2.Систему персональной подчиненности внутри подразделения
Если есть сотрудники, имеющие «по факту» несколько руководителей, это должно быть отражено. Пример: сотрудник помимо выполнения основных функций выполняет ряд дополнительных Это должно быть отражено в структуре подразделения и в схеме структуры, а также в его должностной инструкции. Причем должно быть
четко и однозначно указано, по каким вопросам какому руководителю подчиняться. Также должно быть однозначно указано, как действовать сотруднику в случаях:
- получения взаимоисключающих указаний. Строго говоря, такой ситуации быть не должно. Для этого необходимо соблюсти принцип: одна задача – один руководитель. Или, расширяя: в рамках одного процесса, операции, круга вопросов у сотрудника может быть лишь один руководитель. Для других вопросов, напрямую не связанных
с первым, может быть другой руководитель. В этом случае проблема взаимоисключающих указаний на 99% решена, но возникает другая:
- необходимости ранжировать по значимости полученных заданий. В идеале, необходимо однозначно указать сотруднику, как присваивать полученным заданиям приоритеты, то есть как понять, какое задание выполнять в первую очередь, какое потом и какое требует прервать текущую работу и выполнять вновь полученную.
То есть как расставлять приоритеты в работе. На практике это труднореализуемо. Поэтому очень полезно следующее. Обычно ситуация с разными «руководителями» для одного исполнителя возможна тогда, когда сотрудник помимо своих рутинных обязанностей (здесь он подчиняется руководителю структурного подразделения) выполняет ряд «проектов» или является участником служб организации. В этом случае каждый проект должен иметь согласованный план-график работ. Тогда сотрудник может легко соотнести
свою рутинную работу с выполнением плана графика по проекту. В случае со службой, регламент службы должен четко указывать время (вплоть до расписания) которое данный сотрудник должен тратить на работу в рамках службы. Тогда от также спокойно может планировать свою рутинную работу и работу в рамках службы. Приведем пример. Работа медсестры в ЛПУ. Медсестра, обычно, имеет непосредственного начальника в виде руководителя соответствующего подразделения, и начальника в виде главной медсестры, которая руководит «службой»
по соблюдению санэпид режима.
Часто организации строятся по схеме: сотрудник, работающий в подразделении и имеющий начальника (руководителя конкретного подразделения) по выполнению своих рутинных задач, участвует в ряде проектов, за которые несет ответственность другой человек и который является для данного сотрудника руководителям в рамках данного проекта. В этом случае проект полезно описать
в виде плана-графика работ. И отразить саму эту ситуацию в положении по подразделению и в положении по проектам.
2. Указана цель подразделения в рамках организации.
3. Указаны задачи, которые решает подразделение в рамках организации.
4. Список процессов, в которых участвует подразделение. Указаны распределение ответственности по ним по сотрудникам подразделения.
5. Указано распределение ответственности по сотрудникам организации и основные задачи, которые выполняют сотрудники в рамках рутинной работы подразделения. Даны ссылки на документы, регламентирующие работу сотрудников.
6. Указаны документы, регламентирующие работу подразделения
7. Дана схема и описано взаимодействие данного подразделения с другими подразделениями организации, в рамках выполнения рутинных операций. Указана система передачи информации между подразделениями.
8.Указана система передачи информации внутри подразделения.
9. Указаны цели и методы взаимодействия подразделения со внешними для организации структурами и учреждениями.
Степень детализации информации в положении по подразделению зависит от двух факторов:
Принятой системы документации в фирме
Статистикой проблем подразделения
В общем виде. Если положение по подразделению является практически единственным документом, регламентирующим работу подразделения и сотрудников, информация в положении должна быть как можно более полной. Если существуют или планируются другие регламентирующие документы (должностные инструкции, рабочие инструкции или стандартные операционные процедуры и т.д.), то в положении информация указывается в общем виде и дается ссылка на соответствующий
документ.
Необходимо также помнить, что при создании положения по подразделению необходимо руководствоваться здравым смыслом и не создавать многостраничные документы. Схемы и небольшого пояснения к ней может быть достаточно.