Классификация модулей ERP-систем Доброго Автоматизатора.

ЗАПИСКИ ДОБРОГО АВТОМАТИЗАТОРА
Или
Руководителю, обдумывающему компьютеризацию своего бизнеса.

Выпуск 12

В двух предыдущих выпусках мы с Вами зацепили тяжелую тему. Как оптимально заполучить
«правильную» систему. С этой темой так с налету, пожалуй, и не сладить. Слишком
много напряженных и ответственных размышлений. И все как-то получаются отвлеченные
рассуждения на общие темы. Без примеров. Вам трудно это все, наверное, примерить
на себя. Давайте-ка пока отложим. Пусть уляжется в голове. Обязательно вернемся
к этому позже и продолжим нашу классификацию способов приобретения системы. Просто
запомним, что два мы уже «прошли», а именно:
ь       Самостоятельное изготовление (изготовление на заказ)
ь       Присоединение к немногочисленному сообществу пользователей удачного вертикального
решения

А пока займемся тем, о чем нам ближе и понятнее размышлять. О делах насущных.
О проблемах, которые мы собираемся решать с помощью автоматизации. Мы уже говорили,
что прежде, чем предпринимать что-то, касающееся автоматизации (это, впрочем,
касается, наверное, и любого другого дела) всегда вначале следует понять, чего
мы хотим достичь. Какую задачу мы хотим решать. В деле распознавания задач не
надо изобретать велосипед. Хотя Ваше предприятие и является уникальным и единственным
в своем роде, все же проблемы и задачи Ваши похожи на проблемы и задачи многих
других компаний. И эти проблемы и задачи известны. Не все они, возможно, должны
решаться в Вашей компании, но Ваш набор задач – это подмножество известных типовых
задач. И прежде, чем Вы сформулируете для себя свои задачи автоматизации, следует
посмотреть на список этих типовых задач и попытаться узнать среди них свои.

Давайте будем исходить из предположения (и это недалеко от истины), что для решения
каждой такой задачи или проблемы в системе должна быть предусмотрена некоторая
часть, которая отвечает за решение этой задачи. Когда мы поймем, из чего могут
состоять сложные системы, для решения каких типовых задач предназначены имеющиеся
в них подсистемы, мы сможем лучше понять, какие задачи нам предстоит решать на
своем предприятии и как оптимально построить собственную систему (какие подсистемы
она должна включать).

Относитесь к этому как к любой сложной штуковине, про которую мы хотим узнать,
что у нее там внутри, какие основные части. Обычно мы не любим покупать кота
в мешке. При покупке мы хотим разобраться, в чем суть. Есть вещи, про которые
очень хорошо известно, из чего они состоят. В компьютере есть материнская плата,
процессор, память, видеокарта, сетевая карта…Автомобиль имеет кузов, двигатель,
коробку передач… И когда мы покупаем такие вещи, мы обязательно интересуемся,
какой там установлен процессор, двигатель, сколько памяти, мегагерц, лошадиных
сил, оцинкован ли кузов, какова емкость жесткого диска, как подключается передний
мост… Представьте себе, что бы получилось, если бы мы покупали такие вещи совершенно
не интересуясь всеми этими деталями. Если бы мы просто верили, когда нам говорят,
что это хорошо «для дома», а это «для поездок за город». Это хорошо «для молодых
людей», а это хорошо «для делового применения».

 А еще есть вещи, про которые неизвестно, что там внутри. Мы покупаем, например,
холодильник, сотовый телефон, телевизор, часто не вникая, что там у него внутри,
а просто потому, что это «хорошая» фирма или потому что сосед такой купил и говорит
что «хороший». Система – это не телевизор. Это гораздо сложнее.

Тем не менее, посмотрите внимательно на рекламные материалы производителей систем.
Очень часто в них написано, что-то вроде «это хорошо для загородной езды», а
это хорошо «для городской». За счет чего это хорошо? Этого Вы не можете прочитать
в рекламных материалах. И я не думаю, что эту информацию от Вас скрывают. Просто
руководители, принимающие решения о выборе системы не привыкли разбираться и
интересоваться этими двигателями, процессорами, трансмиссиями и хард-дисками,
из которых состоит система и которые предназначены для решения вполне определенных
задач. Есть ли у них эти задачи? Нужны ли им эти подсистемы, есть ли в системе
то, что решает имеющиеся у них задачи? Они не задают себе этих вопросов. Они
покупают, потому что сосед купил и сказал, что система «хорошая». Впрочем, может
в этом заинтересованы и производители систем? Особенно если им нечем гордиться
в смысле грамотно выстроенной архитектуры своих систем.

