Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

E-mail переписка в бизнесе

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Начинающий миллионер" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Апрель 2012   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Тамара Воротынцева

Статистика

270 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

E-mail переписка в бизнесе О финале письма


Здравствуйте,  уважаемые читатели моей рассылки!

С вами Тамара Воротынцева.

В прошлом выпуске я обещала вам выслать информацию из моей книги «Деловая e-mail переписка. Пять  правил успеха» (Кстати, о книге.  Она  сверстана издательством. Вчера мы утвердили  ее обложку, которая привела меня в полный восторг. Жаль, что пока не могу показать ее вам. Но буду держать вас в курсе вопроса и обязательно сообщу вам, когда книга должна появиться в продаже).

 А я возвращаюсь к данному обещанию и предлагаю вашему вниманию отрывок из книги.

Речь пойдет о финале письма. Точнее, о некоторых фразах, которые в деловой переписке следует употреблять с большой осторожностью. А некоторые – не стоит употреблять вовсе.

Что это за фразы?  Уверена, они вам знакомы.

         «Благодарим вас за понимание»

         «Спасибо за внимание»

         «Всего доброго!»

          «Удачи!»

 Сегодня рассмотрим подробнее первые две.

 Фраза    в финале: «Благодарим вас за понимание!»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо корректно извиниться перед адресатом.

Посмотрите на варианты писем ниже.  Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Финал с оттенком извинения                                             Финал с благодарностью за сотрудничество

From: Ivanova, Olga
Sent: Thursday, August 21, 2008 1:35 PM
To: Popov, Nikolay
Subject: Проведение оценки стажёра

 

Николай Петрович,

 31 августа заканчивается стажировка Елены Петровой  в Вашем отделе. Прошу Вас провести оценку её деятельности. В приложении высылаю оценочный лист, который необходимо  заполнить.

 Проведённая Вами оценка и ответы на эти вопросы позволят Службе персонала проанализировать насколько наше предложение о привлечении студентов на практику/стажировку нужно и полезно для компании, оправдались ли ожидания от данной процедуры.

 Буду благодарна, если получу заполненный Вами оценочный лист до 30 августа. 

 Спасибо за сотрудничество и понимание!

 С уважением,

 Ольга …..

From: Ivanova, Olga
Sent: Thursday, August 21, 2008 1:35 PM
To: Popov, Nikolay
Subject: Проведение оценки стажёра

 

Николай Петрович,

 31 августа заканчивается стажировка Елены Петровой  в Вашем отделе. Прошу Вас провести оценку её деятельности. В приложении высылаю оценочный лист, который необходимо  заполнить.

 Проведённая Вами оценка и ответы на эти вопросы позволят Службе персонала проанализировать насколько наше предложение о привлечении студентов на практику/стажировку нужно и полезно для компании, оправдались ли ожидания от данной процедуры.

 Буду благодарна, если получу заполненный Вами оценочный лист до 30 августа. 

 Спасибо за сотрудничество!

 С уважением,

 Ольга …

 Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите  выразить благодарность за общую работу. В этой ситуации более  органично звучать фразы:

«Спасибо за сотрудничество!»

«Спасибо за плодотворное сотрудничество!»

Также не используйте эту фразу чтобы поблагодарить адресата  за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что  ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

«Я постаралась предельно конкретно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными – пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее».

«Если что-то в высланной информации есть непонятные моменты – пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»

«Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее, если у вас есть еще какие-то вопросы –  напишите, и я с удовольствием на них отвечу»

 

Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

 При ее использовании важно понимать следующее.

Фраза уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. При этом более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации  будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

 Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно не уместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в смысловом подтексте фразы.

Фразу «Спасибо за внимание»  мы обычно используем чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять.(Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды).

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы  транслируем два смысловых значения: 

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, т.к. вы имели полное право меня не слушать».

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

 Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма. 

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо,  заканчивать его нужно  указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме:

Фраза «Спасибо за внимание»  неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

«Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам….»

«Уверены, что эта информация  будет полезной при ….»

«Искренне надеемся, что информация, которую я вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

 

О важных особенностях, которые следует иметь в виду при работе с фразами: «Всего доброго!»,  и «Удачи!» -  в следующем выпуске рассылки.

С уважением,

Тамара Воротынцева
В избранное