Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Все про организацию и автоматизацию управления для директора

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Бизнес зрелость" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июль 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Вадим Мальчиков

Статистика

4.508 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Все про автоматизацию управления и учета для директора - 6


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru

Все про автоматизацию управления и учета для директора
Выпуск 6

2 июля 2001 г.

архив рассылки

     

      Здравствуйте!
      В предыдущих пяти выпусках обсуждалась тема "коммерческого оформления" систем управления предприятием и бухгалтерских систем.Как такие системы "подаются" потребителю: как законченное решение или как некий "конструктор", предназначенный для создания системы самим пользователем.
      Но я совершенно не обсуждал, собственно, функциональность таких программ. Сейчас время приступить к этому.Делать это я начну с самой главной темы.
      Так и назову статью:

      Самая главная тема
      (начало)

Есть в математике некая теория. Очень часто сущность этой теории иллюстрируют таким построением:

1) Представьте себе одно зерно.
2) Представьте себе большую кучу зерна.

Любой это может сделать. Представить себе эти понятия. Увидеть своим внутренним зрением соответствующую   картину. Задача простая и легко выполнимая...
Но продолжим:

3) Попробуем ответить на серию последовательных вопросов:

Одно зерно - это ''большая куча''? – Нет!
Два зерна - это ''большая куча''? – Нет!
Три зерна - это ''большая куча''? – Нет!
Четыре зерна - это ''большая куча''? – Нет!
.....

Фокус в том, что рано или поздно нужно будет сказать ''Да''. Например, при 10555 зернах. Вот 10554 не есть ''большая куча'', а 10555 - это уже будет ''большая куча''!
А это НЕЛЕПО! Нелепо с точки зрения здравого смысла. (внесение новых понятий, вроде ''почти большая куча'', не меняет дела, просто ''ступенек'' станет больше.)

В чем здесь изменение качества? Что произошло, когда ''большая куча'' появилась?Почему у разных людей будет разное ''граничное число'' определения ''большой кучи''?
Ошибка здесь в том, что определение ''большая куча'' не есть функция количества. Это не поиск числа, выражающего количество зерен в куче. (Попробуйте все эти зерна разместить в цепочку. Это тоже будет куча?) Но многие пытаются выразить понятие именно через количество.

Зачем я все это рассказываю?
Очень часто оперируют терминами ''большое предприятие'', ''малое предприятие''.
Попросишь определение, – получаешь количественное выражение понятия.

Вроде такого:

''Большое предприятие – это когда работников больше 100 (150, 200...)''
''Большое предприятие – это когда годовой оборот больше...''

У разных людей разное определение. Разные цифры. Но на чем основаны такие определения?

Немного отвлечемся.
На предыдущую мою статью ''Открытые или закрытые программы...'' было много отзывов.
Нередко присутствовал один мотив. Цитата:

''Как быть с растущими предприятиями? А какой предприниматель не видит свое предприятие растущим? Предприятие было малым, затем стало большим...''

Все понимают, что с ростом предприятия появляется новое качество. НО КАКОЕ?
Примитивное количественное выражение?
Нет! Не будем здесь рассматривать законодательных вариаций на тему ''для предприятий с числом работников меньше..., налог надо платить...''. Это не проблема ни для бухгалтерских систем, ни для систем управления. И не в этом трудность для их разработчиков.

Так чем же отличается ''большое предприятие'' от ''малого предприятия''?

Еще одна цитата из почты:
''...когда у предприятия два десятка клиентов, и столько же отгрузок в месяц. Тогда бухгалтер все держит в голове, и помнит, что он имел в виду под такой-то проводкой...''
Вот здесь и ответ.

Когда на предприятии есть человек, который все ''держит в голове'', ''видит всю деятельность до мелочей'' и т.д., то это и есть ''малое предприятие''.А если на предприятии нет такого человека – это уже ''крупное предприятие''. Вся архитектура, все построение бухгалтерских и управленческих систем базируется на этом обстоятельстве.

Подавляющее большинство систем ''для малых предприятий'' принципиально не могут работать на сколько-нибудь крупном предприятии. ПРИНЦИПИАЛЬНО! Вся эта ориентация на ''все знающего человека'' делает систему ущербной. И такая система не может развиваться с ростом предприятия. Будь система хоть пять раз ''открытой''!

