Здравствуйте, уважаемые подписчики!

  В выпуске:
1. Деловые письма. Письмо-запрос
2. Ликбез от GRAMMA.RU. НЕ и НИ
3. Отвечаем на вопросы
4. ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

ПИСЬМО-ЗАПРОС

        Письмо-запрос - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу.

      Как правило, текст письма-запроса состоит из двух частей:

      1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения.
      - причина обращения:
В связи с неполучением счета-фактуры... ;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...;
Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.
      - цель обращения:
В целях скорейшего решения вопроса... ;
Для согласования спорных вопросов... ;
В целях безопасности прохождения груза... ;
Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
      - ссылки на основание для обращения:
Учитывая, что производственные показатели снизились на... ;
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... ;
На основании нашего телефонного разговора... ;
Согласно постановлению правительства... ;
Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

      При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

      2. Заключение, где ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола "просить". Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении письма часто используются следующие стандартные выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки... ;
Просим немедленно погасить задолженность за 2002 год... ;
Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку... ;
Мы будем признательны, если... ;
Не откажите в любезности сообщить нам о... ;
Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.


       Одна из разновидностей писем-запросов - коммерческий запрос - документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
      Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

      Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:

В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на ... год... , предварительной договоренностью... , телефонным разговором от ... и т. п.);
На основании (Протокола... , торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности о ... и т.п.);
Согласно (Протоколу... , торговому соглашению... , прейскуранту ... , нашей договоренности о ... и т. п.);
Ссылаясь на (протокол переговоров... , нашу договоренность ... , наш телефонный разговор ... и т. п.).

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому такие письма часто завершаются фразой, указывающей на желательный срок ответа, например:

С нетерпением ждем Вашего письма.
Просим ответить по возможности скорее.
Просим ответить в двухнедельный срок.
Прошу отослать ответ электронной почтой.
Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.

С примерами рекомендательных писем можно познакомиться на сайте:

Пример письма-запроса

Подробнее с материалом и примерами документов можно познакомиться на сайте www.gramma.ru.

НЕ и НИ

      В известном шлягере поется: "Я отправлюсь за тобой, что бы путь мне не пророчил…" Или все-таки "ни пророчил"? Что перед нами - утверждение или отрицание? По сравнению с отрицательной частицей НЕ частица НИ употребляется гораздо реже, но именно с различением этих частиц связано немало трудностей в русском письме.

К "прозрачным" случаям употребления ни относятся:

НИ в устойчивых выражениях:
- Ни дать ни взять; ни свет ни заря; ни днем ни ночью; ни стать ни сесть; ни жив ни мертв; ни рыба ни мясо; ни то ни се (запятой не разделяются!).
- Ни один - т.е. никто (не один - много); ни разу - нисколько (не раз - много раз, несколько раз).
- Ни с места! Ни шагу назад!

Парное употребление НИ: ни-ни (Ни хлеба, ни зрелищ народ не получил).
В подобных предложениях отрицательную частицу НИ можно заменить И или вовсе опустить - смысл высказывания сохранится. (И хлеба, и зрелищ народ не получил. Хлеба, зрелищ народ не получил.)

К трудным случаям употребления ни можно отнести следующие:

НИ для усиления отрицания
В предложениях, где НИ используется для усиления отрицания, обычно уже имеется отрицание (нет, не): Нет ни копейки денег. Не дал мне ни рублика. Иногда отрицание только подразумевается: Ни копеечки в кармане. Ни копеечки не было в кармане.

Существует еще двойное отрицание с НЕ (Не мог не заметить. Нельзя не сознаться). Это двойное отрицание придает предложению смысл утверждения, а не отрицания (Не мог не заметить - заметил. Нельзя не сознаться - надо сознаться). Чтобы не сделать ошибок, подберите синонимические замены выражениям и словам, тогда многое прояснится; старайтесь не запоминать правила, а понимать их и заострите внимание на примерах, иллюстрирующих правила.

Употребление НИ при местоимениях и наречиях.
Кто ни пройдет, след оставит (кто ни пройдет - всякий пройдет).
Где бы ни остановился, всюду узнают(где бы ни остановился - где угодно остановился).
Какой бы дорогой ни шел, везде тупик (какой бы дорогой ни шел - любой дорогой шел).
В таких предложениях местоимения и наречия с НИ можно легко заменить синонимическими конструкциями. НИ употребляется с местоимениями и наречиями в тех случаях, когда нет восклицания и вопроса.

