Добрый день, уважаемые читатели!

Перед Вами двадцать второй выпуск рассылки Прикладной менеджмент сегодня, завтра, всегда! Сегодня мы продолжим рассмотрение основных ошибок управленцев при проведении реинжиниринга.

Настоящая рассылка выпускается в рамах деятельности Некоммерческого партнерства "The Next Business Generation". С подробной информацией о Партнерстве Вы можете ознакомиться здесь или же задать любые вопросы авторам рассылки

Если же Вы не имели возможности получать нашу рассылку раньше, то все интересующие Вас выпуски можете найти в Архиве.

Перепроектированные бизнес-процессы (reengineered business process) во многом отличаются от традиционных процессов. В общем виде описать перепроектированные процессы не представляется возможным, так как они весьма разнообразны. Несмотря на это, анализ проектов по реинжинирингу, выполненных различными компаниями, позволяет выделить характерные черты типового перепроектированного процесса.

Традиционная индустриальная компания исходит из следующих посылок, восходящих к Адаму Смиту. Исполнители имеют низкую квалификацию, у них мало времени и способностей ее повысить. Из этого неизбежно вытекает, что работы (задания), поручаемые исполнителям, должны быть очень простыми. Адам Смит утверждал, что люди работают наиболее эффективно, когда они выполняют простую и легко понятную задачу. Простые задачи, однако, при их связывании с помощью иерархической структуры компании приводят к сложным процессам, что в свою очередь приводит к неэффективности, неудобству и дороговизне. Таким образом, плата за простые задания довольно высока.

Для того чтобы удовлетворять современным требованиям к качеству, сервису, гибкости и низкой стоимости, процессы должны быть простыми. Потребность в простоте процессов оказывает существенное влияние на то, как процессы проектируются и какая форма придается компании.

Рассмотрим характерные свойства, присущие перепроектированным бизнес-процессам, т.е. процессам, сформированным в ходе проведения реинжиниринга.

Несколько работ объединяются в одну.

Наиболее характерным свойством перепроектированных процессов является отсутствие сборочного конвейера, на каждом рабочем месте которого выполняются простые задачи. Вместо этого ранее различные работы (задания) интегрируются. В описанном ранее проекте по реинжинирингу, проведенном в компании IBM Credit, работа нескольких специалистов, входивших в различные подразделения, объединена в работу, выполняемую одним человеком, имеющим доступ к экспертной системе с базой данных.

На практике далеко не всегда при реинжиниринге удается сжать все шаги (задания) процесса к работе, выполняемой одним человеком. В этом случае создается команда, которая несет ответственность за данный процесс. Наличие в команде нескольких человек может приводить к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители процесса подчиняются различным подразделениям компании (возможно, располагающимся на различных территориях). Кроме того, при традиционной организации работ трудно (невозможно) определить ответственного за быстрое и качественное выполнение работы.

Сравнительные оценки, выполненные компаниями, которые провели реинжиниринг, показывают, что переход от традиционной организации работ к выполнению процесса одним человеком уменьшает количество людей и ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз ("горизонтальное сжатие процесса"). Уменьшается количество ошибок и отпадает необходимость держать специальную группу людей для устранения этих ошибок. Улучшается управляемость за счет уменьшения количества людей и четко распределенной ответственности между ними.

Исполнители принимают самостоятельные решения.

В ходе реинжиниринга компании осуществляют не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов. Вертикальное сжатие происходит за счет того, что в тех точках процесса, где при традиционной организации работ исполнитель должен обращаться к управленческой иерархии, принимающей решения, исполнитель принимает решение самостоятельно.

При традиционной организации работ, ориентированной на выпуск массовой продукции, исходили из предположения, что исполнители не имеют ни времени, ни склонности, ни глубоких и всесторонних знаний, необходимых для принятия решений. Реинжиниринг отбрасывает это предположение, осуществляя вертикальное сжатие, в результате которого уменьшаются временные задержки, снижается стоимость, ускоряется реакция на запросы клиента и увеличиваются полномочия исполнителей.

Шаги процесса выполняются в естественном порядке.

