ИСО 9001, ИСО 13485, ИСО 15189

  Все выпуски  

ИСО 9001, ИСО 13485, ИСО 15189 Положение по подразделению


Коллеги!

Предлагаем Вашему вниманию небольшую заметку о создании положения по подразделению.

Положение по подразделению строится исходя из места подразделения в структуре организации.

Для создания положения необходима следующая информация:

- организационная структура

- цели организации

- цели подразделения

- информация о рутинных процессах, в которых участвует подразделение

- информация о проектах, в которых участвует или может участвовать подразделение

- информация о подразделениях, с которыми взаимодействует данное подразделение в процессе работы

- информация о принятых в организации методах информационного обеспечения «сверху вниз», «снизу вверх» и «по горизонтали»

- штат подразделения

- внешние структуры, с которыми взаимодействует подразделение.

Положение по подразделению должно включать:

1.  Описание структуры подразделения и схему структуры подразделения, в которых необходимо отразить:

1.     Систему персональной подчиненности высшему руководству

2.     Систему персональной подчиненности внутри подразделения

 Если есть сотрудники, имеющие «по факту» несколько руководителей, это должно быть отражено. Пример: сотрудник помимо выполнения основных функций выполняет ряд дополнительных Это должно быть отражено в структуре подразделения и в схеме структуры, а также в его должностной инструкции. Причем должно быть четко и однозначно указано, по каким вопросам какому руководителю подчиняться. Также должно быть однозначно указано, как действовать сотруднику в случаях:

- получения взаимоисключающих указаний. Строго говоря, такой ситуации быть не должно. Для этого необходимо соблюсти принцип: одна задача – один руководитель. Или, расширяя: в рамках одного процесса, операции, круга вопросов у сотрудника может быть лишь один руководитель. Для других вопросов, напрямую не связанных с первым, может быть другой руководитель. В этом случае проблема взаимоисключающих указаний на 99% решена, но возникает другая:

- необходимости ранжировать по значимости полученных заданий. В идеале, необходимо однозначно указать сотруднику, как присваивать полученным заданиям приоритеты, то есть как понять, какое задание выполнять в первую очередь, какое потом и какое требует прервать текущую работу и выполнять вновь полученную. То есть как расставлять приоритеты в работе. На практике это труднореализуемо. Поэтому очень полезно следующее. Обычно ситуация с разными «руководителями» для одного исполнителя возможна тогда, когда сотрудник помимо своих рутинных обязанностей (здесь он подчиняется руководителю структурного подразделения) выполняет ряд «проектов» или является участником служб организации. В этом случае каждый проект должен иметь согласованный план-график работ. Тогда сотрудник может легко соотнести свою рутинную работу с выполнением плана графика по проекту. В случае со службой, регламент службы должен четко указывать время (вплоть до расписания) которое данный сотрудник должен тратить на работу в рамках службы. Тогда от также спокойно может планировать свою рутинную работу и работу в рамках службы. Приведем пример. Работа медсестры в ЛПУ. Медсестра, обычно, имеет непосредственного начальника в виде руководителя соответствующего подразделения, и начальника в виде главной медсестры, которая руководит «службой» по соблюдению санэпид режима.

Часто организации строятся по схеме: сотрудник, работающий в подразделении и имеющий начальника (руководителя конкретного подразделения) по выполнению своих рутинных задач, участвует в ряде проектов, за которые несет ответственность другой человек и который является для данного сотрудника руководителям в рамках данного проекта. В этом случае проект полезно описать в виде плана-графика работ. И отразить саму эту ситуацию в положении по подразделению и в положении по проектам.

2. Указана цель подразделения в рамках организации.

3. Указаны задачи, которые решает подразделение в рамках организации.

4. Список процессов, в которых участвует подразделение. Указаны распределение ответственности по ним по сотрудникам подразделения.

5. Указано распределение ответственности по сотрудникам организации и основные задачи, которые выполняют сотрудники в рамках рутинной работы подразделения. Даны ссылки на документы, регламентирующие работу сотрудников.

6. Указаны документы, регламентирующие работу подразделения

7. Дана схема и описано взаимодействие данного подразделения с другими подразделениями организации, в рамках выполнения рутинных операций. Указана система передачи информации между подразделениями.

8.Указана система передачи информации внутри подразделения.

9. Указаны цели и методы взаимодействия подразделения со внешними для организации структурами и учреждениями.

Степень детализации информации в положении по подразделению зависит от двух факторов:

  1. Принятой системы документации в фирме
  2. Статистикой проблем подразделения

В общем виде. Если положение по подразделению является практически единственным документом, регламентирующим работу подразделения и сотрудников, информация в положении должна быть как можно более полной. Если существуют или планируются другие регламентирующие документы (должностные инструкции, рабочие инструкции или стандартные операционные процедуры и т.д.), то в положении информация указывается в общем виде и дается ссылка на соответствующий документ.

Необходимо также помнить, что при создании положения по подразделению необходимо руководствоваться здравым смыслом и не создавать многостраничные документы. Схемы и небольшого пояснения к ней может быть достаточно.

 

 


В избранное