В независимых восклицательных и вопросительных предложениях (при наличии или возможности подстановки усилительных частиц только, уж) пишется НЕ: Где он не бывал? Кто не любил его! Какие думы не передумал!

В уступительных придаточных для усиления утвердительного смысла употребляется только НИ: "Я отправлюсь за тобой, что бы путь мне ни пророчил..." ("отправлюсь", невзирая на то, что "пророчит путь"). То есть, что бы там ни пелось, писать-то нужно все-таки НИ.

О других трудностях словоупотребления и их преодолении читайте в разделе Ликбез от Gramma.Ru на сайте "Культура письменной речи":

ВОПРОС:  "Общая стоимость договора составляет 200 (Двести) рублей 00 копеек". С большой или маленькой буквы пишется слово "двести"?

ОТВЕТ: С маленькой буквы. Общая стоимость договора составляет 200 (двести) рублей 00 копеек.

ВОПРОС: Чем руководствоваться при написании некоторых специальных слов - орфографическим или специализированным словарем? Например, в орфографическом словаре - артральгия, миальгия и т. п., в медицинских словарях эти слова пишутся без ь.

ОТВЕТ: Язык - это живой организм, постоянно развивающийся (о чем мы не устаем повторять на страницах нашего сайта), и оперативно отследить его изменения не в состоянии ни один словарь. Поэтому разночтения в словарях, особенно старых - не редкость. Что касается конкретно ваших слов, то в подобных случаях логично руководствоваться специальными словарями, поскольку перед их составителями стояла более узкая и, следовательно, более обозримая задача.
Артральгия, миальгия - поскольку перед нами заимствованные слова, то проблема еще сложнее. Существует два способа освоения заимствований воспринимающим языком. При первом из них – транскрипции - средствами русской графики передаются звуки заимствованного слова (тогда появляется написание типа артральгия и анальгин), при втором – транслитерации - средствами русской графики передаются буквы заимствованного слова (тогда получается пенталгин или артралгия).

Архив вопросов и ответов GRAMMA.RU

         УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ НАШЕЙ РАССЫЛКИ!

      Наш сайт, www.gramma.ru, и рассылки, выходящие на его базе, создаются исключительно на энтузиазме очень небольшой группы авторов в свободное от основной работы время без всякого финансирования или какой-либо финансовой поддержки. Создание каждого выпуска рассылки, подобной этой, - достаточно большой труд, требующий немалого времени и затрат вполне материального характера (регулярное приобретение ГОСТ, специальной и справочной литературы и т. п.). Нерегулярность выхода рассылок в последние месяцы в значительной степени была связана именно с этими обстоятельствами.
      Чтобы сделать работу над выпусками рассылки более продуктивной и регулярной, обеспечить своевременность выхода рассылок и хотя бы частично скомпенсировать затраты авторов, нами принято решение - сделать рассылку "Язык деловых бумаг" ПЛАТНОЙ.

     Существующая на Subscribe.ru рассылка останется, однако ее материалы будут формироваться в виде анонсов к статьям по соответствующей тематике, публикующимся на сайте www.gramma.ru.
     Новая рассылка в полном объеме и виде, близком к существующему ныне, будет рассылаться подписчикам на основе собственной службы рассылок. Мы предполагаем выпускать рассылку как минимум два раза в месяц (при достаточном количестве подписчиков частота выпусков будет увеличена до еженедельной). Тематика новой рассылки и ее структура остаются прежней. На ближайшие полгода, а именно на этот срок формируется сейчас пакет подписчиков, мы планируем продолжить обзор особенностей структуры и языка деловых писем, а также рассмотреть особенности нового ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
     Всем, кто желает получать рассылку в новом качестве, необходимо сообщить о своем желании администратору сайта www.gramma.ru, прислав до 1 августа 2003 г. письмо с подтверждением, своими координатами (ф.и.о., город) и почтовым (e-mail) адресом на адрес rass@gramma.ru , либо заполнив форму, приведенную ниже. При достаточном количестве подписчиков рассылка начнет выходить с 15 августа. Оплата подписки будет производиться через Сбербанк РФ. Стоимость подписки - 100 руб. за полгода. Зарегистрированные подписчики (логин и пароль будут высланы по указанному в письме адресу) после оплаты подписки дополнительно получают доступ к разделу "Примеры деловых бумаг" на сайте www.gramma.ru, где будут размещаться примеры документов, рассмотренных в выпусках рассылок.