Автоматизация малого бизнеса.Анкета для создания ИТ структуры.
Основы организации ИТ структуры в агентствах
Для организации правильной базовой ИТ структуры сегодня
мы предложим Вам заполнить небольшую анкету.
Эта анкета не претендует
на полноту, но вполне может выступать в качестве шаблона для подобных исследований
автоматизации как риэлтерского так и любого другого направления бизнеса. Во
всяком случае, по результатам ее заполнения, Вы сможете сделать некоторые
выводы.
Основы организации ИТ структуры в агентствах недвижимости
Часть 1. Общие
вопросы.
да
нет
В Вашем агентстве
больше 5 сотрудников.
В Вашем агентстве
больше 1 компьютера.
В Вашем агентстве
больше 1 офиса.
Вы работаете более,
чем с одним СМИ.
У вас в работе
обычно более 10 объектов.
Вы заключаете
договора с клиентами на поиск объектов.
Вы работаете с
коммерческой недвижимостью.
Вы работаете с
домами, коттеджами, дачами, другими отдельными строениями.
Вы работаете с
земельными участками.
Вы работаете с
арендой недвижимости.
Вы работаете с
первичным рынком, с застройщиками жилья.
Вы предлагаете
услуги ипотеки своим клиентам.
Вы работаете или
хотите работать с партнерами в России, СНГ и иностранными риэлтерами.
У Вашего агентства
есть сайт.
Вы работаете с Vip
объектами и/или VIP клиентами.
Если Вы более,
чем на 10 вопросов Первой части ответили "ДА", то переходите к
части 2, если нет, то, должно быть, Ваше агентство еще очень мало, и
автоматизация Вас пока не интересует.
Часть 2. Вопросы
по организации бизнес-процессов
да
нет
Вы отправляете
информацию в СМИ, набирая ее вручную в Word или Excel.
Вы получаете
информацию из СМИ всего лишь 3 раза в неделю.
Вы получаете
информацию из СМИ в формате Word.
Вы получаете
информацию из СМИ в формате Excel.
Вы получаете
информацию из СМИ, только покупая газету.
Вы не имеете в
своем распоряжении упорядоченную информацию, поступившую в СМИ за последние
несколько часов, но хотели бы ее иметь.
Часто объект
"висит" у Вас
более 1 месяца, а Вы не можете проанализировать почему это так.
Вы не можете
при приходе клиентов проверить их данные и данные по их объектам по базам
данных различных органов, страховых фирм, кредитных бюрои т.п.
Планы объектов
недвижимости и копии правоустанавливающих документов хранятся у Вас только
в бумажном виде.
Копии документов
клиентов и правоустанавливающих документов Вы предпочитаете делать только
на копире, а не сканировать их и хранить в электронном виде в специальном
защищенном хранилище с возможностью паролированного доступа и привязки к
клиентам и объектам.
Вы хотите иметь
список Ваших сотрудников в электронном виде с фото, паспортными данными,
резюме с прежних мест работы, текущей эффективности сотрудников и т.п.
Вы не можете
быстро сделать виэуальный поиск имеющихся у Вас и Ваших партнеров
объектов в интересующей клиента части города, Вам приходится просматривать
каждый объект по адресу и смотреть на бумажной карте, где он находится.
Вы фотографируете
объекты недвижимости, но далеко не все, кроме того, фотографии хранятся
в произвольном неупорядоченном виде.
Вы фотографируете
объекты недвижимости, но хотели бы делать виртуальные туры по
эксклюзивным объектам, домам, участкам земли и т.п.
Ваш сотрудник,
работая с клиентом, часто не знает, какие договора и акты он должен
распечатать по данному виду сделки, делает ошибки при составлении типового
договора, в данных клиента.
Вашим сотрудникам приходится
по несколько раз вносить одну и ту же информацию: сначала в заявку
клиента, затем в базу данных, затем в информацию для газеты, затем в
информацию для сайта и т.п.
Часто Ваш сотрудник,
отвечающий на звонки клиентов, не может дать информации об интересующем
объекте, его внешнем виде, расположении, степени готовности документов и
т.п., отсылает клиента к другому сотруднику, которго может не быть на месте.
