Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Автоматизация малого бизнеса

  Все выпуски  

Автоматизация малого бизнеса.Анкета для создания ИТ структуры.


Основы организации ИТ структуры в агентствах

Для организации правильной базовой ИТ структуры сегодня мы предложим Вам заполнить небольшую анкету.

Эта анкета не претендует на полноту, но вполне может выступать в качестве шаблона для подобных исследований автоматизации как риэлтерского так и любого другого направления бизнеса. Во всяком случае, по результатам ее заполнения, Вы сможете сделать некоторые выводы.

Основы организации ИТ структуры в агентствах недвижимости

Часть 1. Общие вопросы.

да

нет

В Вашем агентстве больше 5 сотрудников.

 

 

В Вашем агентстве больше 1 компьютера.

 

 

В Вашем агентстве больше 1 офиса.

 

 

Вы работаете более, чем с одним СМИ.

 

 

У вас в работе обычно более 10 объектов.

 

 

Вы заключаете договора с клиентами на поиск объектов.

 

 

Вы работаете с коммерческой недвижимостью.

 

 

Вы работаете с домами, коттеджами, дачами, другими отдельными строениями.

 

 

Вы работаете с земельными участками.

 

 

Вы работаете с арендой недвижимости.

 

 

Вы работаете с первичным рынком, с застройщиками жилья.

 

 

Вы предлагаете услуги ипотеки своим клиентам.

 

 

Вы работаете или хотите работать с партнерами в России, СНГ и иностранными риэлтерами.

 

 

У Вашего агентства есть сайт.

 

 

Вы работаете с Vip объектами и/или VIP клиентами.

 

 

Если Вы более, чем на 10 вопросов Первой части ответили "ДА", то переходите к части 2, если нет, то, должно быть, Ваше агентство еще очень мало, и автоматизация Вас пока не интересует.

 

 

Часть 2. Вопросы по организации бизнес-процессов

да

нет

Вы отправляете информацию в СМИ, набирая ее вручную в Word или Excel.

 

 

Вы получаете информацию из СМИ всего лишь 3 раза в неделю.

 

 

Вы получаете информацию из СМИ в формате Word.

 

 

Вы получаете информацию из СМИ в формате Excel.

 

 

Вы получаете информацию из СМИ, только покупая газету.

 

 

Вы не имеете в своем распоряжении упорядоченную информацию, поступившую в СМИ за последние несколько часов, но хотели бы ее иметь.

 

 

Часто объект "висит" у Вас более 1 месяца, а Вы не можете проанализировать почему это так.

 

 

Вы не можете при приходе клиентов проверить их данные и данные по их объектам по базам данных различных органов, страховых фирм, кредитных бюро и т.п.

 

 

Планы объектов недвижимости и копии правоустанавливающих документов хранятся у Вас только в бумажном виде.

 

 

Копии документов клиентов и правоустанавливающих документов Вы предпочитаете делать только на копире, а не сканировать их и хранить в электронном виде в специальном защищенном хранилище с возможностью паролированного доступа и привязки к клиентам и объектам.

 

 

Вы хотите иметь список Ваших сотрудников в электронном виде с фото, паспортными данными, резюме с прежних мест работы, текущей эффективности сотрудников и т.п.

 

 

Вы не можете быстро сделать виэуальный поиск имеющихся у Вас и Ваших партнеров объектов в интересующей клиента части города, Вам приходится просматривать каждый объект по адресу и смотреть на бумажной карте, где он находится.

 

 

Вы фотографируете объекты недвижимости, но далеко не все, кроме того, фотографии хранятся в произвольном неупорядоченном виде.

 

 

Вы фотографируете объекты недвижимости, но хотели бы делать виртуальные туры по эксклюзивным объектам, домам, участкам земли и т.п.

 

 

Ваш сотрудник, работая с клиентом, часто не знает, какие договора и акты он должен распечатать по данному виду сделки, делает ошибки при составлении типового договора, в данных клиента.

 

 

Вашим сотрудникам приходится по несколько раз вносить одну и ту же информацию: сначала в заявку клиента, затем в базу данных, затем в информацию для газеты, затем в информацию для сайта и т.п.

