Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Делопроизводство фирмы

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Октябрь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор Гость

Статистика

3.611 подписчиков
за неделю
←   Все выпуски   →

Делопроизводство фирмы


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
3 октября 2001г.      Выпуск №7

Делопроизводство фирмы

Здравствуйте!

Сначала, как обычно, Ваши вопросы:
Ставится ли круглая печать на приказах и распоряжениях фирмы?
Нет, печать на приказах и распоряжениях не ставится. Изданию приказов будет посвящен отдельный выпуск, но сейчас скажу, что завершающим этапом работы с приказами является их согласование и подписание. После подписания приказ приобретает юридическую силу и вступает в действие, если иное не оговорено в тексте приказа. Подписывается только первый экземпляр приказа, на остальных же проставляется отметка о заверении копии. А если Вашей фирме необходимо предъявить копию приказа (обратите внимание, именно копию, первый экземпляр всегда должен храниться в фирме) сторонней организации, тогда отметка о заверении копии удостоверяется печатью.
Допустимо ли в целях экономии исходящие документы издавать на бланке, а внутренние - на обычных листах?
Внутренние документы издаются на общих бланках. Максимальный состав реквизитов общего бланка был приведен в предыдущем выпуске: эмблема, наименование организации-автора, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления или издания. Кроме эмблемы все реквизиты занимают очень мало места (хотя эмблему на общем бланке тоже можно сделать маленькой), поэтому их нужно указывать в полном составе.
В каких случаях и какие документы допускается печатать с двух сторон
Документы, подлежащие последующему архивированию, и документы особой важности принято печатать на хорошей по качеству бумаге и односторонней печатью. Оперативные документы и документы, не требующие длительного хранения, печатают с двух сторон и на менее качественной бумаге. Однако я считаю, что не стоит экономить на бумаге и пытаться уместить как можно больше путем двусторонней печати и урезания реквизитов. Сейчас Вам понятно, где, когда и кем издавался документ, а что будет через десять лет? Или если документ будет просматривать человек, не имевший к его изданию никакого отношения (например, проверяющий Вашу фирму инспектор)? Кроме того, при двусторонней печати необходимо делать большие поля с обеих сторон. Это обусловлено тем, что если документ будет подшит, то необходимо, чтобы его было удобно читать с двух сторон.
Если документ располагается более чем на 1 листе, то как применяется бланк(1-ый лист на бланке, а последующие?)
А последующие просто нумеруются.

Этот и следующий выпуски будут посвящены теме "Прием и регистрация документов". Сегодня в выпуске первая часть этой темы:

Прием, первичная обработка и распределение документов

Прием и первичная обработка. Эти операции не отнимут у Вас много времени, однако их не следует обделять своим вниманием. Прежде всего, когда документ поступил в фирму, необходимо проверить правильность его доставки: не ошибочно ли Вы получили письмо; заказные письма принять под расписку; на письме с пометкой "срочно" проставить время получения. Затем проверяется читаемость документа (особенно для факса), общее количество страниц, наличие приложений. Конверты можно выбрасывать только после занесения (при необходимости) адреса отправителя в базу адресов. Сохранять их нужно только тогда, когда письмо просрочено, и штемпель на конверте послужит этому доказательством.
Все входящие документы (не только те, которые подлежат последующей регистрации) должны быть учтены. Для этого на документах проставляется отметка о поступлении в организацию (НЕ входящий номер). Она состоит из порядкового номера документа и должна быть проставлена на ВСЕХ документах, включая рекламные письма, приглашения и т.д. Это необходимо для учета общего документооборота фирмы.
В фирме должен быть утвержденный список документов, не подлежащих регистрации, и в соответствии с этим списком все документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. На этом этап первичной обработки заканчивается.

Распределение. От скорости предварительного рассмотрения и распределения напрямую зависит скорость исполнения документа. Обычно в фирме этим занимается секретарь-референт. Для качественного и своевременного распределения документов он должен хорошо знать структуру фирмы, спецификацию и функции структурных подразделений, а также распределение обязанностей между исполнителями. Это необходимо для того, чтобы освободить руководителя от лишней работы и предоставлять ему только те документы, которые касаются основных вопросов деятельности, несут новую информацию, а также распорядительные документы вышестоящих организаций.
Рассмотрение и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления, а для срочных документов - немедленно.

Читайте в следующем выпуске продолжение данной темы, а именно: Регистрация документов.

Антон Нечипоренко, delo_org@mail.ru

До следующего выпуска!

http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу 		Рейтингуется SpyLog
В избранное