Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Делопроизводство фирмы

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор Гость

Статистика

3.611 подписчиков
за неделю
←   Все выпуски   →

Делопроизводство фирмы


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
11 сентября 2001г.      Выпуск №3

Делопроизводство фирмы

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Судя по динамике подписчиков большинство из Вас наинает читать рассылку именно с этого выпуска. Разрешите Вас приветствовать! Не буду сейчас рассказывать, для чего эта рассылка появилась, потому что об этом я рассказывал в выпуске №1. Загляните в архив, и Вы его увидите. Сразу попрошу Вас не стесняться и задавать все интересующие вопросы, высказывать предложения и пожелания по содержанию последующих выпусков на мой адрес.

А сегодня, как я и обещал, мы начнем рассматривать тему

Реквизиты: правильное оформление

Думаю, можно обойтись без объяснения термина "реквизит", так как это займет много времени и у Вас и у меня. Перейдем сразу к правильному применению реквизитов, потомучто эта рассылка открывалась в основном с целью практической помощи руководителям и секретарям-референтам.

ГОСТ Р 6.30-97 приводит следующий список реквизитов:

  1. Государственный герб РФ
  2. Герб субъекта РФ
  3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
  4. код организации - автора документа
  5. код формы документа
  6. наименование организации-автора документа
  7. справочные данные об организации-авторе документа
  8. название вида документа
  9. дата документа
  10. регистрационный номер документа
  11. ссылка на регистрационный номер и дату документа
  12. место составления или издания документа
  13. гриф ограничения доступа к документу
  14. адресат
  15. гриф утверждения документа
  16. резолюция
  17. заголовок к тексту
  18. отметка о контроле
  19. текст документа
  20. отметка о наличии приложения
  21. подпись
  22. гриф согласования документа
  23. визы согласования документа
  24. печать
  25. отметка о заверении копии
  26. отметка об исполнителе
  27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  28. отметка о поступлении документа в организацию
  29. идентификатор электронной копии документа

Об особенностях применения реквизитов на отдельных видах документов (приказах, инструкциях, справках и т.д.) мы поговорим позже, а сейчас рассмотрим все по порядку.

Реквизиты 1.Государственный герб РФ и 2.Герб субъекта РФ изображаются на бланкх учреждений и организаций только в предусмотренных законодательством случаях. Коммерческой фирме эти реквизиты вряд ли потребуются, поэтому начнем с реквизита № 3:

Эмблема организации. В соответствии с Уставом фирмы на бланке помещается эмблема или товарный знак. Эмблема - это символ, то есть графическое изображение направления деятельности фирмы. Это может быть и рисунок, и название фирмы или начальные буквы названия, графически оформленные. По сложившейся практике эмблема помещается или в левом верхнем углу напротив названия или посередине названия над ним. Однако сейчас все чаще применяется западный стиль оформления бланка, когда эмблема помещается в левом верхнем углу, правом верхнем углу или же по центру бланка на уровне названия фирмы. Здесь следует обратить внимание на следующее:
1. Эмблема не может быть размещена на бланке, если на нем уже размещен Государственный герб РФ
2. Эмблема, даже если на ней четко видно название фирмы, не может его заменить.

Наименование организации-автора документа. На бланке должно обязательно присутствовать название фирмы. Необходимо, чтобы оно соответствовало законодательству, нормативным и учредительным документам. А именно: оно должно даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, определенным правовыми актами. Сокращенное название указывается, только если оно закреплено в уставе, помещается ниже полного. Если в уставе, кроме того, указано еще и название на английском языке, то на бланке оно должно располагаться ниже названия на русском (однако сейчас стали чаще и чаще располагать английское название наравне с русским; например, русское - в левом углу, английское - в правом, а эмблема - в центре). Если необходимо указать название вышестоящей инстанции (например, промышленно-финансовой группы или консорциума), то его помещают над названием фирмы, но более мелкими буквами. При продольном расположении реквизитов название пишется в центре бланка под эмблемой, а при угловом расположении - справа или слева от эмблемы на одном уровне с нею.
Например:

Экспертная организация
Общество с Ограниченной Ответственностью
Научно-технический центр “Диатэкс”
(ЭО ООО НТЦ “Диатэкс”)

Справочные данные об организации-авторе. Справочные данные об организации-авторе могут включать: индекс, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адреса электронной почты, адреса Web-страниц, номера счетов в банке. Кроме того: номер государственной регистрации фирмы, данные о лицензиях и другие справочные данные. Международные правила устанавливают следующие требования к написанию почтового адреса: сначала пишется номер дома, затем название улицы, город, округ (штат), индекс, страна. В пределах РФ действуют такие требования: сначала пишется индекс, затем страна, регион, город, улица, дом. Справочные данные можно расположить вдоль верхнего поля бланка, в левом верхнем углу или в правом верхнем углу.
Например:
400007, Россия, г. Волгоград,
пер.Демократический 2-10
тел/факс (8442) 73-95-72
тел.36-70-54
E-mail: diatex@avtlg.ru
web-page: www.diatex.ru

Название вида документа. Название вида документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документированного управленческого действия, а также унифицированным формам документов.

Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. Документы, подлежащие государственной регистрации, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 03.06.2001. Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль. Кроме того, может применяться словесно-цифровой способ оформления дат: 3 июня 2001 г. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо…от 03.12.93.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др. Составные части индекса отделяются. Например: 06–05.78, где: 06–05 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов); 78 – порядковый регистрационный номер. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Например:
На № 07-13.43 от 10.09.2001

Гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к информации (секретно, служебного пользования, конфиденциально) проставляется в верхнем правом углу на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, то он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:

Госгортехнадзор России
Управление по надзору в нефтяной и
газовой промышленности

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность фамилия адресата - дательном.
Например:

ОАО “Норильскгазпром”
Производственно-техническая служба
Ведущему инженеру
Гавриловой Л. А.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например:

Генеральному директору
ОАО “Норильскгазпром”
Соколу С. М.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их название следует указывать обобщенно.
Например:

Начальникам управлений магистральных
газопроводов ОАО “Норильскгазпром”

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например:

Редакция журнала “Новый мир”
107686, ГСП, Москва, К-6
Малый Путниковский пер., 12

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Продолжение темы в следующем выпуске.

Антон Нечипоренко, delo_org@mail.ru

До следующего выпуска!
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу 		Рейтингуется SpyLog
В избранное