Все выпуски  

Сохранение информации.


Microsoft Office - совет дня
___________________________

Рассылка новостей
Выпуск от 2009-02-13 17:44

Здравствуйте, дорогие читатели! Спасибо за присланные письма и проявленный интерес к рассылке. Прошу прощения у тех, на чьи вопросы я не сумел или не успел ответить. Но эти темы обязательно появятся в ближайших выпусках рассылки. Поздравляю всех с приближающимся Днем Святого Валентина! Желаю Вам провести этот праздник весело, получить заряд положительных эмоций ! :)

Вернемся теперь к основной теме нашей рассылки. Привожу результаты прошлого опроса. “Какие программы интересуют вас в большей степени?” Ответы распределились следующим образом:  Word 33.33%,  Excel 30.25%, Outlook 11.42%,  PowerPoint  9.88%,  Access  9.57%,  Publisher  4.63%, “мне не нравятся опросы и голосования”   0.93% голосов. Для тех, кто не смог  по этому опросу высказать свое мнение и хочет это сделать, я данный опрос повторю в нижней части выпуска.

Следующие выпуски я буду планировать в соответствии с результатами опроса.

Сейчас мне бы хотелось провести еще один опрос (прошу прощения у тех, кому это не нравится). Это мне поможет определиться с уровнем детализации при объяснении приемов работы и способов настройки офисных приложений.

 


Как вы оцениваете свой уровень знаний и навыков по работе с офисными программами?
(голосование возможно только из письма рассылки)
  • Высокий, специалист в сфере ИТ, знаю MS Office хорошо, иногда пишу макросы
  • Хороший, специалист в сфере ИТ
  • Хороший, уверенный пользователь "со стажем"
  • Средний, работаю давно, в детали не вникаю, знаний хватает для большинства задач
  • Средний, хотел бы узнать кое-что новое, периодически появляются вопросы
  • Низкий, вникать в детали не хочу, но иногда нужно кому-то задать вопрос
  • Низкий, хочу значительно улучшить свои навыки работы с MS Office
  • Лучше прекратить опросы
  •  

     


     

    Сегодня мне хотелось бы поговорить о 2х вопросах. Первый – сохранение данных, второй – как лучше задавать свои вопросы в службу тех. поддержки (или мне).

     

    Сохранение информации.

    Прошу не обижаться тех, кому эта информация покажется слишком банальной – Вы уже все это слышали много раз. Но, как часто это бывает, все мы это знаем, но постоянно наступаем на одни и те же грабли. Итак, по степени важности:

    1) Все файлы с данными нужно хранить на сменных носителях. Техника ломается, диски портятся, информация затирается. Вы сами можете удалить файл и поздно спохватиться (пожалуй, это самая распространенная причина). Я предложил бы такую схему сохранения (дублирования информации). Вы должны иметь несколько копий (2-3 или больше) каждого важного файла. Эти копии должны находиться в разных компьютерах, а еще лучше – в разных комнатах (зданиях). Например

    • На компьютере дома
    • На компьютере на работе
    • На флешке (или другом сменном носителе)
    • В вашем почтовом ящике (на почтовом сервере)

    Это то, что касается сохранности текущих (актуальных ) данных. Кроме этого 1 раз в неделю (в месяц) ваши данные хорошо бы записывать на сменный носитель в качестве архива (на случай, если вам придется что-то восстанавливать). На работе этим обычно занимается системный администратор – делает архивные копии (ежедневно или каждую неделю). Делать копии ваших личных файлов должны Вы сами. Только Вы отвечаете за сохранность своих личных данных. Нельзя надеяться на технических специалистов, которые “могут все восстановить” – во- первых, их услуги стоят дорого (если действительно они могут восстановить), или, по закону подлости – восстановить не получится и за большие деньги.

    2) При длительной работе с важным документом (годовым отчетом, дипломным проектом…) нужно через 1-2часа работы сохранять файл под другим именем н-р Документ1.doc,  Документ2.doc, Документ3.doc … Это поможет Вам вернуться к старому варианту, который сейчас Вам кажется ненужным, а через 2-3 дня вы будете проклинать все на свете за те изменения, которые вы вносили в документ за последние дни…. Сколько было трагедий, после того как “дипломник уснул на клавиатуре” и т.д. После утверждения окончательного варианта документа все промежуточные можно будет удалить, или сохранить в архиве.

