Все выпуски  

Автоматизация выполнения некоторых операций. Макросы


Microsoft Office - совет дня
___________________________

Рассылка новостей
Выпуск от 2009-03-03 02:11

Здравствуйте, дорогие читатели!  Напоминаю, что свои вопросы и предложения присылайте на msoffi@mail.ru  Сегодня, отвечая на один вопрос, я хочу показать вам простую возможность для автоматизации некоторых действий в программах из пакета MS Office. В частности, рассмотрим это для MS Word.

Вот вопрос одного читателя:

Мне приходится работать с большими Вордовскими файлами - десятки Мб (только текст, картинок и т.п. нет.) Чтобы Ворд не тормозил, приходится разбивать текст на файлы по 2-3 Мб. Можно ли упростить работу, например, команда - найти и заменить (одинаковые для всех файлов), без поочередного обращения к каждому файлу в отдельности, а сразу ко всей определенной группе файлов?

Т.к. разбивка на несколько документов выполняется именно для ускорения работы с файлами, то будем рассматривать стоящую перед нами задачу именно как последовательное открытие нескольких файлов и замену нужных нам фрагментов текста. Или – выполнение любой другой рутинной и часто повторяющейся операции.

Все операции мы будем выполнять именно над копиями документов (чтобы не испортить оригиналы). Создадим отдельную папку, скопируем в нее нужные документы. Запустим Word. В Меню «Сервис», выберем команду «Макрос», затем «Начать запись» , введем имя макроса, н-р «Замена» и нажмем кнопку «ОК». Появляется квадратная панель с кнопкой «Остановить запись». Эту кнопку мы нажмем тогда, когда вручную выполним все требуемые нам операции. Остановить запись (создание) макроса можно также в меню Сервис – Маркос – Остановить запись. Мы последовательно выполняем все нужные нам операции – открываем Документ1, выполняем все замены, сохраняем, закрываем, открываем Документ2…. Сохранив и закрыв последний документ мы останавливаем запись макроса. Таким образом, не умея программировать, мы создали макрос, который может выполнять только строго определенные действия в конкретных документах. Мы можем создать несколько макросов. Первый будет в 2х файлах менять «Иванов» на «Петров», второй – в 3х файлах менять «Вася» на «Петя», удалять «ООО Рога и Копыта», вставлять что-то…

Запускаем созданный нами макрос из меню Сервис – Макрос- Макросы – Выполнить. Перед выполнением мы можем нажать «Изменить» , откроется созданная нами программа на Visual Basic-е, которую мы можем чуть-чуть подправить – н-р найти и откорректировать все места

.Text = "Иванов"

.Replacement.Text = "Петров"

Вместо Иванов набираем текст, который нужно изменить, а вместо Петров – на что изменить. Если мы все сделаем аккуратно, то программа будет выполняться без ошибок.

Если мы эту операцию проделаем несколько раз для автоматизации разных часто выполняемых операций, то у нас появится шанс изучить встроенный язык Visual Basic.

Те, кому кажется сложным «копаться в Visual Basic-e» могут ограничиться записью и последующим выполнением автоматически создаваемых макросов. Главное – давать им такие имена, чтобы вы смогли вспомнить, какие именно операции выполняет данный макрос. Если вы хотите создать макрос, который не будет зависеть от имени редактируемого файла (будет работать со всеми документами), то запускайте запись макроса после открытия файла, и останавливайте до его закрытия.

В данном конкретном примере, скорее всего, мы автоматизировали рутинные операции не совсем «красиво», т.к. то, что нам нужно заменить и то на что заменить возможно уже где-то хранится. И мы могли бы «вытаскивать» эти данные напрямую, из определенного файла. Но – это тема для следующих выпусков.

Если у вас есть другие способы решения описываемых задач - присылайте их. Очень часто существует несколько решений.

 

До скорой встречи!

Игорь

msoffi@mail.ru

 

 

Рассылки Subscribe.Ru
Планирование карьеры. Как правильно составить резюме?
В поисках работы? Избранные статьи для трудоустройства."
Стратегические концепции рекламы и маркетинга.
УмНыЕ мЫсЛи
Самые полезные сайты. Обмен ссылками.
Современная Электроника
Рекомендуем подписаться! Наши самые интересные рассылки.

В избранное