Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Workflow - организация успеха

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Уроки финансовой грамотности" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Апрель 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Дмитрий

Статистика

1.025 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Workflow - организация успеха


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
Прикладной менеджмент сегодня, завтра, всегда!   Инвестиции: от потребности к получению   Бухгалтерский учет: требование времени
Написать авторам рассылки

 
Workflow — организация успеха
 
    24 апреля 2001. Выпуск 16.
Взаимосвязь Workflow и реинжиниринга
Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
Дизайн: Иван Косяков (проект Business-Site.ru)
    
         
   

Добрый день, уважаемые читатели!

Перед Вами шестнадцатый выпуск рассылки Workflow - организация успеха. Сегодня мы начинаем обсуждение нового аспекта восприятия Workflow. Мы рассмотрим Workflow во взаимосвязи с реинжинирингом организации.

Уважаемые читатели, мы были бы очень признательны, если бы Вы поучаствовали в рассылке. Дело в том, что ее назначение - дать Вам возможность овладеть теми методами и инструментами, которые уже давно используются западными менеджерами как некие клише, на которых строятся индивидуальные решения. Как и все новое, внедрение Workflow - это процесс, состоящий из известных подпроцессов и действий.

Итак, присылайте нам свои комментарии по поводу того или иного выпуска, а также свои вопросы и предложения. Именно так, как появился этот выпуск (это результат Ваших вопросов, писем и примеров), так следующие выпуски могут базироваться именно на Ваших вопросах или фактическом материале по внедрению изменений в компании. А мы постараемся с вашей помощью сделать рассылку практичнее и интереснее.

Если Вы не имели возможности следить за информацией прошлых выпусков рассылки, то можете без труда найти и в Архиве.

    
         
    Workflow и реинжиниринг    
         
   

Можно с уверенностью сказать, что Workflow принесет мало пользы организации, которая еще не начала автоматизацию офисных операций. Основное назначение Workflow состоит в том, чтобы объединить офисную автоматизацию и технологию управления документами в единую систему. Можно сказать, что Workflow - это менеджер сложной распределенной информации.

Workflow часто обеспечивает важнейшую связь между технологиями и людьми. Когда такая связь отсутствует, страдает вся система. Сам по себе переход к электронным документам не приносит той гибкости и управляемости, которые необходимы для получения преимуществ от автоматизации процесса, и не обязательно ускоряют его. Workflow организует основные компоненты бизнес - процесса - роли, правила и маршруты (т. е. людей, прикладные программные системы и коммуникации). Вот эту объединяющую функцию Workflow и связанную с ней инфраструктуру чаще всего недопонимают.

Идея технологии Workflow заключается в том, чтобы создать единую инфраструктуру для управления всей совокупностью средств автоматизации офиса. По мере того как программное обеспечение и информация эволюционировали от индивидуализированных решений с узко специализированными функциями к интегрированным решениям, а затем - к программному обеспечению для коллективной работы, возникло понятие Workflow, обозначающее координацию деятельности рабочих групп, использующих различные технологии. Во многих отношениях Workflow становится как бы "дирижером" данных, документов, приложений, коммуникаций и пользовательских интерфейсов.

Однако изначально Workflow появляется в организации как простое двумерное решение, регулирующее многочисленные технологии, используемые многочисленными членами одной или более рабочих групп. Со временем система расширяется с целью применения к различным рабочим группам, преобразуясь в трехмерную модель. Для многих организаций это одна из редких возможностей коллективного использования электронной информации и выполнения электронных транзакций в единой среде, не разделенной межгрупповыми границами. На этом этапе сложность модели Workflow очень быстро возрастает пол мере роста требований пользователей, расширения разнообразия источников информации и приложений. При планировании внедрения системы Workflow очень важно как следует разобраться в этой трехмерной модели. Организации должны из соответствующего набора инструментов тщательно отбирать такие решения Workflow, которые обеспечат поддержку всех автоматизированных технологий, используемых в офисе, и позволят осуществлять дальнейшее развитие и обустройство этой разнообразной среды.

Однако прежде, чем переходить к рассмотрению конкретных технологических требований, важно изучить инфраструктуру потока работ с точки зрения ее влияния на бизнес - процессы, а также распределение людских ресурсов в организации. Анализ этих вопросов должен предшествовать оценке или обсуждению любой технологии, поскольку они относятся не только к технологии Workflow, но и к более широкой области реорганизации процессов. Сначала мы рассмотрим вопросы, относящиеся к области культуры в организации, а затем взаимосвязь между Workflow и реинжинирингом.

