Все про автоматизацию управления и учета для директора

9 июля 2001 г.

архив рассылки

 

Самая главная тема
(продолжение)




Пример 2. ''Оприходование материальных ценностей''

На предприятие поступает некая материальная ценность. Получили от поставщика счет, оплатили, доставили. У бухгалтера есть входная накладная. Бухгалтер должен выполнить бухгалтерскую проводку. Отнести эту материальную ценность на тот или иной бухгалтерский счет. Но на какой счет? Зачем предмет купили? Это товар для последующей перепродажи, или средство производства, или вещь для последующей комплектации производимой продукции? Откуда это может бухгалтер знать?

Как это делается на больших предприятиях.
- Где-то в недрах фирмы приходят к выводу о необходимости покупки нашего предмета;
- Оформляют и подписывают заявку. Заявка несет информацию о том, зачем эта вещь нужна;
- Менеджеры по закупкам, располагая множеством заявок, подбирают поставщика, получают у него счет, предоставляют в бухгалтерию;
- Бухгалтерия оплачивает счет (рассматриваем вариант предоплаты);
- Товар доставляется в фирму;
- Бухгалтер, располагая заявкой на приобретение предмета и соответствующей накладной, может отнести материальную ценность на нужный бухгалтерский счет.

Я сильно упростил схему документопотока, но суть передал. Есть заявка на приобретение, и есть реализация этой заявки. Тот, кто заказывал материальную ценность, не участвует в процедуре закупки, не участвует (очно) в бухгалтерском проведении соответствующих документов. Те, кто осуществляют процедуру закупки материальной ценности, совсем не интересуются, зачем ее покупают и как бухгалтер будет отражать все это на бухгалтерских счетах. А бухгалтер никого не спрашивает - ни зачем покупали, ни как покупали. Все отражено в документах. Все понятно из документов.

Как это делается на малых предприятиях.
- Кто-то приходит к необходимости покупки предмета;
- Сообщают (устно!) об этом директору;
- Директор дает добро;
- Звонят, получают счет;
- Идут к бухгалтеру. Вручают счет. Бухгалтер обращается к директору (''а нужно ли...''). Директор опять   дает добро;
- Оплачивают;
- Доставляют;
- Бухгалтер (прошло время) выясняет у директора (''а что это мы такое купили?'').
- Делает проводку.

В разных фирмах бывают разные варианты. Но сущность одна - нет формальной системы организации и оформления закупок.
Если система не регистрирует цепочки причинно-следственных связей разных событий, то она превращается в простой регистрирующий инструмент. Причем регистрируются только события, но не связывающие и побуждающие их причины.
Все эти системы, построенные вокруг ''плана счетов'' и ''типовых операций'' полностью игнорируют именно причинно-следственные связи. Призрак ''человека-всезнайки'' присутствует там во всей своей красе.


Снова предлагаю отследить процесс заказа, покупки и оприходования материальной ценности с помощью вашей системы. Не начнется и окончится ли все оформлением входящей накладной и последующим ее проведением с помощью т.н. ''типовой операции''? Если так, то у системы нет шансов при росте предприятия.
Эту систему нельзя доделать. Ее нужно делать заново. Никакая ''открытость'' здесь не поможет. Я приведу еще один пример организации работ на крупном и мелком предприятии, после чего обосную это свое утверждение.

Пример 3. ''Управление закупками''

А как бывает, когда нескольким подразделениям совершенно независимо друг от друга и в одно и то же время нужно купить один и тот же предмет. Допустим, один отдел реализует некий заказ и для этого нужно купить, скажем, 70 метров проволоки. Другой отдел реализует другой заказ и им тоже нужна такая проволока. Но уже 40 метров. А магазин, принадлежащий фирме, просто продает такую проволоку. И им нужно 30 метров. Как товар.
Как это делается на большом предприятии.
- Оба отдела и магазин оформляют и подписывают соответствующие заявки;
- Менеджеры по закупкам при реализации этих заявок имеют возможность реализовать их одной закупкой. Купят просто 140 метров проволоки. И возможность эта существует потому, что есть формальная процедура: заявка - ее реализация. И есть центр закупок. Возможно, при этом будет достигнута экономия на транспортировку (один грузовик поехал к одному поставщику). Возможно, при этом будет получена экономия за счет большего количества покупаемой проволоки и соответствующие скидки. Возможна и другая экономия: после поступления проволоки в фирму она (проволока) распределяется сообразно заявкам и бухгалтер может осуществить правильные проводки.

