Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

E-mail переписка в бизнесе

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Начинающий миллионер" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2012   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Тамара Воротынцева

Статистика

270 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

E-mail переписка в бизнесе. Письмо-отказ. Не допустите ошибок.


Здравствуйте, дорогие друзья!

С Вами по-прежнему Тамара Воротынцева.

В прошлом выпуске я поделилась с вами своим мнением о том,  как не обидеть адресата, когда направляешь ему письмо отказ, а также пообещала  сказать о том, каких ошибок  важно при этом избегать.

Коротко напомню вам основные шаги при написании письма-отказа, а затем скажу об ошибках.

Итак, письмо отказ обычно пишется нами с ситуации, когда мы получаем просьбу или предложение и по каким-то причинам не можем удовлетворить эту просьбу. Для того, чтобы наш отказ прозвучал для адресата корректно, грамотно, вежливо и не отбил желание общаться с нами в будущем, письмо должно выглядеть примерно следующим образом.

1.Письмо должно быть персонально адресованным (должно иметь персональное обращение)

Например:

"Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!"

"Уважаемая Наталья Константиновна!"

2. Письмо должно содержать информацию о том, что мы позитивно настроены в отношении адресата. Одной из форм выражения этой позитивности могут быть слова благодарности  в начале письма.

 Например:

"Благодарим Вас за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!"

"Спасибо, что откликнулись на наше предложение".

"Спасибо за присланное в наш адрес резюме".

3. Письмо должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом  факты и слова)

Например:

"Мы рассмотрели проект вашей компании по организации ….  для нашей компании".

"Мы внимательно изучили  ваш проект по …"

"Мы внимательно изучили информацию о вашем профессиональном опыте и знаниях".

4. Письмо должно содержать нашу позитивную оценку  (адресата, его предложения, продукции, опыта или др.).

Например:

"Предложенная вами схема была очень интересна для нас.."

"Ваше инженерное решение  достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами"

"Ваш опыт, несомненно, заслуживает внимания и уважения.. ."

5. Письмо должно содержать четкую формулировку отказа +  внятное  объяснение причин, по которым мы приняли решение отказать.

Например:

"Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты"

"При этом  мы приняли решение о невозможности в данный момент принять ваше предложение. Это связано с тем, что…"

"К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный багаж более соответствует  объему и сложности решаемых в данной должности задач".

6. В письме должно быть указание на возможность дальнейших альтернатив.

Например:

"Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество"

"Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов"

"Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий"

 Таковы основные компоненты письма-отказа.

А теперь ВНИМАНИЕ!

Познакомьтесь с информацией  о том, каких ошибок важно избегать при  написании отказа.

При написании письма-отказа:

1.      1. Предельно внимательно используйте фразу "К сожалению"

Эта фраза должна относиться  непосредственно к факту отказа.

"К сожалению, мы не можем выполнить это требование…"

"К сожалению,  в данный момент мы не можем принять ваше предложение"

 Не используйте эту фразу в сочетаниях:

 "К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура"

"К сожалению, эта карта изъята из обращения…"

"К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…"

Запомните:  мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми связан этот отказ!

Поскольку обстоятельства – это сфера нашего бизнеса,  а сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может  вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3.     3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте  письмо-отказ фразой "Спасибо за понимание"  (в этом случае уместен оттенок извинения).

Дорогие друзья, если общение по электронной почте – важная часть вашей деловой жизни и вам крайне важно, чтобы ваши письма были успешными – приглашаю вас на мой тренинг "Деловая e-mail переписка". Он состоится 12-13 ноября в Москве.

Все подробности вы можете узнать на сайте:

http://www.training-partner.ru/treningi/universalnye-treningi/e-mail-perepiska-v-biznese-2.html

 а также по телефону: (495) 228 09 71.

Остаюсь на связи!

С уважением,

Тамара Воротынцева
В избранное