Все выпуски  

Выпиши себе успех. Деловое письмо по сути, а не по правилам С какого конца браться за письмо. От общего к частному


В СЕГОДНЯШНЕМ ВЫПУСКЕ:

Новости - встреча в реале |  Полезные советы - от общего к частному | Куда пойти учиться - полезные ссылки

НОВОСТИ

Новость у нас одна – зато радостная. По крайней мере для тех,  кто пока знаком со мной только виртуально, но хотел бы встретиться и в реале. 1 декабря в «Ораторике» состоится мой  вечерний мастер-класс по деловому письму.  Речь в нем, по традиции, пойдет о том, как нарушать правила делового письма к общей пользе. Буду рада всех видеть!

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Помните, с чего советовал начинать работу над письмом мудрый американский дядька Кеннет Дэвис? Правильно, с планирования. В своем пятиступенчатом методе он отвел на планирование треть всего времени – чтобы мы могли решить, по какому плану будем писать письмо, с чего его начнем и чем закончим. И вот время пошло – надо планировать. Каким же будет наш план?

Кажется, в институте нас учили сначала излагать факты, а потом делать из этих фактов выводы. Так и надо? Нет, господа! Надо совсем наоборот!

Представьте, что вы только что посмотрели новый фильм и теперь рассказываете о нем друзьям. Едва ли вы начнете свой рассказ словами «ну там в космическом корабле была такая говорящая кофеварка…» Скорее вы скажете что-нибудь вроде «Ну там злобные инопланетяне хотят уничтожить землю, а два ботаника пытаются им помешать». Потом вы поведаете друзьям, что инопланетяне прилетели на космическом корабле, - и только после этого опишете в деталях корабельный камбуз с той самой говорящей кофеваркой. Вы пойдете от общего к частному – как в нашей истории с Давидом, - а не от частного к общему, как учили в ВУЗе.

Именно от общего к частному человеку удобно воспринимать информацию. Если строить по этому принципу письма, адресату будет гораздо проще их воспринять. Судите сами. Допустим, я хочу поведать вам о некоем блюде монгольской кухни. Попробуйте в двух словах сказать, что за блюдо такое.

Чтобы приготовить это блюдо, берут репчатый лук, мелко режут его и обжаривают на сковороде. Берут говядину и баранину, мелко рубят, смешивают с обжаренным луком. Солят, перчат, добавляют воду, хорошо вымешивают. Отдельно смешивают воду с кефиром. В смесь добавляют яйцо, 1/4 ст.л.соли и муку. Замешивают тесто. Оставляют на полчаса. Из теста скатывают жгут, режут его на кружки, из кружков раскатывают небольшие лепешки. В середину каждой лепешки кладут фарш. Залепляют лепешку, оставляя отверстие для выхода пара. Берут широкую кастрюлю, наливают на 1/3 воды. Смазывают маслом специальную решетку, ставят ее в кастрюлю, чтобы она оказалась выше поверхности воды. На решетку выкладывают лепешки с фаршем. Доводят воду до кипения. Оставляют кипеть 20 минут.

Скорее всего вы смогли разобраться, что речь идет о чем-то похожем на манты – но для этого вам пришлось прочесть текст до самого конца. И это не гарантия – на тренинге, даже дочитав до конца, многие говорят, что должны получиться, например, пельмени или пирожки.

А теперь попробуем рассказать о нашем блюде (кстати, оно называется «бууза») от общего к частному.

1)      Определим суть блюда – как до этого определили суть фильма. Например, так: «бууза похожи на манты».

2)      Немного раскроем эту суть – для тех, кто не очень представляет, как манты обычно устроены.

·        «Для них делают фарш

·        Этот фарш заворачивают в тесто

·        Затем его готовят на пару»

Это еще не полное описание – по нему вряд ли можно приготовить бууза, - но оно уже дает полное представление о том, что эти бууза из себя представляют.  А еще его достаточно, чтобы написать полный текст – мы только что составили план этого текста.  Теперь нам остается только раскрыть каждый из трех пунктов плана. Из каждого пункта получится абзац, а формулировка этого пункта станет заглавной фразой этого абзаца.

