Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Делопроизводство фирмы

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор Гость

Статистика

3.611 подписчиков
за неделю
←   Все выпуски   →

Делопроизводство фирмы


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
4 сентября 2001г.      Выпуск №2

Делопроизводство фирмы

Здравствуйте!

Во втором выпуске рассылки "Делопроизводство фирмы" мы рассмотрим такое понятие, как документооборот. Этот термин отражает многие стороны повседневной деятельности работников-делопроизводителей. Поэтому, чтобы приступить к обсуждению практической части, необходимо знать некоторые теоретические аспекты своей работы. Это не менее важно, чем уметь собственно совершать какие-либо действия с документами, ведь они должны быть обоснованными. Итак,

Что такое документооборот?

Документооборотом фирмы принято называть движение документов в фирме с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют три основных вида (потока) документов:

  • входящие (поступающие из других организаций)
  • исходящие (отправляемые в другие организации)
  • внутренние (создаваемые и используемые внутри фирмы)

Я думаю, все прекрасно понимают, о чем идет речь, но все же стоит немного задержаться на этом. Все эти потоки непременно должны пройти следующие стадии:

  1. Прием и начальная обработка документов.
  2. Предварительное рассмотрение.
  3. Регистрация.
  4. Рассмотрение руководителем.
  5. Передача на исполнение.
  6. Контроль за исполнением.
  7. Информационно-справочная работа.
  8. Исполнение документов и отправка.

На секретаря-референта ложится обязанность следить за ходом документа внутри фирмы и за прохождением им всех звеньев этой цепочки. Если она будет разорвана, может возникнуть по меньшей мере задержка исполнения, что крайне нежелательно в условиях конкурентной борьбы.

Для чего нужно понятие документооборота? Помимо теоретического значения есть еще и практическое: подсчитывается годовой объем документов, поступивших или изданных в фирме, а затем используется при расчете потребности в персонале, ответственном за делопроизводство. Это играет важную роль: на первых порах, пока фирма только-только начала развиваться, все делопроизводство можно вести самому или поручить одному из работников, не специализирующемуся на этом. Если руководитель сначала сам обеспечивает правильное движение документов в фирме, то ему легко определить, когда следует нанять секретаря-референта. Но если фирма растет и растет, образуются и расширяются структурные подразделения, а секретарь не успевает выполнять свои обязанности, то, вероятно, встает вопрос об организации службы делопроизводства (документационного обеспечения управления, ДОУ). Чтобы решение об организации этой службы было обоснованным и нужно подсчитывать общий объем документооборота. Этим должен заниматься секретарь. Если же недооценить или переоценить объем документов, с которыми приходится иметь дело фирме, то фирма резко снижает эффективность своей деятельности и не может оперативно решить внешние проблемы из-за возникновения внутренних. А в условиях конкуренции это делает Вашу фирму намного уязвимее перед конкурентами. Это показывает, в какой степени от квалификации делопроизводителя зависит общий успех фирмы.

В следующем выпуске мы начнем такую важную тему, как правила оформления реквизитов. Предлагайте, спрашивайте, пишите!

Антон Нечипоренко,delo_org@mail.ru

До следующего выпуска!
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу 		Рейтингуется SpyLog
В избранное