Сканер - это устройство, которое позволяет оцифровать документ, фото или иной объект, выполненный в бумажном варианте.
Другими словами, из документа или картинки на бумажном носителе с помощью сканера  можно получить файл и сохранить его на компьютере или ноутбуке.
Далее такой файл можно отправить, например, по электронной почте или как-то иначе, вариантов много.

Сканер может быть как отдельным устройством, так и входить в состав МФУ - сокращение от "МногоФункциональное Устройство". В МФУ зачастую входит одновременно три устройства сразу - принтер, сканер и ксерокс. Получается, что МФУ - это "три в одном".

Чтобы сканер функционировал, необходимо, чтобы компьютер "понимал" это устройство. Как известно, понимание между компьютером и прочими устройствами, подключаемыми к компьютеру, происходит с помощью специального программного обеспечения - драйверов.

Что такое сканер и как им пользоваться