    3) И наконец (только в 3ю очередь) вы должны проверить настройки Автосохранения.  Меню “Сервис” – “Параметры” –  на вкладке “Сохранение “- нужно проверить, чтобы стояла галка в пункте автосохранение каждые  N минут. Далее, нужно посмотреть в какой каталог будет помещаться автосохраненная копия. Это можно сделать на вкладке Меню “Сервис” – “Параметры” – Расположение- типы файлов  автосохраненные. По умолчанию это каталог C:\Documents and Settings\ваш логин\Application Data\Microsoft\Word\Документ.asd). Если документ в аварийных случаях не восстановится сам, можно зайти в этот каталог, скопировать файл (н-р Документ.asd) в нужное нам место и переименовать в Документ.doc. Только проверив эти настройки мы можем надеяться, что Word сохраняет нашу работу каждые  N Минут.

    По важности нужно рассматривать приведенные пункты только в этом порядке. И вообще – всегда нужно работать только над копией важного документа. Когда все будет сделано, ненужный (лишний) файл можно будет удалить или скопировать (куда-нибудь подальше, на всякий случай) – это зависит от уровня вашей тревожности или степени ответственности.

     

    Как правильно задавать вопросы.

    Много вопросов очень сложно сформулировать. В результате может получиться что-то типа “все было хорошо, я нажал (а) что-то и все стало плохо, помогите”.

    Для того чтобы помочь Вам сформулировать вопрос (вашу проблему) предлагаю следующую схему:

    - Записываете версию MS Office (или программы, с которой работаете), д-р Word 2007, Word 2003….

    - Пишите версию операционной системы, д-р Windows XP

    - Пытаетесь записать последовательность действий, которая привела к ошибке, или к нежелательному эффекту.

    - Описываете все, что выглядит на экране необычно, не так, как должно быть по-вашему мнению. Или, можно нажать клавишу Print Screen, создать новый пустой документ, нажать Ctrl-V (вы вставляете картинкой “Снимок экрана”) сохраняете этот документ и высылаете мне.

    - Можно также выслать документ, в котором Вам что-то не получается сделать (предварительно заменив конфиденциальные данные мусором). Нужно иметь в виду, что при отправлении офисных файлов, удаленная вами информация, на самом деле может продолжать находиться в этом же файле (неприятная особенность некоторых версий офисных программ, не буду утверждать, что всех). Поэтому лучше создавать новый документ и копировать в него нужную информацию, а потом высылать этот новый документ. Это же нужно иметь в виду, когда вы рассылаете документы своим клиентам, предварительно удалив конфиденциальную информацию. Нет 100% гарантии, что эту удаленную информацию нельзя восстановить (особенно в старых версиях офиса).

     

    Хотелось бы еще подробнее обсудить формат ведения рассылки. Мне кажется, что в старом виде “короткие советы” через день, или каждый день не всегда удобно? Ведь так бывает неохота читать справки, подсказки… Информация проще воспринимается, когда мы начинаем “От проблемы”. Поэтому я буду стараться подбирать случаи из жизни, приводить примеры из ваших писем. Или в следующем выпуске проведу еще одно голосование J. Жду ваших писем на msoffi@mail.ru

     

    Как и обещал, повторяю опрос из предыдущего выпуска

     


    Какие программы интересуют вас в большей степени? (можно выбрать несколько ответов)
    (голосование возможно только из письма рассылки)
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Access
  • Publisher
  • Мне не нравятся опросы и голосования
  •  

     


     

    До скорой встречи!

    Игорь

    msoffi@mail.ru

    Рассылки Subscribe.Ru
    Стратегические концепции рекламы и маркетинга.
    Рекомендуемые рассылки:
    Рекомендации по проведению маркетинговых исследований, рекламных кампаний, PR-акций. Как, грамотно используя рекламу, получить максимальную прибыль?

    В избранное