Эту тему я считаю важнейшей. Этим определяется качество системы, ее перспективы, ее уместность на предприятии. Этим определяется полезность системы предприятию. Я приведу примеры, что иллюстрируют сказанное выше.

Пример 1. ''Командировка''.

Сотрудника решили командировать. Он должен получить командировочное удостоверение и деньги в кассе. Бухгалтер должен сделать соответствующую проводку. Менеджер отследить... Начальник проконтролировать...

Как это делается на ''крупном предприятии'':

- Руководитель командируемого пишет проект приказа и подписывает его сам;
- Подписывает у директора (или заместителя). Проект превращается в приказ;
- Канцелярия получает этот приказ. Заполняет командировочное удостоверение. Посылает бумагу в бухгалтерию;
- Командируемый сотрудник получает в канцелярии командировочное удостоверение;
- Бухгалтер делает расходный кассовый ордер;
- Командируемый сотрудник получает в кассе деньги;
- Бухгалтер делает соответствующую проводку;
- Командируемый сотрудник отбывает;
- Командируемый сотрудник прибывает;
- Заполняет авансовый отчет;
- Сдает бумаги;
....

Схема приблизительная, но сущность передает!
Отслеживает ли все это ваша система? Весь этот документооборот? Все эти причинно-следственные связи? А если нет, то можно ли говорить об ''управлении''?

Как это делается на ''малом предприятии'':

- Директор решает командировать работника;
- ГОВОРИТ об этом бухгалтеру;
- ГОВОРИТ об этом работнику;
- Бухгалтер заполняет командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер, выплачивает деньги;
...

И здесь схема приблизительная. Но сущность передает тоже.

На ''крупном предприятии'' существует четкий документопоток. Четкая система. Каждый делает свою работу. Даже при банальном командировании сотрудника нет НИ ОДНОГО человека, что посвящен во все оттенки ''процесса''.

А на ''малом предприятии'' бухгалтер (как правило, именно он) знает ВСЕ! Он может (вынужден) спросить у директора (устно!): '' А правда ли, что надо командировать? А сколько денег дать?...'' Т.е. отсутствует полностью бюрократическая система. И это плохо! Вся эта ''демократия'' будет большим тормозом при росте предприятия.

Смело могу утверждать, что практически все системы ''для малых предприятий'' ориентированы на наличие человека-всезнайки. Но с ростом предприятия такая система рухнет неизбежно. Ее (систему) нужно будет не доделать ''под специфику'', но переделать полностью. Полностью!

Я предлагаю всем несогласным отследить приведенный мною процесс ''командирования сотрудника'' с помощью их системы. Не ограничится ли все печатью удостоверения и осуществлению ''типовой'' (а то и ''произвольной''!) проводки?

И уместен вопрос: а при наличии ''человека-всезнайки'' нужна ли управленческая система вообще? Зачем она нужна? Не выродится ли она просто в электронную записную книжку и специализированный калькулятор? В систему для печати красивых бумажек (с логотипами, ''фирменными шрифтами'' и т.п.)?

     

    продолжение следует...

      ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

 

Любая программа для автоматизации учета и управления создает документы. Разные документы: накладные, счета, ордера и т.п. Каждый документ имеет номер. Номера создаются автоматически. Но очень часто нужно сделать документ с номером, отличным от генерируемого аввтоматически.
Допускает ли это сделать предлагаемая вам программа? Пусть вам покажут, как это делается! Если программа не допускает произвольного задания номера документа, то это совершенно неподходящая программа! Но если номер документа можно задать вручную, обязательно следует провести эксперимент:

  • Создайте документ с номером, например, 05.347-ББ;

  • Создайте еще документ с номером, например, 05.8888-ББ;

  • А затем еще один документ с номером 05.347-ББ (а документ с таким номером уже есть!);

Как поведет себя программа? Три возможных варианта:

1.Откажется сделать документ с существующим номером.
2.Выдаст предупреждение, но позволит создать такой документ.
3.''Молча'' создаст документ, проигнорировав ситуацию!

Только первый вариант приемлем! Программа не должна допускать существования одинакового номера у двух разных документов! В противном случае вам гарантируется в будущем очень сильная головная боль! И обратите внимание, какой номер мы предлагали вам использовать в эксперименте! А допускает ли программа вообще такую структуру номера? Очень вероятно, что это вам будет нужно!

Допустимо любое использование материалов данной рассылки  с указанием источника!
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться Рейтингуется SpyLog
В избранное