Вы получили это письмо, т.к. подписаны на мою рассылку "Информационные технологии для офиса". Это новое название, прошу любить и жаловать :)

Мобильный бизнес - экономим на офисе

В сегодняшнем выпуске рассылки речь пойдет о мобилизации бизнеса.

Зачем это может быть нужно.

Основных целей может быть две. Во-первых, это видно из названия – Ваш бизнес становится мобильным. Вы можете получить доступ к ресурсам офиса из любой точки, по крайней мере, города, а то и планеты. На встрече, в командировке и даже на пляже во время отпуска!

Вторая задача, которую Вы решаете – Вы экономите на офисе. Если часть сотрудников ведут мобильный образ жизни или просто по какой-то причине Вы их можете вынести за пределы офиса, то офис уже можно и не снимать, а в условиях кризиса это огромный плюс! Ни для кого не секрет, что аренда офиса является огромной статьей в расходах, так зачем снимать дешевый офис на краю города, когда его можно совсем не снимать?

Какие ресурсы офиса нужны сотруднику, помимо доступа к канцелярии, т.е. бумагам, от которых, кстати, пора избавляться? В первую очередь сотруднику нужен доступ к информационной базе, как правило, это база 1С. Плюс база офисных документов – шаблоны с договорами, бланки, контакты, приказы… Ну и, конечно, почтовый сервер. Еще один ресурс, который сотрудники в офисе постоянно используют – это телефонная связь. Если Вы можете вынести все это за пределы офиса и предоставить все эти ресурсы сотруднику, где бы он не находился, то Вы, в принципе, освобождаетесь от необходимости иметь офис. Конечно, офис может быть нужен, чтобы встречаться с клиентами, но не всем это необходимо. Если у Вас бизнес типа b2b, ориентированный на работу с оптовыми покупателями, то Вы можете вообще не встречаться с клиентами в своем офисе. Вы можете встречаться с клиентами в их офисе – это будет даже Вам на руку. В крайнем случае, можно снять небольшое помещение в любом офисном центре под переговоры или кабинет директора и секретаря.

Дополнительный плюс – нет офиса, нет серверов – нечего украсть, изъять и т.п. Внезапной проверке просто некуда будет прийти. Конкуренты не смогут устроить вам пакость. Особенно, если они не будут знать, где находятся сервера, где находятся сотрудники. А сами сотрудники не унесут с собой базу. В наше время безопасность корпоративной информации это очень серьезный вопрос

А как же сотрудники? А Вы вспомните, как часто Вам хотелось вместо душного и шумного офиса поработать в тихой любимой комнате в своем любимом кресле и с чашечкой кофе? Вспомните, как хорошо работается по вечерам и даже ночам. А как легко решились бы проблемы с опозданием, болезнями и отпусками! И ведь многие уже пользуются этим. Например, бухгалтера – если главбух идет в декрет, то зачастую это решается тем, что ей предоставляется терминальный доступ и бухгалтер работает из дому. И работает!!! Несмотря на то, что у сотрудника есть какие-то домашние дела, фактически, он круглосуточно на работе. Он доступен в любое время суток. Он никогда не может сказать – все, рабочий день закончился, я иду домой – он и так уже дома.

Итак, какие плюсы Вы получаете. Вы получаете мобильность, экономию на офисе, защиту от различных неприятностей.

Как это все организовывается. В первую очередь нам нужно где-то разместить сервер. Самое простое решение, самое экономичное – это разместить сервер у себя дома. Сейчас домашним пользователям повсеместно предоставляется безлимитный Интернет. И вообще, это решаемо. Мы проводили эксперимент – размещали сервер у себя дома (центр Екатеринбурга). Все работает прекрасно, кроме одного момента. Некоторые провайдеры в пределах города не дружат. Из Москвы доступ к серверу прекрасный, из Челябинска тоже – из Екатеринбурга местами связь периодически пропадает. Т.е. один провайдер не дает доступа другому провайдеру. Это же относится и к размещению сервера в офисе. Но, тем не менее, это вариант.

