При проведении инвентаризации следует руководствоваться:
1. Законом РФ от 21.11.1996 №129ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Приказом МФ РФ от 26.07.1998 №170 «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ».
3. Приказом МФ РФ от 13.06.1995 №49 «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Основные принципы, регламентирующие порядок проведения инвентаризации, изложены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 №49):
– инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств;
– инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтер-ском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, по-лученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам;
– инвентаризация имущества производится по его местонахождению;
– инвентаризация проводится обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого про-водилась не ранее 1 октября отчетного года;
– для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный со-став которой утверждает руководитель;
– по результатам инвентаризации должны составляться ведомости уче-та результатов, выявленных инвентаризацией.

Обязательным компонентом при формировании учетной политики явля-ется порядок проведения инвентаризации активов и обязательств орга-низации.
Инвентаризация – это способ выявления фактических остатков ТМЦ и состояния расчетов с физическими и юридическими лицами, т.е. проверка соответствия фактического наличия имущества в натуре с данными бухучета. Инвентаризация обеспечивает реальность учета и отчетности. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет допущенные потери, неучтенные ценности, хищения, недостачи.
Целью инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактического наличия с данными бухучета;
– проверка полноты отражения в бухучете обязательств.

Причины расхождений между данными бухучета и фактическим наличием ТМЦ:
– естественные;
– неточности при приеме и отпуске ценностей;
– ошибки, допущенные в учете (арифметические);
– хищения;
– стихийные бедствия;
– смена материально ответственных лиц.

Согласно Закону РФ «О бухгалтерском учете» порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при регистрации или ликвидации организации.

Виды инвентаризаций: плановые (очередные) и внеплановые (внеочередные). Внеплановые проводятся в случаях, перечисленных выше, а плановые инвентаризации проводятся по заранее предусмотренному плану, не реже 1 раза в год, перед составлением годового отчета до 1.11;
готовой продукции на складе – не менее 1 раза в год, не ранее 1.10;
материалы – не менее 1 раза в год, не ранее 1.10;
нефтепродукты – не реже 1 раза в месяц;
денежные средства – не реже 1 раза в месяц
и т.д.

Технология инвентаризации зависит от формы собственности. Руководитель должен издать приказ, в котором назначить комиссию по проведению инвентаризации, указать сроки инвентаризации. Инвентаризация проводится по каждому месту хранения и материально ответственному лицу. Заранее готовят места проверки, измерительные приборы и т.д.
Составляются документы:
1. Инвентаризационная опись.
2. Сличительная ведомость – представляет собой форму сверки с данными бухгалтерии.
Результаты инвентаризации оформляются протоколом, в котором указывают все отклонения, т.е. излишки и недостачи. От материально ответственных лиц в случае отклонений необходимо получить письменное объяснение.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке.
Излишек приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. Дт 10, 12, 01, 40, 41 Кт 80.
Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки обращения или производства: Дт 20, 44 Кт 10, 12, 40, 41, а сверх норм естественной убыли – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации и также на счет виновных.
Большое значение имеет инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности. Учитываем срок исковой давности – 3 года по ГК. Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами имеет большое значение. Согласно «Положению по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ» суммы дебиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации и приказа руководителя и относятся на финансовые результаты.
Следует помнить, что имущество, не принадлежащее фирме, учи-тывается ею на забалансовых счетах.
Инвентаризация по забалансовым объектам проводится со-вместно с собственником инвентаризационной комиссией. При этом инвентаризационная опись и акты инвентаризации состав-ляются в 4 экземплярах (по 2 для каждой организации), каждый из которых имеет значимость первичного документа, т.е. инвен-таризацию будут проводить и арендатор, и арендодатель.

Этапы проведения инвентаризации
Мероприятия по подготовке и проведению инвентаризации

