Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Искусство делового письма. Бизнес по e-mail.

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Новости журнала "Результат"" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Октябрь 2004   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
28.10.2004
00:10:38
17:09:57
29
30
31
Автор
Наталья и Алексей Романенко

Статистика

159 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Искусство делового письма. Бизнес по e-mail.


Информационный Канал Subscribe.Ru

Искусство делового письма
Бизнес по e-mail

  
 

Неофициальная рассылка
журнала "Результат" - единственного журнала
о развитии предпринимательских качеств личности

 Правила составления и оформления || Магические слова || Формула успеха торговли || Как писать письма || Проблемы и их решения

  
 

Шесть видов писем

 

Все письма можно разделить на шесть видов.

   

1. Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.
2. Ответные письма с благодарностью.
3. Поздравления.
4. Извинения.
5. Требования и запросы.
6. Соболезнования.

   

Эти шесть видов писем в свою очередь можно разделить на две категории:

1. Формальные.
2. Неформальные.

 

Служебные записки тоже можно разделить на виды:

1. Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы.
2. Благодарности и поздравления.
3. Напоминания, просьбы, проведение мероприятий.  

 

В неформальной корреспонденции обычно используются сокращения, односложные слова и прилагательные, которые создают ощущение близкого знакомства. Так, слова прекрасный, восхитительный, изумительный сближают автора письма и его адресата.

 

Тон и стиль

 

 Задать тон и стиль делового письма помогают прилагательные и наречия. Правильно подобранные, они передают тональность и эмоциональное состояние. Именно они показывают, объективен либо субъективен был автор письма или писал его, руководствуясь эмоциями. Например, служебная записка, в которой персонал ругают за хищение, субъективна и эмоциональна. Передовая статья ежедневной газеты обычно объективна, так как содержит только факты и лишь несколько эмоционально окрашенных слов. Многие деловые письма пишутся в таком же тоне.

Стиль придает дополнительную окраску тону корреспонденции. Можно выделить формальный и фамильярный стили. Возьмем, например, две служебные записки, составленные двумя коммерческими директорами и адресованные продавцам. Кстати, оба работали на одну и ту же компанию, хотя занимались разным ассортиментом.

Обратите внимание на фамильярность первой: стиль неофициальный, язык разговорный, слова преимущественно односложные, информация изложена четко. Из нее ясно, что коммерческий директор поддерживает продавцов.

            Вчера я встретился с [имя], и мы обсудили некоторые проблемы сбыта, с которыми столкнулись за прошедшие девять месяцев. Наша прибыль снизилась на 14% по сравнению с прошлым годом, и правление давит на [имя], требуя покрыть дефицит последнего квартала. Я знаю, что у некоторых из вас есть предложения, как компенсировать такой спад. На следующей неделе я позвоню каждому из вас и мы обменяемся идеями. Мы можем также в начале четвертого квартала провести региональную встречу торговых агентов. Но прежде чем состоится наш разговор, я хотел бы, чтобы каждый из вас получил информацию из района сбыта и подумал, какие предложения он мог бы внести. Я надеюсь, что, работая сообща, мы можем начать компанию, которая не только позволит нам возместить эти 14%, но и пойти дальше.

Сравните эту служебную записку с другой, которая оставляет неприятный осадок. Оба коммерческих директора хотят улучшить результаты деятельности фирмы. Однако первый убедительно изложил смысл, не прибегая к угрозам и не восстанавливая против себя продавцов. Второй же, между прочим, заставил некоторых старших торговых агентов искать себе другую работу. Такой стиль письма с завуалированными угрозами не способствует ни улучшению морального климата, ни дальнейшей работе:

           Накануне последнего квартала года объем продаж упал на 14% по сравнению с прошлым годом. Вчера я встретился с [имя] и он сказал мне, что если объем продаж не будет компенсирован в этом последнем квартале, нас ожидает сокращение штатов в первом квартале будущего года. Это также означает, что не следует надеяться на увеличение доходов и комиссионных сборов. На следующей неделе я позвоню районным управляющим, чтобы узнать их прогноз на последний квартал.

Первая из этих двух записок сделает больше для стимулирования работы коллектива.

Попытки же получить наибольшую отдачу посредством угроз никогда не увенчивались успехом. Обычно они заканчиваются потерей для компании лучших продавцов.

 

У меня самого тоже был прецедент в этой области. Я постарался увеличить объёмы закупа своего журнала представителями из разных городов, разослал тем из них, кто давно уже  не закупал журналы для реализации. Что из этого вышло, читайте в следующем выпуске.

 

 

  
  С уважением, Алексей Романенко на основе личного опыта и книги "Как овладеть искусством делового письма"

 

http://subscribe.ru/
http://subscribe.ru/feedback/		 Подписан адрес:
Код этой рассылки: economics.school.letter		 Отписаться
В избранное