Идеально – разместить сервер в дата-центре провайдера. В этом случае мы решаем вообще все проблемы. Аренда места в стойке дата-центра обходится не так уж дорого. Единственно – усложняется обслуживание сервера – доступ в дата-центр серьезно ограничен. Все вопросы с сервером необходимо решать удаленно – и для этого потребуется специалист с соответствующей квалификацией.

Поэтому лучше всего – перепоручить все заботы организации, готовой взять на себя такие обязанности.

Что Вы получаете. Фактически Вы получаете терминальный доступ с практически любого устройства. Начиная со стационарного компьютера с широкополосным доступом, ноутбука через wi-fi в кафе или гостинице, и вплоть до КПК с подключением к Интернету через GPRS. Для комфортной работы в терминале достаточна ширина канала 40 кбит/сек при разрешении экрана 1280х1024, а при разрешении у КПК 640х480 достаточно 8 кбит/сек, что вполне реально даже при подключении через GPRS. Причем эта скорость достигается при пролистывании списков и т.п., большую же часть времени пользователь работает с более-менее статичными формами, которые почти не потребляют трафик. Если же использовать 3G, то про скорость вообще можно забыть. Может показаться, что у КПК слишком маленький экран. Но вспомните, всего лет 5 назад ширина экрана 800 пикселей была обычным делом, и как-то ведь жили с этим! Этого мало для постоянной работы, но забить заявку или проверить задолженность клиента, сидя у него в офисе – хватит. А лучше всего использовать нетбук – и мобильно, и удобно, и недорого!

Но даже это еще не все. Еще один вариант доступа к базе данных офиса – это использование веб-интерфейса. Все, что Вам нужно – сайт, на котором Вы могли бы разместить заявку на поставку, к примеру. Около года назад Опера выпустила новый продукт – Java-приложение mini-Opera, которая позволяет достаточно комфортно работать с обычным веб-сайтом с экрана КПК или даже обычного сотового телефона. Оптимизируем сайт под небольшие размеры экрана – и Вы получаете доступ к базе с произвольного устройства – от стационарного компьютера до сотового телефона.

Остается телефония.

По телефонии все еще интереснее. Во-первых, можно использовать корпоративные тарифные планы – это существенная экономия на общении внутри компании. Во-вторых, использование Skype и VoIP очень сильно снижает расходы на междугородней и особенно международной связи – звонок куда-нибудь в Америку обойдется не дороже обычного звонка с сотового по городу. Существенную экономию дает также подключение ключевым сотрудникам безлимитных тарифов. Все это – меры, полезные при любой организации бизнеса, но при мобильной, распределенной организации – это становится необходимым.

А теперь самое интересное. Существуют технические решения, позволяющие объединить все используемые каналы связи в единую сеть. Это можно сделать с использованием обычной офисной АТС, но есть вариант гораздо дешевле – использование виртуальной (программной) АТС. Специальное программное обеспечение позволяет связать между собой обычные стационарные телефоны, сотовые телефоны и VoIP-телефонию так, что при звонке извне по любому из этих каналов Ваш собеседник даже не поймет, что сотрудники, с которыми он разговаривает, находятся в разных уголках планеты.

Что касается цен. Одно офисное место обходится в среднем в 5000 в месяц, одно удаленное или мобильное рабочее место – от 1000 рублей, в зависимости от потребностей.

На сегодня все.

В следующем выпуске, я расскажу про свою разработку, которая позволяет свести к минимуму риск потери/порчи данных в результате ошибок операторов. Не пропустите – в выпуске будет специальное предложение только для подписчиков этой рассылки!

Розальев Андрей

P.S. C прошедшим Вас праздником!

P.P.S. Буду рад обратной связи. Пожалуйста, присылайте замечания, комментарии, пожелания на мой адрес a.rozaliev@mail.ru. Если будет интересный вопрос - он вполне может стать темой одного из выпусков. Если у Вас есть интересный материал - Вы можете прислать его для публикации.