Искусство делового письма
Бизнес по e-mail

Неофициальная рассылка
журнала "Результат" - единственного журнала
о развитии предпринимательских качеств личности

Правила составления и оформления || Магические слова || Формула успеха торговли || Как писать письма || Проблемы и их решения

Письма - приветствия покупателям

Среди всех видов писем и служебных записок наиболее важными являются те, которые связаны с продажей. Но в них и легче всего запутаться. Приведенные ниже письма можно использовать в различных торговых ситуациях практически в любой отрасли.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1.4 - образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (Р. 5. ) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую по мнению автора письма его получатель должен обратить особое внимание.

В письме 1.5 содержится важное заключение: Я буду в Вашем районе на следующий [день ] и позвоню. Этим предложением продавец оставляет за собой право наступательной инициативы. Так пишут наиболее удачливые и опытные продавцы. Никогда не оставляйте за покупателем право на телефонный звонок.

Письмо 1.6 написано агентом по продаже недвижимости. Оно показывает, что правильно составленная корреспонденция позволяет решать финансовые вопросы и помогает фирме преуспеть. Стоит обратить внимание, как удачно автор этого письма упоминает о снизившихся процентных ставках.

В письме 1.7 домовладелец приветствует нового жильца. Короткая записка с выражением признательности носит благожелательный оттенок. Она не только улучшит отношения домовладельца и жильца, но и привлечет новых съемщиков квартир. Ведь наверняка новый жилец сделает рекламу своему домовладельцу. С некоторыми изменениями текст этого письма может быть использован при продаже продукции новым покупателям, для привлечения новых арендаторов (см. письма 1.8 и 1.9).

В письмах 1.8, 1.9 продавец приветствует нового клиента, рассказывает об оказываемых услугах, упоминает о специальной скидке.

Конечно, важно привлечь новых покупателей, но все же самое главное - удовлетворять потребности постоянных покупателей. Распродажа - проверенный способ угодить клиентам. Она постоянно рекламируется. Тем не менее обратим внимание на письмо 1.10, написанное от руки, что подчеркивает значение данного адресата для автора письма. Такое случается не часто, но производит сильный эффект.

Письма 1.11 и 1.12 похожи. Письмо 1.12 может быть использовано в сфере услуг или как послание производителя оптовым торговцам. Заметьте, однако, что письмо 1.12 возлагает ответственность за связь с клиентом на плечи продавца. Так и должно быть.

Любая местная фирма в сфере услуг или производственный концерн могут принять на вооружение подход, используемый в письме 1.13. Если письмо адресовано новому покупателю, то написанное от руки, оно будет более эффективно.

Простая записка с благодарностью в письме 1.14 также может быть написана от руки. В ней содержится не только благодарность заказчику за потраченное время, но и представление нового продавца. Последняя строчка может варьироваться, чтобы придать записке более личный характер. Например, если клиент говорил о своем сыне [дочери], последняя строчка может быть изменена, чтобы отразить это:

Я был рад услышать об успехах Вашего сына и понимаю, почему Вы так гордитесь им.
Эта строчка будет предварять благодарность за гостеприимство, оказанное Вами мне вчера.

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. В таком письме-представлении могут помочь прилагательные. Обратите внимание на строчку в письме 1.15, в которой говорится о компетентности нового торгового агента. Такая характеристика обычно пробуждает любопытство клиента и облегчает встречу с ним.

Письмо 1.16 менее удачно. Рекомендательное письмо должно быть более убедительным. Вероятно, фирме следовало бы самой позвонить клиенту, чтобы подтвердить время встречи. Для коммерсанта нет ничего более трудного, чем неожиданно вступить в деловой мир клиента.

Письмо 1.17 - исправленный вариант письма 1.16. Именно, так следует составлять рекомендательные письма.

Письмо 1.18 - долгожданное письмо из небольшого банка с Западного побережья, который успешно обслуживает своих клиентов уже в течение 18 лет, независимо от складывающейся экономической ситуации. К сожалению, банкиры часто забывают, что вкладчики могут быть крупнейшими деловыми партнерами. Поэтому отлаженная система почтовой связи имеет для них первостепенное значение.


Письмо 1.4. Письмо постоянному клиенту.
Уважаемый
Два года назад Вы приобрели [наименование изделия ] для Вашего сына [дочери ] [имя ] ко дню его [ее ] рождения [дата].
Так как его [ее] день рождения вновь приближается. Вы, может быть, вновь захотите удивить его [ее ] новой покупкой, сделанной в нашем магазине.
Кстати, мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, были бы счастливы хранить [наименование изделия ] у нас, чтобы покупка оставалась тайной до этого особенного дня.
Подумайте над нашим предложением. Если Вы сочтете, что [имя] был бы рад подарку, купленному в нашем магазине, заходите к нам в удобное для Вас время и мы продемонстрируем Вам наш ассортимент.
У нас Вы всегда найдете богатый выбор всевозможных товаров.
Загляните. Я буду счастлив предложить Вам новые товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына [дочь ].
В ожидании Вашего ответа с уважением [имя]
Р. S. Для постоянных покупателей специальная (-_%) скидка действует в течение последующих 30 дней.


