Электронный документооборот за полгода в крупнейшем Отделении Пенсионного фонда России — по Республике Татарстан

Компания «Интерфейс» (г. Казань) за 6 месяцев завершила первый этап проекта по созданию системы электронного документооборота в Отделении Пенсионного фонда России по Республике Татарстан.

В 2009 году руководством ОПФР по РТ было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Целью внедрения стал переход на безбумажный, юридически значимый документооборот между всеми 44 Управлениями и Отделением.

В качестве решения была выбрана разработка на базе тиражной системы электронного документооборота БОСС-Референт на платформе IBM Lotus.

По словам Альберта Сунгатуллина, генерального директора компании «Интерфейс», выбор в пользу БОСС-Референта во многом был обусловлен платформой системы. «Lotus является бесспорным лидером, когда речь идет о создании решений для управления информацией в территориально распределенных организациях, к тому же Lotus – корпоративный стандарт Пенсионного Фонда России», — пояснил г-н Сунгатуллин.

На первом этапе были автоматизированы следующие основные рабочие процессы:

• регистрация всех видов входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан, наложение резолюций на них;
• назначение поручений и ответственных исполнителей и соисполнителей, а также контроль исполнения назначенных заданий;
• подготовка и согласование внутренней организационно-распорядительной документации и исходящих писем;
• обработка заявлений и обращений граждан, в том числе полученных через Интернет, а также контроль исполнения принятых по ним решений;

Сегодня система охватывает 270 рабочих мест — это 100% сотрудников центрального Отделения ПФР по Республике Татарстан. В системе также работают все руководители, вплоть до Управляющего.

Первые лица Отделения Пенсионного фонда России по Республике Татарстан работают в системе через специальное приложение — «Мобильный кабинет руководителя в СЭД», разработки ООО «Интерфейс». Это приложение обеспечивает:

• максимальное удобство пользовательского интерфейса (оптимизация под сенсорные экраны, аудио/рукописные резолюции);
• высокую скорость работы в мобильном режиме;
• юридическую значимость электронной подписи за счет применения сертифицированных средств ЭЦП.

Использование «Мобильного кабинета» явилось одним из ключевых факторов успешной и эффективной работы руководства ОПФР в СЭД.

О факторах успеха говорит начальник Управления информационных технологий Барышев Олег Николаевич: «Поддержка и непосредственное участие Управляющего — Имамова Марселя Мукатдисовича, жесткий контроль за планом внедрения с нашей стороны и профессионализм исполнителей позволили запустить проект в рекордно короткие сроки — 6 месяцев. Также необходимо отметить «Мобильный кабинет», который действительно стал рабочим местом для Управляющего Отделением».

На 2010 год стоит задача подключить к системе все районные Управления ПФР по Республике Татарстан, а это в совокупности с ОПФР порядка 400 сотрудников. Таким образом, будет решена задача формирования схемы безбумажного взаимодействия между Отделением и Управлениями ПФР по Республике Татарстан».

Также параллельно с документооборотом проведено внедрение Системы управления государственными закупками «Инт-Закупки» разработки ООО «Интерфейс» на платформе IBM Lotus.

С помощью системы решаются задачи контроля сроков проведения процедур закупок на соответствие ФЗ № 94, формирования отчетных форм по всем Управлениям для вышестоящих органов, контроля исполнения государственных контрактов. За счет использования единого сервера на все Управления и web-доступа были минимизированы затраты на внедрение и эксплуатацию системы.

Работы по интеграции систем документооборота и управления закупками, также запланированные на 2010 год, позволят соединить в едином контуре документооборота два ключевых бизнес-процесса Отделения ПФР по Республике Татарстан.

Об Отделении Пенсионного фонда России по Республике Татарстан

Отделение Пенсионного Фонда России по Республике Татарстан является одним из крупнейших территориальных органов в системе Пенсионного фонда Российской Федерации.

44 управления ОПФР по Республике Татарстан обслуживают более 1003,3 тысяч пенсионеров, осуществляют социальные выплаты более 400 тысячам гражданам, ведут персональные пенсионные счета более чем 3,7 млн. человек, взаимодействуют с 266 тысячами страхователей.

В 2010 года Отделение ПФР по Республике Татарстан получило звание «Лидер Пенсионного фонда Российской Федерации за 2009 год» от Правления ПФР.

Более подробную информацию об ОПФР по Республике Татарстан можно получить на сайте: www.pfrf.ru/ot_tatstan

О компании «Интерфейс»

ООО «Интерфейс» (г Казань) работает на рынке информационных технологий Республики Татарстан с 1993 года. Компания специализируется на создании сложных систем юридически-значимого документооборота, разработке корпоративных систем управления на различных платформах (Инт-Закупки, Инт-Обучение, Инт-Проекты, ИнтерМед), работах в области информационной безопасности, аутсорсинге ИТ-инфраструктуры.

Более подробную информацию о компании «Интерфейс» можно получить на сайте компании: www.interface-kzn.ru

О компании БОСС-Референт

Компания БОСС-Референт входит в группу компаний АйТи и является правообладателем бренда одной из наиболее успешных на российском рынке ECM-систем — БОСС-Референт. Компания отвечает за производство и развитие продукта, поддержку партнеров и пользователей решения. Внедрение системы осуществляется партнерами компании.

ECM-система БОСС-Референт успешно используется сегодня как коммерческими компаниями различного масштаба, так и федеральными/региональными органами власти, среди которых: Федеральная налоговая служба РФ (крупнейшая система документооборота в России — более 100 тысяч пользователей), Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости РФ, компании МТС (крупнейшая корпоративная СЭД в России — более 25 тысяч пользователей), «Балтика», Nemiroff, «Северсталь» и многие другие.

Сайт компании БОСС-Референт:  www.boss-referent.ru