Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Автоматизация малого бизнеса

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Левитас: Больше денег от Вашего бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Апрель 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Дмитрий

Статистика

270 подписчиков
-1 за неделю
←   Все выпуски   →

Автоматизация малого бизнеса Выпуск № 18. Автоматизация документооборота.


Сегодня мы расскажем Вам о принципах автоматизации документооборота в агентствах недвижимости.

Как и любая другая предпринимательская деятельность, работа агентства недвижимости сопровождается документооборотом.

Причем сюда входят как документы, не только касающиеся бухгалтерской и статистической отчетности, но и юридические документы, сопровождающие отношения с клиентами этих агентств.

Большинство представленных на рынке систем автоматизации документооборота не подходит агентствам недвижимости, ввиду вышеприведенной особенности.

Лучшим решением является создание для каждого конкретного агентства или группы агентств с одинаковой организацией бизнес-процессов своей системы документооборота. Причем желательно, чтобы эта система быть выполнена в виде отдельной программы, так как не пересекается с задачей поиска объектов. Но должна быть интегрирована с ней ссылками на общие объекты, агентов и т.п. (См. выпуск рассылки: «Идентификация данных»).

Пока не будем вникать в нюансы бухгалтерской работы, так как обычно эта работа выполняется опытным бухгалтером с помощью существующих на рынке программ.

Остановимся непосредственно на работе с клиентами и документами.

Кратко расскажем об основных функциях, решаемых системой документооборота в агентстве.

1) Учет всех договоров по всем объектам недвижимости
2) Учет всех договоров на поиск объектов недвижимости
3) Учет всех договоров по аренде объектов недвижимости
4) Учет всех договоров по иной деятельности агентств недвижимости
5) Анализ состояния договора (подписан, не подписан) и результатов работы по нему (выполнен, расторгнут, просрочен и т.п.)


Основные этапы работы с договорами (могут различаться в разных агентствах, но главное – понять принципы)


1) Создание договора с клиентом на основе шаблона.
В данном случае не открывается документ Word, как часто происходит в агентствах, а определяется, какой вид договора нужно заключить с клиентом (выбирается из списка). После чего в поля программы вносятся реквизиты клиента (при этом происходит проверка данных клиента по существующему списку), даты, информация по объекту (если нужно – выбирается из поисковой системы и заносится автоматически). Это позволяет даже неопытному специалисту по договорной работе выбрав тип договора из списка и один раз внеся реквизиты,
напечатать сам договор, все акты и приложения к нему, которые берутся из стандартной схемы.

2) Присвоение договору номера и статуса
Номер присваивается автоматически самой системой, дальше оператор устанавливает статус договору, после чего договор становится виден (с определенными ограничениями) в общей базе договоров, при работе в общей сети, все договора, заключаемые в различных офисах агентства, доступны руководителю агентства. В любой момент можно ознакомиться с договором, проанализировать его состояние, просмотреть результаты выполненных работ по нему (например, поиск объектов и т.п.).

3) Движение договора в агентстве.
По мере выполнения работы по договору, может меняться его статус и визуальное отображение, после окончания работы по договору, он (договор) помещается в архив, данные клиента также хранятся в базе данных договоров.

Данная схема работы удобна еще и тем, что не надо каждый раз задумываться, какие договора использовать в том или ином случае, можно один раз назначить группу документов каждому шаблону отношений с клиентом.

Руководитель агентства всегда видит состояние договорной работы в своем агентстве, может ее контролировать и направлять.





В следующий раз обсудим возможности автоматизации взаимодействия с органами регистрации прав.
В избранное