Мастерская пресс-релизов Выпуск 22. Отчетность по пресс-релизам
Выпуск 22. Отчетность по пресс-релизам
Письмо 15. Отчетность по пресс-релизам
Здравствуйте, уважаемые подписчики
«Мастерской пресс-релизов»! Снова вторник. Снова думаем о серьезном,
настраиваемся на рабочий лад.
Сегодня мы начинаем разговор на последнюю из изначально заявленных мною
тем данной рассылки, а именно: «Как грамотно отчитаться перед руководством?» (о
нашей с Вами кипучей деятельности).
В любой организации, где пресс-служба (или пресс-секретарь)
воспринимаются как нечто «само собою разумеющееся» или как «неизбежное зло»,
формы, порядок, периодичность отчетности давно устоялись (но их можно и
изменить).
Там же, где руководители всерьез задумываются
о сокращении таковой службы или штатной единицы, особенно, в моменты проведения
«оптимизирующих» организационно-штатных мероприятий, отчетность, ее
эффективность и понятность руководителю могут в буквальном смысле слова решить
«судьбу» человека или подразделения.
Неоднократно
с этим сталкивался на практике и, исключительно поэтому, решил вынести данный
вопрос на общее обсуждение отдельным блоком.
Итак, формы отчетности и ее «наполнение»
могут быть совершенно различными. Но первая «графа» Вашего отчета практически
всегда будет посвящена количеству написанных и опубликованных пресс-релизов. Обычно, факт публикации
подтверждается размещением на корпоративном сайте (многие из которых целевой
аудиторией посещаются весьма слабо) и рассылкой в «заинтересованные» СМИ (список которых, как и адресная
база, может не обновляться годами).
Хорошо, Вы отчитались, что за месяц написали,
разместили и разослали в 20 СМИ 20 пресс-релизов о деятельности Вашего
работодателя (будь то физическое или юридическое лицо). Но при помощи только
этого показателя Вы с очень малой вероятностью докажете руководителю факт своей
незаменимости.
Я понимаю, что «событийные» пресс-релизы иногда могут отнять целый
день, но на «стандартный» релиз (задумку, сбор информации, подготовку,
согласование) вполне достаточно 2-х часов Вашей работы. 2 х 20 = 40 часов, а
это – всего неделя Вашего рабочего времени. И руководитель, если Вы отчитаетесь
только таким способом, будет иметь полное моральное право сказать Вам об этом и
урезать зарплату.
Понимаю, что большинство пресс-служб параллельно завалены самой разнообразной
«дополнительной» работой: адреса, телеграммы, открытки, речи, доклады, тексты
публикаций, отчеты, обзоры, бухгалтерская документация, тосты и все, что
взбредет в голову руководителю, вплоть до подачи кофе в постель. Насколько все
эти функции присущи пресс-службе,
здесь и сейчас спорить не будем – это отдельная тема.
Мы сейчас говорим о значимости работы, только непосредственно
связанной с пресс-релизами. А она содержит в себе не так много, как хотелось бы
руководителям, совершенно понятных этапов:
1.Медиа-планирование
как в краткосрочном (неделя, месяц), так и в долгосрочном (квартал, полугодие,
год) варианте. Большинство пресс-служб,
не побоюсь этого слова, подходят к данному этапу формально, пассивно и – потому
– практически не результативно. Начальство планирует, начальство исполняет, а
Вы – сторонний наблюдатель, с позиции невмешательства описывающий процесс… И
начальнику ничто не мешает с той же самой позиции оценивать Вашу эффективность
в «общем деле» организации, Вашу зарплату, Ваши карьерные перспективы…
2.Организация
отдельно взятого пресс-релиза,
«заточенного» на конкретные СМИ и
целевую аудиторию (от уточнения темы и фактуры до написания и согласования).
3.Оперативная
рассылка (исключительно заинтересованным СМИ
и журналистам) и размещение на сайт
(для всех остальных) Вашего очередного «шедевра». Я настаиваю на именно таком
порядке действий, потому что любой журналист
чаще смотрит в собственный почтовый ящик, чем на Ваш замечательный сайт. К
этому пункту необходимо добавить готовность дать комментарии, дополнения,
справочную информацию, иллюстративный материал по первому требованию
заинтересованных СМИ.
4.Мониторинг
вышедших публикаций во всех сферах
распространения информации: печатная продукция (газеты и журналы всех уровней);
теле- и радиокомпании; интернет-среда (сайты, блоги, новостные ленты, обзоры и
т.д.).
Вот на этих четырех «китах»
Вы и можете строить собственную «военную базу» для разговора с начальством о
должностях и зарплатах. По первому пункту основные критерии – четкость, инициативность
и исполнение. По второму – Ваши маркетинговые навыки и пресс-секретарские
способности. По третьему – выстроенность «системы оповещения». По четвертому –
аналитика и социология.
Все это даст Вам возможность не бледнеть и краснеть перед
начальством, когда оно вызовет Вас на ковер и спросит: «А чем, собственно, Вы
занимаетесь? За что я Вам деньги плачу?». У Вас на руках будет совершенно
беспристрастный отчет о том, какому количеству людей (потенциальных и реальных
потребителей) Вашими усилиями донесена важная информация о Вашем работодателе
за тот или иной период времени. Это – уже эффективность, это – объективные
показатели, это – вопрос Вашей карьеры и зарплаты…
А сегодняшний выпуск завершен. И в
заключение его – привычные два вопроса к Вам:
1.Какова самая большая «награда» для
сотрудника пресс-службы со стороны руководителя, СМИ, общественности?
2.Каков самый «жесткий» упрек в адрес
сотрудника пресс-службы со стороны руководителя, СМИ, общественности?
С уважением, и
благодарностью к тем, кто не оставляет мои послания без ответа,