[Office] Полезные советы по работе с компьютером FAQ (ЧАВО) Microsoft Office. Word
Здравствуйте, уважаемые!
Среди нас много новичков. Elena, этот выпуск рассылки советы
для вас - ссылка предоставлена нам экспертом Xenon-1:
ОЧЕНЬ полезный сайт! http://www.sovety.net/050100.php
847 советов последнее обновление советов на сайте 6 ноября 2006 г.
Большинство советов в этой рубрике верно для любых версий Word,
начиная, по крайней мере, с 6.0 для Windows. А в тех случаях, когда
это не так, в советах указывается явным образом номер версии Word, для
которой он предназначен. Однако для более поздних версий такие советы,
как правило, тоже будут верны. Таким образом, если в совете
упоминается Word 97 (он же Word 8.0), то этот совет не будет работать
в Word 95 (он же Word 7.0) и более ранних версиях, но, скорее всего,
будет работать в Word 2000 (он же Word 9.0) и более поздних версиях.
Названия элементов интерфейса Word'а (пунктов меню, вкладок, опций и
т.д.) приводятся обычно, как они указаны в русской версии Word 97, в
других версиях эти названия могут немного отличаться, но, я думаю, вы
без труда найдёте нужные.
Открытие текстовых документов в DOS-кодировке кириллицы
(45) Если при открытии текстового файла (например, sovety.txt) в Word
вы видите нечитаемые символы, то, скорее всего, этот файл содержит
кириллицу в DOS-кодировке (CP-866). Выберите в меню "Сервис" пункт
"Параметры" и на вкладке "Общие" отметьте опцию "Подтверждать
преобразование при открытии". После этого при открытии файлов,
отличных от формата Word, у вас будет появляться окно "Преобразование
файла", где надо подтверждать предлагаемое преобразование или выбирать
другое. Для текстовых документов в DOS-кодировке надо в этом окне
указывать тип формата "Текст DOS" (для Word 97) или "Кодированный
текст" (для Word 2000/2002), затем подтверждая вариант кодировки
"MS-DOS". Также в Word 2000/2002 есть вариант "Текст MS-DOS с
форматированием". В последнем случае Word автоматически объединяет
строки в абзацы, исходя из заполненности строк, и выполняет ещё
некоторые преобразования.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
Выбор удобного масштаба изображения документа
(44) Иногда приходится наблюдать, как некоторые люди набирают или
читают документ в Word'е и напрягают зрение, пытаясь разобрать мелкий
текст, имея при этом пустое пространство слева и справа на экране. Не
ломайте глаза, потратьте несколько секунд, чтобы задать максимально
удобный масштаб изображения документа. Если у вас задан обычный режим
просмотра документа, то достаточно в раскрывающемся списка "Масштаб"
на панели инструментов выбрать вариант "По ширине страницы". Я,
однако, рекомендую всегда использовать режим разметки страницы, так
как тогда вы сразу видите, как документ будет выглядеть на печати. В
этом случае имеет смысл подобрать масштаб так, чтобы текст без полей,
которые вам постоянно рассматривать незачем, занимал всю ширину окна.
В Word 2000 и выше можно выбрать вариант "По ширине текста", а в Word
97 придётся подобрать подходящий масштаб вручную. Список "Масштаб"
является редактируемым, то есть вы можете не только выбрать
фиксированное значение из него, но и ввести произвольное. Для этого
щёлкните мышью не на стрелке раскрытия, а в самом поле списка, и
введите нужную величину масштаба в процентах (при этом знак процента
набирать необязательно).
Кстати, редактируемыми является большинство списков в Word'е. Поэтому
вы можете, например, задать размер шрифта 13 или 8,5 пунктов, хотя в
соответствующем списке таких нет.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
(25) Для владельцев умных мышек.
У меня самого мышка совсем не умная (в смысле, не IntelliMouse), а
довольно-таки туповатая, поэтому лично я этот трюк не проверял. Но из
достоверных источников стало известно, что при удержании клавиши
<Ctrl> можно изменять масштаб изображения в Word 97, просто вращая
колёсико мышки туда-сюда. Гораздо удобнее, конечно, чем методом
научного тыка, подбирать необходимый масштаб в окошке с процентами.