Я – Добрый Автоматизатор и не хочу, чтобы Вы тоже делали этот выбор вслепую,
идя на поводу у рекламных слоганов и подпадая под гипноз известной торговой марки.
Вы должны разобраться в сути, прежде, чем покупать, но Вы столкнетесь с тем,
что материалов, с помощью которых Вы можете разобраться просто не существует.
(или может просто я о них не слышал?) Я попытаюсь сейчас назвать основные типовые
задачи и кратко описать их (подробнее попозже), так, чтобы Вы могли их узнать,
поскольку стандартных названий для них просто не существует. Я назову мало этих
задач, но они покроют в основном все, что может встречаться в системах.

Логистика продаж.

Иногда это в быту называется торговой системой или складской системой. Со словом
склад – вообще много путаницы. Состояние склада так или иначе учитывается во
многих задачах: Кроме логистики продаж - в бухгалтерии, в закупочной и складской
логистике, в производстве. Давайте не путать. Да, в бухгалтерии есть данные о
состоянии склада, но они не помогают Вам продавать! Наоборот, когда Вы продадите,
Вы известите об этом бухгалтерию, предоставив туда отгрузочные документы. А вам
надо продавать. Для этого нужны не бухгалтерские данные, а другие – обеспечивающие
процесс продаж. Когда мы продаем, мы должны удовлетворить спрос покупателя. Мы
должны быстро дать предложение (что мы предлагаем, сколько и когда сможем поставить,
сколько это будет стоить) и это предложение впоследствии должно быть именно так
выполнено, как мы первоначально предлагали. Это называется качество обслуживания
клиентов. Грозное конкурентное оружие. То есть если мы приняли заказ и обещали
товар, товар должен быть именно тот(включая качество, срок годности, цвет, размер,
фасовку, жирность или что там у него есть), именно  столько сколько обещали,
именно тогда когда обещали и именно по той цене, по которой договорились. И еще
от системы продажной логистики нужны не только данные, а сама рабочая среда для
торговцев. Им должно быть удобно не просто посмотреть в системе чего там есть
годного к продаже, а им должно быть удобно оформлять в системе все документы.
Иначе, если торговцам удобнее оформлять документы в Excel, они будут постоянно
жаловаться, что им надо продавать, а их заставляют все время вводить данные в
систему (и будут правы, поэтому крыть нечем). А если Вы не заставите торговцев
самих вводить данные в систему, то Вы выясните, что другого способа не существует.
Торговля – это конкуренция за свободные товарные ресурсы в реальном времени и
если вводить данные (с помощью операторов) чуть-чуть с опозданием, то постоянно
будут возникать ситуации, когда товар в системе еще свободен, а реально – он
уже продан.

Логистика закупок и поставок.

Это процесс в общем случае отдельный от продаж. Иногда закупки – это сложный
и многоступенчатый процесс. Например, вначале вы оговариваете с поставщиком квоты
по видам товаров. То есть демонстрируете намерение в определенный период закупить
определенный объем товара (плюс минус – оговаривается ответственность в случае
недо-перевыполнения объемов). Затем, само-собой, эти квоты надо отслеживать.
Ну и что, что их отслеживает поставщик? Вас никто не освобождает от необходимости
следить, что происходит с Вашими квотами. Если Вам надо предпринять определенные
действия заранее, а не когда поставщик просигналит, если у Вас могут возникнуть
споры, Вы должны опираться на собственные данные. Далее собственно заказы и отгрузки.
Если у Вас есть необходимость что-то знать об отгруженном товаре, а у Вас есть
такая необходимость, особенно если ответственность за груз уже перешла на Вас,
а он все в пути, если срок доставки – длительный, а товар Вы уже продали (обещали),
если груз имеет ограниченный срок хранения, если поставщик грешит пересортицей,
а приемку по количеству и по качеству выполняет инспекторская фирма, если Вы
используете склады промежуточного хранения, если от режима транспортировки зависит
оплата транспортных услуг и страховка, если сделка оформляется через одного или
нескольких посредников … во всех этих случаях Вы хотите знать, как там груз,
что с ним происходит после того, как заказчик подтвердил «ордер» и до того, как
товар поступил на Ваш склад. Здесь тоже есть склад, но если для продаж склад
- это входные данные, то для поставок склад – это результирующие данные. Если
с закупками все очень просто, если между размещением заказа у поставщика и поступлением
товара на склад не надо ничего отслеживать и ничем управлять – то закупочную
логистику, скорее всего, следует реализовать в системе заодно с продажной логистикой,
а не отдельной подсистемой.

