Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Делопроизводство фирмы

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор Гость

Статистика

3.611 подписчиков
за неделю
←   Все выпуски   →

Делопроизводство фирмы


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
19 сентября 2001г.      Выпуск №5

Делопроизводство фирмы

Здравствуйте!

В сегодняшнем выпуске мы завершим разговор о реквизитах доумента.

Подпись. Этот реквизит состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки. В расшифровке указываются инициалы и фамилия. Если документ напечатан на бланке, то в название должности название фирмы не входит.
Например:

Директор                                                                            И.И. Иванов

Если же документ оформляется на чистом листе, то в название должности должно быть включено название фирмы.
Например:

            Директор
ЭО ООО НТЦ "Диатэкс"                                                  И.И. Иванов

Наименование должности лица, подписавшего документ, можно центрировать относительно самой длинной строки.
Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в порядке, соответствующем занимаемой должности. Подписи и наименования должностей разделяются двумя интервалами. Если должности подписывающих документ лиц равны, то их подписи располагаются на одном уровне. Если должностное лицо, которое должно подписать документ, отсутствует, то его подписывает заместитель или исполняющий обязанности. Обратите внимание, что при этом обязательно указывается реальная должность подписавшего допечатыванием "зам." или "и.о." и указанием его фамилии. Проставление косой черты перед должностью, предлога "за" и подпись от руки "зам." не допускается. На этом я делаю особый акцент, так как неправильная практика подписания документов сейчас очень распространена, а неправильно подписанный документ не имеет юридической силы. Поэтому, уважаемые руководители и секретари, строго следите за подписанием документов в Вашей фирме.

Гриф согласования. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводится как внутри организации, так и вне ее. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник регионального
центра качества при ВТПП
________________     _________________
(личная подпись)            (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО
Письмо Госгортехнадзора России
от 13.09.2001 № 12-22.357

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
собрания учредителей
от 17.09.2001 № 5

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Последовательность согласования:

  • министерства
  • организации Государственного надзора
  • общественные организации (при необходимости)
  • вышестоящие организации

Виза согласования. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, распоряжений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Например:

Главный бухгалтер
__________ Л.И. Петрова
23.08.2001

Юрисконсульт
__________ Е.М. Моисеева
03.09.2001

Печать. Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В фирме, как правило, бывают печати двух видов: приравненная к гербовой и простая (или несколько простых, в зависимости от размеров фирмы). Печать, приравненная к гербовой, должна быть круглой, по окружности указывается полное название учреждения. Печать, приравненная к гербовой, проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, а также на финансово-бухгалтерских документах. Простая печать может быть круглой, квадратной, треугольной и прямоугольной. На ней может быть воспроизведено название учреждения или структурного подразделения. Таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах учредительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов. Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись документа". На основании требований ГОСТ Р 6.30-97 она включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.
Например:

Верно
Секретарь-референт                                        Т.В. Романов
18.09.2001

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Отметка об исполнителе. В основном она проставляется на документах, издаваемых крупными организациями, так как позволяет при необходимости оперативно связаться с исполнителем, который курирует данный вопрос. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя (удобнее указывать фамилию, имя и отчество полностью) и номер его телефона. Отметка проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:

Васильев Иван Григорьевич
356-45-83

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле в левой его части. Она включает:

  • краткие сведения об исполнении
  • отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ
  • дату
  • подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ
Например:

Ответ направлен
31.08.2001 №06-06.93.
В дело 10-07
И. Иванов. 15.09.2001

В следующем выпуске мы обсудим оформление бланков фирмы. Однако, если у Вас есть иные пожелания по содержанию - пишите.

Антон Нечипоренко, delo_org@mail.ru

До следующего выпуска!
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу 		Рейтингуется SpyLog
В избранное