Все выпуски  

От описания бизнес-процессов к эффективному управлению. Описание оргструктуры при анкетировании сотрудников




 

 

 

 

Страница рассылки  Написать автору Форум рассылки  
 


Сегодня мы будем говорить об обработке первой части анкет, касающихся контактных данных и подчиненности. Казалось бы, информация проще простой, чего тут можно полезного получить? На самом деле не совсем так. Даже обладая таким небольшим количеством информации мы можем получить 2 полезных документа:

  • Перечень сотрудников с актуализированный контактной информацией (иногда называют матрицей коммуникаций, но это слишком громко, скорее это частный случай матрицы коммуникаций). Простейшая, казалось бы, штука, но на большинстве предприятий в готовом виде не имеется (или не актуальная). К тому же, нас интересуют именно те люди, с которыми придется работать на проекте.
  • Схему организационной структуры. Это уже более серьёзный результат. Конечно, на данный момент она может оказаться не полной, но точно правильной (неполноту мы сможем заметить и при необходимости поднять вопрос о привлечении недостающих сотрудников к работам). Кроме того, мы сможем оценить ее понимание самими сотрудниками и выявить противоречия, если таковые имеются (бывает и такое). В рамках организационной структуры в дальнейшем мы будем думать и о границах описания деятельности. Схему мы будем рисовать графически. В качестве инструмента будем использовать MS Visio. Об особенностях графической реализации задачи чуть позже.

Давайте сразу к делу. Предварительно, если возможно, следует сгруппировать анкеты по подразделениям. А еще лучше сразу просить предоставлять информацию именно так сгруппированную. Процесс примерно следующий: берем и читаем первый раздел нашей анкеты. По каждому сотруднику делаем запись в таблице контактов. Как Вам удобнее. Например, может иметь такой формат:

№/ Табельный номер

Сотрудник

Должность

Помещение (где рабочее место)

Телефоны (раб. мобильный, местный)

e-mail

Влияет на принятие решений по вопросам

/примечания

АДМИНИСТРАЦИЯ















БУХГАЛТЕРИЯ








На крупных предприятиях, где привлекаемых в проект пользователей за 100-200 сотрудников примерно в 80% случаев потом местный IT-отдел просит дать им эту табличку: «удобно!», говорят. В идеале информация должна поддерживаться в системе управления проектом, но если ее у Вас нет (или пока нет), то подойдет и обычный редактор.

В дальнейшем мы сможем быстро найти нужного сотрудника и не будем донимать Заказчика с вопросами «как кого зовут», «где его искать», «как позвонить, написать» и пр.

Теперь займемся самым главным на сегодня: организационной структурой. Из анкет мы имеем следующую информацию:

  • Должность сотрудника
  • ФИО руководителя
  • Должность руководителя

Оказывается, этого вполне достаточно, чтобы полностью восстановить организационную структуру предприятия любой сложности. Кроме того, в процессе такой работы мы сможем дополнительно проверить:

  • Противоречивость в подчинении;
  • Наличие однозначно понимаемых наименований должностей и отделов;
  • Выявить разрывы в структуре (что-то упустили)

Как Вы уже догадались, нужно просто брать и отображать информацию на схеме. Именно так мы и поступим. Возникает вопрос, по каким правилам выполнять графическую схему? На этот счет нет никаких стандартов. Если посмотреть в интернете примеры подобных схем, то можно увидеть десятки различным способов. Главное, чтобы было понятно. Я буду использовать уже упоминаемую ранее нотацию eEPC. В ней существуют некоторые стандартные элементы для организационной структуры, а также никто не запрещает дополнять ее своими элементами, т.к. мы знаем, что это не нотация в чистом виде, а набор правил. Таким образом, надо договориться, что какие элементы будут обозначать и вперед. Сначала я опишу используемые элементы, а потом в видеоролике покажу, как можно делать на практике (чтобы не было впечатления, что это сложно).

Элементов не много: Сотрудник, Организационная единица (отдел, группа и пр.), должность.

Для удобства восприятия, а также чтобы е загромождать схему я объединил элементы должность, сотрудник и место расположения в один. Иначе крупную структуру отобразить будет просто нереально на приемлемого размера листе. Получим всего два основных элемента:

Случается и такое, что отдельные участки схемы детализировать до сотрудника не нужно, а достаточно показать их количество. Например, в подчинении у бригадира работают 30 монтажников. Зачем нам отображать 30 монтажников, если их роль однотипна и для нашей задачи такая детализация не нужна? В этом случае можно использовать стандартный элемент «Сотрудник», указав в нем количество сотрудников. Еще все элементы нужно как-то соединять. Для этого используются стрелки. Направление стрелки указывает подчинение. Подчиняться может сотрудник сотруднику или организационная единица сотруднику. Чтобы указать принадлежность (сотрудник работает в отделе), используется линия без стрелки. А еще мы можем столкнуться с двойным подчинением (административным и функциональным). Для этого удобно использовать стрелки различного типа (пунктир, например). Соберем все условные обозначения вместе:

Давайте теперь придумаем небольшой пример и создадим для него диаграмму. Пример: Руководитель отдела продаж и директор по производству подчиняются генеральному директору. 2 бригадира подчиняются директору по производству, у которых в подчинении по 10 человек монтажников. Кладовщик подчиняется директору по производству. 2 менеджера по продажам подчиняются руководителю отдела продаж. А маркетолог состоит в отделе продаж, но подчиняется напрямую генеральному директору.

Вот такая схема у нас получилась:

Все наглядно и понятно. Если схема предполагается большая, следует установить размер листа побольше.

Посмотрите на видео, как это делалось в MS Visio.

Оргструктура предприятия в eEPC

Как я уже говорил, существуют и другие способы графического отображения оргструктуры, в частности в том же Visio есть такой тип диаграммы как «оргструктура». Его довольно часто применяют на практике для быстрого визуального отображения структуры предприятия, но для нашей задачи этот вариант не очень подходит.

 

 



В избранное