MS Word Expert - профессиональная работа с текстом
MS Word Expert - профессиональная работа с текстом
Выпуск рассылки №54 от 2007-05-11 10:06
Здравствуйте!
В этом выпуске:
Статья недели: "Сравнение документов в Word 2007"
Новые заметки на сайте
Есть вопрос!
Полезные ссылки
Информация об авторских правах
Статья недели: Сравнение документов в Word 2007
Статья впервые была опубликована в журнале Компьютерра-Онлайн 10 мая 2007 г.
Когда над одним документом работают несколько пользователей, найти и разобраться во всех внесённых изменениях могло оказаться сложнее, чем кажется. В прежних версиях текстового редактора Word механизм рецензирования документов был неудобен и сложен. В Word 2007 рецензирование устроено гораздо проще и приятнее. Достаточно сделать несколько щелчков мышью и наглядно проанализировать сделанные изменения. Окно редактора при этом будет выглядеть, как на скриншоте ниже:
В правой части редактора друг над другом расположены два окна: сверху исходный документ, снизу - изменённый. В центре отображается виртуальный документ, включающий в себя все изменения, произведённые над документом. Слева помещается панель со статистикой и списком изменений. Щелчок по любому элементу в списке позволит перейти к этому изменению в центральном окне. В окнах сравниваемых документов пользователь может видеть местоположение изменённого фрагмента. Обратите внимание: при сравнении двух документов редактировать
возможно лишь текст в центральном окне.
Чтобы сравнить два документа, перейдите на вкладку "Рецензирование" и нажмите кнопку "Сравнить". Эта кнопка имеет вложенные команды: "Сравнить" и "Объединить". В данный момент нас интересует лишь команда "Сравнить". Выберите её. Откроется диалоговое окно "Сравнение версий":
Чтобы увидеть дополнительные параметры, нажмите кнопку "Больше". Снимите флажки с тех параметров, которые вы не намерены отслеживать при сравнении документов, либо, наоборот, установите необходимые опции.
Кстати, можно отслеживать изменения не в виртуальном документе центрального окна, а в исходном либо в измененном документе. За этот параметр отвечают соответствующие радиокнопки в группе "Показывать изменения".
Когда вы щёлкнете по кнопке ОК, откроются окна сравниваемых документов, и можно приступать к рецензированию. Порядок сравнения документов прост: выбираете из левой панели какой-либо элемент и просматриваете его в центральном окне. Если изменение принимается, то нажимаете кнопку "Принять", а если отклоняется, то кнопку "Отклонить и перейти к следующему". Все действия визуально отображаются в центральном окне.
Последний шаг, который нужно предпринять после рецензирования - сохранить документ.
Если у вас есть вопросы к этой статье, пожалуйста пишите мне напрямую, или оставляйте свои комментарии на сайте.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.
Новые заметки на сайте
Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).
Режим ограниченной функциональности
Если вы работаете в Word 2007, то замечали в заголовке окна программы надпись в квадратных скобках: Режим ограниченной функциональности:
Эта надпись появляется тогда, когда вы открываете документы, созданные в более ранних версиях редактора, например, в Word 2003. В этом случае не используются новые возможности редактора, обеспечивая режим совместимости разных версий. Поэтому можно смело редактировать документ и сохранять его.
А можно преобразовать документ в формат Office 2007. Тогда эта надпись исчезнет, но при открытии преобразованного документа в более ранних версиях редактора возникнут проблемы при редактировании, либо уже при открытии документа.
Чтобы преобразовать документ, щелкните по кнопке Office и выберите команду Преобразовать. Откроется диалоговое окно, предупреждающее о последствиях такого преобразования. Если вы подтвердите преобразование, то Word просто заменит / сохранит текущий документ в новом формате. Но можно сделать и по-другому. Можно сохранить две версии одного документа: одна для старых редакторов, другая в новом формате. Это делается стандартно через выбор команды Сохранить как....
Чтобы включить режим расстановки переносов в тексте в редакторе Word 2007, необходимо перейти на вкладку Разметка страницы и выбрать команду Расстановка переносов. Эта команда имеет вложенные пункты:
Если выбрать команду Авто, то переносы в вашем тексте будут расставлены автоматически.
