Доверенности

Здравствуйте, уважаемый читатель!
Сегодня мы будем говорить об автоматизации работы с доверенностями.

В соответствии с действующей инструкцией, все хозяйствующие субъекты при получении любых материальных и нематериальных ценностей должны использовать доверенности установленного образца, заполненные по установленной форме. Доверенность является бланком строгой отчётности и изготавливается типографским способом.

Если на предприятии идёт активная работа с материальными ценностями (как правило, это получение товаров и канцелярских принадлежностей у поставщиков), то секретарю приходится выписывать доверенности в очень больших количествах. А если учесть, что доверенность выписывается вручную, да помножить данное обстоятельство на человеческий фактор, то можно предположить, что бланки доверенностей частенько портятся. Бывает ведь? А бухгалтер так не хочет их потом списывать...

Тем и хороши средства автоматизации, что,достаточно один раз настроить алгоритм какой-то операции, и он будет безошибочно отрабатываться неограниченное количество раз. Это же свойство я использовал и при настройке учёта и выписки доверенностей в одной из моих конфигураций.

План статьи:

1. Журнал "Доверенности".
2. Документ "Доверенность".
3. Отчёт "Ведомость доверенностей".

Как Вы уже помните по предыдущим выпускам, в тексте встречаются рисунки, наглядно демонстрирующие методы автоматизации, описываемые в выпуске. Если кликнуть на рисунке мышкой, то в новом окне Вашего браузера откроется полноразмерный вариант рисунка.

А теперь рассмотрим работу с доверенностями подробнее.

1. Журнал "Доверенности".

Журнал "Доверенности"

Журнал "Доверенности" предназначен для накопления записей о выписанных доверенностях.
В журнале отображаются такие данные:

• Дата выписки доверенности.
• Номер доверенности (серия и код).
• Работник, на которого выдана доверенность.
• Примечание

2. Документ "Доверенность".

Документ "Доверенность"

Реквизиты доверенности готовы для печати на бланк

Меню выбора печатной стороны доверенности

Документ "Доверенность" является, по сути, регистрационной записью в журнале регистрации доверенностей.
В документе указываются такие реквизиты:

• Номер доверенности (серия и код).
• Дата выписки доверенности.
• Работник, на которого выдана доверенность.
• Поставщик, которому выдана доверенность.
• Документ, на основании которого передаются ценности.
• Ценности, подлежащие получению.
• Единица измерения ценности.
• Количество ценности.
• Флаг "Перечеркнуть пустые строки" (если флаг отмечен, то пустые строки доверенности на оборотной её стороне будут зачёркнуты прямыми линиями).

У документа имеется печатная форма. На ней располагаются в установленном порядке значения реквизитов доверенности.
Прелесть использования печатной формы документа состоит в том, что если в принтер вложить чистый бланк доверенности и затем распечатать печатную форму документа, то бланк доверенности станет заполненным нужными данными, красивым и аккуратным почерком.

Учитывая, что у доверенности две стороны, и каждая из сторон должна быть заполнена, то впечатывание реквизитов доверенности возможно как на лицевую, так и на оборотную сторону бланка доверенности.

3. Отчёт "Ведомость доверенностей".

Настройка отчёта "Ведомость доверенностей"

Печатная форма отчёта "Ведомость доверенностей"

Для того, чтобы распечатать перечень всех доверенностей, выписанных за период, нужно воспользоваться отчётом "Ведомость доверенностей".
В настройках отчёта можно указать такие критерии отбора доверенностей:

• Поставщик, которому выдана доверенность.
• Работник, на которого выдана доверенность.
• Период, за который формируется отчёт.

В печатную форму отчёта выводятся такие данные:

• Дата выписки доверенности.
• Номер доверенности.
• Поставщик, которому выдана доверенность.
• Работник, на которого выдана доверенность.

Если по строке отчёта дважды кликнуть мышкой, то откроется документ "Доверенность", соответствующий данной записи.

Резюме

Метод учёта доверенностей, изложенный в выпуске, облегчает труд работника, ответственного за учёт и выписку доверенностей. А способ впечатывания реквизитов доверенности в бланк доверенности максимально уменьшает вероятность допущения ошибок при выписке доверенности.

В заключение сегодняшнего выпуска хочу сделать маленький анонс.

В следующем выпуске я расскажу Вам о достаточно уникальном методе создания и учёта хозяйственных договоров.
До встречи в следующем выпуске.

С уважением,
Андрей Громов