Как отложить 2 миллиона на черный день
Бухгалтерия. Любимый конёк одних руководителей и страшный сон для других. Место, где царят цифры и порядок. Вернее, порядок там должен царить, но это происходит не всегда.
Давайте рассмотрим такую бухгалтерию, которая вносит свой вклад в продвижение и помогает организации выйти из кризиса с честью.
Я знаю один завод в Москве, в котором только благодаря заслугам бухгалтерии и финансового директора в 1994 году (помните эти смутные кризисные времена?) не только была ликвидирована картотека кредиторов, но и были сформированы резервы в размере 2000000 долларов. Просто деньги на чёрный день на фоне общей платёжеспособности.
Во-первых, сразу хочу прояснить один вопрос. Кто должен заниматься дебиторкой (сбором долгов с клиентов)?
У меня есть весьма положительный опыт в этой сфере. Да и сам ответ не нов — ему больше сотни лет. Сбор дебиторской задолженности — старая как мир деятельность, и за долгие годы она превратилась в совершенно стандартную процедуру, которую многие не знают. Как правило, они просто не интересовались успешными действиями из истории вопроса.
Ещё в начале прошлого века коллекторскую деятельность вели бухгалтерские фирмы, такие как Pricewaterhouse или Маккинзи. Именно бухгалтерия — та область, которая традиционно занимается взиманием задолженностей. Так в чём же проблема? Почему в компаниях сбор «дебиторки» вешают на менеджеров по продажам? И есть ли тут неправильность?
Мои друзья в крупной производственной компании провели мониторинг рабочего времени менеджеров по продажам. Оказалось, что те 50% (!) своего времени тратили на работу с бухгалтерскими документами (счета, накладные и т.д.) и на работу с дебиторами (должниками). После этого настроение у них было, что называется, не очень. А настроение у менеджера по продажам — рабочий инструмент, между прочим. После этого мониторинга владельцы реорганизовали деятельность отдела сбыта (дело было в кризис), отдав в бухгалтерию бумаги и дебиторов. Доход поднялся через месяц на 50%, но пришлось нанять одного нового бухгалтера. Причиной подъёма доходов было освобождённое для реальных продаж время продавцов и их взлетевший боевой дух, что положительно повлияло на эффективность.
Как человек, много лет управляющий службами продаж, могу вам сказать — как только сбор дебиторки вешают на менеджеров (продавцов), то продажи сразу же падают. Как только эту область отдают бухгалтерии, та начинает верещать.
По мне, так пусть верещит. Это бухгалтерская епархия. Но есть нюансы, тонкости и фишки в том, как правильно организовать эту функцию.
Во-первых, не стоит снимать с менеджера по продажам полностью всю заинтересованность в сборе дебиторки. Не платите ему зарплату за те сделки, по которым клиенты не выполнили свои обязательства — он автоматически будет уделять внимание этой области. Но вменить менеджеру в обязанность трясти долги — фатальная ошибка. Я проводил исследования на эту тему в отделе продаж собственной компании. Результаты не удивили:
1.
Менеджеры тратят массу времени (иногда больше половины) на работу с должниками;
2.
Менеджеры расстраиваются, их боевой дух падает, они считают, что дебиторка - это большая проблема и боятся наращивать объёмы продаж, хотя процент должников от общего числа клиентов как правило не велик;
3.
Когда у менеджеров возникает такое настроение, общие продажи по фирме значительно падают, а в отделе продаж может возникнуть лишняя текучка кадров, которой можно было бы избежать.
Руководители часто задают мне вопрос — а что же тогда, бесконечно растить дебиторскую задолженность? Ведь менеджеры будут просто грузить товар без разбора. Но, боже мой, этот вопрос решается стоп-листом (списком клиентов, которым больше не отпускаются товары или услуги в кредит), который ведётся в компьютере. Размер дебиторки, после которого клиент попадает в стоп-лист определяется политикой компании, а регулируется данный процесс всё той же бухгалтерией.