Если выбрать команду Ручная, то откроется диалоговое окошко с предложением вариантов переноса в текущем слове:
При этом вы вручную управляете режимом переносов в тексте. Сами определяете, в каком слове сделать перенос, а в каком - отклонить.
Если вы хотите настроить свои параметры расстановки переносов в словах, то для этого служит одоименная команда Параметры расстановки переносов.
В процессе работы с большим документом в тексте, как правило, используются разделы и заголовки на основе стилей Заголовок1, Заголовок2 и так далее.
Чтобы ускорить работу с документом и перемещения по нему логично воспользоваться таким удобным инструментом, как Схема документа. Вероятно, значок этого инструмента есть у вас в панели инструментов. Выглядит он так: .
Если такого значка нет, то в меню Вид выберите команду Схема документа. Слева от документа откроется панель, показывающая структуру вашего документа, состоящая из разделов и подразделов основанных на стилях Заголовок1, и т.д.:
Перемещение по документу осуществляется путем простого нажатия курсором мышки по необходимому разделу в структуре документа.
Чтобы убрать структуру документа надо еще раз нажать кнопку Схема документа или выбрать одноименную команду из меню Вид.
Автор этой заметки Алсу Нуртдинова (Сайт автора, ICQ: 125418938).
Об автозамене уже говорилось. Теперь поговорим об автоформате, который имеет несколько похожие функции. Автоформат нужен в тех случаях, когда форматирование абзацев всего текста содержит ошибки, лишние пробелы в начале абзацев, полное отсутствие разметки и др. Подобное происходит при работе с документами из внешних источников.
Выбираем меню Формат => Автоформат. Отмечаем нужное: сразу весь документ или с просмотром каждого изменения. В параметрах можно установить или убрать дополнительные параметры форматирования:
Необходимо очень осторожно использовать автоформат сразу ко всему документу, потому что Word не понимает человеческую логику в формировании заголовков и разметка может получиться некорректной. Но, не смотря на это, инструмент очень полезный, особенно для больших документов.
Прошу подсказать, как
связать нарисованную в Microsoft Word 2007
блок-схему с надписями,чтобы при
форматировании основного текста
(копировании, вставке)не нарушалось
форматирование блок-схемы.
Вопрос:
У меня
что в Worde 2003 что в Wordе 2007 не работает
функция правой кнопки
мыши(копировать,вставить и тд.). Не
подскажете в чем проблема, в начале
работала.
Вопрос:
Можно ли в ворде спрятать что-нибудь (текст,
таблицу) всё-равно, но при этом, если
распечатать на принтере, это появляется на
документе? Документ надо защитить.
Вся информация, представленная на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке, никаким образом не связана с корпорацией Microsoft. В рассылке упоминаются компании и продукты, которые могут быть зарегистрированными торговыми марками и принадлежать различным физическим и юридическим лицам как на территории РФ, так и за ее пределами.
Авторские права на все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке (включая текст, фотографии, подборку, расположение и т.п.) принадлежат Кокину Антону Вадимовичу, если не указано иное. Вы можете свободно использовать и распространять эти материалы с обязательной ссылкой вида "Информация с сайта WordExpert.ru" и с обязательным указанием автора материала.
Все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке, представлены на информационной основе. Вы можете использовать любую информацию с сайта WordExpert.ru или из данной рассылки исключительно на свой страх и риск. Тем не менее, я рекомендую перед применением какой-либо информации с сайта WordExpert.ru или из данной рассылки обязательно сохранять и создавать резервные копии ваших документов.
В этой рассылке также упоминаются различные web-страницы с соответствующими ссылками. Эти ссылки указываются исключительно в информационных целях и никакой рекомендации или одобрения с моей стороны данных веб-страниц не подразумевается, если не указано иное.
До свидания!
Если у вас возникли какие-то вопросы по затрагиваемым в рассылке темам, я буду очень рад узнать их и в меру своей компетенции ответить на них. Также мне будет приятно, если вы, уважаемые коллеги, поделитесь своим опытом работы с текстовым редактором MS Word. Мой адрес для писем указан внизу рассылки под копирайтом.
C уважением, Антон Кокин. Жду ваших писем и предложений!