Реинжиниринг процессов освобождает от линейного упорядочения работ, свойственного традиционному подходу, позволяя выполнять работы в их естественном порядке (т.е. там, где это возможно, выполнять работы параллельно), что ускоряет выполнение процесса. Этот подход был использован при реинжиниринге процессов, выполненном компанией Kodak.

Делинеаризация процессов приводит к ускорению двумя путями. Во-первых, ряд работ выполняется параллельно. Во-вторых, уменьшается время, которое тратится на устранение несоответствий между предыдущими и последующими шагами процесса.

Процессы имеют различные варианты исполнения,

Традиционный процесс, ориентированный на производство массовой продукции, должен исполняться идентично для всех входов, производя согласованные выходы. Традиционные процессы обычно оказываются очень сложными, так как они учитывают различные исключения и частные случаи.

В современном разнообразном мире с изменяющимся рынком необходимо, чтобы процесс имел различные версии в зависимости от ситуаций, входов и состояния рынка. Новые (перепроектированные) процессы, имеющие различные версии, начинаются с некоторого проверочного шага, определяющего, какая версия процесса наиболее подходит текущей ситуации. Поэтому новые процессы в отличие от традиционных являются ясными и простыми, так как каждый вариант ориентирован только на одну соответствующую ему ситуацию (случай). Так например, в проекте IBM Credit процесс имеет три версии:

простые случаи (обрабатываются компьютером, без участия специалиста), средние по сложности случаи (обрабатываются специалистом с помощью экспертной системы и БД), сложные случаи (обрабатываются специалистом, привлекающим экспертов).

Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно.

В традиционных компаниях работа организуется вокруг специалистов, сгруппированных в тематические подразделения: расчетный отдел (отделение), отдел заказов, транспортный отдел и т.п. Поэтому, если расчетному отделу требуется новый карандаш, то он обращается с заявкой в отдел заказов. Отдел заказов находит производителя, договаривается о цене, размещает заказ, осматривает товар, оплачивает его и передает в расчетный отдел. Описанный процесс является достаточно расточительным и медленным, так как он затрагивает несколько подразделений, взаимодействующих друг с другом в письменной форме. Анализ, проведенный в одной из крупных компаний США, показал, что при традиционном распределении работ внутренние затраты компании на приобретение батарейки стоимостью 3 дол. составили 100 дол. Кроме того, было установлено, что 35% всех заказов составляют заказы стоимостью менее 500 дол. В результате реинжиниринга расчетный и все другие отделы самостоятельно (а не через отдел заказов) заказывают себе товары стоимостью менее 500 дол.

Реинжиниринг сдвигает работу между границами подразделений, что устраняет излишнюю интеграцию и приводит к повышению эффективности процесса.

Уменьшение проверок и управляющих воздействий.

Проверки и управляющие воздействия непосредственно не производят материальных ценностей. Поэтому задача реинжиниринга осуществлять их только в той мере, в которой это экономически целесообразно.

Традиционные процессы насыщены проверками и управляющими шагами, не производящими ценностей для заказчика, а проверяющими соблюдение исполнителями предписанных правил. Так например, отдел заказов до исполнения заказа проверяет право клиента осуществить данный заказ, подлинность подписи клиента и финансовую состоятельность его подразделения или компании. При общей целесообразности проверок многие компании не задумываются над тем, сколько стоит проведение этих проверок. На практике довольно часто оказывается, что стоимость проверок и управляющих воздействий превосходит стоимость потерь, которые бы имели место при отсутствии проверок.

Реинжиниринг предлагает более сбалансированный подход. Вместо проверки всех выполняемых работ перепроектированный процесс часто агрегирует эти работы, делает отложенные проверки и управляющие воздействия, что заметно сокращает время и стоимость проверок. ) Минимизация согласований.

Еще один вид работ, не производящих непосредственных ценностей для заказчика, - согласования.

