Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

E-mail переписка в бизнесе

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Начинающий миллионер" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июль 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Тамара Воротынцева

Статистика

270 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

E-mail переписка в бизнесе. Немного о стандартах


Здравствуйте, мои уважаемые подписчики!

Хочу поделиться с вами приятной для меня новостью: на днях я узнала, что один из моих корпоративных клиентов заканчивает оформление официального стандарта, в  котором собраны рекомендации по нормам и правилам ведения электронной деловой переписки в компании. Что в этом приятного для меня? – спросите вы. Отвечу: стандарт, который разработал мой клиент, базируется на тех инструментах, которые мы с его сотрудниками анализировали и тестировали на моем тренинге «E-mail переписка в бизнесе».

Хотите быть в курсе содержания этого стандарта и вести свою переписку в соответствии с принятыми в деловом мире нормами и правилами?

Пожалуйста!

Ниже – основные постулаты, лежащие в основе цивилизованной деловой переписки.

Я их оформила в виде советов.

12 советов для того чтобы сделать свою деловую переписку цивилизованной

1. Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.

Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который  напоминает общение в формате ISQ. Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.

2. Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Поле «Тема» - это первое, что видит адресат, получив Ваше письмо. Используйте этот факт и сразу настройте адресата на Вашу тему.

3.  При отсутствии на рабочем месте /в сети  установите функцию «Автоответ». В комментариях сообщите потенциальному адресату дополнительные координаты для обращения и решения его вопроса (если вопрос срочный), а также дату своего возвращения.

4. Сообщайте адресату о получении его письма.

В деловом мире считается  хорошим тоном проявлять уважение к партнерам и коллегам: информирование о получении письма – часть письменного делового этикета.

5. Отвечайте по возможности оперативно (т.к. электронная почта – средство оперативного общения). Если по каким-то причинам сразу ответить не удается – сообщите адресату, что Вы получили его письмо и тут же укажите время последующего ответа.

Помните: психологически критическая временная граница ответа  - 48 часов после его получения. По истечении 48 часов (если не установлена функция автоответчика) адресат начинает думать, что письмо утеряно или оставлено без внимания.

Задержка с ответом – это всегда риск потерять клиента, заставить волноваться партнера и просто нарушение деловых этических норм.

6. Расширяйте список адресатов письма и формируйте этот список в зависимости от решаемого вопроса.

Если в решении вопроса задействовано несколько адресатов – помещайте адреса всех задействованных в поле «Кому». Этим можно сократить время переписки и обеспечить всем лицам доставку одинаковой информации.

7. В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации.

Не допускайте случаев, когда Ваши телефоны и должность указаны только в первом письме.

8. Используйте  функцию запроса о получении письма адресатом.

При помощи этого приема Вы избавитесь от необходимости догадываться: дошло ли Ваше письмо? Прочитано ли оно?

9. При ответе на письмо клиента/партнера сохраняйте историю переписки. Не начинайте ответ как новое сообщение!

10. В случае если в решение вопроса клиента/партнера задействованы Ваши коллеги используйте функцию пересылки письма с целью: информировать о состоянии/статусе совместно решаемого вопроса; получить квалифицированный совет/помощь; напомнить об установленных сроках, обязательствах и пр.

11.При пересылке переписки помните о важности сохранения контекста по решаемому вопросу: сохраняйте историю переписки. Но! (читайте следующий пункт)

12. При пересылке писем  уделяйте внимание аспектам конфиденциальности и субординации. Удаляйте из истории переписки моменты, однозначно не предназначенные для прочтения третьими лицами.

Мои уважаемые читатели! Очень хочу, чтобы эти советы пришлись вам по душе и помогли сделать процесс переписки цивилизованным, максимально комфортным и результативным!

Если после прочтения моего материала у вас появились вопросы - напишите мне (мой адрес trainer05@mail.ru). Я с удовольствием Вам отвечу!

Удачных вам писем!

Остаюсь на связи.

Тамара Воротынцева
В избранное