Здравствуйте, дорогие читатели!

В преддверии новогодних праздников хотелось бы особое внимание уделить секретам эффективной работы, которые, несомненно, помогут вам успешно перевести бизнес в новый 2008 год и подвести итоги работы в уходящем году. Зарядившись праздничным настроением, я совместно с журналом «VICTORY» решила сделать подарок для бизнес – леди, постоянных читательниц рассылки, и их супругов. В конце этого выпуска вы найдёте специальное приглашение.

Я в очередной раз восхищена интуицией и управленческим мышлением, которые вы, дорогие подписчики, проявляете в решении мини-кейсов. Многие отмечают, что рассмотренные кейсы помогают понять уже сейчас, какие ошибки не стоит совершать в будущем. Многие включились в игру и регулярно присылают ответы. Итак, подведём итоги по последнему мини-кейсу. Напомню, в чем заключалась задача «На работу, как на праздник»:

     «Директор завода вот уже долгое время озадачен проблемой. Он человек старой закалки и еще помнит то время, когда на работу шли с горящими глазами и энтузиазмом, а маленькая зарплата и тяжелый труд не пугали молодежь. Людей не надо было уговаривать, если случался аврал. Надо, так надо. Люди шли и работали невзирая ни на что.  А сейчас всё по-другому, каждый сам за себя, и мало кто болеет за дело всей организации. Сотрудники давно не выдвигают идей, а эффективность организации мало кого заботит.  Под конец рабочего дня люди посматривают на часы, считая «последние минуты». Работа далеко не в радость большинству сотрудников, и  такое складывается ощущение, что их загоняют на нее силой. Вся эта картина не радует директора, который очень хочет видеть в лицах сотрудников гордость за свою работу и завод. Что можно посоветовать директору, чтобы изменить настрой персонала и поднять их мотивацию к работе?»

Многие увидели решение в возрождении целей и замысла завода. Так, например, ответил Новоселов Максим: «Директору нужно выбрать тот замысел, который вдохновлял людей но не был достигнут и разжечь его заново предложив игру для команды. Например: последний вдохновляющий замысел был "Увеличить продажи в 5 раз и войти в сотню лучших фирм отрасли". Ну так почему бы не предложить лучшему продавцу месяца приз? Поездку по морю или еще что-то. Аналогичные призы нужно предложить и за достижения в поддерживающих областях … если директор сможет найти этот самый правильный замысел, глаза снова загорятся и фирма оживет.»
В одной из ранних рассылок была освещена тема мотивации персонала. Напомню, что самый низкий уровень на шкале – деньги, выше идет личная выгода, потом личная убежденность и самый высокий уровень - долг. Уровня мотивации - Долг можно достичь, вдохновляя сотрудников на цель компании и вызывая желание ее достигать. Котов Михаил уже не первый раз проявляет точность в ответах: «Директору необходимо внедрить систему мотивации персонала, основанную не только на материальном вознаграждении, а более всего на взаимосвязи потребностей сотрудников и организации, сделать так, чтобы работа на его предприятии удовлетворяла потребности сотрудников более высокого порядка. Отчасти в решении этого вопроса поможет создание и внедрение миссии компании, целей её достижения, корпоративной культуры организации.»

Людмила Сеничева, постоянный участник конкурса, тоже отметила важность применения нематериальной системы мотивации:«- Директору завода нужно определиться с собственным "видением" будущего. - Далее  - донести до сотрудников это видение, суметь вдохновить сотрудников.   Или выработать его коллективом высших управленцев (Это даже лучше, даст им ощущение сопричастности).

У завода, наверняка, есть история. Обновить или создать заново  "корпоративные мифы", связанные с прошлым. Продолжать создавать новые  страницы мифа. Для этого побеждать в конкурсах, организовывать  положительные отзывы в прессе, из уст очень уважаемых людей….»

Спасибо Михаилу, Максиму, Людмиле и всем, кто прислал ответы на этот мини-кейс. Напоминаем, итоги конкурса будут подведены 24 декабря.  Поэтому продолжайте играть!  И ждем ваших ответов на новый мини-кейс: ________________________________________________________________

Мини-кейс: «Кадры решают всё!»