Как это делается на малом предприятии.
- Все, кому нужна проволока, суетятся самостоятельно. Сами ищут поставщика. Получают счета;
- Все ''соискатели'' проволоки идут к бухгалтеру, требуют оплаты.
- Получают, например, 40 метров. Тот, кто ждал 70 метров долго сокрушается, а почему только 40? Но забирает ее (он был первым при ''дележе'')... И т.д. и т.п.
- Возможен вариант, когда проволока поступает в магазин, там лежит на витрине, а заказ, реализуемый одним из отделов, срывается...
Реализует ли ваша система центры закупок? Если попытаться промоделировать такую закупку проволоки, то поможет ли система объединить эти три мотка проволоки в один при закупке? Или система только поможет напечатать три счета, а затем бухгалтер будет выбирать ''типовую операцию'' при оприходовании проволоки, как товар или как материал? О каком ''управлении'' может идти речь?
И о какой плавной эволюции системы можно говорить, если система просто не имеет того, что должно подлежать эволюции. Если нет ни центров запасов, ни центров закупок, ни центров ответственности, ни центров прибылей-убытков. Есть только документы и ''типовые'' операции?
Еще раз повторюсь. Такую систему нельзя доделать. Ее нужно делать заново.

И вот почему:
В принципе, я не совсем прав, когда утверждаю, что при работе предприятия без четкой бюрократической организации документопотока никакой фиксации причинно-следственных связей нет. Есть такая фиксация. Эта фиксация происходит в голове одного человека. Но все равно фирма ''помнит'' о таких связях. Другое дело, что компьютерная система, ориентированная на ''человека-всезнайку'' эти связи не видит. И очень часто требует их ''напоминания''.

Вернемся к нашему примеру: Получили счет, оплатили, получили материальную ценность, бухгалтер пытается провести накладную. При этом бухгалтер выбирает ''типовую операцию'' и решает, как оприходовать: как товар или как материал. Это и есть ''напоминание'' системе о причине получения товара. Просто эта причина ранее прошла мимо ''внимания'' системы.
Но если бы была заявка (на закупку товара или материала), затем был факт закупки и доставки, связанный с заявкой, то зачем нужен выбор ''типовой операции''? Все уже будет предопределено! Не нужно будет системе указывать, как оприходовать. Вся эта возня с ''типовыми операциями'', ''произвольными проводками'' становится не нужна. Как оказываются ненужными и все средства по созданию ''типовых операций''.
Вспомним мой первый пример. Если было распоряжение директора и сохранилась связь с последующим расходным кассовым ордером, то зачем выбирать при проведении этого расходного кассового ордера ''типовую операцию''? Какие здесь могут быть варианты проведения?
Получается, что при эволюции такой системы нужно сделать несуществующее и ликвидировать существующее. Это не эволюция. Это создание новой системы.


продолжение следует...

---

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

В шестом выпуске рассылки я привел практический совет. Речь шла о нумерации документов. Получил несколько писем с указанием на допущенную мною определенную неточность. Дело в том, что я говорил об исходящих документах одного типа и датированных одной датой, но явно не обозначил этого. А это приводит к неправильностям. Привожу новую (расширенную) редакцию этой практической рекомендации. Собственно, исправление заключается в том, что после старого текста я привожу еще ряд соображений на эту тему.