Анатолий Ализар (alizar AT softhome.net) // Компьютерные вести. 2000. 13.
(43) Указатель мыши при этом должен находиться на строке меню, строке
состояния, линейках или на любой панели инструментов.
Этот способ работает также в Excel, Internet Explorer, Outlook Express
и некоторых других программах. Причём в Internet Explorer и Outlook
Express, наоборот, указатель мыши должен находиться в области с
текстом www-страницы или письма.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
Ускорение работы путём использования клавиатуры вместо мыши
(16) Если вам приходится много работать с Word'ом, то настоятельно
рекомендую запомнить оперативные ("горячие") клавиши для операций,
которые вы выполняете достаточно часто. Их использование существенно
удобнее и быстрее, чем выбор нужной команды с помощью мыши на панели
инструментов, а тем более в системе меню, поскольку для этого даже не
приходится отрывать руку от клавиатуры. Делать выделение тоже удобней
не мышью, а удерживая клавишу <Shift> и используя клавиши со
стрелками, <Home>, <End>, <PgUp>, <PgDn> (для выделения слов и абзацев
дополнительно можно удерживать клавишу <Ctrl>). Если вы уже привыкли к
мыши, то всё равно попробуйте переучиться, время, затраченное на это,
довольно быстро окупится (правда, привычка дело серьёзное...).
Рядом с пунктами меню указывается, какие оперативные клавиши им
соответствуют. А чтобы знать, какие клавиши надо нажать для выполнения
команд, запускаемых с панели инструментов, следует выбрать в меню
"Сервис" пункт "Настройка" и во вкладке "Параметры" отметить опции
"Отображать подсказки для кнопок" и "Включить в подсказки сочетания
клавиш". После этого при наведении указателя мыши на любую кнопку (не
только панели инструментов) будет всплывать краткая подсказка о
назначении этой кнопки с указанием в скобках, какой комбинацией
оперативных клавиш для той же самой цели можно воспользоваться.
Вы можете сами переопределить оперативные клавиши для команд и
назначить их тем, которые часто используете, а по умолчанию для них
клавиши вообще не заданы. Для этого надо выбрать в меню "Сервис" пункт
"Настройка" и нажать в открывшемся окне кнопку "Клавиатура". В
появившихся списках выбираем нужную категорию, а затем нужную команду,
после чего устанавливаем курсор в поле "Новое сочетание клавиш" и
нажимаем наше желаемое сочетание.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
Режим "Во весь экран"
(25) Когда приходится часами набирать текст, то начинает раздражать
всякая мелочь, включая панели инструментов Word и прочие "украшения"
на экране. Если вы знаете все необходимые для работы комбинации
"горячих клавиш" и вам не нужна Панель инструментов вместе с кнопками
можно попробовать значительно увеличить размер полезной области
экрана, включив режим "Во весь экран" (меню "Вид"). Вот где
по-настоящему приятно работать. Выключить режим можно, нажав кнопку
"Вернуть обычный режим" в плавающем меню.
Анатолий Ализар (alizar AT softhome.net) // Компьютерные вести. 2000. 18.
Режим плавной прокрутки
(28) Обычное использование полосы прокрутки программы MS Word 97 имеет
тот существенный недостаток, что содержание документа не изменяется на
экране до тех пор, пока не будет отпущена кнопка мыши. Этот недостаток
легко устраняется редактированием соответствующего параметра реестра.
Запускайте редактор реестра Regedit, выбирайте раздел
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
найдите или создайте строковый параметр "LiveScrolling" и задайте ему
значение "1" для включения режима плавной прокрутки. Закрывайте
Regedit и запускайте ваш Word.
Сергей Санько // Компьютерные вести. 1999. 35.