    Директор компании, продающей и устанавливающей высокотехнологичное оборудование, столкнулся с проблемой. Его фирма существует 5 лет, вошла в десятку лидеров в своей отрасли, вырастила с нуля незаменимых профессионалов. Директор всегда уделял много внимания обучению и профессионализму сотрудников, вложил большие деньги в стажировки и обучение за границей, потратил много времени, занимаясь подготовкой персонала. Благодаря наработанным связям директора, бороться за выживание не приходится, заказы распланированы на несколько месяцев вперёд. Компания стала получать крупную прибыль,   персонал – большую зарплату. Люди почувствовали свою значимость и постепенно стали многое себе позволять. Участились опоздания, прогулы по любым причинам, появилась открытая критика руководства и требования о   повышении заработной платы. Как следствие, стали происходить срывы в сроках исполнения заказов. Вернуть контроль над работой персонала уже не удается. Кардинально повлиять на нерадивых сотрудников не выходит, они то знают, что никто не решится уволить важного специалиста, которого быстро не заменишь. Особенно, когда в городе таких узких специалистов мало, да и работают они за более крупное вознаграждение. Директор пробовал разные способы разрешения ситуации, но этого хватает на пару месяцев. А потом снова расхлябанность и неисполнение. Уволить  нельзя, так как готовить нового человека нужно несколько месяцев, и никто не гарантирует, что он после этого справится. Штрафы и урезания в зарплате еще больше усугубили конфликт. Что делать в этой ситуации директору? И какую ошибку он допустил в управлении?

Присылайте свои варианты ответов по адресу: info@bizforward.spb.ru 

________________________________________________________________

«Секреты эффективной работы.»

Все мы хотим, чтобы наш бизнес шёл в гору и был организован идеально. Любой руководитель знает, что собственноручное выполнение функций, возложенных на конкретного сотрудника, до добра не доводит. Мечта об идеальном персонале, ответственном и работоспособном, не оставляет зачастую нас даже во сне. Однажды почувствовав, что такое перегрузки и нервные затраты, мы уже не хотим возврата в прошлое. 

Создать организацию невозможно без осознания самого понятия «организация». Сегодняшняя статья особенно пригодится тем руководителям, кто твёрдо решил добиться организованности и наконец-то заняться вплотную стратегическим планированием.

Начну с того, что руководитель должен быть спокойным, свободным от мелких проблем, смотрящим далеко вперед человеком. Стратегическое планирование заключается в том, чтобы определять и видеть, куда нужно двигаться компании. Вы пишете планы, разрабатываете программы для каждого подразделения, руководите процессом. Включённость в рабочий процесс отвлекает руководителя от первостепенной задачи, делает его видение более узким, перегружает рутинной работой. Менять ситуацию необходимо, ибо Вы полководец, и нужно помнить, что существует различие между управлением и исполнением.

Как пишет Л. Рон Хаббард, - «Организация – это процесс подразделения действий и обязанностей на специализированные функции.», «Группа организуется для того, чтобы могли существовать потоки, а также для того, чтобы выполнять специализированные действия, которые сами по себе не являются полными завершёнными циклами. Эти маленькие действия или завершения  ведут к достижению цели группы.»

Серьёзную проблему для организации представляют люди, которые плохо понимают, что такое организация. Попытки такого человека выполнить все действия самостоятельно могут привести к разрушению группы, поскольку он отнимает функции у других членов группы.

Если группа хорошо организована и её действия координируются руководителем, она, в любом случае, способна сделать больше, чем один человек. Не случайно руководитель старается хорошо организовать группу именно тогда, когда требуется увеличить производительность и расширить деятельность компании.

Л. Рон Хаббард отмечает, что когда Вы сталкиваетесь с обстоятельствами, которые вынуждают Вас срочно что-либо предпринять и которые возникли из-за некомпетентности группы или по другим причинам, правильным будет сделать следующее:

1. «справиться с этим;
2. организовать группу, чтобы она справлялась с такими вещами и выполняла свою работу.

Человек может застрять на первом из указанных действий, и если это произойдёт, то с этого момента у него начнутся неприятности и он будет перегружен работой. Потому что он не выполняет в добавление к этому второе действие», - заключает Хаббард.

Любой пост, начиная с самого низкого, должен быть организован. Любой руководитель должен уметь распределять обязанности и ставить первостепенные задачи. Это необходимо, чтобы обеспечить эффективность группы. Почему руководителю следует избегать вовлечения в рабочие процессы. Причин две:

1. Если он будет за всё браться, перегрузки и нервные срывы ему обеспечены. И даже если он всё прекрасно умеет делать сам, создать больше, чем способна создать группа, ему не удастся. Хорошо организованная группа справится быстрее и лучше, только правильно организуйте и сориентируйте её;
2. У руководителя совсем другие функции, чем у исполнителя. Он координирует работу компании, пишет программы для каждого подразделения, разрабатывает пути решения проблем и определяет общий курс развития.

Говоря об ответственности персонала, нельзя забывать об организующей схеме (или оргсхеме). Оргсхема была и остаётся эффективным инструментом управления и развития бизнеса. Она представляет собой схематическое изображение организации, в котором отображены все функции, необходимые для успешной деятельности группы. Даже одна важная упущенная функция может привести к краху компании.

