Большинство правил по хранению документов имеют рекомендательный характер. Но существуют и правила, обязательные к исполнению. Знание и тех, и других одинаково важно и помогает избегать многих проблем.

  Правоустанавливающие документы

В число правоустанавливающих документов (ПД) входят, например: Устав организации, свидетельство о регистрации, ИНН/КПП. Согласно рекомендациям, для хранения этих документов должен быть отведен сейф, а ответственными за хранение назначаются руководитель, бухгалтер или юрист. Следует помнить, что вне зависимости от того, кто отвечает за хранение внутри организации, для закона ответственным является только руководитель.

Не лишним в деле учета и хранения ПД будет специальный реестр.

Для большинства юридических лиц никакого специального регламента по хранению ПД не существует. Исключение составляют акционерные общества. Для них действует постановление ФКЦБ N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Сроки хранения ПД (и многих других документов) устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году. ПД подлежат бессрочному хранению.

Налоговые и бухгалтерские документы

Порядок хранения бухгалтерских документов (БД) описан в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Как и в случае с ПД, ответственность за сохранность БД лежит на руководителе.

Общие правила по срокам хранения БД установлены следующие:

1.Балансы, финотчеты, налоговые декларации хранятся бессрочно.

2.Первичка, регистры — не менее пяти лет.

Отсчет срока хранения в большинстве случаев следует вести с 1 января, следующего за созданием и принятием документа года. Отдельно стоит упомянуть о БД со сроком хранения 75 лет. Именно такой срок установлен для зарплатных документов. Кадровые документы Ответственным за операции с кадровыми документами в организации назначается инспектор по кадрам. Если такого человека в организации нет, эта обязанность ложится на плечи руководителя или главбуха.

Кадровые документы

Основные кадровые документы хранятся 75 лет. К их числу относятся:

•приказы о приеме и увольнении;

•личные карточки работников;

•заявления работников;

•лицевые счета работников;

•приказы о награждении, об отпусках, о премировании.

С кадровыми документами, которые должны храниться не менее пяти лет можете ознакомиться на сайте Норма Права