Файлы от контрагентов в PDF. Что делать?

Всем здравствуйте!

Сегодня поговорим о маленькой-маленькой проблеме, которая, однако, вполне успевает стать для некоторых компаний  большой головной болью.

Информация от контрагентов (или из других внешних источников) нередко  поступает в виде "нередактируемого" файла - например, формат PDF, или и вовсе в графическом виде (jpg, tiff, png и т.д.).

БОльшая часть таких файлов  приходится на PDF. Этот формат, который "понимают" все операционные системы, а не только Windows,  со временем распространяется все шире.  Вы "рискуете" получить в PDF-файле заказ, инвойс или счет-фактуру от поставщика, а еще приятнее, когда в таком виде приходит многостраничная детализация какой-нибудь услуги.

В то же время большинство систем не в состоянии что-либо импортировать из PDF. Еще хуже то, что из него часто не получается даже скопировать информацию в том же структурированном табличном виде, в котором она там есть. И в котором она, собсно,  и интересна для анализа. Гордый же PDF позволяет только смотреть на себя глазками, и перебивать цифры руками. Ну либо, ладно уж, копировать значения  по одному:)

Описанные сложности обычно  приводят к созданию большой  "братской могилы" из полезной  информации от контрагентов, либо к частичному ее перебиванию, на которое тратятся ресурсы. Подчас помногу и ежедневно.

Но выход есть! И даже в двух вариантах:

1) Онлайн-сервисы (специальные сайты в Интернете)  для перекодировки PDF во что-нибудь табличное и редактируемое.

Большинство их переделывает PDF с таблицами в формат .html или .rtf (очень похож на .doc, тоже открывается Word-ом).

Оттуда таблички уже спокойно можно закинуть копированием в Эксель, либо сразу в Вашу корпоративную ИС, если она "понимает" вставку разом нескольких строк, как, например, SAP).

Процесс осуществляется примерно так:

Заходим на сайт, загружаем  на него PDF-файл, жмем "Конвертировать", по окончании процесса получаем ссылку на результат,по которой его и скачиваем. Как вариант - результат приходит на электронную почту (в этом случае Вам придется ее указать).

Весь процесс занимает несколько минут. Значительная часть онлайн-сервисов бесплатна, остальная - слабо-платна.

Этот способ подходит, если Вам все же нечасто приходится сталкиваться с конвертацией PDF, и к тому же информация в файлах не является конфиденциальной.

Из бесплатных могу сдержано порекомендовать Zamzar  (www.zamzar.com). Не требует регистрации.  Из "полезных" форматов конвертирует в .doc и .html. С русскоязычными документами обычно справляется, но в некоторых случаях все же можно налететь на проблемы с кодировками ("козябрики" в тексте вместо букв).Впрочем, на это я налетала пока что во всех онлайн-конвертерах.

2) Для тех, кто не хочет загружать свои файлы на чей-то сервер (по причинам конфиденциальности, либо иным) - есть программы-конверторы PDF.

"Специализация" у них преимущественно та же. Большинство успешно делает из PDF-а  форматы  .html и .rtf, реже .doc и Excel.

Программу нужно скачать и установить на компьютере. Далее, открывая в ней PDF файл - перекодируем его в нужный формат.

Лично я постоянно работаю с Abbyу PDF Transformer 3.0, потому что:

а) только в ней я не встречала проблем с русскими шрифтами ни разу;
б) при импорте таблиц есть возможность вручную разметить табличку  (конвертеры иногда "не понимают", где заканчивается одна колонка, и начинается другая, и слепляют данные из двух колонок в одну. Смотрится печально. А главное, бесполезно для анализа).

В общем, по гарантированности резульатат она пока что самая-самая. Стоимость лицензионки - 1340 руб. При постоянном использовании это быстро себя окупает.

Также, неплохую подборку программ для конвертации PDF можно найти вот здесь: www.pdf-reader.ru/

Желаю удач!

Мария Васильева, vasilyeva.mary@gmail.com