Далее, кому в бухгалтерии поручить эту чёрную работу и какие дать инструкции. Это должна быть очень терпеливая девушка, нудная, вежливая. Эдакая Катя Пушкарёва, непрошибаемая. Парень со сходными характеристиками тоже подойдёт. Её задача — раз в две недели рассылать по всем дебиторам заказные письма со счётом и официальным напоминанием о состоянии задолженности. Также она в плановом порядке, примерно раз в три дня должна обзванивать всех дебиторов с вопросом, когда вернут деньги, в какой сумме и т.д. Она должна быть максимально вежливой, сносить весь возникающий негатив и, по возможности, его улаживать. Также она должна быть максимально занудливой, чтобы люди предпочли её звонку общение с бандитами.
Кстати, криминальные методы сбора долгов себя полностью изжили. Не советую, времена уже не те.
Итак, ещё раз. Менеджер по должности не должен заниматься сбором долгов, но заинтересован в этом процессе финансово. Для него (и для всей компании) эту функцию выполняет специальный человек в бухгалтерии, а регулировка объёмом дебиторки осуществляется аппаратно, в бухгалтерской программе. Нудность и настойчивость работают лучше, чем наезды. В 90% случаев данная методика разгрузит отдел продаж и решит проблему. Остальные 10% просто кидают вас. Этот вопрос решается хорошим юристом в судебном порядке. Данный клиент будет потерян, но на самом деле это не клиент. Спокойно потеряйте его, взамен к вам придут нормальные люди.
Мы рассматривает действия по продвижению. В свете вышесказанного бухгалтерия делает следующее.
При контакте с клиентами сотрудники бухгалтерии помогают отделу сбыта, побуждая клиентов покупать больше.
Собирает активно все деньги по неоплаченным счетам, при помощи рассылки уведомлений и личных контактов.
Собирает дебиторскую задолженность при помощи других клиентов, знакомых с дебиторами, прося их помочь.
Бухгалтерия следит за тем, чтобы уведомления и счета были составлены точно, и не вызывали у публики никаких ненужных расстройств из-за того, что в них есть ошибки.
Выписывает счета на все оформленные заказы максимально быстро и/или собирает оплату, чтобы эти заказы можно было мгновенно предоставить клиентам.
Бухгалтерия оплачивает счета таким образом, чтобы организация всегда имела репутацию кредитоспособной (об этом я уже писал, можно найти данные на сайте). Это тоже действие по продвижению.
Зарплата должна быть выплачена безошибочно и в срок, чтобы персонал оставался доволен. Это создаёт молву. И опять же – если в вопросе заработной планы допускаются проколы, молва и текучка только усилят кризис.
Бухгалтерия в качестве действия по продвижению должна следить, чтобы организация накапливала резервы, создавая таким образом репутацию надёжности и стабильности.
В тех организациях, где персонал обеспечивается униформой, бухгалтерия должна следить, чтобы эта форма была предоставлена вовремя и была в хорошем состоянии. Думаете пустяк? В Макдоналдсе один раз решили отменить форму. Это ввело всю сеть в такой кризис, что форму вернули. Кризис кончился. Если лётчики начнут ходить в джинсах... Ну, вы меня поняли.
Как видите, действия бухгалтерии по продвижению сводятся к сбору средств и формированию финансовой репутации организации.
И пожалуйста, пресекайте трёп на тему «у нас плохо с финансами», который иногда инициирует бухгалтерия, когда финансовый директор «зарубает» какие-то платежи. Этот трёп создаёт больше проблем с кредитоспособностью, чем может показаться на первый взгдяд.
В следующем выпуске мы расскажем о стандартных действиях по продвижению в области непосредственного производства товаров или услуг.
Вадим Мальчиков, учредитель Центральной тренинговой компании, www.consulter.org
---------