Правила деловой переписки в интернете.
В наше время трудно найти человека, который не пользуется скайпом, не ведет переписку в чатах, не общается на форумах или в социальных сетях. Мы встречаемся с друзьями в интернете чаще, чем в живую.
Такое общение накладывает определенный отпечаток на язык, который используется в сети. Часто он изобилует сокращениями, пропусками букв и некоторым пренебрежением к нормам орфографии. Красивые, грамотно выстроенные фразы на форумах и в чатах можно встретить крайне редко. Здесь общение максимально приближено к разговорной речи и является ее письменным эквивалентом.
Совсем другое дело — электронная деловая переписка, которая по стилю, содержанию и структуре ничем не отличается от самой обычной деловой переписки в офф-лайне.Основные различия касаются именно оформления письма и связаны с тем, что способ передачи, доставки и получения информации совершенно другой.
Правила деловой переписки в интернете
- Деловая переписка подчиняется определенным правилам, среди которых краткость и ясность изложения первичны. Не менее важны вежливость и корректность по отношению к адресату, а также грамотность. Те же самые правила распространяются на электронную переписку. Деловой человек не будет тратить время на то, чтобы «расшифровывать» смысл вашего послания. Электронное письмо не должно быть длинным и пространным.
- Обязательной для заполнения является «тема» письма. Она должна содержать основную цель вашего послания. Адресат, получив ваше письмо, сразу сможет оценить его важность, а также срочность и определит для себя, что с этим письмом делать? Ответить сразу или направить подчиненному для исполнения, назначив сроки для подготовки ответа.
- Любое письмо, и электронное – не исключение, должно начинаться с приветствия. Обычно это выглядит так: «Уважаемый … (имя отчество адресата)», либо «Уважаемый господин (фамилия). В случае если адресат вам не знаком, считается приемлемым написать просто: «Уважаемый коллега», или «Уважаемые коллеги».
- Письмо должно быть определенным образом выстроено: начать нужно с изложения причины, по которой вы написали это письмо, или с обозначения цели, которой вы хотите достичь. Затем идет основной текст, поясняющий первую фразу. Завершить письмо лучше всего словами: «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «Уверены, что наше сотрудничество будет взаимовыгодным» и т.п. Подпись автора письма должна быть лаконичной, обычно, это просто имя и фамилия.
- В письме не рекомендуется использовать цветной шрифт, а также заливки. Категорически не приветствуются слова из «олбанского» языка, даже если вам это кажется очень оригинальным. То, что вы считаете важным, можно выделить заглавными буквами, но все письмо не может состоять из одних заглавных букв. Это воспринимается как крик. Не используйте также слова, имеющие эмоциональную окраску, это более уместно в личной беседе.
- Если во вложении прилагается фирменный бланк, адрес организации и контактный телефон можно не указывать; в остальных случаях эта информация избавит получателя от необходимости напрягаться и вспоминать телефон.
Перед отправкой письмо следует обязательно прочитать и уточнить адрес отправки. Так вы избежите обидных ошибок, начиная от опечаток, и заканчивая потерей важной информации.
Никогда не отправляйте письма, с остоящие только из вложений. Почти наверняка они отправятся в спам.
Более того, направляя вложенный файл, не забудьте заранее поинтересоваться, какие формы и какой размер файлов проходят через сервер адресата, — в противном случае вы напрасно можете ждать ответа, так как адресат просто не получит вашего письма.
Отвечать на полученные письма рекомендуется в день получения, а на письма с пометкой "cрочно" или "важно" – сразу после получения. Не требуют обязательного ответа письма из массовых рассылок.
Как видите, правила деловой переписки в интернете и в офф-лайне имеют много общего. И если вы хотите, чтобы вас воспринимали как серьезного делового человека, стоит их придерживаться.
На Здрава вас ждет еще немало интересной информации.
Это интересно
+1
|
|||
Последние откомментированные темы:
-
Гороскоп на Март 2022 года от астролога Анны Фалилеевой
(1)
о1о
,
28.02.2022
-
Чтобы быстро заснуть (шум дождя для засыпания)
(1)
Агрофена
,
21.02.2022
-
Видео-Гороскоп на Март 2022 года
(1)
КВС
,
20.02.2022
-
Мысли вслух известных людей . Часть 12
(2)
В.Татьяна
,
08.02.2022
20251020200818