Складская логистика.

Если работа склада (складов) является узким местом в компании. Если склад маленький,
и Вы не успеваете через него все провернуть, не хватает площадей, склад побольше
арендовать – большая проблема, но чувствуется, что если на этом складе все получше
организовать – то и его хватит. Или: товар дешевый, продается мелким оптом, складские
издержки настолько велики, что рентабельность переворачивается в отрицательные
величины, а цены поднять конкуренты не позволяют. Если склад хранит не только
товары «своих» компаний, но и оказывает услуги по складскому хранению для других
компаний … В этих случаях следует управлять работой склада с помощью компьютерной
системы. В чем там, в действительности, проблема? Все полки полупустые, а новый
товар некуда разместить? Или при подборе заказов рабочие долго ищут и проходят
слишком большой путь, что занимает недопустимо много времени? Надо разбить весь
склад на зоны и адресные ячейки, пусть компьютер посчитает, что куда можно переставить,
чтобы уплотнить и при этом не запутать. Пусть компьютер распечатает лист подбора
так, чтобы рабочий за один проход мог все это подобрать строка за строкой, полка
за полкой. Пусть компьютер распланирует работу по сменам так, чтобы рабочие не
были перегружены и без дела не сидели. Будет понятно, какой заказ соберут через
час, а какой через двое суток. И давайте не будем надеяться на «человеческий
фактор», оснастим складских рабочих сканерами-терминалами, обклеим штрих-кодами
все коробки, все адресные ячейки. Пусть рабочий попытается ошибиться, взяв не
тот товар или не с той полки. Пусть ему машинка пропищит об этом сразу. Здесь,
как видите – тоже склад. Но он «узнает» о продаже, когда приходит заявка на подбор
заказа к выдаче, а о поставке он узнает, когда приходит извещение об ожидающемся
прибытии груза и надо подготовить место. Это не продажный и не закупочный склад.
И не бухгалтерский. Это складской склад – или складская логистика.

Производство

Не будем всуе о таком сложном предмете. Пару слов разве что. У производства –
те же составляющие, что и у торговли (закупочная, продажная, складская логистика),
но с производственной спецификой. И еще в производстве есть кое-что, чего нет
у торговли (не забываем, что я не вообще «за жизнь», а в смысле систем для производства).
Продажи для производственной компании тоже опираются на склад готовой продукции,
но на этом все сходство и заканчивается. Потому что в торговле кроме склада продают
то, что заказано в закупках, а в производстве продают то, что запланировано к
производству. Есть правда еще одно сходство. В торговле иногда сначала продают,
а потом под эту продажу закупают. В производстве тоже так могут: сначала продают,
а потом производят под заказ. Система должна это обслуживать, если потребуется.

Планирование закупок тоже свое, производственное. В торговле закупают тот товар,
который надо продать, а в производстве закупают материалы, которые необходимы,
чтобы произвести товар, который надо продать. Чувствуете разницу? А чтобы понять,
чего надо купить, для того, чтобы сделать то, что надо продать, надо знать, сколько
чего необходимо для производства каждого вида продукции (см.ниже про BOM). Да
еще иногда для некоторых материалов надо решить: а их мы будем закупать или сами
произведем. В торговле есть такое понятие, как срок поставки (и доставки). В
производстве – опять сложнее. Конкретный производственный план обсчитывается
на предмет загрузки оборудования и получается, что срок поставки товара зависит
от загрузки оборудования и от очередности производства с учетом переналадки.
Да еще если будут приниматься срочные заказы, расталкивающие всех и попадающие
в очередь «вне очереди», то срок поставки для заказа с обычным приоритетом –
поплывет.