Бууза больше всего напоминают манты.

Для них делают мясной фарш. Мелко режут репчатый лук, обжаривают его на сковороде. Берут говядину и баранину, мелко рубят, смешивают с обжаренным луком. Солят, перчат, добавляют воду, хорошо вымешивают.

Затем фарш заворачивают в тесто. Для теста воду смешивают с кефиром. В смесь добавляют яйцо, 1/4 ст.л.соли и муку. Замешивают и оставляют на полчаса. Затем из теста скатывают жгут, режут его на кружки, из кружков раскатывают небольшие лепешки. В середину каждой лепешки кладут фарш. Залепляют лепешку, оставляя отверстие для выхода пара.

Тесто с фаршем готовят на пару. Берут широкую кастрюлю, наливают на 1/3 воды. Смазывают маслом специальную решетку, ставят ее в кастрюлю, чтобы она оказалась выше поверхности воды. На решетку выкладывают лепешки с фаршем. Доводят воду до кипения. Дают кипеть 20 минут.

Получается просто, быстро и вкусно.

Согласитесь, такой вариант куда удобнее исходного. Из него даже нетерпеливый читатель, не дочитавший до конца, вполне поймет, что за штука эти бууза. Он не запутается в деталях нарезки, обжарки и смешивания ингредиентов – а если и запутается, то легко распутается, понимая, как должно выглядеть блюдо в целом.

Выходит, подход от общего к частному работает! Вот еще один пример. Помните письмо Ваньки Жукова на деревню дедушке?

«Милый дедушка, Константин Макарыч!

И пишу тебе письмо. Поздравляю вас с Рождеством и желаю тебе всего от господа бога. Нету у меня ни отца, ни маменьки, только ты у меня один остался.

А вчерась мне была выволочка. Хозяин выволок меня за волосья на двор и отчесал шпандырем за то, что я качал ихнего ребятёнка в люльке и по нечаянности заснул. А на неделе хозяйка велела мне почистить селёдку, а я начал с хвоста, а она взяла селёдку и ейной мордой начала меня в харю тыкать. Подмастерья надо мной насмехаются, посылают в кабак за водкой и велят красть у хозяев огурцы, а хозяин бьёт чем попадя. А еды нету никакой. Утром дают хлеба, в обед каши и к вечеру тоже хлеба, а чтоб чаю или щей, то хозяева сами трескают. А спать мне велят в сенях, а когда ребятёнок ихний плачет, я вовсе не сплю, а качаю люльку. Милый дедушка, сделай божецкую милость, возьми меня отсюда домой, на деревню, нету никакой моей возможности... Кланяюсь тебе в ножки и буду вечно бога молить, увези меня отсюда, а то помру...

Я буду тебе табак тереть, богу молиться […]. А ежели думаешь, должности мне нету, то я Христа ради попрошусь к приказчику сапоги чистить, али заместо Федьки в подпаски пойду. Дедушка милый, нету никакой возможности, просто смерть одна. […] А когда вырасту большой, то за это самое буду тебя кормить и в обиду никому не дам, а помрёшь, стану за упокой души молить, всё равно как за мамку Пелагею[…]

Приезжай, милый дедушка, Христом богом тебя молю, возьми меня отседа. Пожалей ты меня сироту несчастную, а то меня все колотят и кушать страсть хочется, а скука такая, что и сказать нельзя, всё плачу. А намедни хозяин колодкой по голове ударил, так что упал и насилу очухался. […]

Остаюсь твой внук Иван Жуков, милый дедушка приезжай».

Перепишем его от общего к частному.

«Милый дедушка, Константин Макарыч!

Христом-богом прошу тебя забрать меня из города домой на деревню.  