Любая программа для автоматизации учета и управления создает документы. Разные документы: накладные, счета, ордера и т.п. Каждый документ имеет номер. Номера создаются автоматически. Но очень часто нужно сделать документ с номером, отличным от генерируемого аввтоматически.
Допускает ли это сделать предлагаемая вам программа? Пусть вам покажут, как это делается! Если программа не допускает произвольного задания номера документа, то это совершенно неподходящая программа! Но если номер документа можно задать вручную, обязательно следует провести эксперимент:
· Создайте документ с номером, например, 05.347-ББ;
· Создайте еще документ с номером, например, 05.8888-ББ;
· А затем еще один документ с номером 05.347-ББ (а документ с таким номером уже есть!);
Как поведет себя программа? Три возможных варианта:
1.Откажется сделать документ с существующим номером.
2.Выдаст предупреждение, но позволит создать такой документ.
3.''Молча'' создаст документ, проигнорировав ситуацию!
Только первый вариант приемлем! Программа не должна допускать существования одинакового номера у двух разных документов! В противном случае вам гарантируется в будущем очень сильная головная боль! И обратите внимание, какой номер мы предлагали вам использовать в эксперименте! А допускает ли программа вообще такую структуру номера? Очень вероятно, что это вам будет нужно!
Но это требование только по исходящим документам. Это те документы, которые создаются вашей фирмой.
И требование это справедливо для документа одного типа. Вполне допустимой (точнее необходимой) является "параллельная" нумерация документов разных типов. Накладная и счет, например, могут иметь один номер.
И о дате документа. Часто потребителю нужно организовать нумерацию документа в пределах определенного периода. Это может быть день, месяц, год. Т.е. документ начинает нумероваться с единицы при наступлении очередного такого периода. Но здесь все равно нужно говорить об уникальной нумерации, поскольку номер будет составным. Дата (часть даты) будет выступать префиксам (суффиксом). Что-то вроде "Накладная №55-01.06.2001" или "Накладная №55-06.2001"
Другими словами, мой тест (в формулировке шестого выпуска) справедлив для исходящих документов одного типа, датированных (для упрощения теста) одной датой! Но тест все равно справедлив! Нельзя выписывать, например, два счета с одним номером и одной датой. Для оптового торговца (сотни и тысячи счетов в день, а значит и много рабочих мест операторов) это будет фатальным. Особенно (а это для таких торговцев практически правило!) в условиях частичных оплат таких счетов. Представьте, что вам частично оплатили счет №88, а таких счетов штук пять! И если пытаться использовать наименование потребителя (опять суффиксы, префиксы) - это дело не меняет.
И, раз уж подробный разговор о нумерации документов зашел, полезно подробно изучить поведение нумераторов документов. Позволяют ли они делать произвольные префиксы и суффиксы, как они (нумераторы) "прикрепляют" к номеру дату периода нумерации и т.п. Т.е. позволяют ли организовать нумерацию в стиле "Накладная 55-07-06.2001", где 55 - номер, 07 - склад, 06.2001 - месяц и год периода нумерации.
Для определенных пользователей может быть необходимым обеспечение возможности резервирования номеров (т.е. пропуска номеров с возможностью последующего его использования).
Но все равно система не должна допускать создания двух экземпляров исходящих документов одного типа с одним номером.
Но кроме исходящих документов есть и входящие. Они могут (и будут) иметь одинаковые номера. Как система поступает с нумерацией таковых? Естественно, что оригинальный номер такого документа должен сохраниться. Но используется ли и своя нумерация (просто регистрация под своим номером) входящих документов, или используются наименования фирмы создателя документа как префикс или суффикс. Например, "Счет 44 от ОАО-Геракл".... Попробуйте отследить ваши оплаты входящих счетов от разных ваших потребителей, если номера счетов совпадают.

Тест:
Зафиксируйте в системе два входящих счета с одинаковым номером (например, №13) от разных поставщиков. Затем сымитируйте частичную (частичную!) оплату обоих (обоих!) этих счетов. Сделайте отчет об оплате входящих счетов. Если будет в этом отчете только один счет №13 (какой именно?), то попробуйте осознать случившееся! Для директора супермаркета, например, это может быть большой головной болью...
Но важны или нет для вашей фирмы те или иные аспекты нумерации - решать ее директору. Я просто обращаю внимание на эти тонкости. А вовсе это не "критерий выбора программы"...

НОВЫЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ.
Представьте: Вы зашли в свою фирму и ужаснулись - кругом грязь, паутина... Решили навести порядок. Разговор с уборщиком. От него претензия: нужны, мол, средства достижения цели. Послали гонца в соседний магазин, и он там купил следующее:
- мощный и дорогой пылесос (тянет на основное средство);
- щетка для мытья телефонных аппаратов (пусть будет "малоценка");
- упаковку салфеток для протирки экранов мониторов;
- упаковку моющих средств;
- ...
Гонец принес и накладную, где все это перечислено...
Пусть поставщик программы покажет, как будет проведена такая накладная!
Фокус в том, что она (накладная) содержит в своих позициях материальные средства, что должны быть проведены по разным (!) бухгалтерским счетам. Есть и основные средства, есть и "малоценка", есть и "расходные материалы"... Как поведет себя система? Какая "типовая" операция будет выбрана?
Я много раз заставлял поставщиков программ проделывать этот трюк. Меня убеждали, что этого любая система делать не может принципиально (почему, собственно?) или "в жизни не пригодится" (мог бы поспорить, но пусть решает директор). Извлекался и калькулятор (вручную просчитывались суммы для разных "типовых операций"), затем документ проводился два (три) раза в разных его ипостасях (забавно, что потом в "протоколе ошибок" это было обозначено ошибкой!). Видел и то, что после первой проводки, система отказывалась делать вторую (документ якобы уже проведен)...
Как бухгалтерская система проводит такие накладные?
Пример "из жизни": Магазин по продаже телевизионной техники. Для него закуплены "чудо-салфетки" для протирки экрана. У одного поставщика, естественно. Часть как сопутствующий товар, а часть для внутренних нужд (экраны в торговом зале протирать). Пусть система такую накладную проведет. Или прикажете две накладные оформлять? А как заставить поставщика пойти вам навстречу в этом вопросе? Если "разделить" такую накладную самостоятельно, то как быть с нумерацией документов (не могу удержаться)?




---

Олег Сиголов

Допустимо любое использование материалов данной рассылки  с указанием источника!