Наверное, каждый слышал такие фразы "нужно сделать бэкап", "я сохранил резервную копию" и подобные, и каждый представлял себе этот процесс совершенно по разному; кто-то подразумевал создание образа диска, кто-то вспоминал такие слова, как "дифференциальная резервная копия", а кто-то и вовсе думал о синхронизации файлов. И каждый отчасти прав, ведь все эти три технологии позволяют создавать резервные копии данных. Другое дело то, что не каждый из этих способов подходит в той или иной ситуации.

Так, например, далеко не всегда имеет смысл создавать архивы с файлами. Если у вас есть несколько каталогов с документами, которые вы редактируете не только на своем компьютере и для которых вам не особенно нужно сохранять предыдущие версии (в крайнем случае, вы делаете простые копии необходимых файлов с пометкой даты), то более выгодным будет использование программ синхронизации. Во-первых, вам не придется мучиться с актуальными версиями бэкапов и задаваться вопросами вида "а я скопировал перед созданием бэкапа отредактированные файлы" и "та ли версия файла". Во-вторых, вы в любое время сразу сможете воспользоваться файлами из резервной копии, без необходимости запускать программы, распаковывать архивы и прочего.

Другой пример. Та же ситуация, но резервную копию вы храните на удаленном сервере и, к примеру, периодически скачиваете наборы иконок. В данном случае, более выгодным может оказаться комбинация программ синхронизации и создания архивного бэкапа. Суть в том, что передача большого числа мелких файлов по сети будет выполняться очень и очень медленно, поэтому по сети выгодно копировать архивы, а не отдельные файлы. Соответственно, программы синхронизации использовать для копирования на переносные устройства.

Более подробно об этом читайте в статье Типы программ резервирования: какая разница между образом диска, файловым бэкапом и синхронизацией, и какой тип стоит использовать?

Примечание: В статье достаточно подробно рассмотрены все три технологии, их плюсы и минусы, а так же частично области применения и проблемы.