выпуск 32

Отчет - поведение итогов

До и во время выполнения задания клиент получает несколько отчетов о ходе консультирования:

- отчет, в котором предлагалось задание, основанное на быстром диагностическом исследовании;

- отчеты о ходе работ, количество и объем которых колеблются и где могут предлагаться модификации определения проблемы и планов осуществления задания;

- отчеты и документацию, связанные с представлением предложений вниманию клиента до начала внедрения.

Каков бы ни был характер промежуточных отчетов, имеется заключительный отчет по заданию, который подготавливается к моменту завершения работы в организации-клиенте.

При относительно коротких заданиях отчетом для клиента может быть единственный отчет всеобъемлющего характера. При более долгосрочных заданиях он может содержать упоминания о предыдущих отчетах и касаться подробностей лишь тех событий, которые произошли после написания последнего из них. Во всех случаях как завершающий отчет он ''подчищает все хвосты" и охватывает все факты и утверждения, имеющие существенное значение при завершении задания.

Кроме короткого всеобъемлющего обзора выполненной работы, заключительный отчет - обзор выполненной работы, указывающий на реальные преимущества, полученные в результате изменений, и содержащий рекомендации о том, что нужно предпринимать или избегать в будущем.

Оценка полученных преимуществ приводится в заключительном отчете, если он носит практический характер, т.е. если консультант покидает клиента после периода внедрения, нуждающегося в оценке.

В других случаях, как уже указывалось, она может быть представлена позднее.

 Оценивая реальные преимущества, консультант демонстрирует правильность и точность как предварительной оценки, которая дается при предъявлении задания клиенту в качестве предложения, так и оценки альтернативных решений, предъявляемых клиенту для решения перед фазой внедрения.

 Ясно, что оценка преимуществ даст объективную информацию, только если внедрение продвинулось достаточно далеко, а условия работы нового метода и системы стали нормальными и стабильными.

Консультант подчеркивает прямые выгоды, полученные в результате выполнения задания, и оставляет рассмотрение косвенных выгод, например отсутствие роста постоянных издержек, клиенту.

Представляя преимущества, в отчете нужно особо выделить поддающиеся измерению экономические, финансовые и социальные выгоды, которые были или будут получены в результате повышения эффективности работы.

Однако отчет должен также содержать описание новых умений, навыков, систем и форм поведения, возникших при выполнении задания, и подчеркивать их влияние на рост эффективности работы.

Включать или не включать оценку процесса консультирования в заключительный отчет, нужно решать в каждом конкретном случае.

Если клиент может извлечь из этого урок на будущее или если его поведение во время выполнения задания привело к получению результатов выше или ниже среднего, желательно сделать это.

Стороны должны договориться, насколько детальна и открыта будет эта часть и какие вопросы следовало бы обсудить, но не включать в заключительный отчет.

 Хотя работа консультанта завершена, он показывает клиенту организацию в перспективе, указывая на возможные дальнейшие усовершенствования, узкие места, факторы риска, необходимые мероприятия и т.д. В любом случае он должен высказать предложения о том, как новую систему, внедренную с его помощью, нужно поддерживать, контролировать и развивать после его ухода.

В заключительном отчете также отражается достигнутое соглашение о последующих услугах.

Хороший отчет по консультированию должен вызывать уважение клиента как руководство для дальнейшего развития. Он будет также рад показать его своим коллегам по бизнесу и сотрудникам как результат ценной работы.

   Обсудить на форуме http://forum.superidea.ru/viewforum.php?forum=17