Определение места нахождения компании на момент подачи документов на ее госрегистрацию является необходимыми условием без соблюдения которого в последней будет отказано. Далее, в ходе последующей деятельности юридический адрес будет использоваться контролирующими, судебными органами, контрагентами организации и иными лицами для почтовой  и иной связи. 

Теперь определим основные этапы работы по выбору юридического адреса организации/места нахождения ее исполнительного органа, и сбору документов.

Какой объект будет использован в качестве местонахождения исполнительного органа

Наиболее правильным является государственная регистрация по адресу офисного/производственного помещения компании или адресу регистрации учредителя. В случае невозможности использования вышеуказанных адресов, юридический адрес приобретается у третьих лиц.

Первый случай мы обсуждать не будем и поговорим о двух последних.

Вначале рассмотрим вариант, когда юридический адрес определяется местом регистрации учредителя компании, поскольку он имеет несравненные преимущества. Основное – это отсутствие каких-либо накладных расходов. Вся почтовая корреспонденция, отправляемая  компании, будет легко доходить до своего адресата. Поэтому, первоначально обдумайте возможность регистрации компании именно по месту регистрации ее учредителя.

Ранее, имела место практика регистрации юридического адреса компании также по месту регистрации ее исполнительного органа – директора. При этом директор компании и ее учредитель являлись разными лицами. В настоящее время, по мнению регистрирующего органа, такая регистрация невозможна. Вероятно, данная позиция  обусловлено тем, что учредитель компании является более постоянной фигурой, чем ее директор. Соответственно, регистрировать по месту прописки первого бизнес можно, а по месту регистрации второго нельзя.

В том случае, если вы не обладаете возможностью и желанием регистрировать организацию по месту регистрации ее учредителя, вам не остается ничего другого, как приобрести юридический адрес у третьих лиц. В связи с чем, ваши дальнейшие действия будут  сводиться к следующему:

1.             Определение территориального расположения юридического адреса

Определитесь с районом расположения вашей новой компании. Обратите внимание на то, что в центральных районах, районах деловой активности стоимость юридических адресов в разы превышает стоимость адресов в более отдаленных районах.

При выборе обязательно принимайте во внимание налоговую инспекцию, в которой вашей новой компании предстоит встать на налоговом учете. Если у вас имеется хоть какой-то положительный опыт работы с налоговыми инспекциями, зарекомендовавшими себя с хорошей стороны (удобное месторасположение налогового органа, отсутствие очередей, удобный график работы, уважительное и внимательное отношение к налогоплательщикам) данный аргумент должен быть одним из основополагающих при выборе месторасположения юридического адреса.

Для бизнесменов имеющих действующий бизнес, стоит обдумать возможность приобретения юридического адреса закрепленного за тем же налоговым органом, в котором уже стоят на налоговом учете иные их компании. Постановка на налоговый учет в одной налоговой инспекции всех бизнес - структур в значительной мере облегчит работу бухгалтерии при сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание, что вышеуказанная рекомендация не относится к случаям, когда деятельность разных бизнес-структур одного лица связана между собой и они задействованы в едином бизнес-процессе. В целях предотвращения налоговых проверок по вопросу аффилированности данных лиц, их регистрацию нужно проводить в разных налоговых органах. 

2.             Проверка юридического адреса

После того, как вы окончательно определились с районом расположения будущей компании, обслуживающей налоговой инспекцией, необходимо убедиться в правомочии продавца юридического адреса. Перед покупкой проверьте у продавца наличие документов, подтверждающих факт собственности последнего в отношении помещения, по месторасположения которого реализуется юридический адрес. Для этого запросите необходимые документы – свидетельство о регистрации права собственности на помещение, учредительные документы продавца, решение/протокол о назначении на должность исполнительного органа.

Получив предварительную информацию о точном месте нахождения юридического адреса, проверьте, не является ли данный адрес местом массой регистрации юридических лиц. Данного рода проверку можно осуществить на сайте налогового органа.

Если данную проверку провести не представляется возможным, выясните у продавца количество компаний зарегистрированных по данному адресу и возможность возврата денежных средств уплаченных за покупку юридического адреса из-за отказа в регистрации по причине его массового использования. 

Документы, предоставляемые в налоговый орган для регистрации

Если место государственной регистрации вашей компании определено местом регистрации учредителя, для регистрации в налоговый орган вы предоставляете копию свидетельства о государственной регистрации права собственности на жилое помещение. Копию можно заверить подписью собственника.

Если учредитель не является собственником жилого помещения, необходимо предоставить согласие всех собственников на возможность расположение по данному адресу постоянно действующего исполнительного органа компании.

Согласие всех собственников также желательно получить и в случае, если учредитель владеет помещением в долях с другими лицами.

Данного рода согласие составляется в произвольной письменной форме с перечисление всех собственников помещения и с указанием того, что они не возражают от использования адреса в качестве местонахождения постоянного исполнительного органа компании.

В случае приобретения вами юридического адреса у третьих лиц в налоговый орган вы предоставляете копию свидетельства о регистрации права собственности на помещение и гарантийное письмо. Данные документы предоставляются вам продавцом юридического адреса. Они должны быть надлежащим образом подписаны и заверены синий печатью.

Риски

При проведении регистрации компании риски главным образом связаны с возможностью отказа по причине массового использования юридического адреса, предоставления ненадлежащих документом, их ненадлежащего оформления.

При приобретении юридического адреса вам также необходимо обратить внимание на тот факт, что собственник юридического адреса, вероятнее всего, будет настаивать на его оплате за весь период пользования адресом. Другими словами, вам предстоит оплатить не только единоразовый факт его предоставления в налоговый орган для совершения необходимых регистрационных действий, но оплачивать все то время пользования, когда данный адрес значится по учредительным документам вашей компании, как месторасположение ее исполнительного органа. В случае отказа в дальнейшей оплате юридического адреса будьте готовы к различному роду шантажу со стороны его собственника. В частности, к возможности отправления им в налоговый орган уведомительных писем с сообщением об отзыве ранее предоставленного юридического адреса.

Основная доля последующих рисков при покупке юридического адреса связана с несовпадением фактического и юридического местонахождения компании. Такого рода правонарушение влечет наложение штрафа в размере 5000 рублей (п.1 ст.14.25 КоАП РФ).