 

 

Часто Ваш сотрудник, отвечающий на звонки клиентов, не может дать информации об интересующем объекте, его внешнем виде, расположении, степени готовности документов и т.п., отсылает клиента к другому сотруднику, которго может не быть на месте.

 

 

Вы хотите вести список VIP клиентов и недобросовестных клиентов, в том числе пришедших из других агентств.

 

 

Вы не знаете, насколько продуктивно работает каждый Ваш сотрудник, что он делает в течение дня, кто и зачем ему звонит по телефону агентства, какие документы он просматривает и т.п..

 

 

Вы не знаете, какую конфиденциальную информацию просматривают Ваши сотрудники, работают ли они кроме Вашего агентства еще на кого-нибудь.

 

 

У Вас есть Интернет, но Ваши сотрудники, бесконтрольно присутствуя в нем, вынуждают Вас нести ежемесячно большие расходы.

 

 

Ваши компьютеры часто поражают вирусы и вся работы приостанавливается.

 

 

Вы не знаете, сколько звонков клиентов было по каждому конкретному объекту, выставленному в Вашей рекламе.

 

 

Вы не можете в реальном времени отследить, каков текущий финансовый результат работы агентства, сколько денег находится в задатке, где физически находятся эти деньги, ключи от каких объектов есть "на руках" у Ваших сотрудников, сколько договоров и какими сотрудниками заключено с начала текущего месяца, сколько клиентов обратилось к Вам повторно, сколько пришло к Вам из других агентств, сколько заявок поступило по телефону, сколько через сайт, как долго какой объект "висит" в продаже и что именно в нем не устраивает большинство обратившихся клиентов, а также не можете сделать сравнительный анализ с результатами предыдущего месяца, узнать тренды изменения стоимости недвижимости по видам объектов за любой период.

 

 

Сайт Вашего агентства не приводит к Вам новых клиентов и не приносит Вам денег.

 

 

Информация на сайте не актуальна, статьи не обновляются.

 

 

Документооборот в вашем агентстве организован только вручную (журналы, папки).

 

 

Часто о заключенных в Вашем агентстве договорах Ваши сотрудники узнают только при получении свежего номера СМИ в котором выходит Ваша реклама, забывая вовремя заглядывать в журнал.

 

 

Не все сотрудники всех офисов Вашего агентства сразу узнают о новых объектах, появившихся у Вашего агентства в работе.

 

 

У Вас высокая "текучесть кадров".

 

 

Конфиденциальная информация о Ваших клиентах, сумме задатков и т.п. хранится в свободном доступе.

 

 

У Вас часто не работает электронная почта, интернет, принтер, копир, ломается компьютер, пропадает важная информация и т.п.

 

 

На Ваших компьютерах стоят разные операционные системы, комплексной поддержки не осуществляется, либо она осущестляетс крайне неудовлетворительно.

 

 

Ваши сотрудники недостаточно хорошо владеют средствами вычислительной техники, медленно печатают в Word и т.п.

 

 

Вы не знаете о новых объектах или заявках, поступиших в другие агентства - ваши партнеры в течение последнего часа.

 

 

Вы не можете оперативно автоматически отправить информацию о новом объекте Вашим сотрудникам (Эл. почта, СМС, ICQ и т.п.)

 

 

Вы не можете со своего рабочего места провести видеоконференцию между Вашими офисами и с агентствами-партнерами.

 

 

Если вы более чем на 2 вопроса, касающихся организации бизнес-процессов, ответили утвердительно, значит Вам нужно задуматься о том, что, возможно, автоматизация Вашего агентства не достаточно полная.

Если более чем на 7 вопросов 2-й части Вы ответили утвердительно, значит автоматизации Вашего агентства еще далеко до совершенства, скорее всего, Вы используете какие-то разрозненные программы различных производителей, которые не приносят существенной отдачи. Возможно, Вам необходимо задуматься о комплексной автоматизации Вашего агентства.

Если почти на все вопросы 2-й части Вы ответили утвердительно, значит Вы вообще не думаете об оптимизации работы и перспективах Вашего бизнеса, а риэлтерский бизнес является лишь Вашим временным занятием.

Мы уверены, что анкета поможет Вам лучше понять, в каком направлении двигаться по пути автоматизации.

Всего Вам доброго.

 


В избранное