Задача реинжиниринга - минимизировать согласования в ходе исполнения процесса путем сокращения внешних точек контакта. Суть минимизации согласований можно пояснить на примере компании Ford (см. разд. 1.2). До реинжиниринга процесс оплаты счетов в компании Ford имел три точки контакта с поставщиками: в департаменте заказов в виде заказа на приобретение продукта, в отделе получения в виде документа на получение товара, в отделе оплаты счетов в виде накладной на получаемый товар. Три точки контактов приводили на практике ко многим несогласованностям. Компания Ford уменьшила количество контактов с трех до двух, что сделало ненужным согласование противоречивых документов и существенно повысило эффективность работы подразделения.

Сегодня мы представляем Вашему вниманию члена Некоммерческого Партнерства "Новое поколение бизнеса" компанию "Центр деловых инициатив". Это одна из немногих компаний, которая обеспечивает реальное привлечение средств для реализации инвестиционных проектов малого и среднего бизнеса. Компания успешно и активно развивается. "Центр деловых инициатив" имеет обширную базу инвесторов, с которыми у нее установлены тесные деловые контакты. Сайт MICROFINANCE.RU, продвигаемый компанией, станет для Вас эффективным инструментом в процессе привлечения инвестиций под Ваш проект.

Если Вас заинтересовала компания "Центр деловых инициатив", просьба обращаться в компанию с обязательной ссылкой на Партнерство. В этом случае Вы получите дополнительные льготы при взаимодействии с компанией.

Уважаемые читатели и Партнеры! Если Вас заинтересовал данный Проект просим оценить и проголосовать за него в конкурсе "Бизнес-сайт' 2001" в номинации "Финансы и экономика". Проголосовать можно здесь

Уникальное предложение для частных предпринимателей и организаций.

Во многих директорских советах крупных западных фирм, работает штатный астролог, который анализирует поступающую информацию и предоставляет квалифицированные отчеты. В процессе развития нашего Проекта, мы сотрудничаем с таким профессионалом. На нашем конкретном опыте можем сказать, что все рекомендации и прогнозы оказались точными и сбывались.

Мы не верим в астрологию, но факты реально доказывают успешность ее применения. Вы сами можете в этом убедиться. Астрологическое планирование - 1 месяц бесплатно. Если гарантия прогнозов для Вашей организации от 50 %, в чем Вы лично убедитесь, в дальнейшем можете заказать по "символическим" ценам:

• Стратегический план развития прогнозы для физических лиц на 12 мес. (100 дат) - $100.
• Cтруктурный анализ организации (cильные и слабые стороны, прогнозы на 12 месяцев) - $220.

В дальнейшем, астролог работает только для членов нашего Некоммерческого партнерства представления интересов, защиты и содействия деятельности субъектов бизнеса "The Next Business Generation", так как прием новых организаций для астрологического сервиса - ограничен.

Рекоммендуем рассылку Управление 3000. Проект "Управление 3000" направлен на поддержку российских предприятий в освоении современных методов и технологий управления. Сайт содержит всестороннюю информацию о методах и технологиях управления, применяемых в отечественной и зарубежной практике, аналитические исследования, советы специалистов в области управления, "истории успеха" российских предприятий, рекомендации по выбору и применению информационных систем и аналитических программных продуктов, обзоры рынков, маркетинговые исследования.

Мы рекомендуем посмотреть сайт Школы своего Дела. Этот проект полезен не только тем, кто хотел бы создать Свое Дело, причем с нуля, без начального капитала, но и опытным предпримателям.

Мы рекомендуем рассылку Помощь в решении проблем управления от Контур-ТМ.

Владельцам и Генеральным директорам компаний, менеджерам по персоналу – всем, для кого вопросы повышения эффективности управления компанией и ее персоналом стоят на первом месте.

Более подробную информацию о деятельности компании Вы можете получить на сайте компании

На сегодня это все. На этом пока и поставим точку.

А пока мы предлагаем Вам поделиться своим опытом реинжиниринга, а также предлагаем обсудить материалы нашей рассылки. Это даст возможность нам наиболее объективно приспособить имеющийся у нас материал именно для Вас, а также это хорошая возможность поделиться своим опытом и посмотреть на тот опыт, который имеют другие читатели наших рассылок.

До новых встреч и новых выпусков.

С уважением,

Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
ru-wst-z@beep.ru