СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ: ИСО 9000 и другие стандарты

Основой для создания данной рассылки послужили многочисленные литературные источники и большой опыт коллектива экспертов по сертификации систем менеджмента качества, от имени и по поручению которого выступает автор.     ПРИВЕТ ВСЕМ! 4.2.3 Управление документацией Документы системы менеджмента качества должны управляться. Записи - специальный вид документов и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в 4.2.4. При документировании СМК нет никаких ограничений в количестве и составе документов системы. Главное, чтобы их было достаточно для демонстрации соответствия требованиям и непрерывного совершенствования системы менеджмента. Рекомендуемый перечень документов (который следует из текста стандарта) включает в себя: политику и цели в области качества; руководство по качеству; документированные процедуры; формы; технические условия; рабочие инструкции; действующую документацию; записи и др. Документация может быть представлена на электронных или бумажных носителях. Ниже Стандарт очень точно определяет содержание рассматриваемой здесь документированной процедуры, которая для организации может иметь ранг стандарта организации, типа СТО ОАО «ТТ» № __   «Управление документацией».  Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска; б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов; в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. Для предприятий, имеющих советское прошлое, данный регламент по управлению документацией хорошо известен. Те же, кто с этим требованием встречается впервые, с нашими небольшими комментариями, с разработкой справятся самостоятельно, пунктуально описывая в документе все, что там предусмотрено Стандартом (от «а» до «ж»), а все остальное – по желанию. При разработке любых документов, в том числе и данного, полезно иметь под рукой  перечень вопросов, на которые документ должен отвечать, причем по каждому пункту: КТО? ЧТО? КАК? КОГДА?(В КАКИЕ СРОКИ?) (ГДЕ?). Последовательность постановки вопросов не имеет значения. Для примера возьмем пункт «а». В тексте документа его разработчик отвечает на вопросы: КТО готовит перечень документов для рассмотрения? КТО отвечает (проводит) за процедуру официального одобрения документов с точки зрения их достаточности? КАК это все происходит организационно? Как это фиксируется документально?  В КАКИЕ СРОКИ происходит процедура одобрения после предоставления документов на рассмотрение? А в ответ на вопрос «ГДЕ?» можно написать, что все это происходит в отделе стандартизации и сертификации, если таковой имеется; если нет, то можно не писать, что это происходит в кабинете у директора. Если взять пункт «б», все будет аналогично. ЧТО происходит?  Анализ, актуализация и повторное одобрение. КТО все это делает? Анализ и актуализацию – выполняет отдел стандартизации (или кто-то персонально), повторное одобрение – или директор, или зам. директора по качеству, или комиссия. КАК он это делает? (по существующей процедуре, или это надо прописать) В КАКИЕ СРОКИ (КОГДА) он это делает? Здесь надо расшифровать, что для Вас означает «по мере необходимости». И так далее. Следует иметь ввиду, что в каждом отдельном документе вопросы внесения изменений (актуализации), пересмотра и т.д. также должны быть прописаны. Разрабатываемый документ является более общим и имеет отношение к управлению всей документацией. Если есть необходимость упоминания о какой-либо деятельности, как правило, делается ссылка на соответствующий документ или инструкцию. 4.2.4 Управление записями Записи – это один из видов документации системы менеджмента, в котором фиксируются достигнутые результаты и подтверждения того, что требуемая деятельность выполняется. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей. Именно потому, что записей по Стандарту требуется достаточно много, Стандарт требует еще и разработки  обязательной процедуры под названием типа СТО «ТТ» №__ «Управление записями» «для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей». Приведем перечень записей, требуемых  ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Надо понимать, что при желании записей можно напридумывать великое множество. Нам нужны только те пункты Стандарта, в которых указано, что записи должны быть сделаны. Пункт стандарта Содержание записей 5.6.1. Анализ со стороны руководства 6.2.2. (д) Сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте 7.1.(г) Доказательства того, что требования к процессам по выпуску конечной продукции выполнены 7.2.2. Результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из этого анализа 7.3.2., 7.3.3. Входные и входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции 7.3.4. Результаты анализов проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми 7.3.5. Результаты проверки проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми 7.3.6. Результаты утверждения проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми 7.3.6. Результаты анализа изменений проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми 7.3.7. Результаты оценки поставщиков и все действия, признанные необходимыми на основе этих оценок 7.4.1 Сведения, которые необходимы организации, чтобы подтвердить обоснованность утверждения процессов, в которых выходные результаты не могут быть проверены последующим контролем или измерением 7.5.2. Сведения об особой идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость 7.5.3. Сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или по другим причинам найдена неподходящей для использования 7.5.4. Сведения об утверждении предшествующих результатов измерений, если было обнаружено, что измерительное оборудование не соответствует требованиям 7.6. Результаты калибровки и поверки измерительного оборудования 7.6. Результаты внутренних аудитов и последующие действия 8.2.2., 8.2.4. Сведения, указывающие лицо или лиц, ответственных за выпуск продукции 8.3. Характер несоответствий продукции и все предпринятые последующие действия, включая сделанные уступки 8.5.2. Результаты корректирующих действий 8.5.3. Результаты предупреждающих действий «Управление записями» очень похоже на «Управление документацией», только более конкретно. В документе «Управление записями» можно разместить формы для ведения записей, а также описать, как надо действовать, если формы для фиксации каких-то действий не разработаны (а есть давно существующие журналы, например, запись в журнале ремонтных работ: такого-то числа, такой-то специалист заменил масло и прочистил фильтры у такого-то станка – это тоже запись, удовлетворяющая требованиям Стандарта). Формы имеют произвольный вид, как правило это таблицы, в разделах которых фиксируется выполнение какого-либо действия (по известной схеме: что было сделано, кто сделал, как (с использованием чего) сделал, когда сделал, где сделал). И если помните, заполненная форма – это запись.   Перепечатка материалов статьи данной рассылки допускается при условии обязательного включения внизу статьи, без каких-либо изменений, следующего текста: "И.А. Скотников - автор рассылки «Системы управления: ИСО 9000 и другие стандарты». E-mail:      skotnikov@abbeyhouse.ru. Сайт рассылки: http://www.abbeyhouse.ru" Copyright 2003. Скотников Игорь Александрович .

Наш сайт

Написать нам 

Ближайшие семинары и другие мероприятия

Бонусы для подписчиков

Архив рассылки

Рассылки подробно

Наши рассылки:

рр

Подпишитесь

 на наши

 рассылки

 и Вы

 сможете

 избавиться  

  от проблем 

 в бизнесе, 

или не

 подписывайтесь

 и оставайтесь

 со своими

 проблемами.