Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Учет товара и управление магазином

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Свое дело в интернете" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июль 2011   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Torgsoft

Статистика

382 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Учет товара и управление магазином: Злоупотребления в магазине и Защита бизнес-информации


Защита бизнес информации           Информационная безопасность магазина напрямую связана с тем, сможет ли Ваш персонал мошенничать и воровать. Нанести урон бизнесу и репутации магазина может не только потеря или кража информации, но и ее сокрытие или искажение. Коварство в том, что последствия таких действий не проявятся сразу, а грянут неожиданно. Например, когда обнаруживается огромная недостача, «искать концы» уже поздно. Не допустить такие ситуации - задача каждого владельца бизнеса. Как это сделать мы и рассмотрим в данной статье.

       Внедрение специализированной программы учета в магазине – уже сам по себе большой шаг к наведению порядка и контролю бизнес-информации. При «бумажном» учете движения товара и денег владельцу легко запутаться, а продавцам  - скрывать реальные данные и мошенничать.

      Программа ТоргСофт обеспечивает сохранность данных и контроль персонала, но для максимальной надежности предпринимателю необходимо соблюдать Правила Информационной Безопасности. 

Пренебрежение этими простыми рекомендациями чревато тем, что информация может быть использована во вред Вашему бизнесу или исчезнуть в самый неподходящий момент !

 1. Обеспечьте безопасность самого компьютера

  • Если в торговом зале используется ноутбук или нетбук, помните, что его легко украсть из магазина - достаточно отвлечь продавца. Используйте тросик с замком, который присоединяется к специальному отверстию в ноутбуке. Или наймите охранника;
  • Для защиты от несанкционированного копирования информации отключите доступ к съемным носителям. Это не позволит сотруднику приносить на работу отвлекающую информацию, приложения, игры и т.п.;
  • Используйте блок бесперебойного питания. Тогда при аварийном отключении электропитания данные не пострадают, и оборудование, кстати, тоже.
  • Обезопасить информацию от кражи или изъятия проверяющими органами можно, используя современные технологии доступа к серверу через интернет. Кроме того, можно использовать виртуальный сервер или беспроводной интернет.
 2. Обеспечьте безопасность всей системы
  • Установите  лицензионное антивирусное ПО, желательно с ежедневным обновлением баз вирусов. Особенно это актуально, если рабочий компьютер подключен к интернету. Заражение вирусами может привести к повреждению операционной системы, жесткого диска (сервера) или уничтожению данных учета.
  • Для персонала создайте ограниченный вход в  систему Windows под учетной записью пользователя (настраивается в Панели управления – «Создать учетную запись»). Это очень важно, потому что если продавец включает компьютер и не вводит пароль  пользователя, значит, он находится в операционной системе как администратор и сможет:  

- изменить системную дату (время) и продать товар «задним» числом. Программа ТоргСофт не может с этим бороться, так как изменения были проведены в самой операционной системе;

- установить посторонние программы (в том числе для выхода в интернет) и игры, которые будут отвлекать сотрудника от работы и нести опасность заражения вирусами. Кроме того, персонал не задумывается о последствиях установки нелицензионных программ на рабочий компьютер.

 
3. Корректно настройте программу Торгсофт
 
  С помо А ваши продавцы воруют?щью программы учета ТоргСофт можно предупредить мошенничество персонала и выявить его в случае попытки совершения, разделив права доступа Хозяина и Продавца.

Рекомендуется ограничить права продавца таким образом:

∙  Запретить видеть отрицательные и нулевые остатки товара на складе. Эта информация нужна товароведу или хозяину, а не продавцу. В противном случае продавец может украсть товар, который не был учтен в результате ошибки приема товара;
∙  Запретить делать скидки вручную и вводить номера дисконтной карты с клавиатуры. Используйте только сканирование штрих-кода карты. Тогда продавцы не смогут использовать «чужие» номера дисконтных карт для получения несанкционированных скидок;
∙    Сделайте обязательной печать чека при каждой продаже. Так обеспечивается контроль над продавцом со стороны покупателя: он сможет видеть размеры начисленных скидок, перечня пробитых  товаров и суммы сдачи.
∙  Запретить возврат товара при отсутствии чека. Чеки обезопасят от возврата «чужого» товара. При возврате продавец должен отсканировать уникальный штрих-код на чеке.
∙    При возврате считывать бейджик продавца, принимающего этот возврат. Это позволит при обнаружении недостачи во время инвентаризации видеть, кто принял возврат по данному товару;
∙    Разрешить продавцу проводить инвентаризацию, но запретить видеть, сколько товара должно быть на складе. Таким образом, продавец не сможет подгонять данные переучета, скрывая недостачу. Проводите инвентаризацию регулярно – это держит персонал в тонусе. Упростить этот трудоемкий процесс можно, если делать ее по отдельным группам товаров.
∙    Сделайте обязательной печать чека для продавца при регистрации его в системе (считывании бейджика при приходе на работу). Это повысит дисциплину труда, и Вы всегда сможете знать время прихода и ухода персонала.
∙    В крупных магазинах, где много сотрудников и применятся коллективная  материальная ответственность, целесообразно запретить продавцам отменять отсканированный товар (в программе эта функция называется «Удаление товара из реализации»). Для выполнения отмены продавец должен обращаться к администратору. Если замечали, так делается почти во всех супермакетах. Второй вариант: активировать функцию контроля удалённого товара из реализации. В этом случае программа обяжет продавца вводить пояснение причины отмены товара. Все отмены регистрируются в отчёте, и хозяин может посмотреть, кто, когда и откуда производил отмены товара и перепроверить данные.
∙   Закрыть от продавца информацию о сумме остатка в кассе. Продавец должен вести правильный учет наличных денег, а сумма по программе обязана помочь владельцу проконтролировать остатки в кассе и честность продавца. Зная сумму «по компьютеру» продавец при сдаче выручки может легко подгонять имеющуюся наличность под необходимую сумму.

