Кадровый учет.

Выпуск 9
Кадровый учет. Написан по просьбе читателей рассылки.
Выпуск получился большой.

Как правило, в небольших компаниях бухгалтер также выполняет обязанности кадровика.
Должно быть оформлено море бумаг.

Госкомстат утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты.
У каждого бланка есть свой номер, я буду приводить его в скобках.

На Вашем предприятии должны быть следующие документы, и каждый из них должен
соответствовать действующему законодательству:

1) штатное расписание ( Т-3)
2) правила внутреннего трудового распорядка (нет унифицированной формы).
3) график отпусков ( Т-7)
4) трудовые договора 
6) личные карточки сотрудников ( Т2) 
7) Табель учета рабочего времени (Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета
заработной платы (Т-12) (что удобнее, на выбор)
8)приказы :
Например, о приеме работника (Т-1),
о приеме работников (Т-1а),
 о предоставлении отпуска (Т-6),
 о предоставлении отпусков (Т-6а),
 о поощрении работника (Т-11),
 о поощрении работников (Т-11а),
 о командировке работника (Т-9),
 о командировке работников (Т-9а),
 о переводе работника (Т-5),
 о переводе работников (Т-5а),
 о прекращении трудового договора с работником (Т-8),
 о прекращении трудовых договоров с работниками (Т-8а),
 о применении дисциплинарного взыскания,
 о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении,
о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении
штата, об аттестации и др.
9)основания к приказам (докладные записки, заявления) 
10) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
11)сами трудовые книжки
12) Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и
выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках,
"расчетных" при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка

Где должен расписаться работник:
1. Заявление о приеме на работу
2. Трудовой договор
3. Ведомости получения зарплаты
4. Приказ о приеме на работу
2. Заявление о предоставлении стандартных вычетов;
3. В соответствующем приказе под роспись. Не забывайте, что, когда работник расписывается
на приказе, он должен ставить дату ознакомления. 
4. в должностной инструкции(если обязанности не оговорены в трудовом договоре);
5. в получении расчетных листков (помимо ведомости) 
6. в различных «своих» РКО, ПКО и Авансовых Отчетах;
7. в Доп.соглашениях к Трудовому договору (если есть) и соответствующих приказах;
8. заявление на отпуск;
9. в приказе о предоставлении отпуска;
10. о том, что все работники прошли курс безопасности труда, инструкции по охране
труда – в соответствующих журналах;
11. а еще о получении справок (о должности, о зарплате, о СЗВК, и проч…), если
необходимо
12. о том, что ознакомлен с Правилами внутреннего распорядка
13 Заявление об увольнении
14. Приказ об увольнении
15 в книге учета движения бланков трудовых книжек – если новый бланк;
16. в книге учета трудовых книжек – при выдаче увольняемому трудовой
17. в самой трудовой после каждой записи, а также на титульном листе (при первом
заполнении трудовой)

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
Должностные инструкции, если все должностные обязанности работников не отрегулированы
в трудовых договорах
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации,
протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист): обязательно, если работодателем
проводится аттестация работников;
График сменности        при наличии сменной работы
Положение о коммерческой тайне  обязательно, если в трудовом договоре указано,
что работник обязан коммерческую тайну сохранять

Также проверьте:   

- . Все ли основания к приказам есть (заявления, акты, докладные и т.д.)

- . Все ли работники ходили в отпуск за последние годы, соблюдался ли при этом
график отпусков, всем ли правильно выплачивались "отпускные". 
Если отпускные не доплачены, то обязательно следует исправить это нарушение.
Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то внесите в график соответствующие
изменения приказами. Помните, что работник должен быть уведомлен не позднее,
чем за 2 недели до наступления отпуска. Значит, у Вас должны быть либо письменные
уведомления с подписями работников об ознакомлении, либо заранее изданные приказы
об отпуске, с которыми работники знакомились под роспись за 2 недели до отпуска.
График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем  за 2 недели до наступления
календарного года. Проверьте дату утверждения на своем графике.   