Автопрокрутка документа мышью, не имеющей автопрокрутки
(41) Если у вас нет мыши с автопрокруткой, то автопрокрутку документа
можно обеспечить средствами Word. Для этого надо в меню "Сервис"
(Tools) выбрать пункт "Настройка" (Customize) и на вкладке "Панели
инструментов" (Toolbars) отметить "Контекстные меню" (Shortcut menus)
появится панелька контекстных меню. Щёлкаем на пунктах
"Текст"/"Текст" (Text/text) появится контекстное меню, вызываемое
правой кнопкой мыши в документе Word. Затем надо в окне "Настройка"
(Customize) зайти на вкладку "Команды" (Commands), в списке
"Категории" (Categories) выбрать пункт "Все команды" (All commands), в
списке "Команды" найти пункт "AutoScroll" и левой кнопкой мыши
перетащить его в контекстное меню. После всех этих операций большой
документ можно будет просматривать, вызывая правой кнопкой мыши
контекстное меню и выбирая пункт "Автопрокрутка". Теперь достаточно
перемещением мыши вверх/вниз задать скорость скроллинга и можно читать
документ, попивая пиво ;-)
Женя (gene AT bigmir.net)
Переход к последним местам редактирования
(13) Word запоминает и хранит в документе последние три места, где
вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих
трёх позиций, нажмите нужное количество раз комбинацию клавиш
<Shift>+<F5>. При четвёртом нажатии курсор переместится на исходную
позицию. Благодаря этому, при открытии уже имеющегося документа для
возврата к месту, где работа была прервана, достаточно нажать
<Shift>+<F5>.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
Быстрое сохранение всех открытых документов
(39) Если вы работаете с большим количеством документов, загруженных в
Word, постоянно изменяя многие из них, то вполне может возникнуть
ситуация, когда вам, скажем, надо срочно отойти от компьютера.
Естественно, есть опасения, что в случае сбоя в электропитании или в
иной неприятной ситуации может произойти потеря несохранённых данных.
Однако на сохранение документов по одному времени уйдёт немало. Лучше
нажмите <Shift> и щёлкните мышью на меню "Файл", вы увидите там новый
пункт "Сохранить все", который и следует выбрать в такой ситуации.
Антон Орлов. Секретные приемы работы с Word
Выделение вертикального блока текста
(10) Чтобы выделить в Word'е вертикальный блок текста, надо
предварительно нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<F8>.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
(17) Кроме того, выделить вертикальный блок можно с помощью мышки,
удерживая клавишу <Alt>.
Ольга Морозова (vadim AT wom.vrn.ru)
Вставка текста над таблицей, расположенной в начале документа
(34) Возможно вы сталкивались с проблемой, как разместить текст над
таблицей, которая находится в начале документа. Делается это очень
просто. Нужно поставить курсор в первой ячейке вашей таблицы в самое
левое положение и нажать <Enter>.
Степа (mesmit AT mail.ru) http://mso.by.ru
Перемещение абзаца и изменение стиля заголовка
(42) В Word'e можно перемещать абзацы в тексте. Для этого надо
поставить курсор в нужный абзац и затем, удерживая клавиши
<Shift>+<Alt>, перемещать его с помощью клавиш управления курсором
<Стрелка вверх> и <Стрелка вниз>. Переносить можно только абзацы
целиком. А если, удерживая эти же клавиши, нажимать <Стрелка вправо>
или <Стрелка влево>, то можно менять стиль заголовка выбранного
абзаца.
Aslof (aslof AT mail.ru) http://mso.by.ru
Шрифты с засечками и без них
(40) Шрифты бывают с засечками (серифами) и без них. Типичным
представителем шрифта с засечками является шрифт Times New Roman, а
без засечек Arial. Засечки создают иллюзию слитности букв в слове и
облегчают восприятие текста психологически, глаз "глотает" слово
целиком. Шрифт с засечками применяют обычно для написания текстов,
которые будут выведены шрифтом стандартного размера. Для очень мелких
тестов используют бессерифные шрифты, так как при очень сильном
уменьшении серифы сливаются и текст становится нечитаемым. Попробуйте
сами написать текст шрифтом 14 пт, а затем уменьшайте размер до 6 пт.
