Секреты компьютера

  Все выпуски  

Секреты компьютера. Оптимизация работы в офисных программах - макросы


Преамбула…

Как известно, 2007-й и 2010-й Офисы по умолчанию сохраняют файлы с четырехбуквенными расширениями DOCX, DOCM, XLSX, XLSM и т.д., которые ну никак не хотят открываться на старых программах Word и Excel. Если у вас нет денег или желания купить новый Офис и вы продолжаете использовать 2003-ю версию, то советую установить Пакет обеспечения совместимости с более поздними версиями. Этот пакет, позволяющий открывать, сохранять и частично редактировать документы с длинными расширениями, можно найти в Интернете, загрузить с веб-узла MS Office Online или скачать здесь.

Скачав и запустив этот Пакет всего один раз, вы сможете в 2003-м Ворде и Екселе открывать файлы с новыми расширениями. Конечно, не обойдется и без некоторых шероховатостей. Например, формулы преобразуются в изображения без возможности редактирования. То же самое произойдет и с диаграммами, импортированными из Екселя – они превратятся в обычные картинки. Невозможно будет открыть защищенный паролем файл, даже если пароль известен. Будут потеряны данные слияния и удалены макросы.

И хотя «мелко-мягкие» утверждают, что пользователь новой версии Офиса может сохранить документ «в формате, полностью совместимом с   Word 97-2003» (такая строчка есть пункте меню «Сохранить как…» и в Ворде, и в Екселе), но я убедился, что макросы хоть и сохраняются, но в старых программах могут не работать или работать с ошибками.

Теперь о макросах…

Дело было вечером, делать было нечего. Внучка Даша попросила сделать что-нибудь интересное на компьютере и, поскольку все детские программы ей уже поднадоели, я решил сделать что-то своё. Мы открыли Ексель и для начала вставили из таблицы символов симпатичного снеговичка .

Держа нажатой клавишу «Ctrl», я стал туда-сюда крутить колесико мыши – снеговик вместе с клеточками электронной таблицы то увеличивался, то уменьшался. Даше это понравилось, но повторить самостоятельно не смогла или не захотела – с мышью она работать не любит, предпочитая тачпад – «ноутбучную» сенсорную панель. И тогда я решил сделать макрос – макрокоманду, выполняющую любое количество операций, которые однажды были выполнены пользователем и записаны компьютером. В данном случае я решил раз пятьдесят подряд увеличить размер шрифта.

Сложного в макросах ничего нет, просто многие никогда не пользовались этим мощным инструментом офисных приложений и поэтому немного побаиваются неизвестных и непонятных, как говорит современная молодежь, «приблуд».

Я знал, что в табличном редакторе MS Excel (в отличие от MS Word) есть возможность для запуска макросов использовать рисунок. В Автокаде у меня была когда-то начерчена подходящая кнопочка, я сохранил её в формате jpeg и командой Вставка-Рисунок разместил на листе Екселя. Щелкнув правой клавишей мыши по изображению кнопки, в выпавшем меню я выбрал пункт «Назначить макрос» и согласился с предложенным названием «Рисунок1_Щелчок».  Затем, зайдя в меню Сервис-Макросы (в 2007-м и в 2010-м – это Вид-Макросы), запустил «Запись макроса…». С этой секунды все мои действия и операции записывались компьютером и впоследствии могли многократно повторяться. Я начал раз за разом на один размер увеличивать шрифт, а когда «перевалил» за 200 пунктов, то в том же меню нажал «Остановить запись». И все! В скучном редакторе электронных таблиц получился практически мультик о том, как вырастить снежную бабу: внучка щелкает по рисунку кнопочки – шрифт начинает плавно увеличиваться и снеговик растет на глазах. Потом вместо снеговика мы вставили символ красненького сердечка и сделали макрос с несколькими циклами увеличения и уменьшения размера шрифта: сердце стало биться. И внучка довольна, и я размял мозги.

А если говорить серьезно, то макросы – это очень полезная вещь! Ведь создать макрос в Ворде – это просто песня! Проще простого. Допустим, вам часто требуется при наборе текста вставлять название организации: Открытое акционерное общество закрытого типа «Рога и Копыта». Или печатать в конце документа: Исполнитель – Вася Пупкин, телефон – 987654321. Рассмотрим, как набрать первый текст нажатием всего одной клавиши, а второй – одним нажатием на кнопку со смайликом, созданную на  панели быстрого доступа.

Итак, давайте попробуем: открываем Ворд и выбираем «Сервис-Макросы» или «Вид-Макросы» (в зависимости от того 2003-й или 2007-й) и жмем «Запись макроса…». В появившемся окне можно придумать название макросу и сделать его описание, но можно оставить предложенное по умолчанию название «Макрос1» и ничего не описывать – кому как нравится. Но нажать на значок с изображением клавиатуры или молотка надо обязательно. В первом случае вам будет предложено придумать любое сочетание клавиш, а во втором – кнопку на панели. Для первого текста выбираем сочетание Ctrl+P (что бы легче вспомнить, берем первую букву Рогов), затем нажимаем «Назначить» и «Закрыть». Окно при этом исчезает, а рядом с курсором появляется пиктограмма магнитофонной кассеты, это означает, что «все ходы записываются» J. В 2003-м Ворде при этом еще появляется малюсенькая плавающая панель. В первый и последний раз (потом это за вас будет делать компьютер) набираем нужный текст с названием фирмы и останавливаем запись. В старом Ворде – просто нажав квадратик на плавающей панели, а в новом – зайдя в меню «Вид-Макросы-Остановить запись». Теперь и всегда (до переустановки Офиса или удаления макроса) нажатие выбранного вами сочетания клавиш выдаст вам то, что вы набрали во время записи макроса.

Если на начальной стадии вы нажмете на молоток, то в 2003-м появится окно Настройка со стандартным значком макроса, который надо, схватив мышкой, перетащить в любое место верхней панели меню, а затем, щелкнув по кнопке «Изменить выделенный объект» и по строке «Выбрать значок для кнопки» выбрать смайлик или любой понравившийся вам рисунок. Если же нажать на строку «Изменить значок на кнопке…», то откроется простенький графический редактор, в котором можно  самому нарисовать значок на свой вкус.

В 2007-м похожий путь: при выборе молотка появляется Настройка панели быстрого доступа, где надо, выделив в левом окошке ваш макрос, нажать кнопку «Добавить». После этого стандартный значок макроса с вашим названием добавится в правое окно, где его можно снова выделить и нажать кнопку «Изменить». Выбор рисунков будет побольше, чем в старом Ворде, но зато убрана возможность нарисовать свой значок, да и размещать кнопку можно не где угодно, а только на панели быстрого доступа.

 Дальнейшие действия такие же, что и в 2003-м: набор нужного текста и остановка записи. Подобных макросов можно наделать сколько угодно, в результате вы получите возможность одним щелчком по вашему значку (которого, заметьте, нет ни у кого из ваших коллег!) или нажатием сочетания клавиш получать нужный текст или, по большому счету, любую последовательность операций.

Дерзайте и у вас все получится!

 


В избранное