- Проверьте, правильно ли  установлен режим рабочего времени для Ваших сотрудников.

Часто бывает, что в Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых договорах,
графиках работы установлены для одних и тех же должностей разные режимы работы.
Это ошибка. Могут быть выявлены также нарушения норм рабочего времени при установлении
режимов рабочего времени. Например, при нормированном рабочем дне с пятидневной
рабочей неделей иногда в трудовых договорах и Правилах внутреннего распорядка
устанавливают продолжительность рабочего дня более 8 часов в день, для совместителей
– более 16 часов в неделю, нередко умалчивают об обеде. Все это нарушения. Следует
проверить этот момент заблаговременно также и у себя. 
- Бывает, что в Правилах внутреннего трудового распорядка устанавливают график
работ, не соответствующий реальному. Таким образом, если работник прогуляет в
«реальное» рабочее время, но не совпадающее с документально установленным, то
не удастся законно уволить его за прогул. 
  
- Особенно внимательно относитесь к документам на участке "Зарплата". 
1) По Трудовому кодексу РФ на предприятии должны быть установлены две даты в
месяц для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, т.е. 14-15 дней. 
Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового
распорядка  (это обязательный документ! о чем не все сегодня помнят), коллективном
договоре,  трудовых договорах. 
У большинства предприятий сегодня либо нет правил внутреннего распорядка, либо
есть, но в них не указаны даты для зарплат. Часто в датах обнаруживается нестыковка:
в правилах стоят одни даты, в трудовых договорах – другие, а в ведомостях по
зарплате – третьи. Это нужно исправить.
2) При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены в трудовых
договорах, в штатном расписании и в ведомостях и не ниже ли они установленного
законом минимума. Проверьте совпадают ли цифры в названных документах. 
3) У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения
заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание.
Это недопустимо, ведь зарплата – существенное условие трудового договора. Трудовой
договор – это двустороннее соглашение сторон, и его существенные условия могут
изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не только
работодателем. 
4) В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу «с оплатой согласно штатному
расписанию». Это нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ
в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного
оклада, надбавки, доплаты. Если Вы обнаружили у себя приведенное нарушение, то
подпишите с работниками соглашения о внесении изменений в трудовые договоры или
примите трудовые договоры в новой редакции, раз Ваши совсем устарели. 
5) Если у Вас работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном
расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на Вашем предприятии
обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания,
критерии расчета и начисления таких выплат по существующим у Вас системам оплаты
труда и премирования. Таким документом является, как правило, Положение об оплате
труда и премировании. 
6) Если у вас есть недавно уволившиеся работники, то нужно проверить все ли положенные
выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный
отпуск и т.д.). А в случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у
работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости
забрать расчет. 
7) Должна быть утверждена форма расчетного листка. Р/листок вручается работнику,
он подписывается в соответствующей ведомости о том, что он получил Р/листок.
- Можно ли платить зарплату один раз в месяц? 
Иногда сотрудники пишут заявление о том, что просят выплачивать им зарплату 1
раз в месяц. Это противоречит ТК.
Если есть силы и желание в случае проверки отстаивать своё мнение, выдавайте
1 раз. Но по-моему  проще оформить выдачу зарплаты 2 раза в месяц.

Если Ваша фирма – юридическое лицо, то проверьте, правильно ли заполнены трудовые
книжки. 
Они должны быть заполнены в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
 утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией  по
заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003
г. N 69. 
Проконтролируйте, чтобы при увольнении трудовые книжки заполнялись правильно.
Две самые распространенные ошибки сегодня: кадровики, проставляя запись об увольнении,
вместо пунктов ст. 77 ТК РФ делают ссылки на ст. 78,79, 80; работники не заверяют
своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке. Убедитесь, что Ваш сотрудник,
осуществляющий заполнение трудовых книжек, не допускает таких ошибок и соблюдает
названные нормативные акты. Проверьте, не хранятся ли у работодателя трудовые
книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте таким работникам
уведомления о необходимости забрать трудовые книжки.



Татьяна
gurt@zup.ru
www.zup.ru