11:55

Органы местного самоуправления Республики Башкортостан продолжают планомерно расширять сферу применения системы электронного документооборота «ДЕЛО». В 2014 году многие администрации сельских муниципальных районов и городских округов приобрели дополнительные рабочие места СЭД, а для некоторых этот год стал началом перехода к новым технологиям работы с документами.

Администрация городского округа город Кумертау использует систему «ДЕЛО» с 2008 года. В системе организована регистрация документов, а архивный отдел Администрации ведет с помощью СЭД «ДЕЛО» документооборот по обращениям граждан – регистрирует сами обращения и принятые по ним решения.

Город Кумертау является одним из республиканских центров развития информационного общества и электронного документооборота. Так, в апреле текущего года здесь прошел первый городской информационный форум «Информационное общество: опыт, развитие, перспективы», организованный Администрацией ГО. Форум собрал более 500 участников, а современным технологиям документооборота была посвящена отдельная секция «Электронный документооборот. Современное хранение документов. Вопросы безопасности электронного взаимодействия». На этой секции управление делами города Кумертау поделилось практическим опытом использования СЭД «ДЕЛО» и видением перспектив. В текущем году Администрация Кумертау закупила дополнительные рабочие места, предназначенные новым пользователям.

Расширила сферу применения СЭД и Администрация муниципального района Стерлитамакский район Республики Башкортостан. Здесь также в системе появились новые пользователи. А для Администрации муниципального района Белокатайский район компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе, был реализован первый этап автоматизации документооборота.

До внедрения СЭД «ДЕЛО» Администрация МР Белокатайский район не использовала современные программные продукты для работы с документами. В январе 2014 года после проведенных подготовительных процедур (обследование документооборота, составление схемы движения документов в организации и внешних документопотоков) СЭД была внедрена на участке службы ДОУ. В результате были решены ряд первоочередных задач, стандартных для данного этапа внедрения СЭД:


  • переход к регистрации документов средствами СЭД;

  • отказ от бумажных (журнальных) форм регистрации;

  • обеспечение контроля исполнения поручений руководства путем их регистрации в СЭД «ДЕЛО» и отслеживания контрольных сроков;

  • формирование аналитических форм из СЭД на основе созданной документальной базы;

  • снижение временных затрат на рутинные процедуры поиска документов и поручений.

Все это позволило начать постепенный переход от традиционных форм работы с документами к актуальным технологиям электронного документооборота. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой ДЕЛО. В ходе обучения производилась настройка системы под работу конкретных специалистов.

В перспективе все указанные выше организации планируют и дальше развивать СЭД. Данная схема реализации проектов по переходу на электронный документооборот является одной из часто встречающихся в муниципальных структурах: постепенное расширение количества рабочих мест и последовательное освоение функционала  СЭД позволяет удовлетворять потребности в автоматизации, учитывая имеющиеся бюджетные возможности.

СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Вологды
2014-11-24 11:43

http://ecm.ict-online.ru/projects/p112201/
Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» - регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.
О заказчике
Город Вологда основан в 1147 году и входит в состав Вологодской области, является административным центром Вологодской области. Структура Администрации города Вологды включает 6 департаментов (градостроительства и инфраструктуры, гуманитарной политики, имущественных отношений, финансов, экономического развития, стратегического планирования и инвестиционной политики), 4 управления (правовое, информации и общественных связей, информационных технологий и защиты информации, управление делами) и 2 отдела (бюджетного учета, отчетности и методологии и мобилизационной работы).
Об исполнителе
Компания «Офис-Док»(Санкт-Петербург), созданная в 2001 году, на сегодняшний день относится к числу компаний, имеющих наибольший практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом. На счету компании более 300 самостоятельно реализованных проектов, десятки тысяч внедренных рабочих мест, участие в крупнейших федеральных проектах по созданию распределенных систем электронного документооборота. Специалисты компании – эксперты как в предметной области, так и в области информационных технологий.
Предпосылки проекта
Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.
СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе многолетними пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Если говорить о городских муниципалитетах, то, кроме Вологды, крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска и многих других.
В качестве интегратора была приглашена компания «Офис-Док» как региональный представитель ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе, имеющий богатый опыт внедрения СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления.
Ход проекта
Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Вологды проходит с 2007 года, когда в аппарате было внедрено 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, перевод бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».
В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы – закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Например, только в феврале 2013 года Администрация Вологды приобрела 7 лицензий «ДЕЛО», 30- «ДЕЛО-WEB», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 – «Печать штрих-кода», по 15 – «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование».
Уже на первых этапах внедрения СЭД «ДЕЛО» позволила Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.
В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В апробации схемы прохождения проектов МПА в июле-декабре 2012 года принимали участие следующие органы Администрации: Управление делами, Управление информационных технологий и защиты информации,  Правовое управление, Департамент городского хозяйства и Департамент имущественных отношений. В рамках апробации схемы успешно прошли согласование в электронном виде свыше 500 проектов МПА, прошли групповое обучение 277 пользователей, индивидуальное обучение - 34 пользователя.
Результаты проделанной работы:
•Сокращение сроков согласования;
•Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;
•Стимулирование персональной ответственности  каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;
•Повышение качества подготовки МПА;
•Возможность работы с версиями документов;
•Обеспечение прозрачности процедуры согласования;
•Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;
•Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».
Также было налажено электронное взаимодействие Администрации города Вологды с Вологодской городской Думой и прокуратурой города Вологды. С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области.
С 28 декабря 2012 года проекты нормативных правовых актов представляются Правовым управлением в прокуратуру города Вологды для проведения антикоррупционной и правовой экспертизы на бумажном носителе с сопроводительным письмом, а также в электронном виде на официальный электронный адрес прокуратуры города Вологды. А с 13 августа 2013 года Администрация города Вологды направляет копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы. Об этом рассказала консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.
По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541. «В работе используется как толстый, так и тонкий клиенты – «ДЕЛО WEB» доступно 446 пользователям. Вариантов лицензирования – два, в том числе конкурентное», - комментирует Ольга Седова.
Проблемы, с которыми столкнулись специалисты Администрации Вологды, по словам Ольги Седовой, касались необходимости внесения в РКПД дополнительной информации о проекте и введения дополнительных реквизитов, разработки печатных форм: листа согласования, указателя рассылки.
Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 – 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября - 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов. К концу года мы выйдем на миллион», - прогнозирует Ольга Седова.
Итоги проекта
К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:
1.Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;
2.Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);
3.Протокольное сопровождение совещаний;
4.Направление документов на исполнение в электронном виде;
5.Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;
6.Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией;
7.Автоматизация составления отчетности;
8.Разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде;
9.Организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот);
10.Организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода;
11.Автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов;
12.Направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.
«Развитие и эксплуатация системы «ДЕЛО» в муниципалитете Вологды – пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД «ДЕЛО», во-вторых – постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. В течение всего периода эксплуатации система освоена в полном объеме, все ее возможности используются в ежедневной работе. «ДЕЛО» позволило Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», - отмечают представители ЭОС.

CЭД «ДЕЛО» внедрено в Администрации ГО Сибай
2014-11-18 15:19
Проект по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Администрации городского округа город Сибай начался в августе 2014 года. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС. Администрация ГО Сибай выбрала последовательный способ внедрения СЭД и начала с автоматизации базовых документальных процедур: регистрации и обработки корреспонденции. До начала проекта процедуры обработки документов не были автоматизированы. Основной целью проекта заказчик определил постепенный перевод работы с документами с традиционных «бумажных» технологий в электронный вид. В августе 2014 года реализован первый этап автоматизации – переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой «ДЕЛО». В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. Для перевода документов в электронный вид была приобретена и внедрена опция «Сканирование». По итогам завершения данного этапа проекта были достигнуты требуемые результаты: корреспонденция, поступающая как в бумажном, так и в электронном виде, в настоящее время регистрируется средствами СЭД «ДЕЛО»; автоматизировано формирование регистрационных журналов – на смену бумажным формам пришли электронные; все поручения высшего руководства Администрации в настоящее время подлежат регистрации в системе документооборота, что позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину; отчетные формы по документообороту, которые требуются для поддержки управленческих решений руководства, формируются средствами модуля «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО»; существенно снизились временные затраты на рутинные процедуры поиска документов и поручений. В дальнейшем планируется расширение использования системы за пределы участка службы документооборота и подключение к ней специалистов подразделений для электронного взаимодействия. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.