Есть такие слова MRP(MRPII) ERP. Это, в самом деле, не что иное, как набор рекомендаций
ассоциации APICS (ассоциация управления запасами и производством) по организации
информационных потоков в производственных компаниях. Потом это стали называть
стандартами, потом системы, построенные в соответствии с рекомендациями стали
называть ERP-системами, потом очень широкий круг систем стали называть ERP-системами.
В результате теперь приходится очень осторожно пользоваться этими аббревиатурами.
Например: Вы можете получить рекомендацию «внедрить ERP-систему для решения Ваших
задач». Потом выяснится, что та система, которую Вы внедрили, она – да – ERP,
но тех задач, которые Вы хотели, чтобы она решала она решать не может. И при
этом тот, кто выдавал рекомендации, будет ни при чем, потому что Вам действительно
надо внедрить ERP-систему, но не такую, а другую, тоже ERP. Вот почему я говорю:
осторожнее с этими аббревиатурами! Но раз уж я упомянул, то скажу, что MRP –
это Manufacturing Resource Planning (планирование ресурсов в производстве) и
если дойти до сути, то это такие рекомендации, которые позволяют преобразовать
информацию о спросе в производственный заказ плюс план закупок.

Просто запомните: Преобразовать информацию о спросе в производственный заказ
плюс план закупок.

Там обязательно должна быть реализована такая штука, как BOM (Bill Of Material
– дословно – список материалов) – это такая функция системы, когда система знает,
что из чего производится. Сколько каких запчастей и материалов надо для единицы
продукции, какие бывают подузлы и подагрегаты, какие могут быть замены и проч…)
Справедливости ради надо сказать, что без этого BOM-а иногда можно обойтись,
когда Ваша продукция не такая уж сложная. Если Вы фасуете кофе в банку и закручиваете
крышкой. Или если из муки, соли и сахара выпекаете хлеб – без BOM-а даже проще.
Не надо строить сложные математические модели там, где подойдут обычные нормы
расхода на единицу продукции.

А ERP – это когда к размышлениям о материальном потоке и о мощности оборудования
добавляются прочие соображения, например финансового характера и деятельности
по продвижению. Например: из фразы

«я продам через неделю 1000 штук, а для этого мне нужно купить вот столько материалов
завтра и вот столько во вторник»

мы получим фразу

«если завтра я вложу вот столько в рекламную компанию, то послезавтра у меня
сформируется спрос в размере 1000 штук для этого вот столько материалов надо
закупить позавчера, но для этого надо взять вот такой кредит третьего дня, чтобы
через вот столько времени отдать вот с такими процентами и получить вот такую
прибыль.»

Бухгалтерия.

Бухгалтерия – она и в Африке бухгалтерия. Вы ее не любите, не понимаете и не
интересуетесь. Лишь бы не было неприятностей и поменьше платить налогов. Это
Вам так кажется. На самом деле Вы очень интересуетесь бухгалтерией, потому что
Вам надо знать, сколько у Вас денег и других активов (особенно ликвидных), какие
долги и когда надо отдавать, какие долги с кого и когда можно получить. Какова
прибыль? Где она? Сколько можно распределить, сколько и во что можно инвестировать,
какие будут сформированы фонды на социальные нужды и проч,? Какие следует иметь
резервы? Каковы результаты по группе компаний и по каждой отдельной компании?
Каковы результаты по отдельным проектам (подразделениям, видам деятельности,
филиалам, видам продукции, брэндам, товарам, по покупателям, поставщикам, по
отдельным контрактам и сделкам в конце концов)? Какова себестоимость? На что
мы тратим? Какова составляющая зарплаты, аренды, коммунальных расходов, связи,
рекламы, управленческих расходов в себестоимости каждого товара? Это все тоже
бухгалтерия.

Только тут надо сделать пояснения. Я четко различаю два типа предприятий (для
которых нужны совершенно разные, кстати, системы) по тому, какие и для каких
целей бухгалтерские данные они создают. Одни предприятия (назовем их условно,
традиционные) пытаются ответы на все заданные выше вопросы получить из данных
бухучета, которые готовятся для фискальной отчетности. Другие предприятия (условно,
современные, маневрирующие) совершенно независимо от бухгалтерского (а теперь
и налогового) создают совершенно самостоятельный бухгалтерский учет. Называют
его кто как: финансовый учет, внутренний управленческий учет, оперативный учет,
реальный учет. Это тот самый настоящий бухгалтерский учет, из которого можно
получать точные и своевременные ответы на поставленные вопросы.

