Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Язык деловых бумаг

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 5.011 RSS
←   Март 2002   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://doc-style.ru
Открыта: 15-10-2001

Автор
А.Белокуров

Статистика

5.011 подписчиков
-3 за неделю
←   Все выпуски   →

Язык деловых бумаг


Служба Рассылок Subscribe.Ru
Ресурс "Культура письменной речи"

Язык деловых бумаг
Выпуск 15 15 марта 2002 г.

Здравствуйте, уважаемые подписчики!



  В этом выпуске:
1. Административно-организационные документы: общие правила оформления
2. Терминология в делопроизводстве (продолжение)
3. Отвечаем на вопросы
4. Информация
АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ


      От документов личного характера перейдем к деловым бумагам, определяющим взаимоотношения как между коллективами, так и внутри них.
      Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального - предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п. Мы рассмотрим те документы, которые широко используются руководителями организаций, управленческим аппаратом, менеджерами, инженерно-техническим составом в повседневной деятельности. К таким документам из класса административно-организационных относятся: положения, планы, уставы, правила, инструкции, отчеты, контракты, договоры и пр.


      Близкими по структуре и правилам оформления являются такие документы, как положения, правила и инструкции. Они применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем. Утверждение таких документов оформляется в виде грифа утверждения (о грифе утверждения уже говорилось в наших рассылках, дополнительную информацию о его оформлении можно получить на сайте в разделе "Деловые бумаги - правила оформления") или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

      Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение о гимназии), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров).


      Правила - нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.


      Инструкция (от лат. instructio - устройство, наставление)
1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации).
2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующему складом).

      Правила оформления документов данной группы практически одинаковы.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Общая структура документа:

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 - 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1. Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

      Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка документа, подписи уже рассматривались в предыдущих выпусках рассылки, поэтому здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам. Подробную информацию по оформлению этих пунктов можно получить в архиве рассылок и на сайте www.gramma.ru в разделе "Деловые бумаги. Правила оформления": Наименование организации; Датирование и подпись документа; Утверждение документа; Заголовок и текст документа.

      Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа. Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "кому?" , например: Должностная инструкция главному специалисту; Должностная иструкция заведующему складом.

      В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п. Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа (см. пример "ПОЛОЖЕНИЕ о порядке заключения и исполнения договоров" на сайте), либо как раздел "Общие положения" документа (см. пример "ПОЛОЖЕНИЕ о персонале" на сайте).

      Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

1. Употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи.
2. Преимущественное использование страдательных конструкций.
3. Трафаретность в изложении текста.
4. Применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта.Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
5. Текст излагается в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "устанавливает", "разработано", "признается", "возлагается", "подписывает", "оформляет" и т. п.

С примерами документов можно познакомиться на сайте www.gramma.ru.

по материалам www.gramma.ru
Терминология в делопроизводстве


ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).

ТАБЛИЦА - документ, содержаний текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.

ОТВЕЧАЕМ НА ВОПРОСЫ

ВОПРОС:  Как правильно писать "интернетпровайдер"? Слитно, раздельно или через дефис?

ОТВЕТ: В соответствии с рекомендациями "Русского орфографического словаря" под ред. В.В. Лопатина (М., 1999) слово "интернет-провайдер" пишется через дефис (как и другие сложные слова, первой частью которых является слово "интернет").

ВОПРОС:  Хотелось бы узнать правильное написание (с малой или прописной буквы) слов "президент, министр и председатель" в словосочетаниях типа "президент Зимбабве Мугаве, министр транспорта Иванов, председатель Совета Безопасности Петров". Меняется ли написание в зависимости от контекста?

ОТВЕТ: С прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий России и бывшего СССР: Президент Российской Федерации, Председатель правительства РФ, Главнокомандующий ОВС СНГ и т. п.
Слово "президент" в словосочетаниях типа "президент банка ...", "президент Зимбабве Мугаве", а также слова "министр" и "председатель" пишутся со строчной буквы. Наименования не высших должностей и званий, названия титулов и должностей в зарубежных странах и международных организациях пишутся со строчной буквы: министр транспорта Иванов, министр просвещения Филиппов, председатель Совета Безопасности Петров.

Архив вопросов и ответов GRAMMA.RU
ИНФОРМАЦИЯ

     На сайте www.gramma.ru в разделе "Книжные новинки" - новые поступления книг по делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации (постановления, решения, приказы, письма, акты, протоколы и т. д.) с комментариями и образцами оформления документов. Понравившиеся издания можно заказать через наш сайт. Книги будут доставлены вам домой или в офис.
 
    

      Рабочая группа проекта "Культура письменной речи" готова ответить на ваши вопросы и выслушать ваши предложения. Приглашаем к сотрудничеству специалистов. Ваши наработки мы сможем разместить на сайте.  Добро пожаловать к нам: http://www.gramma.ru

Ведущий рассылки А. Белокуров
Все права защищены © ABL2001-2002.
Воспроизведение материалов допускается только с разрешения администрации сайта
и со ссылкой на сайт "Культура письменной речи" .
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное