Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Делопроизводство фирмы

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор Гость

Статистика

3.611 подписчиков
за неделю
←   Все выпуски   →

Делопроизводство фирмы


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
14 сентября 2001г.      Выпуск №4

Делопроизводство фирмы

Здравствуйте!

Спасибо! Рад был получить от Вас отклики.
Прежде всего хотел бы сказать несколько слов касательно предыдущего выпуска. Я благодарю Станислава Рачинского за замечания по поводу некоторых пунктов выпуска №3. Эти замечания состоят в следующем:
1. Согласно введенному с 1 апреля 2001г. изменению ГОСТа Р 6.30-97 от 21.01.2000 в реквизите "Адресат" инициалы пишутся перед фамилией.
2. Название организации пишется следующим образом:

Экспертная организация
Общество с ограниченной ответственностью
Научно-технический центр “Диатэкс”
(ЭО ООО НТЦ “Диатэкс”)

Далее привожу объяснение Станислава: "Слова "с ограниченной ответственностью" больших букв содержать никак не могут. Причина ошибки, весьма распространившейся в последние годы, - калька с английского, где большие буквы употребляются по совершенно иным правилам и гораздо чаще."
Кроме того можно использовать и такой вариант:

ЭКСПЕРТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР “ДИАТЭКС”
(ЭО ООО НТЦ “ДИАТЭКС”)

3. Дополнение Станислава об указании почтового адреса в реквизите "Адресат":
Его можно и должно указывать только в двух случаях: если Вы тем самым сообщаете адрес Вашей канцелярии (которая перепишет его на конверт) или если Вы сумеете найти конверт с соответствующим прозрачным окошком. Замечу, что последнее почти невозможно, поскольку международный (а теперь уже и отечественный) почтовый стандарт предусматривает размещение адреса отправителя совсем не там, куда он попадет по "делопроизводственному" стандарту.

А теперь продолжаем тему написания реквизитов.
Гриф утверждения. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Существует два способа утверждения, имеющих одинаковую юридическую силу: должностным лицом или специально издаваемым документом (приказом, постановлением и т.д.)
Например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор НТЦ "Диатэкс"
________________   ___________________
(личная подпись)      (инициалы, фамилия)
13.09.2001

УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора НТЦ "Диатэкс"
от 15.05.2001 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа.

Резолюция. Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение директора относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. Текст может быть двух видов: содержащий решение вопроса ("Зачислить", "Выделить 1000 руб" и.т.д.) или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается (фамилия и инициалы), что поручается (характер и порядок решения вопроса), срок исполнения.
Например:

А.А. Иванову
Связаться с представителями
партнеров НТЦ "Диатэкс" и выяснить
их готовность участия в совещании
к 15.09.2001
Личная подпись
12.09.2001

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию директора. Обратите внимание на то, что согласно введенному с 1 апреля 2001г. изменению ГОСТа Р 6.30-97 от 21.01.2000 инициалы исполнителя указываются перед фамилией.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании экспертной организации; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание. Заголовок размещается в левом верхнем углу или по центру под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Отметка о контроле. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Отметка может наноситься от руки или проставляться резиновым штемпелем. Цель этой отметки - напомнить исполнителю, что документ находится под контролем начальника.

Текст документа. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Отметка о наличии приложения. Некоторые документы имеют приложения. Приложением может стать любой документ, отправляемый с сопроводительным письмом. Чаще всего письмо поясняет причину отправки данного документа. К нормативным или распорядительным документам могут прилагаться утвержденные или введенные ими в действие документы. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 приложения должны оформляться так:
Если приложение упомянуто в тексте документа:

Приложение: на 3л. в 2экз.

Если приложение не упомянуто в тексте документа:
Приложение: 1 Договор № 34/97-Кс на 5л. в 2экз.
                        2 Расчеты затрат на материалы по договору № 34/97-Кс на 3л. в 2 экз.

Слово "Приложение" всегда пишется в единственном числе, с заглавной буквы, без отступа от начала страницы (от поля). После него ставится двоеточие, и указывается количество листов и экземпляров. Если приложение занимает несколько строчек, то пишется через один интервал. Между названиями разных приложений должно быть полтора интервала. Может возникнуть и такая ситуация, когда в уже приложенном документе также имеется приложение. Тогда отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение: письмо ОАО "Таймыргаз" от 15.08.2001 №10-03.76
                        и приложение к нему, всего на 7л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение нужно направить только в один из них, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес посылается приложение:

Приложение: на 3л. во второй адрес

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, а указывается только количество экземпляров.

Продолжение темы в следующем выпуске.

Антон Нечипоренко, delo_org@mail.ru

До следующего выпуска!

http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу 		Рейтингуется SpyLog
В избранное