1. Составляется план обязательной инвентаризации на год.
2. Не менее чем за 10 дней до наступления срока инвентаризации готовится приказ о проведении инвентаризации, которым назначается комиссия из представителей администрации и материально ответственных лиц.
Внимание! Состав комиссии из года в год должен частично меняться.
3. С даты проведения инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции (особенно на складе).
4. Бухгалтер распечатывает сличительные ведомости (не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета») по объектам и подразделениям, подлежащим инвентаризации (не менее 2 экземпляров).
5. Подготовленные сличительные ведомости раздаются по всем материально ответственным лицам для заполнения строки «фактически имеется в наличии» с указанием сроков заполнения.
6. Бухгалтер вносит полученные сведения в инвентаризационную опись, где проводится сличение фактического положения дел со сведениями, полученными по бухгалтерским документам.
7. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, в результате стихийных бедствий, порчу при хранении, а также по халатности виновных лиц.
Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.
8. Проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются результаты проведения инвентаризации и утверждается заключительный акт об инвентаризации.
9. На основании утвержденного и подписанного членами комиссии акта делаются бухгалтерские проводки по списанию выявленных недостач на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если принято решение о взыскании с виновных лиц, то делается соответствующая запись в личной карточке работника при удержании из зарплаты по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или открывается счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» при погашении частями.
10. Результаты каждой инвентаризации подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее 5 лет.
Следует помнить, что инвентаризация может проводиться как в целом по орга-низации, так и по ее подразделениям, кроме того, она может проводиться как по видам имущества (своего и чужого, имеющегося в распоряжении фирмы), так и по ее должникам и обязательствам, другими словами можно сказать, что инвен-таризация может проводиться по любой статье актива и пас-сива баланса.
Несмотря на достаточно подробно описанный в Методических указаниях порядок проведения инвентаризации, на прак-тике встречаются нарушения, сводящие на нет результаты ин-вентаризации, которая может быть признана недействительной. В качестве примера в следующей таблице приводятся возмож-ные нарушения в проведении инвентаризации.

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

1. Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем Нет основания для проведения инвентаризации
2. Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации недействительны.
3. В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основания для начала проведения инвентаризации.
4. Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи. Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации.
5. При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.
6. У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации.
7. Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. (Идеально составление инвентаризационных описей вручную от руки по факту). Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета.
8. Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. Результаты инвентаризации недействительны.
9. Итоги должны быть выверены на каждой странице – число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.
10. На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.
11. Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии. Исправления считаются недействительными.
12. Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. (Все они должны быть прочеркнуты). Имеется возможность внесения дополнительных данных.
13. На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение.
Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач.

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

1. Основные средства не ранее 1 ноября. Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).
2. Капитальные вложения не ранее 1 декабря. Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).
3. Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки не ранее 1 октября. Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).
4. Незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов не ранее 1 октября. Один раз в год.
5. Молодняк животных на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные. Один раз в квартал.
6. Готовая продукция на складах не ранее 1 октября. Один раз в год.
7. Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах не ранее 1 октября. Один раз в год.
8. Товары на складах и базах продовольственных товаров не ранее 1 октября. Два раз в год.
9. Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли не ранее 1 октября. Один раз в год.
10. Нефть и нефтепродукты не ранее 1 октября сырье 10, товары 41, готовая продукция 43. Один раз в месяц.
11. Драгоценные металлы и алмазы не ранее 1 октября. Один раз в год.
12. Библиотечные фонды в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами.
13. Сырье и прочие материальные ценности не ранее 1 октября. Один раз в год.
14. Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности. Один раз в месяц.
15. Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам. По мере получения выписок банка.
16. Расчеты по платежам в бюджет. Один раз в квартал.
17. Расчеты с филиалами, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями. На 1 число каждого месяца.
18. Расчеты с дебиторами и кредиторами. Два раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Прим. – В некоторых случаях инвентаризация проводится только по прямому указанию соответствующего министерства или ведомства, например, библиотечного фонда.

Смотрите продолжение материала на нашем сайте

Все для проведения инвентаризации:

ИНВ-1	Основные средства
ИНВ-1а	Нематериальные активы
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Товарно-материальные ценности
ИНВ-4	ТМЦ отгруженные
ИНВ-5	ТМЦ на ответственном хранении
ИНВ-6	ТМЦ, находящиеся в пути
ИНВ-8	Драгметаллы и изделий из них
ИНВ-8а	Драгметаллы в изделиях
ИНВ-9	Драгоценных камни и изделия из них
ИНВ-10	Незаконченный ремонт ОС
ИНВ-11	Расходы будущих периодов
ИНВ-15	Наличные денежные средства
ИНВ-16	Ценные бумаги и бланки
ИНВ-17	Расчетов с дебиторами и кредиторами
ИНВ-18	Сличительная ведомость ОС
ИНВ-19	Сличительная ведомость ТМЦ
ИНВ-22	Приказ о проведении инвентаризации
ИНВ-23	Журнал приказов на инвентаризацию
ИНВ-24	Контрольная проверка инвентаризации
ИНВ-25	Журнал контрольных проверок
ИНВ-26	Результаты инвентаризации

Рассылка «Бухгалтерский учет и налоговое право» предлагает для своих подписчиков новый сервис.
Вы можете установить на свой компьютер наш архив, снабженный удобной навигацией по тем материалам, которые приходят к Вам по электронной почте.
В этом случае Вам не нужно будет вспоминать, где же Вы читали тот или иной комментарий. Все материалы систематизированы по темам, а внутри тем по разделам. Вы быстро найдете все что Вам нужно.
Скачать обновление bg003.zip за 28.01.2003
Внимание!!! Обновление доступно до выхода следующего номера рассылки. Последнее обновление находится в последнем выпуске этой рассылки. Смотрите архив.