Откройте любой поисковик. Написано много литературы об управлении временем или тайм – менеджменте. Мне этот термин представляется не совсем корректным. Временем нельзя управлять. Это объективная и, при определенных условиях, постоянная величина. И над ней мы не властны, иначе стали бы ангелами. Для эффективного использования этого ресурса надо научиться управлять собой, правильно вписывать себя во временную сетку. То есть менеджмент времени немыслим без создания персональной системы личной эффективности. Организованной специально для нас. И несмотря на обилие литературы, хочется использовать для себя простую и функциональную такую систему.

Многие авторы рекомендуют обрести «электронный мозг» — виртуальных помощников. Чаще всего рекомендуют Эверноут и Гугл календарь. Да, это отличные сервисы. Но прежде чем использовать на всю мощь их немаленький функционал, надо научиться работать со своей эффективностью «вручную». Точно так же, как надо научиться писать, а потом уже осваивать 10-пальцевую печать. И не зря очень важные документы (то же завещание) оформляют только в рукописном виде. Написанное от руки — написанное по-настоящему осознанно.

Для этого разработаны определенные приемы стратегии и тактики. Вот только некоторые из них.

 1. Напишите свою эпитафию.

Стратегическая задача заключается в полном изменении взгляда на себя во времени. Жить не принципу «как получится», а самим планировать и создавать события. А значит ставить цели, отвечая на вопрос «Чего нужно достигнуть?» И написание свое эпитафии будит в нас то, чему были посвящены древние школы личной эффективности на Западе и Востоке — вниманию к себе и «память смертную», осознание конечности личной истории. Еще более продвинуто, если эпитафий или некрологов, случись это событие сегодня, будет целых три — например, от родных, от друзей и от коллег по работе. Чрезвычайно сильное упражнение, легко решающее наши повседневные «обидки» и избавляющее от утомительной суетливости.

2. Разделение «своих» и навязанных дел.

Постановка целей помогает нам разобраться, где в жизни дела свои, то есть действительно нужные и важные, ведущие к нашей цели и где навязанные обществом или конкретными людьми. Для эффективного использования времени долю последних надо постоянно снижать. отслеживая в еженедельнике или тетради хотя бы раз в месяц. Думаю, здесь использовать виртуальных помощников не стоит…

 3. Планирование.

В идеале не только рабочее, но и личное время. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

 4. Избавляемся от пожирателей времени.

От действий, что не приносят пользы, но отнимают дни и годы нашей жизни. В быту телевизор, социальные сети, компьютерные игры, болтовня по телефону. На работе добавляются разговоры с коллегами, «перекуры». Наводим порядок на рабочем месте и учимся говорить нет, тем, то отвлекает нас во время работы. Минимизируем рутину – постоянные нужные дела (готовка, уборка, покупка продуктов) автоматизируем, соединяем с другими задачами и делегируем по возможности. Например, совершаем одновременно все наши текущие платежи не походом в офис банка, а через систему интернет-банкинга. Ищем способы меньше времени тратить на дорогу или использовать это время более эффективно (аудиокниги, составление планов, прогулка).

 5. Работаем эффективнее.

Есть масса интересных техник от такого гуру, как Глеб Архангельский и другие маститые эксперты. Перечислю только немногие из них.

Расставляем приоритеты, используя матрицу Эйзенхауэра. Делим дела по степени важности и срочности. Сначала выполняются срочные важные дела, затем неважные срочные, и, наконец, важные несрочные. Дела срочные, но неважные нужно свести к минимуму — делегировать, сокращать. Неважные и несрочные дела выполнять не следует. Не делаем много дел одновременно. 

Создаем якоря. В тайм-менеджменте «якорь» — это некий персональный символ (звуки, цвет, ощущение, аромат), который настраивает человека на выполнение определенных действий. Очень удобный инструмент для этого — музыка, выбранные мелодии могут настроить как на работу, так и на отдых.

Используем «метод помидора». Этот прием получил свое название от кухонного таймера в виде томата. Суть его в том, что человек способен максимально сконцентрироваться на поставленной задаче не более, чем на 25 минут.  Этот период времени и был условно принят за «один помидор», «съев» который, вы имеете право короткий отдых (не более 5 минут). Расправившись с четырьмя помидорами, можно устроить себе 15-минутный перерыв.

 «Швейцарский сыр». Это правило тайм-менеджмента позволяет решать поставленную задачу «по фрагментам», выбирая наиболее интересные для себя. К примеру, если нужно подготовить отчет, который вам кажется скучным, можно начать с выбора оформления текста (шрифт, подчеркивания). Затем заполните таблицы с интересующими лично Вас показателями. Другими словами, сделайте в куске сыра как можно больше «дырок», и он покажется вам лакомым кусочком.

Съедаем «лягушку» с утра. «Лягушками» в тайм-менеджменте называют мелкие, нередко неприятные, дела, выполнение которых мы откладываем до последнего (звонок клиенту, наведение порядка в документах, глаженье белья). Но проблема в том, что при таком подходе их накапливается огромное количество. Чтобы избежать этого, возьмите себе за правило каждый день с самого утра тратить 15-20 мин на них.

Прибегаем к помощи резиновой уточки. Суть метода в том, чтобы отстраненно посмотреть на поставленную задачу, если она кажется невыполнимой. Сделайте буквально следующее — поставьте перед собой резиновую уточку для ванной (или другую игрушку) и подробно объясните ей, в чем проблема. В процессе объяснения вы, пытаясь как можно проще сформулировать задачу, вероятнее всего, самостоятельно найдете способ ее решения. У меня для этой цели используется перчаточная кукла.

 6. Делегируем. 

Делегирование – передача полномочий, поручений подчиненным или коллегам. При этом нужно уметь поставить задачу, контролировать ее выполнение и результат.Делегирование позволяет резко поднять эффективность использования времени. Но далеко не каждый умеет это делать. Может мешать нехватка уверенности в себе, ложная скромность, боязнь отказа.

 7. Мотивируем себя.

Внутренняя мотивация (или самомотивация) — это та энергетическая подпитка, которая позволит работать с большей отдачей. Планируя и выполняя работу, думайте, в первую очередь, о результатах, которые она принесет. Например, о деньгах, которые Вы получите. Или о похвале от близких людей. 

 8. Чередуем работу и отдых.

Когда Вы работаете — думайте о работе, полностью концентрируйтесь на ней, убирайте посторонние мысли и действия. Это в разы увеличит вашу эффективность и удовольствие от работы. Когда же вы отдыхаете — по максимуму отделяйтесь от работы, полностью отдавайтесь отдыху, пресекая любые трудовые желания. Таким образом к концу отдыха вы соскучитесь по работе и с новыми силами быстро наверстает упущенное и даже улучшите ваши результаты.

На самостоятельное освоение правил и техник тайм — менеджмента вы можете потратить массу времени. Чтобы его сэкономить и узнать больше, я могу порекомендовать Вам недорогой и информативный аудиокурс с правами перепродажи. В нем 10 известных интернет-предпринимателей в ходе интервью делятся секретами личной эффективности на каждый день, плюс еще 10 авторских аудиоуроков по лайфстайлу. Ознакомиться подробнее можно по ссылке или кнопке под видео (одно из интервью с интересным человеком, совершившим буквально за год мощный рывок как предприниматель и личность).

Если Вы хотите сделать более эффективным собственное мышление — возьмите совершенно бесплатно мою книгу — нейрокогнитивный тренинг по развитию нового мышления за 12 недель. Я пойду готовить большой материал по устранению депрессии, а Вам желаю здоровья, благополучия и самоорганизации. Живите в мире со временем!