Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Fish-ки для изучающих английский язык

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Английский от Смирнова" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июнь 2011   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
So-Easy!

Статистика

54 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Fish-ки для изучающих английский язык


Как произвести хорошее впечатление: секреты деловой переписки

Контакты в деловом мире нередко начинаются с писем, поэтому этикет переписки имеет огромное значение. Даже если письмо написано правильно с точки зрения орфографии и пунктуации, его некорректное оформление может произвести неблагоприятное впечатление. К счастью, деловое письмо состоит, как правило, из стандартных фраз, и именно наличие клише в деловой переписке поможет вам быстро и эффективно освоить этот жанр.

Поговорим о базовых правилах оформления делового письма особенностях так наиболее распространенного - «block style». Его отличительная особенность в том, что абзацы не начинаются с отступа, они отделяются двойным интервалом. Начинаем сверху, с адреса отправителя. Когда письмо пишется на бланке организации, на нем, как правило, уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае слева следует напечатать адрес получателя. Если бланка нет, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже, после пробела слева указывается адрес получателя. Пример написания адреса:

Mr A Harper

'E' Division Headquarters

Hessle Police Station

Hessle High Road Hull

HU4 7BA UK

Под адресом отправителя после пробела указывается дата написания письма. Месяц пишется словами, чтобы избежать путаницы.

После адреса получателя идет так называемая attention line - альтернативный способ обозначить получателя письма, ее подчеркивают, например

For the attention of the Sales Manager

Само письмо начинается со слова dear, затем должность (с заглавной буквы), либо, если вы не знаете точно, к кому обращаетесь, Sir or Madam. Если имя известно, пишем Dear Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Smith. Важно! Сейчас к дамам в деловой переписке обращаются Ms, если только они не настаивают на обозначении своего семейного положения с помощью Mrs / Miss. Если с адресатом у вас довольно дружеские отношения, пишем имя, напр. Dear Frank. После обращения ставим запятую или двоеточие, а чаще всего ничего не ставим.

Затем следует сослаться на некий общий с адресатом источник информации (Reference), например:

With reference to your advertisement in the Times, your letter of 23 rd March, your phone call today.

Thank you for your letter of March 5 th .

Теперь переходим к сути, то есть причине, побудившей вас взяться за перо:

I am writing to inquire about/ apologize for/ confirm…

Далее следует просьба или запрос, то есть некое побуждающее к действию предложение. Важно, что, в отличие от русского языка, где повелительное наклонение (пришлите, найдите и пр.) в сопровождении волшебного слова «пожалуйста» становится вполне допустимым и выглядит довольно вежливо, в английском языке просьба оформляется с помощью форм сослагательного наклонения:

Could you possibly? I would be grateful if you could…

Если вы отвечаете на просьбу или запрос, то сослагательное наклонение также рекомендуется:

I would be delighted to…

Максимальная деликатность желательна и в случае, когда вы сообщаете плохие для адресата новости:

Unfortunately, … I am afraid that… Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry.

Если письмо содержит вложения, то об этом следует также упомянуть:

I am enclosing… Please find enclosed… Enclosed you will find…

И напоследок несколько ритуальных па. Вы расшаркиваетесь, благодарите за помощь и выказываете готовность быть полезным адресату:

Thank you for your help. Please contact us again if we can help in any way/ there are any problems/ you have any questions.

И в заключение, перед подписью:

Yours faithfully, (если вы не обращались к адресату по имени или фамилии)

Yours sincerely, (если в приветствии имя адресата стоит)

Best wishes, Best regards, (близким друзьям и деловым партнерам).

В деловом письме сокращенные формы не используются, обычно избегают и не подобающих формальному стилю фразовые глаголов (get on, show off) и, конечно, недопустимы сленговые и разговорные формы (типа gonna, wanna).

В заключение порекомендую несколько ресурсов. Здесь можно ознакомиться с образцами деловой переписки.

http://www.englishclub.com/business-english/correspondence-information-requesting.htm

Вот прекрасный и щедрый ресурс с более 500 формами деловых писем

http://www.4hb.com/letters/

А на этом сайте можно поделать упражнения на правила составления деловых писем

 http://www.parapal-online.co.uk/letters.html#

От всей души желаю Вам преуспеть в деловой переписке, ведь это так легко - So-Easy!

В избранное