    
         
    Человеческие факторы, корпоративная культура и Workflow    
         
   

К сожалению, большинство профессионалов в области информатики не отдают себе отчета в том, что барьеры на пути внедрения Workflow носят не технологический характер, а скорее связаны с человеческими факторами и организационными вопросами. В то же время многочисленные исследования показывают, что более 50 % опрошенных из числа пользователей Workflow и лиц, оценивающих эту технологию, называют культурные традиции в качестве самого серьезного препятствия. Если на это не обратить внимания, успех Workflow попросту невозможен.

Влияние Workflow на культуру организации весьма разнообразно. Может произойти преобразование управленческой структуры организации в горизонтальную, может быть введен новый уровень контроля за офисными сотрудниками, количество информации может вырасти настолько, что наступит перегрузка, может исчезнуть личная заинтересованность в процессах. Если не уделить этому серьезного внимания, перечисленные факторы могут в долгосрочной перспективе оказать разрушительное влияние на перспективы полноценного внедрения системы Workflow.

Организации

Преобразование структуры управления организацией в горизонтальную (или более плоскую) может оказаться палкой о двух концах, как мы уже отмечали при обсуждении TQM (общее управление качеством). Оно не является, однако, неизбежным следствием внедрения технологии Workflow. В условиях повсеместного сокращения штатов организации и без того становятся более плоскими. Проблема для них заключается не в устранении простаивающих мощностей и упрощении структуры организации, а в том, чтобы справиться с этой новой моделью, совмещая ее с существующими условиями бизнеса и экономики. С этой точки зрения Workflow является инструментом, который помогает адаптироваться к уже изменившейся структуре организации. Этот инструмент позволяет организациям более эффективно изменять свою структуру, сохраняя неизменным объем бизнеса и свою долю на рынке при снижении численности сотрудников.

Вероятно, правильнее всего рассматривать изменения в организационных структурах, выделив определенные этапы в современной организации. При этом будет выявлено, по крайней мере, четыре категории организационных структур.

  • Вертикальная организация:

    Характеризуется многоступенчатой иерархией, визирующими органами, продолжительным временем принятия решений, связанным с необходимостью пересылать информацию вверх и вниз по иерархии, для того, чтобы решить даже простейший вопрос, нежеланием изменяться из-за неизбежного изменения под инвестиционные процессы, политическими скандалами, возникающими вследствие разобщенности иерархических структур.

  • Горизонтальная организация:

    Для нее характерны матричные групповые структуры. Горизонтальные организации являются плоскими. Они связаны с минимальной иерархией управления и способны быстро откликаться на определенные решения и инвестиции. Однако плоские организационные структуры легко разрушаются при отсутствии коммуникационной инфраструктуры. Кроме того, им свойственна борьба за сферы влияния, поскольку отделы часть образуют долговременные функциональные связи (например, отдел новых технологий связан с информационными системами, отдел поддержки клиентов связан с поддержкой клиентов и т. п.).

  • Виртуальная организация:

    Благодаря недавнему возникновению является одной из наиболее популярных на сегодняшний день структур. Виртуальная организация - это модификация горизонтальной. Это "хорошо организованная в прошлом структура, которая начала терять свои границы; при этом вещи, казавшиеся незыблемыми, начинают меняться, происходит адаптация продуктов и услуг к нашим (потребительским) желаниям" (R. Davidow, G. Malone). Хотя в условиях современных, четко определенных организаций это трудно понять, зачатки виртуальных организаций уже видны в компаниях, использующих перестраиваемую структуру, при которой ресурсы можно быстро собрать воедино для решения какой-либо внутренней или внешней проблемы. Однако и в таких коллективах многие члены по-прежнему ориентированы на определенные функции. Преимущество виртуальности - сокращение времени реакции системы. Недостатком являются идеологические стереотипы, возникающие, как только организация принимает какую-либо структуру, т. е. рынки меняются быстрее, чем организация может откликнуться с соответствующим изменением своей идеологии. В этом главная причина того, что идеальные лидеры (те, кто производит по-настоящему революционные перевороты) всегда выдвигаются из небольших начинающих компаний, а не из среды ведущих представителей индустрии.