Письмо 1.5. Короткое ознакомительное письмо
Уважаемый
Наша фирма занимается поставкой школьных программ. Мы предлагаем брошюру, в которой собраны программы, которые могут составить фонд для Вашей школы.
Эти программы успешно прошли проверку в более 1000 государственных и частных школах по всей стране. Все без исключения школы отзываются о них положительно.
Если Вы заинтересованы в приобретении любой из наших программ, я был бы счастлив обсудить с Вами этот вопрос. Я буду в Вашем районе на следующий [день ] и заранее позвоню, чтобы договориться о встрече.


Письмо 1.6. Энергичное и эффективное ознакомительное письмо от агента по продаже недвижимости.
Уважаемый
По-видимому, Вы, как и многие наши покупатели, не пользовались кредитом в течение прошлого года из-за высоких процентных ставок. Теперь, когда ставки снизились до разумного уровня, Вы, возможно, захотите рассмотреть преимущества одного кредита с одной выплатой по сравнению с несколькими кредитами со множеством выплат.
Я хотел бы встретиться с Вами, чтобы рассказать о преимуществах такого объединения кредитов и выяснить, чем бы мог быть Вам полезен с учетом Вашего финансового положения.
Я позвоню Вам, чтобы назначить взаимно удобное время.


Письмо 1.7. Приветственное письмо новому жильцу, которое может содействовать добрым отношениям и развитию бизнеса в будущем
Уважаемый
Я рад приветствовать Вас в Вашем новом доме.
Как жилец, Вы можете пользоваться всеми удобствами, в том числе бассейном, сауной, спортивным залом и теннисным кортом. Однако я убедительно прошу, чтобы Ваши гости пользовались специальной стоянкой для автомобилей, что позволит избежать неудобств для других жильцов.
Благодарю Вас за выбор [номер квартиры ] и искренне надеюсь, что Ваша новая квартира удобна. Прошу Вас дать мне знать, могу ли я быть чем-нибудь Вам полезен.


Письмо 1.8. Письмо новому жильцу от владельца местного магазина
Уважаемый
Приветствуем Вас в городе [название города]. Мы рады, что Вы выбрали именно этот район и надеемся, что он Вам понравится. [Название фирмы] находится здесь с [год] и предлагает самый широкий ассортимент высококачественных электробытовых приборов. Мы также продаем восстановленные или подержанные изделия, на которые устанавливаем гарантийный срок пользования. Кстати, Вы можете заменить у нас Ваши старые электроприборы на новые. Если же Вам необходимо отремонтировать какой-то электроприбор, у которого истек гарантийный срок, мы сделаем необходимый ремонт и снабдим его годовой гарантией на все замененные части.
Звоните мне. Я буду рад ответить на любой вопрос о нашей фирме или районе. В качестве специального приветствия я предлагаю Вам право [-_% ] скидки на любой новый или подержанный электроприбор.
С нетерпением жду встречи с Вами.


Письмо 1.9. Письмо новому жильцу от владельца фирмы бытовых услуг
Уважаемый
Приветствуем Вас в нашем [название города] и предлагаем Вам удостоверение на право [-_% ] скидки на чистку Ваших ковров, портьер и мягкой мебели.
Наша компания оснащена оборудованием для чистки шампунем или паром и дезодорирование Ваших ковров. Одновременно мы обратим внимание на любое беспокоящее Вас пятно и позаботимся о сохранности Вашего ковра и мебели во время чистки.
Мы обслуживаем данный район _______ лет и надеемся, что Вы дадите возможность показать прекрасную работу и мастерство нашего персонала.


Письмо 1.10. Письмо о распродаже для постоянных покупателей
Уважаемый Нам не хватает Вас !
Мы не видели Вас ни на нашей летней распродаже, ни на осенней. Мы решили, что единственной причиной Вашего столь долгого отсутствия может быть лишь Ваша нелюбовь к большим скоплениям людей. Поэтому мы предлагаем следующее решение:
РАСПРОДАЖА ДЛЯ [имя ]
ОТКРЫТА ТОЛЬКО ДЛЯ
ПОСТОЯННЫХ ПОКУПАТЕЛЕЙ
12 ДЕКАБРЯ 1987 ГОДА
с 17. 00 до 21. 00
Мы с нетерпением ждем Вас !