Запомните семь обязательных функций компании и убедитесь в наличии этих жизненно важных отделений оргсхемы:

1 отделение – Персонала и коммуникаций (создание организации путём подбора персонала, постановки его на посты, посвящения в должностные обязанности; введение систем коммуникации, сбора и обработки статистик; поддержание этических норм в компании)

2 отделение – Маркетинга и продаж (распространение рекламы и продвижение продуктов/ услуг на рынок)

3 отделение – Финансов (бухгалтерия)

4 отделение – Производственное (производство продуктов/ услуг с особыми характеристиками, отличающими их от других или аналогичных)

5 отделение – Качества и квалификации (контроль качества продуктов/ услуг и компетентности персонала; коррекция работы, если необходимо; обучение персонала.)

6 отделение – Расширения (поиск новых  клиентов, работа с представительствами)

7 отделение – Административное (управление компанией в целом)

Отсутствие оргсхемы зачастую ведёт к неясному и запутанному распределению полномочий. В прошлый раз мы говорили с Вами о «Шляпах». Так вот шляпа одного сотрудника при отсутствии оргсхемы, может включать в себя какие угодно функции. Вы, конечно, можете прописать в «шляпу» менеджера по продажам поиск новых клиентов, рассылку информации о новых услугах, прием входящих звонков, расчет поступающих заказов, заключение договоров, выезды к корпоративным клиентам, закупку канцелярии, контроль за  размещением рекламы, обучение стажеров. Возможно, что-то Вы выиграете в такой ситуации, как руководитель, но подумайте, долго ли смогут продержаться в таких условиях Ваши подчинённые?

Если Вам трудно разобраться, кто за что отвечает, и кто за что получает деньги. Если  Вы хотите эффективно использовать время и ресурсы, устранить путаницу и повысить контроль, обзаведитесь оргсхемой. Она станет Вашей опорой и поможет сохранить и улучшить организацию в целом.

Другими словами, оргсхема призвана упростить жизнь Вам и Вашим сотрудникам, уменьшить беспорядок и перегрузку. Если бы Вы попали в лабиринт и не могли оттуда выйти, помогла бы Вам карта этого лабиринта? Наверняка. Предложенная Роном Хаббардом в 1965 году оргсхема получила широкое распространение именно благодаря тому, что она действительно работает, организует все потоки и в основе остаётся неизменной даже при росте компании. Она является крепким фундаментом для любой компании и описывает идеальную структуру для любой деятельности. Вам, как руководителю, организующая схема даст больше свободы, ясность будущего развития и уверенность в перспективах бизнеса.

Не делайте работу за своих сотрудников! Организация подразумевает выполнение текущей задачи через выполнение работы на каждом отдельном участке. Чёткий инструктаж и правильно расставленный на посты персонал, который самостоятельно функционирует на рабочих местах, – первый признак хорошей организации. Подробнее о построении организации на основе организующей схемы я расскажу на бизнес- семинаре «Секреты эффективного управления», который состоится 23 января 2008 г.

19 декабря BusinessForward совместно с журналом по технологии управления «VIKTORY»  проводит открытую предпраздничную бизнес-встречу для бизнес-леди и их спутников жизни.

 Женщины в бизнесе – это не пустынный мираж. Это деловые реалии. Сегодня уже никто не может сказать, что вести дела умеют только мужчины. Женщины - руководители не только не уступают мужчинам, а зачастую дают им фору в деловой сфере. Эти дамы берутся «объять необъятное» и преуспевают в этом. Как им это удается?  Это тот секрет, мы вместе раскроем 19 декабря и  осветим все, что волнует современную деловую женщину, от успешности своего бизнеса до семейного благополучия.  Мы обменяемся опытом и поговорим о делах, красоте и взаимоотношениях.

В программе:  «Как совместить несовместимое: успешную карьеру и семейное счастье.» Ведущие:  Смолякова Галина, президент компании BusinessForward, Владимир Куропятник, директор международной ассоциации предпринимателей WISE.

«Здоровье и красота – в ваших руках» Ведущая Елена Стрельникова, директор по развитию клиники MEDEM

«Тайна стильного образа» Ведущая Меньшикова Ольга, ведущий консультант имидж студии Формула Стиля.

Новогодний подарок!!!  Для женщин – директоров и владельцев бизнеса участие бесплатно. Приходите сами и приводите свою вторую половину.

Время проведения: 19.12.2007 с 11.00 до 16.00

Место: Санкт-Петербург, ул. Марата д. 6, конференц-зал клиники Medem

Высылайте заявки адрес info@bizforward.spb.ru   или регистрируйтесь по тел. (812) 373-41-80 373-52-33  

Количество мест ограничено.   

BusinessForward рекомендует:

___________________________________________________________________________________________

©2007 BusinessForward. Все авторские права защищены законом. Выражаем глубокую благодарность L. Ron Hubbard Library (Библиотека Л. Рона Хаббарда) за любезное разрешение использовать отрывок из работы Л. Рона Хаббарда, защищенные авторским правом.

____________________________________________________________________________________