Если Вы руководитель - Вы должны делегировать часть задач своим подчинённым. Если Вы подчинённый, Вы должны быть готовыми к тому, что по каким-то вопросам Вам буду переданы полномочия. Как правильно передать (делегировать) полномочия, как их правильно принять и при этом ничего не упустить - будут говорить и руководители и подчинённые. Ну и конечно - примеры из жизни, в том числе гостей недавно прошедшего мастер-класса по делегированию полномочий.
Добрый день, коллеги и друзья! С Вами
Ирина Тарасова и Юрий Шакун, бизнес-тренеры Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС».
Это будет не обычный выпуск на обычную
тему -делегирование полномочий. Необычность
его в том, что он выходит не до –, а после мастер-класса на тему делегирования
«Полномочия -делегируй или сложи», и в
том, что в подготовке этого материала принимали участие разные люди. Это не
только бизнес-тренеры Ирина Тарасова и Юрий Шакун, но и их сотрудники Дмитрий Соколов и Алексей Чибугаев (они выскажут своё мнение о
делегировании), а также -отзывы
участников мастер-класса о вопросах делегирования и о самой программе.
Поскольку тема большая, по вехам
обходить её неинтересно, мы разберём её в нескольких выпусках.
В
чём идея делегирования. Каждый руководитель имеет в арсенале стратегические
и оперативные задачи. Стратегические он, как правило, оставляет себе, а вот все
или почти все оперативные может передать своим подчинённым.
В этом процессе важно и тот как они
делегируются:
умение четко
поставить задачу,
указать сроки её
исполнения,
предоставить
ресурсы и проч.
и то, кому они делегируются:
сотрудник должен
хотеть выполнить эту задачу,
обладать
необходимыми умениями и навыками,
понимать, что
получит за эту работы удовлетворяющее его достойное вознаграждение.
«Сбой» хотя бы в одном пункте приводит,
как правило, к невыполнению делегируемой задачи.
Выполнение всех этих пунктов требует от
руководителя в первую очередь делать усилия над собой, принципиальность и последовательность.
Поэтому-то многие руководители просто избегают применять данный управленческий инструмент,
и мы часто слышим от них: «мне легче это
сделать самому, чем поручить кому-то другому».
Рекомендация тут простая: потратьте время
1 раз, научите это делать своих сотрудников, и навсегда освободите себя от
малопродуктивной работы.
Пример. Перед каждой открытой программой
мы готовим целый пакет документов: договор, приложение (или даже 2), счёт, акт,
схема проезда. А ещё нужно подготовить раздаточный материал: напечатать его и
сброшюровать. В совокупности этоможет
занять добрые полдня а то и больше.
Наши сотрудники, обученные правильно
заполнять, печатать всю необходимую документацию, готовить раздаточный материал
делают эту работу также хорошо, как и мы, и при этом у нас есть больше времени
на подготовку к тренингу, или на другие важные задачи (хотя бы написать данный
текст рассылки).
Ещё одна типичная ошибка в делегировании
у руководителей, независимо от их управленческого стажа – «оперативное делегирование». Сотрудник вызывается в кабинет, в
течение 2-х минут ему ставится задача (как вариант -делегирование даже не по телефону, а через
смс), и он бежит её выполнять так, как понял, считая своим долгом соблюсти все
формальности, исключая вариативность, и принося в жертву результат. Для того
чтобы раз и навсегда забыть про такое делегирование хотим раскрыть ещё одну
важную его составляющую: руководитель делегирует сотруднику полномочия по ПРОЦЕССУ
выполнения задачи, не никто с него не снимает ответственность за РЕЗУЛЬТАТ. А
если задача делегироана некорректно, без понимания им цели, предоставления ресурсов
и ясности, что он понял всё так, как надо, делегирование обречено и
руководитель занимается самообманом («я же делегировл, поручил, значит всё
будет выполнено»). Скорей всего будет. Но скорей всего или не так или не
вовремя.
Чтобы не быть голословными, предоставим слово нашим сотрудникам
Дмитрию Соколову и Алексею Чибугаеву.
Ю.Ш.
Что
Вам облегчает выполнение задач (здесь имеются
ввиду и те, которые мы ставим относительно вашего функционала и те, которые делегируем
от себя)?
Д.С. Главное, что
было понятно, что делать, зачем это нужно. Тогда у меня сразу появляются
вопросы, уточнения, Я не боюсь их задавать, т. к. руководство понимает, что
получив ответы на все свои вопросы, я выполню поручение максимально точно.
А.Ч.
Мне
важно понять детали, что зачем делать.
И.Т.Что мешает Вам
выполнять поставленные задачи?
Д.С.Спешка руководителей. Если задача ставится
быстро, особенно когда вы в другом городе что-то поручаете нам из своей работы
по телефону. Мы волнуемся:а если мы
что-то не знаем, или если будем делать не так, как нужно.
А.Ч.
да, лучше, когда вы делаете это по электронной
почте: задача перед глазами, ничего не забудешь, всегда можно написать и задать
вопросы, обдумать их перед этим
Чтобы ставить задачи правильно, ничего
не упустить, мыразработали для себя
некую «дорожную карту» (шаблон) для делегирования полномочий.Благодаря ей мы не сталкиваемся в последнее
время с ситуацией, когда сотрудники делают что-то не так, как нам нужно (будь
то делегирование или постановка управленческой задачи). Пример такой «дорожной
карты» мы приводим ниже
«Дорожная карта» эффективного делегирования задач
1.Формулирование
задачи
2.Выбор
критериев для определения достижения цели
3.Определение
критериев для выбора исполнителя, назначение исполнителя
4.Выбор
формы мотивации исполнителя
5.Постановка
задачи исполнителю (использование критерия smart, желательно в письменной
форме)
6.Подтверждение,
что исполнитель понял задачу, степень её важностисроки правильно
7.Обсуждение
контрольных точек при выполнении задачи (в т.ч. согласование сроков и др.
ресурсов)
8.Обеспечение
сотрудника необходимыми ресурсами, в т.ч. подготовка исполнителя (инструктаж,
обучение и проч.)
9.Оценка
промежуточных результатов на контрольных точках
10.Оценка
выполненной задачи по заранее отобранным критериям
11.«разбор
полётов», обсуждение с исполнителем сильных сторон и зон роста при выполнении
поставленной задачи
12.«Раздача
слонов», мотивация исполнителя согласно договоренностям.
Конечно, Вы можете этот алгоритм как-то
адаптировать под себя, возможно, сделать в виде таблицы, где в колонке слева буду эти 12 шагов, а справа - Ваши конкретные действия.
В следующем выпуске мы продолжим
обсуждать вопросы делегирования, приведём примеры из нашей практики работы в
реальном секторе, расскажем, как прошёл мастер-класс и предоставим слово его
участникам.
С Вами были бизнес-тренеры и сотрудники
Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС» (www.ctgg.ru), заходите на наш сайт, знакомьтесь с новыми
программами, мастер-классами и другой информацией. В ближайшие дни мы предложим
Вам новую версию сайта, где будет калькулятор, подробное описание услуг, много
фото- и видеоматериалов о том, как мы обучаем и консультируем. Будем рады
ответить на Ваши вопросы.