Проведите эксперимент как для шрифта Times, так и для шрифта Arial. Вы
сами заметите, который из них лучше подходит для написания обычного
текста и текста мелкого размера. Текст очень крупного размера
(плакаты) также лучше смотрится при написании бессерифным шрифтом.
Борис Зулин (boris_zulin AT mail.ru) www.bzhome.narod.ru
Минус, дефис, короткое тире, длинное тире
(10) В текстах, полиграфически грамотно подготовленных, можно
встретить минусы, дефисы и два рода тире: короткое тире (en-dash) и
длинное тире (em-dash) . Короткое тире обычно используется при
указании диапазона, например, "страницы 1334", а также в контекстах,
вроде "Рис. А12". Длинное тире используется в качестве знака
пунктуации в предложениях это то самое тире, что в этом предложении.
Короткое тире, подобно дефисам, обычно не имеет пробелов ни с одной из
сторон. Это же касается длинного тире в англоязычных текстах, а при
наборе текстов на русском языке следует, напротив, помнить о пробелах
с двух сторон длинного тире.
Спивак М. Восхитительный TeX: Руководство по комфортному изготовлению
научных публикаций в пакете AMS-TeX. М.: Мир, 1993.
(11) В Word'е, чтобы поставить дефис, нажмите клавишу <->, для
короткого тире используйте комбинацию <Ctrl>+<Gray ->, для длинного
<Ctrl>+<Alt>+<Gray -> (клавиша <Gray -> это клавиша со знаком "-" на
дополнительной цифровой панели клавиатуры). Минус в тексте лучше
изображать в шрифте Symbol.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
(30) На создание разных видов тире можно настроить автозамену (меню
"Сервис" "Автозамена" "Заменять при вводе"):
заменять <->,<-> (два простых минуса) на <Ctrl>+<Gray ->;
<Ctrl>+<Gray ->,<-> на <Ctrl>+<Alt>+<Gray ->;
<Ctrl>+<Alt>+<Gray ->,<-> на "минус шрифта Symbol" (предварительно
вставьте этот символ в документ и выделите его, а на вкладке
"Автозамена" укажите вариант замены на "форматированный текст");
"минус шрифта Symbol",<-> (вставьте их из документа через буфер
обмена) на <-> (его в этом случае надо предварительно выделить в
документе и указать вариант "форматированный текст").
Таким образом, получается замкнутый цикл нажатия клавиши <->: сначала
дефис, потом короткое тире, потом длинное тире, потом математический
минус, а затем опять дефис.
Steve Key (Steve_KEY AT mail.ru)
Римские цифры
(30) При вводе в русский текст римских цифр приходится переключаться
на латинскую раскладку, да ещё удерживать <Shift>, а затем обратно.
Для упрощения я использую автозамену (меню "Сервис" "Автозамена"
"Заменять при вводе"): заменять 1\ на I, 2\ на II и т.д.
Steve Key (Steve_KEY AT mail.ru)
Перенос слов
(17) Всегда включайте автоматическую расстановку переносов слов в
документе, чтобы избежать слишком разреженных строк. Для этого надо
войти в меню "Сервис", подменю "Язык", выбрать пункт "Расстановка
переносов" и отметить соответствующую опцию. К тому же в этом же
подменю имеет смысл щёлкнуть на пункте "Выбрать язык" и убедиться, что
у вас правильно задан язык документа. Некоторые слова, однако, Word не
умеет переносить правильно. В этих словах в позиции, где можно
выполнить перенос, следует вставлять символ мягкого переноса, нажимая
клавиши <Ctrl>+<->. Этот перенос будет иметь больший приоритет по
сравнению с вставляемыми автоматически. Если же в каких-то абзацах
переносы нежелательны (например, в заголовках), то для этих абзацев
можно запретить автоматический перенос, войдя в меню "Формат", пункт
"Абзац", вкладка "Положение на странице" и отметив соответствующую
опцию.