Вы хотите вести
список VIP клиентов и недобросовестных
клиентов, в том числе пришедших из других агентств.
Вы не знаете,
насколько продуктивно работает каждый Ваш сотрудник, что он делает в течение
дня, кто и зачем ему звонит по телефону агентства, какие документы он просматривает
и т.п..
Вы не знаете,
какую конфиденциальную информацию просматривают Ваши сотрудники, работают ли
они кроме Вашего агентства еще на кого-нибудь.
У Вас есть Интернет,
но Ваши сотрудники, бесконтрольно присутствуя в нем, вынуждают Вас нести
ежемесячно большие расходы.
Ваши компьютеры часто
поражают вирусы и вся работы приостанавливается.
Вы не знаете,
сколько звонков клиентов было по каждому конкретному объекту, выставленному в
Вашей рекламе.
Вы не можете в
реальном времени отследить, каков текущий финансовый результат работы
агентства, сколько денег находится в задатке, где физически находятся эти
деньги, ключи от каких объектов есть "на руках" у Ваших
сотрудников, сколько договоров и какими сотрудниками заключено с начала
текущего месяца, сколько клиентов обратилось к Вам повторно, сколько пришло к
Вам из других агентств, сколько заявок поступило по телефону, сколько через
сайт, как долго какой объект "висит" в продаже и что именно в нем
не устраивает большинство обратившихся клиентов, а также не можете сделать
сравнительный анализ с результатами предыдущего месяца, узнать тренды
изменения стоимости недвижимости по видам объектов за любой период.
Сайт Вашего
агентства не приводит к Вам новых клиентов и не приносит Вам денег.
Информация на сайте не
актуальна, статьи не обновляются.
Документооборот в
вашем агентстве организован только вручную (журналы, папки).
Часто о заключенных
в Вашем агентстве договорах Ваши сотрудники узнают только при получении
свежего номера СМИ в котором выходит Ваша реклама, забывая вовремя
заглядывать в журнал.
Не все сотрудники всех офисов Вашего агентства сразу
узнают о новых объектах, появившихся у Вашего агентства в работе.
У Вас высокая
"текучесть кадров".
Конфиденциальная
информация о Ваших клиентах, сумме задатков и т.п. хранится в свободном
доступе.
У Вас часто не
работает электронная почта, интернет, принтер, копир, ломается компьютер,
пропадает важная информация и т.п.
На Ваших компьютерах
стоят разные операционные системы, комплексной поддержки не
осуществляется, либо она осущестляетс крайне неудовлетворительно.
Ваши сотрудники недостаточно
хорошо владеют средствами вычислительной техники, медленно печатают в
Word и т.п.
Вы не знаете
о новых объектах или заявках, поступиших в другие агентства - ваши партнеры в
течение последнего часа.
Вы не можете
оперативно автоматически отправить информацию о новом объекте Вашим сотрудникам
(Эл. почта, СМС, ICQ и т.п.)
Вы не можете
со своего рабочего места провести видеоконференцию между Вашими офисами и с
агентствами-партнерами.
Если вы более чем
на 2 вопроса, касающихся организации бизнес-процессов, ответили
утвердительно, значит Вам нужно задуматься о том, что, возможно,
автоматизация Вашего агентства не достаточно полная.
Если более чем на
7 вопросов 2-й части Вы ответили утвердительно, значит автоматизации Вашего
агентства еще далеко до совершенства, скорее всего, Вы используете какие-то
разрозненные программы различных производителей, которые не приносят
существенной отдачи. Возможно, Вам необходимо задуматься о комплексной
автоматизации Вашего агентства.
Если почти на все
вопросы 2-й части Вы ответили утвердительно, значит Вы вообще не думаете об
оптимизации работы и перспективах Вашего бизнеса, а риэлтерский бизнес
является лишь Вашим временным занятием.
Мы уверены, что
анкета поможет Вам лучше понять, в каком направлении двигаться
по пути автоматизации.