Письмо 1.11. Письмо с дополнительной информацией от владельца магазина
Уважаемый
Прошло больше шести месяцев с тех пор, как Вы навестили нас в последней раз, и мы совсем потеряли Вас из виду.
Если у Вас будет возможность, пожалуйста, загляните к нам. Думаю, что Вы будете удивлены некоторыми новыми товарами, которые мы предлагаем. Как один из наших постоянных клиентов, Вы, конечно, имеете право пользоваться 10%-ной скидкой.
С нетерпением ждем Вас.


Письмо 1.12. Письмо с дополнительной информацией, которое может быть использовано в сфере услуг или производителем
Уважаемый
Прошло довольно много времени с тех пор, как мы в последний раз оказывали Вам услуги.
Мы ввели ряд новшеств, которые, я уверен, могут заинтересовать Вашу компанию. Хотел бы продемонстрировать некоторые из них. Я позвоню Вам, чтобы договориться о встрече.
Благодарю Вас за внимание и потраченное время.
С уважением


Письмо 1.13. Письмо с дополнительной информацией со станции технического обслуживания автомобилей
Уважаемый
Прошло больше шести месяцев с тех пор, как мы обслуживали Ваш автомобиль, и мы потеряли Вас из виду.
Приглашаем Вас посетить нашу станцию техобслуживания для бесплатного осмотра Вашего [марка автомашины ]. Регулярный осмотр автомобилей позволяет вовремя обнаружить мелкие неполадки и предотвратить крупный ремонт, а также обеспечивает Вашу безопасность.
Надеемся, что Вы примете наше приглашение. Мы думаем, что время с 8. 00 до 13. 00 в любой будний день будет удобно для Вас. Предварительная договоренность не нужна.


Письмо 1.14. Письмо с выражением благодарности от нового продавца
Уважаемый
Благодарю Вас за предоставленную мне возможность встретиться с Вами и Вашими сотрудниками вчера днем.
Я знаю, что [имя ] обслуживал Вас в течение нескольких лет и приобрел много друзей в Вашей фирме. Позвольте мне заверить Вас, что качество Вашего обслуживания останется столь же высоким, как и при нем. Это всегда было отличительной чертой [название компании ]. Гостеприимство, оказанное Вами мне вчера, объясняет, почему [имя ] отзывался о Вашей фирме с большим уважением.


Письмо 1.15. Письмо, знакомящее с новым торговым агентом
Уважаемый
С величайшим удовольствием сообщаю Вам, что [имя] представляет теперь нашу фирму в Вашем районе.
[Имя] некоторое время работал с нашей бухгалтерской документацией в [название города] и весьма компетентен в этой области. У него [нее} есть несколько великолепных идей по поводу коммерческой деятельности в Вашем районе.
[Имя] будет в Вашем районе [дата] утром и хотел бы встретиться с Вами в это время.
Мы позвоним, чтобы узнать, устраивает ли Вас это время.


Письмо 1.16. Невыразительное рекомендательное письмо
Уважаемый
Мы назначили [имя] новым представителем в Вашем районе. [Имя ] некоторое время работал в нашей фирме и хорошо знает все аспекты ее деятельности. [Имя ] прибудет в [город ] утром [дата ] и обратится к Вам. Если для Вас встреча в указанное время по каким-либо причинам не удобна, сообщите нам.


Письмо 1.17. Исправленное письмо 1.16, более убедительное и включающее упоминание о звонке фирмы, подтверждающем время встречи
Уважаемый
Мы назначили [имя ] новым представителем в Вашем районе. [Имя ] работал с нами в течение ______ лет. Он имеет богатый опыт в сфере нашей деятельности. [Имя] прибудет в [название города] утром [число] и обратится к Вам, если это удобно. Я позвоню Вам, чтобы уточнить время. Думаю, что [имя ] сумеет блестяще проинформировать Вас о том, что происходит в деловом мире.


Письмо 1.18. Письмо из банка, подтверждающее его обязательство перед клиентом
Уважаемый
Хочу воспользоваться представившейся мне возможностью лично поблагодарить Вас за то, что Вы выбрали именно наш банк. Я знаю, как трудно выбрать банкира, и Ваше решение убеждает меня в правильности принятого у нас порядка ведения банковского дела.
Хочется верить, что вкладчикам доставляет удовольствие общение с сотрудниками в любом из наших филиалов. Мы применяем новейшую компьютерную технологию, но никогда не откажемся от личных обязательств перед Вами. Клиент - наша главная забота. Основное внимание мы уделяем персональному банковскому обслуживанию и личным взаимоотношениям с клиентами.
Надеюсь, что Вы воспользуетесь какой-либо из наших многочисленных служб, которые с удовольствием возьмут на себя все Ваши заботы по финансовым операциям.

У меня тоже есть собственный опыт рассылки приветственных писем в ответ на заявки на покупку журнала или подписку на него через сайт. В следующем выпуске...