Word всегда стремится переносить слова с дефисом на месте дефиса, даже
если автоматический перенос слов запрещён. Иногда этого разрыва
желательно избежать (например, 1-й номер). Для этого вместо обычного
дефиса используйте неразрывный, нажимая комбинацию клавиш
<Ctrl>+<Shift>+<->.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
Разрыв строк внутри абзаца
(17) Если надо избежать разрыва строк между какими-то словами, то
следует вместо обычного пробела ставить символ неразрывного пробела с
помощью комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+<Space>. Такую связку слов
уместно делать, например, между фамилией и инициалами, названием
величины и её обозначением (масса m), значением величины и её
размерностью (25 кг). В последнем случае имеет смысл сделать пробел к
тому же тонким, чтобы значение и размерность смотрелись как единое
целое. Проще всего выделить этот пробел и пометить как нижний индекс,
нажав клавиши <Ctrl>+<=>.
Отмечу также, что неразрывные пробелы в Word'е являются ещё и
нерастяжимыми, то есть при выравнивании строчек в абзаце по ширине они
не растягиваются, в отличие от обычных пробелов. К сожалению, в Word'е
нет неразрывного растяжимого пробела.
В некоторых ситуациях может потребоваться указать явным образом
Word'у, где надо переходить на другую строку внутри абзаца. Для этого
вставьте в нужном месте символ "разрыв строки", нажав <Shift>+<Enter>.
Александр Рыжов (sovety AT sovety.net) www.sovety.net
Выравнивание текста и правильное использование пробелов
(40) Не применяйте для форматирования текста и выравнивания формул
пробелы!
Для выравнивания текста в текстовом процессоре есть специальные
команды выравнивания (по левому краю, по правому краю, по центру и по
ширине). "Красная" строка задаётся параметром форматирования абзаца
"отступ первой строки". В MS Word отступы легко производятся
перетягиванием мышкой бегунков на линейке или установкой параметров в
настройках "Формат" "Абзац" "Отступы и интервалы". Например, при
написании шапки заявления установите выравнивание по левому краю и
отступ слева более половины ширины рабочей области листа. Для
написания формул используйте стиль абзаца с установленными
табулоотступами в центре страницы с выравниванием по центру (на него
будет позиционирована формула) и справа страницы с выравниванием по
правому краю (на него будет позиционирован номер формулы).
Между словами не нужно ставить более одного пробела, тем более не
нужно ставить пробелы в слове для получения разреженного текста, это
может повлиять на работу модуля проверки правописания или перенесёт
часть слова на другую строку, если оно не будет помещаться в строке
при изменении её ширины. Для получения эффекта сжатого или
разреженного шрифта используйте настройки свойств шрифта (интервал
шрифта). Для более лёгкого психологического восприятия предложений
после точки, завершающей предложение, можно поставить два пробела
(обычно это применяется в английских текстах).
После знака номера "" и параграфа "i" ставится неразрывный пробел.
Пробел НЕ ставится перед знаком процента "%", градуса "", внутри
инициалов и в сокращениях после точек: и т.д., и т.п., т.е., а если
ставится, то короткий (тонкий, узкий) неразрывный.
"Закрывающие" знаки препинания и символы (точка, запятая, закрывающая
скобка и кавычки, и т.п.) должны быть расположены слитно с предыдущим
словом, а после знака препинания обязательно должен быть поставлен
пробел. "Открывающие" символы (открывающая скобка и кавычки) должны
набираться после пробела слитно с последующим словом. Иначе вы можете
оказаться в ситуации, когда при автоматическом выравнивании абзаца
строка будет начинаться, например, с запятой, а заканчиваться
открывающей скобкой. Несколько закрывающих знаков подряд также пишется
слитно, например, идущие друг за другом закрывающая скобка и запятая,
и только затем ставится пробел (т.е. перед следующим словом).
Борис Зулин (boris_zulin AT mail.ru) www.bzhome.narod.ru
Продолжение с следующем выпуске - ответе на первое сообщение треда.