  • Универсальная постоянно меняющаяся (perpetual) организация:

    Единственная устойчивая структура, которая переживет изменения, поскольку никогда не перестает меняться. Универсальная организация может принять форму любой структуры в зависимости от сиюминутных требований рынка. Как нам преодолеть идеологические стереотипы, которые пронизывают насквозь любую организационную структуру, и создать универсальную организацию? Ключевым моментом здесь является понимание того, как в конечном итоге происходит переход от вертикальной к горизонтальной, а затем - к виртуальной организации. Причиной большинства удачных исходов послужил субъективный кризис: менеджер почувствовал новую тенденцию на рынке, выгодный клиент потребовал изменений от поставщика, возникла угроза снижения прибыли, а также другие угрозы, поддающиеся измерению. Это происходит. И происходит довольно часто, но многие компании осознают свое затруднительное положение, когда изменения становятся уже невозможными…

    Вернемся к менеджеру. У него есть определенная свобода выбора в отношении направления развития компании и структуры организации. В критический момент, изменяя направление движения организации, он может добиться успеха. Как часто это можно делать? Раз в десять лет? Безусловно. Раз в пять лет? Вероятно. Каждый год? Малоправдоподобно. Руководителя, занимающегося реорганизацией компании при возникновении малейшего признака опасности, назовут скорее шизофреником или просто сумасшедшим, чем дальновидным человеком.

    Есть и другая возможность - постоянная и объективная обратная связь внутри организации, доступная тем, кто принимает решения: главному управляющему и всем, участвующим в процессе. Такая информация позволяет создать непрерывный цикл с обратной связью, благодаря которому можно будет принимать решения, обеспечивающие постоянный процесс совершенствования.

    Workflow позволяет своевременно получать информацию о процессах. Благодаря представляемым ею количественным характеристикам организация может идти по пути динамичного развития, поэтапно переходя от одного успешного решения к другому.

    Здесь снова нужно подчеркнуть, что эти характеристики предназначены для объективного изучения и изменения процессов, а не для того, чтобы надзирать за сотрудниками. Перераспределение рабочей нагрузки среди группы сотрудников, переход от последовательной к параллельной обработке, перенаправление заданий к специалистам, имеющим соответствующую квалификацию, или организация коллектива на основе сочетания необходимых навыков для решения конкретной проблемы, - все это примеры использования характеристик процесса для его совершенствования.

    Тем не менее, множество причин препятствуют "вертикальному сжатию" организации и созданию постоянно меняющейся модели.
   
         
    Рекомендуем    
         
   

Рассылка "Высокие   технологии   в   бизнесе" корпорации Стинс Коман.

Департамент маркетинга корпорации "Стинс Коман" предлагает Вашему вниманию подборку аналитических и информационных материалов по использованию современных технологий в бизнесе. Маркетинг, информационные технологии, интернет и электронная коммерция, новые методики в управлении, передовой отечественный и зарубежный опыт, перспективы развития. Рассылка формируется на основе работ собственных специалистов корпорации и информации популярных и специализированных периодических изданий.

Рассылка "Бизнес-сайт. Руководство по разработке"

Рассылка посвящена созданию коммерческих веб-сайтов. Рассматриваются вопросы от формулировки целей создания сайта до реализации и публикации в сети Интернет. Рассылка ориентирована на руководителей коммерческих организаций, а также на веб-разработчиков. Цель проекта - дать информацию, необходимую для постановки задачи, разработки и последующего внедрения коммерческого веб-сайта.

Мы рекомендуем посмотреть сайт Школы своего Дела. Этот проект полезен не только тем, кто хотел бы создать Свое Дело, причем с нуля, без начального капитала, но и опытным предпримателям.

    
         
         
   

На сегодня это все. В следующем выпуске мы рассмотрим понятие "вертикального сжатия", а также различные аспекты проведения реинжиниринга при необходимости внедрение Workflow-среды.

С уважением,

Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
ru-wst-z@beep.ru

    
         
Рассылки Subscribe.Ru
Бухгалтерский учет: требование времени
Инвестиции: от потребности к получению.
Прикладной менеджмент сегодня, завтра, всегда!
Высокие технологии в бизнесе
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru
В избранное