Неочевидно, но факт, что в нормальной жизни одного бухучета недостаточно, даже
если Ваша компания белая-пребелая. Во-первых, потому что, скорее всего у Вас
не компания, а группа компаний. Официально она не оформлена в ФПГ (финансово-промышленную
группу) и консолидированной отчетности не готовит. И Вы вместо консолидированных
результатов в конце каждого периода будете получать результаты по каждому юрлицу.
И все внутренние продажи между Вашими компаниями настолько исказят данные, необходимые
для понимания результатов, что их еще надо будет долго и с риском ошибиться вручную
обрабатывать, прежде, чем Вы их сможете прочитать.
Во-вторых, для реальной жизни нужны оперативные данные (что было сегодня и вчера,
и что будет завтра) а не официальные-бухгалтерские окончательно уточненные только
за прошлый квартал.

Вот и Выходит, что «традиционные» компании в основном идут по пути отягощения
данных бухучета излишней (с точки зрения обязательной отчетности) аналитикой
и нагнетания несвойственной оперативности, что практически невозможно с учетом
того, что в этих традиционных компаниях в бухгалтерии работают в основном малооплачиваемые
и не очень энергичные предпенсионеры. Руководство таких компаний зачастую просто
не обеспечено необходимыми данными.

А «маневрирующие» компании, один раз решившись на построение отдельной информационной
системы ради двойной бухгалтерии пожинают все плоды: данные бухучета неизбыточны,
бухгалтеры не выполняют несвойственную им работу. Финансовый учет за счет своей
отдельности дает реальные данные о результатах для собственников и имеет нужную
для управленцев аналитическую накачку и оперативность.

Системы, позволяющие получать и те и другие бухгалтерские данные должны быть
специально для этого предназначены. Если Вы попытаетесь использовать для такой
работы обычную бухгалтерскую систему, то Вам придется просто установить ее два
раза, внедрить два раза, вводить данные два раза в одну, потом в другую (дальше
и говорить не буду).

Слишком много получается для одного выпуска.
Еще остались неназванными такие задачи, как

Управление денежным потоком
CRM (Управление взаимоотношениями с клиентом)
Управление проектами
Бюджетирование
Управление людскими ресурсами

Всего 11 названий. Подскажите, если чего забыл. Заранее предупреждаю, что на
вопросы вроде: а как же «учет основных средств» или, а где «налоговый учет» я
буду отвечать: это входит в бухгалтерский учет. Ну нет такой устоявшейся классификации,
по которой можно выяснять истину. Поэтому в данном случае мы с Вами имеем дело
не с единственно правильной классификацией модулей ERP-систем, а с Классификацией
Доброго Автоматизатора. То есть я считаю, что раз система называется «для бухгалтерского
учета» то в ней должны быть и основные средства и налоговый учет. С натяжкой
все это, конечно, потому что если Вы меня спросите, а куда отнести, например,
«казначейство или учет ликвидных активов» я скажу – в бухгалтерию, но я уже не
могу утверждать, что любая бухгалтерия должна включать казначейство. Казначейство
– это более-менее специальная вещь. Ее бы надо включить отдельным названием в
мою классификацию, но я не хочу ее делать слишком длинной и малопонятной. Пусть
будет всего 11 пунктов. Хорошее число.

Да, если Вы посчитаете заголовки, то у Вас выйдет 10. А я написал 11. Все правильно.
Вместо бухгалтерии давайте подразумевать два названия: бухгалтерия и управленческий
учет. По поводу основных средств, кстати, Вам уже наверное понятно, что есть
учет ОС в бухгалтерии и есть учет ОС для внутренних целей управления. И это разные
вещи.

Продолжим в следующих выпусках.

Обращаю Ваше внимание, что у меня появилась своя страничка и там есть форум http://www.alef.ru/zapiski.html
Заходите – пообщаемся.

Ваш Добрый Автоматизатор,
Лев Тришанков

Пожелания и вопросы направляйте по адресу  lev_t60@hotmail.com
Прошу предупреждать в письме, если Вы не хотите, чтобы Ваше письмо я цитировал
в своих выпусках.