Городские хозяева колотят меня так, что прям смерть.  Только вчерась была выволочка. Хозяин выволок меня за волосья на двор и отчесал шпандырем за то, что я качал ихнего ребятёнка в люльке и по нечаянности заснул. А намедни колодкой по голове ударил, так что упал и насилу очухался.

Обижают меня в городе что ни день. Подмастерья надо мной насмехаются, посылают в кабак за водкой и велят красть у хозяев огурцы. А на неделе хозяйка велела мне почистить селёдку, а я начал с хвоста, а она взяла селёдку и ейной мордой начала меня в харю тыкать.

Условия для житья тут - хуже собачьих. Еды нету никакой. Утром дают хлеба, в обед каши и к вечеру тоже хлеба, а чтоб чаю или щей, то хозяева сами трескают. А спать мне велят в сенях, а когда ребятёнок ихний плачет, я вовсе не сплю, а качаю люльку.

А на деревне я уж буду  первый работник. Я буду тебе табак тереть. А ежели думаешь, должности мне нету, то я Христа ради попрошусь к приказчику сапоги чистить, али заместо Федьки в подпаски пойду.

Да и тебе в старости я буду опора.  Когда вырасту большой, то буду тебя кормить и в обиду никому не дам, а помрёшь, стану за упокой души молить, всё равно как за мамку Пелагею.

Так что приезжай, милый дедушка, Христом богом тебя молю, возьми меня отседа, а то помру совсем. Остаюсь твой внук Иван Жуков».

Новый вариант яснее, верно? Можно пробежать письмо глазами и составить полное представление о ситуации. Когда на тренинге я прошу участников прочесть исходное письмо и сказать, почему Ваньку нужно забрать в деревню, все называют одну причину - в городе Ваньке плохо. А когда прошу прочесть переделанный, называют две, - в городе Ванька только мается, а в деревне он сможет приносить деду пользу. В первом варианте польза терялась, а в переделанном подход от общего к частному ее высветил.

Просто, удобно, не по правилам - и работает! J Главное помнить три вещи.

1)      Из сути письма и заглавных фраз абзацев должен складываться цельный рассказ. Прочитав только их, адресат должен понять, что мы хотим ему сказать.

2)      Заглавная фраза абзаца должна полностью резюмировать свой абзац. В абзаце не должно появляться чего-то, что не укладывалось бы в заглавную фразу. Если абзац начинается предложением «В городе меня плохо кормят», в нем не может быть фразы «да и жить мне здесь негде, и надеть нечего». Эта фраза будет «не в тему».

3)      Суть письма должна полностью резюмировать заглавные фразы. Не должно быть заглавных фраз, не ложащихся в суть письма. Если суть письма – «Прошу повысить мне зарплату», в письме не должно быть абзаца, начинающегося словами «А еще неплохо бы перевести меня в другой город». Если мы хотим просить и о зарплате, и о переводе, план письма может быть таким:

                        Хочу обсудить условия моей работы

                        Хотелось бы получать больше

                        Хотелось бы работать в другом городе 

Вот, собственно, и все основные премудрости. Пользуйтесь – а к тому моменту, когда накопятся вопросы, надеюсь выйдет моя книга «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». В ней этот метод рассмотрен во всех подробностях. 

КУДА ПОЙТИ УЧИТЬСЯ

И снова, по традиции, две полезных ссылки на материалы по деловому письму. Первая – на рассылку от одного из гуру копирайтинга Гари Бенсивенги  Выпуски своей рассылки Гари называет Bullets, то есть пули. Выходят эти пули, естественно, на английском – но Алина Даниэли переводит их на русский. На пули можно подписаться – и получать их с доставкой на дом. http://curiosita.livejournal.com/102032.html

 Вторая – на статью Надежды Макатровой «Коммерческое предложение консалтинговых услуг: успех или провал?» - о том, как составлять коммерческие предложения. http://www.treko.ru/show_article_1813 Вопрос, согласитесь, не праздный – особенно в кризис, когда каждый клиент на счету. Пользуйтесь – надеюсь, пригодится! Удачи!


В избранное