 4. Проведите инструктаж персонала   

   Регулярные собрания коллектива способствуют укреплению контроля со стороны руководителя Человеческий фактор - наиболее уязвимое место информационной безопасности магазина. Очень распространена утеря данных из-за неправильных действий сотрудников (случайных или преднамеренных). Это и хранение паролей доступа на видном месте, и открытие вредоносных приложений, и некорректное обращение с программой, и осознание безнаказанности даже в случае выявления недостачи.

  •  Научите продавцов правильно выключать компьютер. В нашей практике были случаи, когда при некорректном выключении компьютера происходило разрушение данных и даже жесткого диска. Закончив рабочий день, продавец должен выйти из программы Торгсофт, нажав кнопку ВЫХОД и убедиться, что обработка данных завершена.
  • Приобретите нефискальный принтер чеков и обяжите продавцов выдавать чеки всем покупателям. Это обезопасит от махинаций с возвращением товара и денег. Для забывчивых покупателей на кассе напишите табличку: «Возврат товара возможен только при наличии чека».
  • Установка  видеонаблюдения дисциплинирует персонал и во многих случаях окупает свою стоимость в процессе работы.
  5. Превентивные меры
  • Делайте резервное копирование базы данных. Программа ТоргСофт позволяет делать резервное копирование на жесткий диск, переносные устройства, удаленные файловые сервера. Копирование позволит восстановить потерянные данные в случае форс-мажорных обстоятельств. Для копирования базы данных на удаленный сервер необходим интернет и файловый сервер, например, DropBox (бесплатный). Ознакомиться подробнее как организовать копирование можно на сайте www.dropbox.com.  Настройте программу Торгсофт так, чтобы резервный архив создавался автоматически (один или несколько раз в день).
  • Если резервный архив создается на жестком диске, его нужно защитить от несанкционированного копирования с помощью ограничения доступа к папке, в которой он хранится.
  • Удостоверьтесь в благонадежности людей, которых Вы нанимаете (копии паспорта, послужной список в трудовой, рекомендации, соответствие адреса проживания заявленному). Подумайте, каким образом Вы можете привлечь продавца к ответственности в случае выявления недостачи. Если с продавцом был заключен трудовой договор, то Вы можете заключить с ним договор материальной ответственности (коллективной или индивидуальной). Если же сотрудник работает неофициально, нужно отдавать себе отчет в том, что однажды он может просто исчезнуть с выручкой, имуществом или ценным оборудованием. Предусмотрите меры профилактики таких ситуаций. Сам факт подписания каких-либо документов дисциплинирует сотрудников. Большинство людей не знают юридических тонкостей, и можно потребовать от сотрудника подписать некий документ о материальной ответственности с неоформленным сотрудником. Однако, с опытным продавцом такое не прокатит, да и «в случае чего» такая бумага окажется бессильной.
    К сожалению, приходится признать, что когда сотрудники имеют доступ к материальным ценностям и деньгам, соблазн украсть очень велик. По статистике, 5% сотрудников не воруют никогда, 5% сотрудников воруют всегда, а остальные – при благоприятных для кражи условиях. Давайте не будем создавать им такие условия. 

 Итак, подытожим:

 

Памятка предпринимателю по защите информации:

1.    Создать сложные пароли для входа Администратора в систему Windows и в программу ТогрСофт в роли Хозяина. Хранить их в строжайшем секрете от персонала;
2.    Выдать продавцу права доступа в Windows под ограниченной учетной записью;
3.    Установить на рабочих компьютерах антивирусное программное обеспечение;
4.    Осуществлять ежедневное резервное копирование базы данных;
5.  Корректно настроить программу ТоргСофт, наделив продавца минимумом прав доступа к информации и функциям программы;
6.    Регулярно проводить инвентаризацию;
7.    Закрывать учетные периоды, которые уже завершились;
8.    Обеспечить физическую безопасность компьютера (сервера). 

 

 
Памятка для персонала:


1.    Включив компьютер, входим в систему под своим паролем пользователя
2.    Запустить ярлык Торгсофт-Продавец, войти в программу под своим паролем

3.    В конце рабочего дня нажать Выход из программы, дождаться окончания обработки данных
3.    Правильно выключить компьютер
4.    Не устанавливать самовольно неизвестное ПО, игры, сервисы, устройства на рабочий компьютер


Помните, что лишь достигнув приемлемого уровня безопасности, Вы сможете предупредить кражи, злоупотребления и мошенничество персонала, а значит – и потери Вашей прибыли!
 
 
 Еще статьи на эту тему: Профилактика злоупотреблений в магазине

 

 
В избранное