Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

IT-решения, применяемые при автоматизации предприятий.

Подписаться Бесплатная новостная рассылка Временно не выходит ,возобновит выход до конца лета Подписчиков 32 RSS
  Декабрь 2002   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://it-works.ru
Открыта: 26-11-2002

Автор
Sinelnikov

Статистика

32 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

IT-решения, применяемые при автоматизации предприятий.


Информационный Канал Subscribe.Ru

IT-решения, применяемые при автоматизации предприятий.


Сетевые папки в Microsoft Outlook

В прошлый раз я упомянул о сетевых папках в Outlook как о средстве, которое позволяет организовать корпоративную работу в минимальном объеме без использования таких дорогостоящих средств как Microsoft Exchange server.

Сетевые папки могут применяться для совместного использования сообщений, календарей, задач и контактов. К дневникам и заметкам также может быть открыт совместный доступ. Рассмотрим работу сетевых папок в Outlook 2000, в последующих версиях эта функция не поддерживается, а для заботы с Outlook 98 требуется дополнительный установочный пакет.

Для Outlook 2000 сетевые папки устанавливаются с признаком "устанавливать при первом вызове", если стандартные установки MS Office не менялись, в противном случае придется запустить установку в режиме добавления/удаления компонентов и установить "Сетевые папки" в разделе Outlook

После установки в меню "Файл" становится доступным пункт "Доступ" с четырьмя элементами: "Календарь", "Задачи", "Контакты" и "Эта папка". Первые три пункта служат для преобразования в сетевые одноименных папок, а последний пункт для всех остальных, кроме специальных папок, таких как "Входящие", "Исходящие".

Синхронизация информации в сетевых папках происходит электронными письмами, которые автоматически формирует и обрабатывает Outlook . Частота синхронизаций и размер писем настраиваются на вкладке " доступ" страницы свойств сетевой папки. Дополнительно хочу отметить, что установка одного из пакетов обновления безопасности Outlook, блокирующего опасные типы вложенных файлов, таких как: exe, com и т.д., в том числе и файлы сценариев, может привести к невозможности синхронизации. Разумеется, можно поспорить о столь странном решении проблем, связанных с безопасностью вложений, но смысла в этом я не вижу.

Для начала рассмотрим пример создания общих контактов предприятия. Это может быть как общая адресная книга сотрудников предприятия, так и списка клиентов.

В Outlook выбираем в меню "Файл" -> "Доступ" -> "Контакты" и после чтения предупреждения о том, что при синхронизации содержимое папок не шифруется, нажимаем кнопку "Далее". После чего, нажав кнопку "Добавить" из списка адресов, выбираем сотрудников, которые будут иметь у себя копию сетевой папки; в дальнейшем их можно будет добавить или удалить. После этого, при необходимости, можно всем назначить различные права на папку от "читателя" до "редактора", различия в правах коротко, но достаточно ясно описаны при выборе. Кнопка "Далее" и вводим описание для общих контактов и кнопка "Готово". В папке "Исходящие" появится столько писем, сколько адресов вы подобрали при создании сетевой папки. Каждый из этого списка получит письмо с приглашением стать пользователем сетевой папки с описанием и инструкцией. При согласии пользователя в списке папок будет добавлена папка с предложенным именем, содержащим имя пользователя, который создал папку, и собственно имени папки, а также автоматически отправлено уведомление владельцу сетевой папки. У владельца в свойствах сетевой папки добавится закладка "Доступ" на которой можно настроить периодичность обновлений и максимальный размер этих обновлений, что может быть важным при работе через интернет. В локальной сети предприятия можно обновлять содержимое чаще, а при работе с удаленными пользователями через интернет делать это реже.

Аналогично создаются сетевые папки "Календарь" и "Задачи".

Сетевую папку "Задачи" удобно использовать при контроле за подчиненными и общей работой над проектом. В первом случае руководитель может иметь столько копий папок "Задачи" своих подчиненных, сколько их есть (само собой, это количество должно быть разумным). Основываясь на личном опыте, могу сказать, что такая постановка очень сильно отбивает охоту у подчиненных откладывать дела в долгий ящик.

В сетевой папке "Календарь" очень легко планировать использование некоторых общедоступных ресурсов, например, комнату переговоров или проекционного оборудования, а так же планировать общие мероприятия.

Кроме этих, можно сделать сетевыми и другие папки, к примеру, "Заметки", или любые другие, созданные пользователями.

Из замеченных недостатков при работе с сетевыми папками я бы отметил только то, что при организации сетевой папки из папки с уже имеющимися элементами иногда происходит непонятная задержка с синхронизацией этих элементов. На практике это выглядит так, что все приглашенные в сетевую папку получают при очередной синхронизации только элементы, созданные после преобразования папки в сетевую. Все находящиеся в ней ранее элементы они получат только после проверки содержимого папки (по умолчанию через двое суток).

И поскольку для реализации групповой работы через сетевые папки не требуется дополнительных затрат, а использование очень просто, то с подобным неудобством можно смириться.


Антон Синельников



Обсудить эту статью и оставить комментарии Вы сможете на сайте рассылки it-works.ru

http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное